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Não é segredo – em indústrias competitivas, as pessoas são tudo.
Atrair e reter as melhores pessoas pode literalmente fazer ou quebrar o seu negócio, e o sucesso depende de ganhar a “guerra pelo talento”.
As melhores empresas sabem que, para ganhar, você tem que criar uma cultura de compromisso, e um ambiente onde as pessoas querem passar o seu tempo.
É aí que um gerente de escritório rockstar se torna indispensável, alguém que pode cultivar a cultura que a sua empresa precisa e dirigir o navio na direção certa conforme a sua empresa cresce.
Se fosse tão simples assim…
O gerente de escritório é uma posição única e exigente. É preciso um conjunto diversificado de habilidades – e um indivíduo surpreendente – para realmente prosperar no papel.
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Considerando isto:
O gerente de escritório é uma das poucas pessoas (além talvez do CEO ou pessoal sênior de RH) que interage com os funcionários em todos os níveis e dentro de cada departamento praticamente todos os dias.
No SnackNation, somos grandes defensores de gerentes de escritório talentosos. Isso porque temos o privilégio de trabalhar diretamente com milhares de gerentes de escritório incríveis em algumas das empresas mais comprometidas de todo o país.
Então o que é preciso para ser um desses gerentes de escritório de nível superior? Como encontrar e contratar alguém que seja perfeito para esta função?
Falamos tanto com os gestores de escritório como com as pessoas que os contratam em algumas das empresas que estão a conseguir fazer as coisas bem quando se trata de cultura e compromisso. Aqui está o que eles tinham a dizer sobre as principais características que você precisa para ser um gerente de escritório rockstar.
A melhor maneira de criar, acompanhar e monitorar as sugestões neste post é com um software de produtividade como segunda-feira.
Flexibilidade sem paralelo
Ouvimos repetidamente – a flexibilidade foi o traço mais importante de acordo com as pessoas que pesquisamos. Para ser um bom gerente de escritório, você tem que rolar com os socos e ser capaz de lidar com qualquer coisa que venha ao seu encontro.
Shannon McLendon, Chefe de Operações e Eventos no The Motley Fool, explica:
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“Um gerente de escritório no Fool é um macaco de todos os ofícios, usando muitos chapéus diferentes.
As coisas mudam rapidamente, por isso tenho de pensar de pé e ser pró-activo em fazer as coisas”
E é lógico – não existe tal coisa como um “dia típico” para um gerente de escritório. Num minuto pode estar a planear um evento externo para 150 pessoas, no outro está a coordenar a chegada de um investidor importante ou a ajudar com o design interior de um novo espaço de escritório.
A capacidade de adaptação e improvisação é fundamental.
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Organização Estelar & Follow-Through
Esta segunda dica pode parecer um sem cérebro, mas estar organizado é um dos maiores fatores quando se trata de sucesso neste papel. Mais uma vez, o papel do OM é tão amplo e variado que pode ser fácil perder de vista as tarefas em mãos. E porque muitas vezes está a apoiar executivos de nível C, a maioria das coisas são de alta prioridade e a margem de erro é pequena.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager e Office Manager na Leadquizzes, decompõe tudo para nós.
“Como gerente de escritório você tem o que parece ser um milhão de coisas diferentes a acontecer ao mesmo tempo e tem de se certificar que todas elas são tratadas. Eu não poderia viver sem o meu calendário do Google e colocar todas as minhas tarefas e o tempo que vou fazê-las lá.
Não importa o quão pequena seja a tarefa, mesmo algo que leva 5 minutos, ela vai lá e é feita.”
Não está apenas a ser organizado, no entanto – é suficientemente cuidadoso para garantir que as tarefas que está a seguir são feitas a tempo e bem feitas.
Acessibilidade Completa
Um gestor de escritório deve ser acessível – tanto em termos de disponibilidade, como em termos do calor da sua personalidade. Sua equipe deve se sentir confortável em se aproximar do gerente do escritório para tarefas que ele ou ela possui.
Paul Marshall, Diretor Financeiro da Influitive e Vice-Presidente Sênior de Operações, explica porque ele nomeou a acessibilidade como a qualidade número um de um incrível gerente de escritório:
“Acima de tudo, um grande gerente de escritório deve ser acessível aos seus colegas para garantir que todos estejam trabalhando em sua produtividade máxima”, diz ele. “Uma experiência personalizada faz com que cada funcionário se sinta especial e valorizado.
Um exemplo de como fazemos isso na Influitive é através do [email protected], onde os funcionários podem pedir à nossa equipe qualquer coisa que torne sua experiência de trabalho melhor”
De acordo com Paul, essa característica é encarnada por Rebecca Shaffer, que foi originalmente contratada como Coordenadora de Operações, mas foi promovida a Gerente de Operações/Gerente de Escritório dentro de apenas um ano.
Aqui Shannon do The Motley Fool com outra razão porque a acessibilidade é tão importante neste papel:
A minha acessibilidade ajudou os tolos a se sentirem confortáveis em vir até mim com qualquer preocupação e ajudou a fomentar boas relações com os tolos em toda a empresa.
O meu maior sucesso como gerente de escritório deve-se à equipe que trabalha comigo todos os dias. A confiança que tenho neles para ir além e tomar decisões provou ser inestimável.
A minha equipa trata de tudo, desde operações internas, planeamento de eventos, segurança, manutenção, bem como a felicidade geral dos funcionários. Eu não poderia ser o gerente de sucesso que sou sem eles.
Solid Communication
Comunicação é uma habilidade frequentemente negligenciada (mas não menos importante) quando se trata de prosperar na função de gerente de escritório.
O trabalho muitas vezes requer pegar idéias da suíte c e traduzi-las para o resto da organização.
Isso é especialmente verdadeiro quando você está encarregado de implementar políticas em toda a empresa. Você tem que ter o cuidado de comunicar o raciocínio por trás das políticas do seu escritório, a fim de garantir a maior adesão possível da sua equipe. Você também tem que ser capaz de antecipar perguntas e estar pronto para respondê-las na hora.
Liza Goldberg, nossa incrível gerente de Vibe aqui na SnackNation, fez da comunicação interna uma parte indispensável do seu repertório.
“A comunicação interna nesta função é tão importante.
Cada semana estou em frente de toda a empresa, anunciando novas actividades ou explicando políticas, e tenho de me certificar que o faço de uma forma que seja sensível às necessidades da equipa, que acerte todos os detalhes, e também que explique claramente as razões por detrás disso – quer seja uma nova política de estacionamento ou a nossa próxima equipa a construir fora do local.”
(Facto engraçado: Liza ganhou o cobiçado prémio Value Victor da empresa pouco mais de um mês de trabalho – ela é demais!)
5. Otimismo pouco razoável
Quando as pessoas visitam o escritório – seja uma potencial nova contratação, um possível investidor, ou um futuro parceiro estratégico – o gerente do escritório é geralmente a primeira pessoa que eles vêem, e seu comportamento ajuda a formar aquelas primeiras impressões tão críticas.
Os gerentes de escritório mais bons têm uma atitude naturalmente positiva e um comportamento caloroso. Mas o verdadeiro desafio vem nesses inevitáveis dias maus. Todos os tem – dias em que preferimos apenas ficar na cama – e pode ser tentador deixar o seu humor escurecer a sua personalidade. Mas o gerente do escritório não tem esse luxo, já que seu comportamento tem um impacto direto na empresa. Os gerentes de escritório Rockstar sabem colocar uma cara feliz mesmo quando isso pode não refletir totalmente seu humor por dentro.
SnackNation CEO Sean Kelly concorda:
“Ter uma atitude naturalmente efervescente é uma obrigação. Mesmo quando você está em baixo, você tem que colocar uma cara positiva.
Você é o centro da moral – é por isso que chamamos de “gerente de vibrações” em vez de um gerente de escritório.”
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Criatividade Mágica
Cada vez mais, o gerente de escritório de uma empresa é responsável pela vibe do escritório. Na verdade, é por isso que o título oficial do nosso gerente de escritório é “Vibe Manager”. A vibe do escritório dá o tom para o resto do negócio e ajuda a criar a cultura que precisamos para sermos produtivos, criativos e atingir nossos objetivos a cada mês.
Manter uma cultura e uma vibe requer uma criatividade considerável. Os gerentes de escritório se dedicam a coisas como design de interiores e planejamento de eventos.
Planejar um evento fora do local, por exemplo – algo que a maioria dos funcionários provavelmente considera como algo garantido. Só de pensar numa actividade nova e divertida que todos vão gostar é um desafio.
Tem de considerar, o que é algo que nunca fizemos antes? O que é que toda a nossa equipa gostaria de fazer? O que podemos fazer dentro do orçamento? Como esta actividade vai ajudar a apoiar a cultura que precisamos para ter sucesso? É um grande desafio, e é preciso pensar seriamente fora da caixa.
(Felizmente, temos algumas ideias que podem ser emprestadas.)
Auto-Confiança inabalável
Este papel requer frequentemente uma interacção diária com os CEOs e COOs, por isso é preciso ter confiança para ganhar o seu respeito.
Parte em parcela com esta auto-confiança é a capacidade de recuar de tempos a tempos. Por mais que você queira, você não pode ser tudo para todos, e você tem que priorizar. Aprender a dizer não é essencial.
Lindsey de Leadquizzes explica:
“Recebo diariamente pedidos de pessoas no escritório de coisas que são ‘necessárias’ e que querem fazer imediatamente, e é importante colocar limites para que todo o escritório possa se beneficiar.
Apenas porque uma pessoa quer que a temperatura do escritório seja fixada em 78 não significa que todo o escritório fique feliz com isso. Você tem que manter um equilíbrio saudável para manter todo o escritório feliz”
Jedi-Like Anticipation
Ser proativo e antecipar necessidades futuras é um dos melhores ativos que um gerente de escritório pode ter.
Muito do trabalho é reativo, e esse pode ser um dos maiores desafios – reagir e priorizar a miríade de solicitações que um gerente de escritório recebe de toda a organização. Uma maneira de simplificar o seu fluxo de trabalho e reduzir as tarefas reativas é antecipar e planejar para elas.
Liza Goldberg da SnackNation expande esta idéia:
“Você tem que manter seus olhos e ouvidos constantemente abertos.
Você é uma das únicas pessoas na empresa que tem um ponto de vista verdadeiramente holístico sobre muitas questões, e é sua responsabilidade tanto antecipar as necessidades, como assegurar que você está conectando os pontos para as pessoas e departamentos que não têm o benefício de sua perspectiva.”
Keen Emotional Intelligence & Steadfast Composure
Como já mencionamos, você lida com pessoas de todos os níveis como um gerente de escritório – desde funcionários de rank e arquivo até o c-suite, e tudo o que está entre eles. Isto significa toneladas de personalidades diferentes – algumas mais desafiadoras do que outras. Como gerente de escritório, você tem que ser capaz de lidar com todos eles.
SnackNation CEO Sean Kelly (alguém que sabe uma coisa ou duas sobre trabalhar com gerentes de escritório incríveis) elabora:
“A coisa número um que faz um gerente de escritório rockstar é um alto grau de inteligência emocional. Você lida com todos na empresa, e experimenta muitas emoções e atitudes diferentes.
Muitas vezes quando as pessoas pedem coisas, elas não o fazem necessariamente com tanto respeito quanto deveriam. Mas você tem que dar um passo a frente, ser composto e resiliente. Essas qualidades são inestimáveis para o sucesso no papel”
E enquanto ler e atender às necessidades emocionais de sua equipe é crucial, no outro lado, você não pode ter pele fina e ser um grande gerente de escritório. Ter uma cabeça nivelada e manter a compostura diante da pressão é um atributo necessário.
É preciso muito para ser um grande gerente de escritório. Às vezes pode parecer ainda mais difícil encontrar um.
Mas a importância da cultura não vai desaparecer tão cedo, e portanto a função de gerente de escritório só vai aumentar em importância.
É por isso que você precisa encontrar alguém que encarna a maioria (ou todas) dessas características. Encontrar o ajuste certo pode parecer uma tarefa impossível, mas confie em nós, vale bem a pena.