De acordo com o Bureau of Labor Statistics, existem mais de quatro milhões de secretários e assistentes administrativos nos Estados Unidos. Enquanto os termos secretário e assistente administrativo são frequentemente utilizados de forma intercambiável, em algumas empresas há algumas distinções importantes entre os dois cargos, incluindo funções, nível de responsabilidade e o nível de educação e treinamento necessário para desempenhar o cargo.
Definição de Secretário
Em geral, um secretário é alguém que executa estritamente tarefas de escritório e de apoio, tais como digitação, ditado, arquivamento ou fotocópia. As secretárias também atendem telefones e entregam mensagens, ordenam e entregam correio e, em algumas empresas, cuidam das tarefas de recepção. Muitas vezes, as secretárias também fazem atas de reuniões. Na maioria dos casos, as secretárias não supervisionam o pessoal ou têm o poder de delegar tarefas.
Definição de Assistente Administrativo
As assistentes administrativas, ao contrário das secretárias, geralmente têm tarefas que vão além das funções de escritório. Os assistentes administrativos, muitas vezes, tratam dos calendários dos seus empregadores, fazem os preparativos de viagem, redigem documentos e possivelmente trabalham com o seu chefe e outros funcionários em projectos. Muitas vezes gerem a manutenção do equipamento de escritório e trabalham com os vendedores para comprar suprimentos e negociar preços e contratos. Os assistentes administrativos em algumas empresas também podem supervisionar outros funcionários administrativos.
Requisitos de Educação
Embora seja possível conseguir uma posição de secretariado de nível básico com uma educação secundária, para posições administrativas mais avançadas, tais como secretárias executivas ou assistentes executivos, é cada vez mais importante que os candidatos tenham um diploma universitário ou uma experiência de trabalho significativa, uma vez que muitos assistentes administrativos trabalham em estreita colaboração com executivos em projectos de alto nível. Para trabalhar como secretária jurídica ou médica, você geralmente precisa completar um programa especializado para aprender a terminologia e os procedimentos associados à área.
Requisitos para a habilitação
Excelente computador, equipamento de escritório e habilidades de digitação são requisitos tanto para secretárias quanto para assistentes administrativos. Também é importante ter boa comunicação e habilidades interpessoais, pois ambas as posições geralmente requerem interação com o público e com os colegas de trabalho. A organização também é importante para as secretárias e assistentes administrativos, uma vez que o seu trabalho é muitas vezes centrado em manter os outros organizados. De acordo com o Bureau of Labor Statistics, como os gerentes e outros profissionais assumem mais tarefas que tradicionalmente eram tratadas pelas secretárias, como o processamento de texto, a demanda por trabalhadores estritamente administrativos diminuirá, enquanto as funções de assistente administrativo se expandirão.
Pagamento
Em geral, os assistentes administrativos ganham mais do que as secretárias. De acordo com o Bureau of Labor Statistics, o salário médio de uma secretária é de $29.050 por ano, a partir de 2008. As secretárias jurídica, médica e executiva ganham mais, com algumas secretárias executivas ganhando mais de $50.000 por ano. Os assistentes administrativos ganham em média $40.030 por ano, com alguns assistentes executivos a ganharem mais de $60.000 por ano. A remuneração real é determinada pela localização geográfica, educação, experiência e indústria.