Análise de Emprego: A Practitioner’s Guide | AIHR Analytics

Job Analysis é uma técnica comum destinada a fornecer informações detalhadas sobre o trabalho de um trabalhador. Uma análise de emprego pode ajudar a esboçar uma melhor descrição do trabalho, levar a um ambiente de trabalho mais seguro, ajudar no planejamento da força de trabalho e é fundamental na gestão do desempenho. Por tocar em tantas funções-chave de RH, este artigo irá fornecer um guia do profissional com um modelo completo de 5 passos sobre como conduzir uma análise de funções. Também vamos incluir vários exemplos de análise de funções ao longo do artigo. Boa leitura!

Conteúdo
O que é a análise de funções? Uma definição
O propósito de uma análise de emprego
Métodos de análise de emprego
– Técnica de Incidente Crítico (CIT)
– Inventário de tarefas (TI)
– Análise funcional de emprego (FJA)
Como conduzir uma análise de emprego: Um modelo
Conclusão
FAQ

O que é análise de trabalho? Uma definição

Uma pessoa com alguma experiência de trabalho já fez uma análise de trabalho em algum momento. Este pode ser um gerente que decide combinar duas funções vagas em um emprego, um recrutador que tenta criar uma descrição de funções ou um empregado que lista suas principais tarefas para criar um plano de desenvolvimento pessoal.

Embora estas análises de funções tenham diferentes níveis de detalhe, o processo é semelhante. Quando o definimos, uma análise de funções é um processo sistemático no qual uma função é dividida em unidades menores que são analisadas para descrever o que é feito na função, ou que capacidades são necessárias para fazer o trabalho.

Uma análise de funções é conduzida pelos próprios funcionários, gerentes, profissionais do departamento de Odontologia, ou profissionais de RH para vários fins. Ao fazer isso, há três tipos principais de dados de análise de trabalho, nomeadamente actividades de trabalho, atributos do trabalhador e contexto de trabalho.

Neste artigo, vamos focar principalmente nas actividades de trabalho. As atividades de trabalho formam a base para a determinação dos atributos do trabalhador, juntamente com a cultura organizacional. Vamos focar menos no contexto de trabalho – mas tenha isto em mente na sua análise de trabalho, especialmente quando este contexto está sujeito a mudanças.

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O propósito de uma análise de funções

Os objectivos de uma análise de funções podem variar, mas a maioria deles estão no domínio dos RH. Em geral, os seguintes objetivos podem ser distinguidos (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

O propósito da análise de empregos	Descrição
Descrição de empregos	A análise de empregos fornece dados para a descrição do cargo. A descrição do cargo é um documento interno que especifica os requisitos para um novo cargo, incluindo as habilidades necessárias, papel na equipe, personalidade e capacidades de um candidato adequado.
Classificação de empregos	Classificação de empregos é o processo de colocar um ou mais empregos em um cluster ou família de empregos similares. O objetivo é definir as taxas de remuneração e seleção de empregados.
Avaliação de empregos	Avaliação de empregos é o processo de determinar a classificação relativa dos diferentes empregos em uma organização. O objetivo é criar transparência e equidade salarial.
Concepção de emprego	Concepção de emprego é o processo de criação de um emprego que agrega valor à empresa e é motivador para o empregado.
Requisitos pessoais	Aqui a análise de funções fornece informações sobre as qualificações mínimas (ou requisitos) das funções na organização, muitas vezes usadas para fins de recrutamento.
Avaliação de desempenho	A análise de funções fornece informações para a avaliação de desempenho do indivíduo que executa o trabalho.
Treinamento de trabalhadores	Análise de emprego forma a base da análise de necessidades de treinamento. Uma vez identificados conhecimentos, habilidades, habilidades e outras características, a necessidade de treinamento pode ser identificada e os funcionários podem ser treinados.
Mobilidade do trabalhador	Pessoas e empregos devem se encaixar juntos. A análise de funções é útil para identificar os conhecimentos, habilidades, habilidades e outras características necessárias para uma função, que podem então ser combinadas com uma contratação interna.
Eficiência	Análise de emprego pode ser usada para melhorar a eficiência no trabalho, analisando as atividades e otimizando a forma como elas são conduzidas pelas pessoas na função.
Saúde &Segurança	Análise do trabalho pode identificar comportamentos e condições de trabalho perigosos que aumentam a chance de acidentes e lesões, levando a um ambiente de trabalho mais seguro.
Planeamento da força de trabalho	Para planejar para a força de trabalho do futuro, o conhecimento, habilidades, habilidades e outras características precisam ser identificadas e combinadas com as demandas futuras de trabalho. Isto permite a criação de um plano estratégico de força de trabalho para uma função ou departamento.
Requisitos legais	A legislação federal e nacional pode se aplicar às condições de trabalho, saúde, contratação, treinamento, remuneração, promoção e demissão de funcionários. A análise de funções pode ser uma ferramenta para garantir que todas as atividades em uma função cumpram com o regulamento.

A análise de emprego é ótima para identificar os conhecimentos, habilidades, habilidades e outras características necessárias para fazer um trabalho. Para identificá-las, o trabalho é dividido em unidades de trabalho menores. Estas incluem deveres, tarefas, atividades e elementos (novamente baseado em Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

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Unidade	Descrição	Exemplo
Job	Um conjunto de posições semelhantes.	‘Recepcionista’
Posição	Um conjunto de tarefas, tarefas, atividades e elementos a serem realizados por um único trabalhador.	Melinda, a recepcionista que mais trabalha em turnos noturnos
Tarefa	Recoleção de tarefas direcionadas aos objetivos gerais do trabalho. Um trabalho típico tem de 5 a 12 tarefas.	Atividades de hospitalidade para visitantes
Tarefas	Recolhimento de atividades com início, meio e fim claros. Um trabalho tem 30 a 100 tarefas.	Acolhimento de convidados e orientação para a sala de espera
Atividade	Clusters de elementos orientados para o cumprimento dos requisitos de trabalho.	Acionamento do botão de intercomunicação para abrir a porta
Element	A mais pequena unidade de trabalho identificável.	Resposta ao telefone

Baseado na descrição destas unidades menores de trabalho, são identificados os blocos de construção de um trabalho. Existem vários métodos diferentes para abordar esta questão. É o que iremos abordar na próxima secção.

Métodos de Análise de Trabalho

Existem múltiplos métodos diferentes, comummente utilizados para análise de trabalho. Estes incluem:

• Análise de Traços do Limiar
• Escalas de Requisitos de Capacidade
• Questionário de Análise de Posição
• Técnica de Incidente Crítico
• Inventário de Tarefas
• Análise de Funções e;
• Método dos Elementos do Trabalho.

Explicar todos os métodos de análise de trabalho iria além do escopo deste artigo. Vamos focar nos três métodos mais conhecidos e eficazes de análise de trabalho, que são a Técnica de Incidente Crítico, Inventário de Tarefas e Análise Funcional de Trabalho.

Técnica de Incidente Crítico (TCI)

A técnica de incidente crítico se baseia em incidentes críticos observados. Incidentes críticos são comportamentos que representam um desempenho excepcional ou inaceitável. Um relatório de incidente crítico típico tem os seguintes elementos:

1. Uma descrição do contexto e circunstâncias que levaram ao incidente.
2. Os comportamentos do(s) empregado(s) durante o incidente.
3. As consequências dos comportamentos e seu impacto mais amplo.

A técnica de incidente crítico é mais eficaz para incidentes de saúde e segurança (por exemplo sempre que ocorre um acidente, ferimento ou morte), avaliações de desempenho e treinamento do trabalhador. Nos dois últimos casos, o incidente crítico lista exemplos de comportamento exemplar e inaceitável, que podem ser usados para fornecer feedback a um funcionário ou como base para o treinamento do que os funcionários devem e não devem fazer.

O inventário de tarefas (TI) (análise de tarefas)

O inventário de tarefas, ou análise de tarefas, é um inventário de todas as tarefas em que um trabalho consiste. Estas tarefas são frequentemente agrupadas sob as suas funções. Anteriormente mencionámos que um trabalho tem entre cinco a doze tarefas e até 100 tarefas. Para cada uma das tarefas, sua freqüência de execução, importância da tarefa e dificuldade associada podem ser indicadas.

DUTOS DE HOSPITALIDADE PARA UM RECEPTORIANTE
Tarefas	Freq.	Importar.	Dificuldade
Responder ao intercomunicador quando a campainha toca	300/dia	Medio	Baixo
Avencer os convidados e orientá-los para a espera quarto	120/dia	Medio	Baixo
Proporcionar aos hóspedes uma bebida	80/dia	Baixo	Baixo
Respostas a perguntas de visitantes	30/dia	Alto	Medio
Gerir expectativas sobre tempos de espera	30/dia	Medio	Alto
Receber e tratar reclamações	6/dia	Alto	Muito alto

A tabela acima mostra um exemplo de uma das funções da recepcionista de um consultório médico. Outras funções podem incluir a gestão de consultas, administração e resposta a questões médicas básicas.

O inventário de tarefas é muitas vezes criado com base na contribuição de painéis de especialistas, das pessoas que trabalham no trabalho em si e dos seus gestores. O inventário de tarefas é mais eficaz para criar descrições de cargos, classificações profissionais, treinamento de trabalhadores e para verificar o cumprimento dos requisitos legais

Análise funcional de cargos (FJA)

A análise funcional de cargos é um método de análise de cargos desenvolvido pelo Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL). A análise funcional de funções fornece informações específicas sobre o trabalho a ser realizado e as qualificações do trabalhador necessárias para realizar o trabalho com sucesso.

A FJA concentra-se nas tarefas, não no que é feito. Isto porque é mais provável que as pessoas estejam de acordo sobre a actividade envolvida. Uma recepcionista da sala de espera da companhia aérea pode ser obrigada a “fazer com que os convidados se sintam bem-vindos”, mas há muitas maneiras de alcançar este objectivo. A tabela abaixo descreve uma recepcionista de lounge da companhia aérea de acordo com o DOL’s Dictionary of Occupational Titles.

Receptionist, Airline Lounge

Admits members and guests to airline lounge, serve bebidas e snacks, e fornece outros serviços pessoais conforme solicitado: Abre a porta da sala de estar em resposta ao som da campainha, verifica os cartões de sócio e admite e senta os membros e convidados. Serve refrescos como cocktails, café e snacks. Responde a perguntas sobre vôos programados e instalações do terminal. Verifica as reservas dos passageiros. Dirige ou acompanha os passageiros aos portões de embarque, salas de descanso e outras instalações do terminal. Realiza pedidos de serviço de paging, por telefone. Abre latas, garrafas e pacotes; faz café; e organiza pastelaria, frutos secos e aperitivos nas bandejas de serviço. Remove bandejas de cinza usadas, copos e pratos das mesas e pega o lixo.

Cobriremos a análise funcional do trabalho com mais detalhes em um artigo posterior.

Como conduzir uma análise do trabalho: Um modelo de 5 passos (exemplo)

Agora que cobrimos a teoria mais importante, vamos compartilhar um exemplo de análise que pode ser usado como um modelo de análise de cargo. Este modelo contém cinco passos e iremos cobrir cada passo.

Conheça que este é um modelo de processo completo. Se você conduzir uma análise de trabalho simples e rápida falando com uma ou duas pessoas no trabalho, o processo será muito mais ágil (ao custo da confiabilidade). Entretanto, isto pode já fornecer informações suficientes para esboçar, por exemplo, uma descrição do trabalho.

O propósito da análise do trabalho

O ponto de partida de qualquer análise de trabalho é o seu propósito. Porque é que queremos fazer uma análise? O propósito da análise influencia a maioria das escolhas do projeto de análise de funções, incluindo seu orçamento, a liderança do projeto e as partes interessadas.

Os objetivos de uma análise de funções foram listados anteriormente e podem incluir a criação de uma descrição robusta de funções, uma análise de necessidades para treinamento de trabalhadores ou planejamento da força de trabalho.

Como exemplo, uma análise de funções conduzida para fins de planejamento estratégico da força de trabalho, envolverá mais partes interessadas seniores, mais orçamento e levará mais tempo em comparação com uma análise de funções conduzida para criar uma descrição de funções simples.

No primeiro caso, o patrocinador é muito provavelmente um Vice-Presidente Sênior ou outro chefe de departamento que queira avaliar se o talento atual será capaz de fazer o trabalho em cinco anos. No segundo caso, o patrocinador é mais provavelmente um gerente de contratação que, depois de ter uma má contratação, quer realmente identificar o perfil da pessoa para a qual está contratando.

O propósito, portanto, influenciará o escopo, o orçamento e também a equipe, o líder da equipe e o grau de envolvimento de partes externas, como consultorias.

O método de análise de cargo

Baseado no propósito, o método de análise de cargo mais apropriado é selecionado. Os três métodos mais comumente utilizados são a Técnica de Incidente Crítico, Inventário de Tarefas e Análise Funcional de Cargos. Dependendo do método, a coleta de dados será diferente.

Recomendamos usar a tabela que mostramos anteriormente no artigo para determinar a técnica de análise de tarefas mais eficaz e usar essa técnica para influenciar futuras ações.

Recolha de dados

Recolha de dados e análise de dados são as duas etapas mais demoradas neste modelo de análise de trabalho. Dependendo da finalidade da análise de trabalho, o analista de trabalho pode preferir diferentes métodos de coleta de dados. A análise de dados inclui dados observacionais, entrevistas e questionários.

A Técnica de Incidente Crítico foca em dados de incidentes recolhidos estruturalmente através de entrevistas e dados observacionais das pessoas envolvidas no incidente. O Inventário de Tarefas tem como foco listar as diferentes tarefas e tarefas realizadas no trabalho, que podem ser feitas através de dados observacionais, entrevistas, ou questionários estruturados. O foco aqui é a criação de uma lista de tarefas, tempo gasto nessas tarefas e a importância ou dificuldade da tarefa.

Método de coleta de dados	Descrição
Dados debservação	Dados debservação é a forma mais neutra de coleta de dados, pois (supostamente) não interrompe o desempenho normal. O analista de trabalho observa a pessoa que faz o trabalho, seja na vida real ou em vídeo. Os dados observacionais podem descrever atividades baseadas na unidade de análise escolhida (veja a Tabela acima). A mera observação já pode influenciar a forma como os indivíduos conduzem o trabalho, sendo um exemplo bem conhecido o efeito Hawthorne.
Interview	Interviews servem como outra forma chave de recolher dados, que podem ser usados em combinação com dados observacionais. Com base nos dados observacionais, são feitas perguntas específicas. As entrevistas devem ser bem preparadas e cuidadosamente conduzidas. Aqui novamente, o entrevistador pode se concentrar nas diferentes unidades de análise para identificar tarefas, tarefas, atividades e elementos de trabalho.
Questionários	A terceira forma de coletar dados é através de questionários. Estes podem ser auto-desenhados ou de prateleira, sendo o exemplo mais conhecido o Questionário de Análise de Posição (PAQ), que pode ser administrado por um analista de trabalho.

Análise

O tempo gasto em análise depende dos dados coletados. Quando grandes quantidades de dados quantitativos são coletadas, é útil relatar as notas médias, desvios padrão, número de participantes e o erro padrão da média (SEM). Este último é relevante como uma medida para a confiabilidade ou precisão dos resultados. Um alto valor SEM para uma tarefa específica pode levar a pesquisas adicionais.

No exemplo abaixo, podemos ver que há consenso entre os participantes sobre as primeiras quatro tarefas, mas há uma pontuação média baixa sobre o gerenciamento das expectativas do tempo de espera dos visitantes. Isto pode indicar que isto não é visto como parte do papel central. Talvez apenas mais profissionais seniores o façam ou não seja visto como parte do trabalho principal (por isso pode ser qualificado como comportamento extra-role).

Task for Receptionist	M	SD	N	SEM
1. Respondendo o intercomunicador	4.3	0.5	49	0.1
2. Acolhendo convidados e sentando-os	4.0	0.6	48	0.1
3. Fornecendo bebidas aos hóspedes	3,7	1,2	20	0,3
4. Respondendo perguntas dos visitantes	3,2	1,6	32	0,3
5. Gerenciando expectativas sobre o tempo de espera dos visitantes	2,5	2	12	0.6

Margem e colegas listam uma série de outras medidas mais analíticas, incluindo concordância entre juízes, confiabilidade entre juízes e consistência interna como formas de avaliar a confiabilidade, e correlação e regressão, análise fatorial e de agrupamento, e outras técnicas multivariadas para medir a validade.

Impacto

Um último passo essencial é a realização do impacto pretendido da análise do trabalho. Isto é chamado de validade conseqüente, que é o grau em que a análise de trabalho impacta as intervenções que dela derivam.

Em outras palavras, a análise de trabalho leva a um impacto tangível na Gestão de Recursos Humanos? Isto é difícil de avaliar, mas crucial quando se trata de fazer as escolhas de desenho da análise de funções para a próxima vez.

Se uma entrevista rápida com duas recepcionistas produz quase a mesma descrição de qualidade do trabalho que um estudo estruturado de todos os trinta, a primeira abordagem é muito mais econômica do que a segunda. Não só porque poupa tempo ao analista do trabalho, mas também porque poupa horas e horas que as recepcionistas podem gastar a atender o intercomunicador e a receber os convidados.

Conclusão

Isto também nos leva ao ponto final deste artigo. A análise de funções é uma técnica brilhante e bem testada que tem um lugar claro na gestão de recursos humanos. De facto, uma boa aplicação da análise de funções terá impacto nos resultados do negócio.

Por exemplo, uma análise minuciosa das funções levará a uma melhor descrição das mesmas, o que levará a uma melhor decisão de contratação e eventualmente a um maior desempenho no trabalho. Também levará a uma análise mais precisa das necessidades de treinamento, o que, por sua vez, levará a uma melhor formação formal e, como resultado, a um maior desempenho no trabalho. Também conduzirá a uma forma mais precisa de dar feedback à gestão do desempenho, levando, por sua vez, a um melhor desempenho.

Análise no trabalho é, no entanto, também uma técnica muito demorada. A realização de uma análise detalhada do trabalho envolverá o preenchimento de questionários ou entrevistas com até dezenas de pessoas, tornando-o um esforço muito dispendioso. A pergunta que deve ser sempre feita é até que ponto vale a pena fazer uma análise completa do trabalho, levando também em conta a rápida mudança da natureza do trabalho – embora isso possa ser, ao mesmo tempo, uma razão para fazer a análise do trabalho em primeiro lugar.

Em conclusão, é bom dominar o essencial da análise do trabalho, pois todos usarão as técnicas descritas neste artigo até certo ponto. Se você é um gerente, profissional de RH ou um empregado, ter um bom entendimento do trabalho levará a melhores e mais estratégicas decisões no trabalho, no trabalho, ou sobre o trabalho.

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