Escrituração Automatizada: Por que você precisa dessas quatro ferramentas (e não apenas de um grande serviço de contabilidade)

Vários serviços e empresas afirmam oferecer contabilidade automatizada. Normalmente, o que eles querem dizer é que eles automatizam (ou pelo menos assumem) alguma subseção da escrituração contábil. É impossível encontrar um software que automatize tudo, desde a categorização das despesas até à manutenção dos registos, passando pelo pagamento das contas. E se estiver numa base de acumulação e não de caixa? Esqueça isso.

Mas se você realmente quer uma solução de contabilidade que funcione por si só, você pode chegar perto com uma combinação de software e serviços. Neste post, vamos cobrir o conjunto exacto de ferramentas e serviços a utilizar se quiser uma contabilidade automática para o seu negócio.

Funciona tanto para a contabilidade de caixa como para a contabilidade de exercício e vai exigir um esforço mínimo para mantê-la em funcionamento todos os meses. Estas ferramentas lhe devolverão o tempo para se concentrar em decisões estratégicas de negócios, em vez de se preocupar em seu software de contabilidade a cada mês.

Antes de mergulharmos na pilha, aqui está o “porquê” por trás das tarefas e ferramentas que escolhemos.

Na Pilot, temos uma equipe de contabilistas especializados (com superpoderes de software) fazendo seus livros no QuickBooks Online. Deixe-nos tirar o peso da contabilidade do seu prato: Experimente Pilot Now.

Por que precisa de quatro ferramentas (e não apenas um grande serviço de contabilidade)

A contabilidade não é um serviço padronizado. Não há uma lista de tarefas de tamanho único que um contabilista fará, embora existam serviços mais ou menos comuns oferecidos. É sempre importante discutir o que você quer que o seu contabilista realize antes de fazer uma contratação. Em geral, os contabilistas farão algumas ou todas as seguintes coisas:

• Categorizar as suas transacções
• Reconciliar as suas contas bancárias
• Preparar extractos financeiros chave
• Manusear contas e facturas.

Os dois intermediários – reconciliar as suas contas bancárias com os livros da sua empresa e preparar extractos financeiros úteis – são tarefas que praticamente qualquer contabilista irá oferecer. Categorizar transacções é algo que alguns contabilistas oferecem, mas normalmente apenas com a entrada do dono da empresa (ou quem quer que esteja a fazer compras para a empresa).

O tratamento de contas e facturas é algo que os contabilistas internos muitas vezes fazem, mas muitos serviços de contabilidade e contabilistas subcontratados não o fazem. E mesmo quando você encontrou alguém para fazer todas essas tarefas, ter a automação e a tecnologia certa disponíveis significa que eles podem realizar muito mais para o seu negócio do que se a tecnologia não estivesse lá.

As seguintes quatro ferramentas atingem o que acreditamos serem as quatro maiores necessidades para a contabilidade empresarial: uma plataforma para manter os seus dados de contabilidade, uma ferramenta para automatizar a categorização de despesas, um serviço para lidar com o que os computadores não podem, e uma ferramenta para simplificar o envio e recebimento de pagamentos.

Como bônus, nós abordamos a nossa opção favorita para automatizar a folha de pagamento e outras atividades de RH, tanto quanto possível. Escolhemos cada ferramenta nesta pilha porque temos experiência pessoal com a ferramenta e descobrimos que cada uma realmente ajudou os negócios com que trabalhamos.

Sem mais delongas, aqui está a nossa pilha técnica recomendada de contabilidade.

Passo 1: Get Scalable, Robust Bookkeeping Software

Good bookkeeping software é como aquele amigo do seu grupo que ajuda a todos a se darem bem. Você não pode construir uma pilha de software de contabilidade automatizada sem algo que jogue bem com todas as outras ferramentas. O software de contabilidade que você escolher servirá como a base para tudo o que vem a seguir. É onde os contabilistas irão reconciliar contas e construir relatórios, e é onde os dados sincronizados a partir das suas outras ferramentas irão viver.

Por causa das suas integrações extensivas, escalabilidade e conjunto de funcionalidades, recomendamos o QuickBooks Online para pequenas empresas, médias empresas, e startups. Pode não ser tão excitante e novo como algum outro software (olhando para você, Xero), mas o QuickBooks realmente pode fazer o máximo de trabalho para o seu contabilista.

Rather than rehash all of our reasons for loving the platform, vamos referi-lo a um post anterior que criamos que compara três plataformas populares: QuickBooks Online, Xero, e Wave. Se você quiser ler mais sobre outras opções antes de tomar uma decisão, você pode achar útil nosso guia de software de contabilidade online.

Passo 2: Automatizar o rastreamento de despesas

A segunda ferramenta chave em sua pilha de contabilidade automatizada deve simplificar o rastreamento e a categorização de despesas. Porquê? Porque as despesas podem ser um dos aspectos mais demorados e dolorosos da escrituração contabilística. É um verdadeiro aborrecimento. Se você administra uma pequena empresa com poucas ou nenhumas despesas, você pode pular esta ferramenta. Mas se fizer coisas como…

• Gerir o inventário
• Tomar viagens de negócios
• Comprar material de escritório e móveis
• Comer com clientes

…então é bom ter um sistema para rastrear tudo.

Os contabilistas não podem fazer todo o acompanhamento das suas despesas por si porque não conseguem ler mentes (especialmente se você tem o hábito de colocar despesas comerciais num cartão de crédito pessoal ou despesas pessoais num cartão de visita). E você não precisa que lhe digamos que é importante categorizar as despesas corretamente – faz uma grande diferença na época dos impostos.

Embora os computadores também não sejam bons em ler mentes, eles são bons em identificar padrões e automatizar os fluxos de trabalho. É por isso que escolhemos Expensify como a segunda ferramenta nesta pilha.

Aqui está como ela funciona: Quem gasta dinheiro da empresa (desde funcionários a CEOs e proprietários de pequenas empresas) tira uma foto do recibo através do aplicativo Expensify. O Expensify transforma esses recibos em um relatório e oferece botões de aprovação/rejeição com um clique. Essa informação é sincronizada automaticamente em tempo real com a sua conta QuickBooks. Ele tem até reembolso automático.

Então, enquanto o Expensify requer alguns momentos de esforço de sua parte (tirando uma foto do recibo ou pressionando yay/nay nas aprovações), ele simplifica a grande maioria das tarefas comerciais relacionadas a despesas.

Passo 3: Providencie uma contabilidade automática

Como seria maravilhoso se o QuickBooks apenas gerasse livros perfeitamente precisos e compreensíveis a cada mês, não o faz. O software de contabilidade existe para ser usado por alguém, e se você quiser que esse processo seja automatizado, você vai precisar da ajuda de computadores e humanos.

Pense sobre isso: A contabilidade essencialmente segue e elabora a forma como o dinheiro entrou e saiu do seu negócio. Para descobrir o que aconteceu a cada mês, você tem que olhar para uma série de fontes de dados (seu extrato bancário, seu extrato de folha de pagamento, seu extrato de cartão de crédito, as faturas que você enviou, etc.). Como você registra essa informação é bastante padrão e se presta bem à automação inteligente.

Mas outras partes da contabilidade – como dar sentido a esses dados, lidar com casos de uso inesperado, e explicar tudo – são melhor feitas por contabilistas experientes e humanos. Essa é a premissa por trás da existência do Pilot.

No Pilot, nós damos aos computadores as tarefas que os computadores fazem melhor, deixando o resto nas mãos capazes dos nossos contabilistas. Os computadores cuidam de todas as tarefas simples, propensas a erros e repetitivas, enquanto nossos contabilistas têm mais tempo para gastar diretamente com as perguntas e preocupações dos clientes (e não com a entrada manual de dados).

Em resumo, empregamos contabilistas especializados e os capacitamos com a automação de software. Eles rastreiam tudo no QuickBooks Online para que você tenha dados facilmente acessíveis, facilmente transferíveis e precisos, tudo em uma plataforma que se integra bem com outras incríveis ferramentas financeiras.

Se você estiver se preparando para a sua próxima rodada de financiamento ou tentando construir o orçamento do próximo ano, você sempre terá a informação que precisa em um formato simples e de fácil acesso. Nós fornecemos demonstrações financeiras mensais, trimestrais e anuais como balanços, P&L, e fluxo de caixa. E se você quiser saber algo específico, seu contador dedicado será capaz de fornecer essa informação a qualquer momento.

P.S. Você realmente não pensou que nós montaríamos uma pilha de tecnologia de contabilidade e não nos recomendamos, não é mesmo? Tente Pilot Now por um mês.

P.S. Passo 4: Automatizar Contas a Pagar &Contas a Receber

Contas a pagar (enviando faturas e lembrando as pessoas para pagá-las) e contas a receber (pagando contas) são parte integrante do negócio. Mas alguém tem que fazer o trabalho de realmente sentar, determinar o que precisa ser pago, e fazer com que o dinheiro mude de mãos quando é suposto.

Alguns contabilistas vão fazer esta tarefa e alguns não vão. Independentemente de quem esteja a tratar dela, muitas das tarefas necessárias para a facturação (gerar facturas, lembrar os clientes a pagar, obter aprovações de pagamento da pessoa certa, actualizar os livros quando o dinheiro sai ou chega à sua conta, etc.) podem ser feitas de forma mais eficiente por um computador. Para esse trabalho, recomendamos Bill.com.

Como com todos os softwares dessa lista, Bill.com requer algum tempo para ser utilizado. Mas simplifica muito as contas a pagar e as contas a receber. Desde enviar lembretes automáticos de faturamento até sincronizar dados de contas bancárias com o software de contabilidade escolhido, ele completa uma série de tarefas melhor deixadas para os computadores.

A sua função de arrastar &A função de soltar contas economiza tempo para quem estiver executando AP/AR, e você pode configurar um fluxo de trabalho de aprovação para que qualquer um que precise de entrada possa apertar um ou dois botões para fazê-lo.

Combinado com QuickBooks, Expensify, e Pilot, Bill.com é a peça final que você precisa para uma solução de contabilidade automatizada que está tão perto do hands-off quanto você vai encontrar.

(Bônus) Passo 5: Faça Benefícios & Payroll Way mais fácil

Payroll e outras tarefas de RH – como gerenciar planos de seguro de funcionários – é algo que a maioria dos contabilistas nunca tocarão. Mas, é outra importante função de back-office que pode ser melhorada através da automação. Muitos de nossos clientes tentaram e gostaram do Gusto, por isso estamos felizes em recomendá-lo a qualquer pessoa que procure uma solução de folha de pagamento.

Gusto faz sentido para empresas de pequeno e médio porte e start-ups. Enquanto seria enganoso afirmar que o Gusto automatiza o RH, é exato dizer que eles automatizam muitas tarefas irritantes e simplificam muito a folha de pagamento.

Quanto tempo leva para você (ou sua equipe) executar a folha de pagamento atualmente? Gusto afirma que a maioria dos clientes pode executar a folha de pagamento em 10 minutos ou menos, uma vez que Gusto é configurado. Eles também arquivam e pagam automaticamente seus impostos de folha de pagamento e fornecem assistência com benefícios como saúde.

Se você está falando sério sobre a automatização das tarefas de back-office, Gusto é uma boa adição à lista.

Conclusão

Em 2019, não há apenas um software que automatize completamente o seu back-office. Mas ao combinar as ferramentas descritas acima, você pode chegar o mais perto possível da contabilidade automática.

Se você gostou dessas ferramentas e quer mais recomendações, confira nossa pilha financeira recomendada.

No Pilot, temos uma equipe de contabilistas especializados (com superpoderes de software) fazendo seus livros no QuickBooks Online. Deixe-nos tirar o peso da contabilidade do seu prato: Experimente o Pilot Now.