Com tantas formas de girar e distorcer informações hoje em dia, uma apresentação precisa fazer mais do que simplesmente compartilhar grandes idéias – ela precisa apoiar essas idéias com dados confiáveis. Isso é verdade quer você seja um executivo a lançar novos clientes empresariais, um fornecedor a vender os seus serviços ou um CEO a defender uma mudança.
“Saber como desenvolver e entregar uma apresentação orientada por dados é agora uma habilidade crucial para muitos profissionais, uma vez que muitas vezes temos de contar aos nossos colegas histórias que são muito mais convincentes quando são apoiadas por números”, diz a pesquisadora e consultora Alexandra Samuel.
Não há problema, você pode dizer. Um gráfico de barras aqui, e um gráfico de torta ali, e você vai para as corridas, certo?
Não tão rápido. Porque enquanto uma boa apresentação inclui dados, só os dados não garantem uma boa apresentação. Não é a mera presença de dados que dá poder ao apresentador. É como esses dados são apresentados.
Showcasing data may seem simple in the age of PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck, and other nonsensically named technological platforms. Mas levante a mão se você já foi confundido por um gráfico que você viu em uma conferência ou já ouviu um apresentador dizer: “Você provavelmente não consegue ver bem este diagrama, mas o que ele está mostrando é…”? O que poderia ser um gráfico maior falhar do que o próprio gráfico se tornar inútil?
Como você apresenta dados pode dobrar – ou dizimar – o seu impacto, então tome nota destas sete maneiras para garantir que seus dados estão fazendo seu trabalho.
- 1) Certifique-se de que seus dados podem ser vistos
- 2) Concentre-se mais nos pontos que os seus dados ilustram
- 3) Partilhe um – e apenas um – ponto principal de cada gráfico
- 4) Etiquete claramente os componentes dos gráficos
- 5) Destaque visualmente as zonas “Aha!”
- 6) Escreva um título de slide que reforce o ponto dos dados
- 7) Presente ao seu público, não aos seus dados
1) Certifique-se de que seus dados podem ser vistos
Isso pode parecer óbvio, mas às vezes você está muito perto da sua apresentação – literalmente. O que é legível em seu laptop pode ser muito menos quando projetado em uma tela. O seu público não vai aprender o que não pode ver. Para evitar o descalabro de traduzir números e rótulos difíceis de ver, ensaie a sua apresentação com colegas sentados tão longe quanto a audiência real o faria. Pergunte-lhes: “Conseguem ver este quadro claramente?”. Se a resposta não for um “sim” firme, redesenha-o para ser mais fácil aos olhos.
2) Concentre-se mais nos pontos que os seus dados ilustram
Em termos de banda desenhada, você é a Mulher Maravilha, e os dados são o seu laço mágico – uma ferramenta que fortalece o seu impacto mas não tem valor até que você o aplique propositadamente. Não deixe o fardo de descodificar os seus dados para o seu público. É seu trabalho explicar como os dados suportam seus pontos principais.
“Os slides de dados não são realmente sobre os dados. Eles são sobre o significado dos dados”, explica a especialista em design de apresentação Nancy Duarte. “Depende de você deixar esse significado claro antes de clicar. Caso contrário, o público não vai processar – muito menos comprar – o seu argumento.”
Quando você conectar os dados aos pontos essenciais que eles suportam, a transição deve ser explícita e soar assim:
“Estes dados mostram…”
“Este gráfico ilustra…”
“Estes números provam…”
Estas transições podem ser tão importantes quanto as próprias conclusões, porque você está chamando a atenção do público para essas conclusões.
3) Partilhe um – e apenas um – ponto principal de cada gráfico
A forma mais rápida de confundir a sua audiência é partilhando demasiados detalhes ao mesmo tempo. Os únicos pontos de dados que você deve compartilhar são aqueles que suportam significativamente o seu ponto – e idealmente, um ponto por gráfico. Para manter seus gráficos sob controle, pergunte-se: “Qual é o aprendizado mais importante que eu quero que meu público extraia desses dados? Esse é o único aprendizado que você deve transmitir. Se você tem vários pontos significativos a fazer, considere demonstrar cada um deles com uma nova visualização.
O erro que muitos apresentadores cometem é pensar que eles são constitucionalmente obrigados a compartilhar cada bala, idéia e ponto de dados em um slide. Mas se você está compartilhando uma tendência central que cresceu dramaticamente entre 2014 e 2017, o que aconteceu em 2013 pode ser inútil. Se 77% dos entrevistados preferem um produto e 21% preferem outro, o que os 2% restantes preferem também pode ser insignificante demais para justificar mencionar.
Gurus de apresentação de dados Scott Berinato diz: “O impulso é incluir tudo o que você sabe, gráficos ocupados comunicam a idéia de que você tem sido exatamente isso – ocupado, como em: “Veja todos os dados que tenho e o trabalho que fiz””
4) Etiquete claramente os componentes dos gráficos
Enquanto você estiver trabalhando com o mesmo gráfico por semanas ou meses, seu público será exposto a ele por meros segundos. Dê-lhes a melhor chance de compreender seus dados usando uma linguagem simples, clara e completa para identificar eixos X e Y, peças de torta, barras e outros elementos diagramáticos. Tente evitar abreviações que não sejam óbvias, e não assuma que componentes rotulados em um slide serão lembrados em slides subsequentes.
Alguns membros de sua audiência são aprendizes visuais (como eu!) que processam o que eles vêem muito melhor do que o que ouvem, então a intuitividade visual e a clareza do seu gráfico são cruciais.
5) Destaque visualmente as zonas “Aha!”
Todos os gráficos valiosos ou gráficos de torta têm uma zona “Aha!” – um número ou intervalo de dados que revela algo crucial para o seu ponto.
Apresentadores de arte explicam oralmente a relevância da zona “Aha!”, compartilhando a aprendizagem, tendência ou história que os dados estão contando.
Apresentadores melhores explicam-na em voz alta, mas também a escrevem no slide como uma bala.
Mas os melhores apresentadores fazem tudo o acima E destacam visualmente a própria zona “Aha!” com um círculo ou sombreamento para alcançar os alunos diferenciados (aural, verbal, visual) em sua audiência, bem como para triplicar o reforço das tomadas de dados mais importantes.
6) Escreva um título de slide que reforce o ponto dos dados
Aven quando os dados são efetivamente apresentados em um slide, o imóvel mais valioso é o título da página, pois esse é o primeiro item que o público vai notar e processar. Mas com demasiada frequência, os apresentadores usam palavras e frases genéricas como “Statistics” e “By the Numbers” que não servem a nenhum propósito funcional.
Even quando os títulos são específicos, como “Millennial Preferences” ou “Campaign Awareness”, eles ainda podem ser elevados com títulos mais específicos como “Millennials Preferences Mobile” ou “Campaign Awareness is Increasing”.”
7) Presente ao seu público, não aos seus dados
Muitos apresentadores olham para os seus slides enquanto partilham dados como se o PowerPoint fosse o seu público. Mas apenas o seu público é o seu público e, como seres humanos, eles recebem melhor os seus pontos quando você os olha nos olhos. Isto não significa que você nunca deve olhar para seus dados – apenas não tenha uma conversa com eles. Olhe para os seus slides para referência, mas faça pontos críticos diretamente para o seu público.
Quando apresentados clara e pontualmente, os dados podem elevar a credibilidade e a confiabilidade dos seus pontos. Apresentar dados de forma pobre não só desperdiça essa oportunidade, mas pode prejudicar sua reputação como apresentador. Como o laço da Mulher Maravilha, é uma ferramenta poderosa para extrair verdades convincentes – empunhá-las sabiamente.