Estruturas de Governança | Fundamentos da Alfabetização

Estruturas de Governança

O Conselho de Administração representa os membros da organização. A diretoria estabelece políticas, procedimentos, valores e planejamento de longo prazo para cumprir a missão da organização. O conselho faz isso através de uma estrutura ou modelo de governança. A estrutura que o conselho decide implementar ditará não apenas as políticas da organização, mas também coisas como o relacionamento entre o pessoal e o conselho, e o papel e uso dos comitês.

Embora seja responsabilidade do conselho determinar a estrutura de governança, as atividades da organização são realizadas pelos membros do conselho, funcionários e comitês. Não há uma estrutura única de direito para todas as organizações sem fins lucrativos, e pode ser necessário mudar os modelos ao longo do tempo. O que muitas vezes pode ditar como um conselho escolhe governar é a experiência dos membros e funcionários do conselho, experiências passadas dentro de uma organização, como a organização quer entregar seus programas e serviços, e como o conselho vê o poder e a autoridade dentro da organização.

A atividade fornecida no final desta seção leva o conselho através de um exercício para ajudá-los a decidir qual estrutura de governança é mais adequada à sua organização, mas o recurso de desenvolvimento do conselho da United Way sugere que o conselho examine estas três questões ao decidir sobre um modelo de governança:

1. Quais decisões o conselho quer tomar e quais quer delegar?
2. Quanto envolvimento o conselho quer ter nas operações da organização?
3. Como será definida e comunicada a relação de relato entre o conselho e o pessoal?

Diferentes estruturas de governança

As estruturas de governança podem ser colocadas em duas categorias básicas – conselhos de políticas e conselhos administrativos. Os conselhos de administração de políticas desenvolvem políticas e contratam um diretor executivo para implementar a política, enquanto os conselhos de administração desempenham um papel mais prático na gestão da organização com o apoio de comitês e pessoal.

Destas duas amplas categorias de governança, há quatro tipos comuns de modelos de conselho:

1. Conselho de Políticas: Algumas vezes referido como Management-Team Board, este modelo é comumente usado em organizações sem fins lucrativos. Vários comitês ajudam a realizar as atividades da organização, e a relação entre o conselho e o pessoal é uma parceria.
2. Conselho de Governança de Políticas: Algumas vezes referido como ‘Conselho Carver’ depois do fundador John Carver, este modelo tem uma estrutura mais formal. O conselho opera como um todo, usando uma só voz e raramente trabalha com comitês. Ao Diretor Executivo é dado um escopo e um papel muito claros, bem como limites sobre o que ela/ele pode empreender, e a principal ênfase do conselho é no desenvolvimento de políticas. Para uma definição mais completa do Modelo do Conselho de Governança de Políticas, visite www.carvergovernance.com/model.htm.
3. Conselho de Trabalho: Os diretores deste tipo de conselho desempenham um papel mais prático com algumas das funções administrativas da organização, tais como relações públicas, gestão financeira, planejamento de programas e pessoal. Não é raro que estes conselhos não tenham pessoal.
4. Conselho Coletivo: Às vezes conhecido como cooperativa ou coalizão, um Conselho Coletivo também exerce muitas funções administrativas da organização. Estes conselhos são compostos por pessoas com a mesma mentalidade que apoiam um objectivo específico. Funcionários e diretores operam juntos como uma única entidade. Normalmente não há um Diretor Executivo, e muitas vezes não há votação, pois todos trabalham dentro de um modelo de consenso.

Como foi dito anteriormente, nenhuma estrutura em particular se encaixa em todas as organizações, mas, Construindo sobre a Força: A Melhoria da Governança e Responsabilidade no Setor Voluntário do Canadá declara que as organizações governadas por uma diretoria devem ter pelo menos três elementos básicos:

• Um conselho capaz de fornecer supervisão objetiva
• Um comitê de nomeação independente para assegurar a sucessão apropriada do conselho
• Um comitê de auditoria, cuja responsabilidade principal é informar se a organização está em conformidade com as leis, regras, regulamentos e contratos que a governam

Nathan Garber, um renomado autor de vários livros e artigos sobre governança organizacional, fornece uma visão sobre outros tipos de conselhos menos conhecidos, tais como Conselhos Patronais e Conselhos Consultivos. Para mais informações sobre esses tipos de conselhos e para ajudar a decidir se uma organização deve mudar seu modelo atual de governança clique aqui.

Recomenda-se que, após selecionar sua estrutura de governança, o conselho procure treinamento para entender o modelo e as funções do conselho dentro desse modelo. O treinamento contínuo também é importante como uma atualização para os membros do conselho e como orientação para novos membros.

Usando a estrutura dos quatro tipos detalhados de conselho descritos acima, a United Way fornece uma visão geral das diferentes funções desempenhadas por cada tipo de conselho.

Comparação dos Modelos de Conselho de Administração

(Fonte: United Way Canada)

Papel dos Comitês

O número e o tipo de comitês que uma organização tem está freqüentemente relacionado à estrutura de governança sob a qual ela opera. Um modelo de governança política tende a realizar o trabalho como um todo e tem muito poucos comitês. Outros tipos de conselhos podem ter vários comitês encarregados de realizar o trabalho da organização.

Existem geralmente três tipos de comitês dentro de uma organização – de pé, ad hoc e consultivos.

Os comitês de pé têm áreas específicas de preocupação que eles monitoram, relatam e dão conselhos ao conselho de administração de forma contínua. Exemplos de comitês permanentes são:

• Comitê Executivo
• Comitê Pessoal
• Comitê Financeiro
• Comitê de Nomeação
• Comitê de Captação de Recursos

Uma tendência recente em organizações sem fins lucrativos é ter um Comitê de Governança. Algumas vezes isso engloba ou substitui o Comitê de Indicação e suas funções, incluindo a revisão do estatuto social, planejamento do desenvolvimento do conselho e monitoramento da estrutura de governança do conselho.

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Comitês de Liderança são mais comuns dentro dos conselhos com um modelo administrativo/político e normalmente incluem um ou mais membros do conselho no comitê, juntamente com o apoio da equipe. Embora os conselhos de governança política raramente tenham comitês permanentes, eles geralmente ainda têm um comitê de nomeação responsável pelo recrutamento de novos membros para o conselho.

Os comitês ad hoc são formados por conselhos para fins específicos e limitados no tempo. Quando o propósito ou objetivo do comitê é alcançado, o comitê se desobriga. Um exemplo disso seria um comitê que se dedica a organizar uma conferência ou evento de arrecadação de fundos.

Simples aos comitês ad hoc, os comitês consultivos são muitas vezes criados para lidar com questões específicas, limitadas no tempo. Eles podem ser encarregados de pesquisar, investigar ou monitorar uma questão e, em seguida, fornecer conselhos informados ao quadro. As organizações que recebem financiamento para realizar projetos de pesquisa e desenvolvimento muitas vezes têm comitês consultivos ligados ao projeto, às vezes por insistência do financiador. Comitês consultivos podem ser estabelecidos para reunir especialistas que possam fornecer conselhos específicos sobre assuntos específicos de interesse do Diretor Executivo ou do conselho.

Os conselhos às vezes cometem o erro de estabelecer comitês que podem não ser necessários ou de manter os comitês funcionando depois de terem sobrevivido às suas necessidades. Antes de estabelecer um comitê ad hoc, o conselho diretor deve determinar se o trabalho pode ser melhor feito pelo conselho como um todo, pelos funcionários ou por um membro individual do conselho. Da mesma forma, o conselho diretor deve avaliar regularmente o trabalho dos comitês permanentes para garantir que o comitê ainda tenha um propósito e esteja trabalhando eficazmente.

Para funcionar eficazmente, os comitês precisam:

• Um papel e propósito claros
• Termos de referência
• Um presidente
• Um número apropriado de membros adequados ao papel do comitê
• Um mecanismo para relatar ao conselho
• Uma forma de avaliar o trabalho deles

Ontário’s New Not-Lei das Sociedades Anônimas Sem Fins Lucrativos

A Província de Ontário está desenvolvendo uma nova legislação chamada Lei das Sociedades Anônimas Sem Fins Lucrativos (ou ONCA). Se esta legislação ainda não estiver em vigor, terá impacto nos estatutos e nas estruturas associativas de muitas entidades sem fins lucrativos do Ontário.

Aqui estão duas excelentes fontes de informação sobre ONCA:

• O Ministério do Governo e Serviços ao Consumidor: sse.gov.on.ca/mcs/pt/Pages/onca1.aspx

• Educação Jurídica Comunitária do Ontário: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/

Estatuto

Cada organização deve ter o seu próprio estatuto social. Uma organização que não é incorporada pode se referir aos seus documentos de governança como uma constituição e não como um estatuto social. Uma constituição fornece uma visão geral do propósito, missão e objetivos da organização. Ela freqüentemente fornece a estrutura para as Cartas Patentes exigidas quando uma organização solicita o status de incorporação.

Uma organização incorporada deve ter um estatuto social que cumpra os requisitos da legislação de incorporação. Os estatutos são literalmente as leis que permitem que as organizações realizem suas atividades de forma eficaz e eficiente. Conselhos que não revisam seus estatutos podem, às vezes, encontrar-se trabalhando contra eles, colocando, portanto, a organização em risco. O estatuto social só pode ser alterado por uma diretoria, e as mudanças devem ser aprovadas pelo quadro social geral (no entanto isto é definido).

Muitas vezes é difícil encontrar amostras e modelos para desenvolver um estatuto social, pois eles são exclusivos para cada organização individual. Boas fontes de modelos são de outras organizações sem fins lucrativos com os mesmos interesses. Por exemplo, as organizações de alfabetização podem querer procurar exemplos de outras organizações de alfabetização.

A estrutura padrão dos estatutos, no entanto, é bastante genérica e deve incluir:

• O propósito da organização
• Uma descrição do quadro social
• Uma descrição da composição do conselho e da estrutura de governança
• Localização da sede
• Termos de mandato para os membros do conselho
• Número de reuniões realizadas pelo conselho, incluindo as Assembleias Gerais Anuais
• Reuniões especiais e reuniões na câmara
• O número e uma breve descrição de quaisquer comissões permanentes e o processo de nomeação de um presidente de comissão
• Descrição, título e responsabilidades dos administradores executivos (se aplicável)
• O processo de eleição e votação
• Detalhes sobre o quórum
• Preenchimento de vagas no conselho de administração
• Remoção de administradores
• Cargos do pessoal sénior
• Fazer emendas aos estatutos
• Relatórios e arquivos legais requeridos
• Situação de caridade
• Detalhes sobre o ano fiscal
• Contas bancárias, obrigações financeiras, financiadores
• Conflito de interesses
• Indemnização
• Desmembramento da organização e desembolso de fundos e ativos de capital

A Fundação Muttart tem um excelente livro de trabalho sobre a elaboração e revisão de estatutos: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf

Políticas e Procedimentos

Políticas e procedimentos em essência são as instruções de como uma organização e sua diretoria e pessoal aderem à sua estrutura de governança, governando documentos e regulamentos. A política diz a uma organização o que fazer, e o procedimento diz como fazê-lo. Cada política deve ter um procedimento, e juntos esses documentos irão direcionar a diretoria e o pessoal na tomada de decisões e no trabalho dentro de certas limitações.

O primeiro passo, e muitas vezes o trabalho árduo, está no desenvolvimento de políticas e procedimentos. Felizmente, uma vez que um modelo é estabelecido, é mais fácil desenvolver novas políticas à medida que elas surgem. O modelo de governança de uma organização ditará como se desenvolve o desenvolvimento de políticas e procedimentos, mas muitas vezes o desenvolvimento de políticas recai sobre a diretoria e o desenvolvimento de procedimentos sobre o Diretor Executivo.

É responsabilidade da diretoria desenvolver, monitorar e emendar políticas, assim como assegurar que decisões sejam tomadas e ações que cumpram as políticas e sigam os procedimentos adequados. A revisão e revisão regular das normas é uma boa prática e é frequentemente conduzida por um comitê para discussão e aprovação da diretoria.

CLO e Literacy Link South Central (LLSC) desenvolveram manuais abrangentes sobre normas e procedimentos para organizações de alfabetização de adultos. Seus recursos não só incluem modelos de políticas e procedimentos em categorias organizacionais genéricas como gestão financeira, recursos humanos, administração, marketing e gestão de voluntários, mas também incluem modelos específicos para a prestação de serviços de alfabetização, tais como informação e encaminhamento, planejamento de serviços e gestão de casos. Os guias de políticas da CLO estão disponíveis em nosso website, e os LLSC’s estão aqui.

Como bem, o Institute of Community Directors of Australia criou um “Policy Bank” online gratuito: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/

Incorporação e Status Beneficente

Uma organização sem fins lucrativos realiza atividades que beneficiam a comunidade e tem membros individuais que não ganham lucro com o trabalho da organização. Alguns conselhos podem ser confundidos pelo termo “sem fins lucrativos”, pensando que isto significa que a organização não pode ganhar dinheiro nem ter excedentes ou fundos de reserva no final do ano fiscal. Desde que o excedente ou reserva seja usado para realizar os programas e serviços da organização e não para o ganho pessoal dos membros ou do pessoal, é aceitável (e realmente encorajado) que uma organização sem fins lucrativos tenha um “lucro”. (Fonte: Deveres e Responsabilidades dos Diretores de Organizações Sem Fins Lucrativos. Sociedade Canadense de Executivos da Associação)

Não é obrigatório que uma organização sem fins lucrativos seja incorporada ou que se candidate a ser uma instituição de caridade registrada. Estes são processos separados e distintos que criam certos benefícios e responsabilidades para organizações que optam por fazê-lo.

Incorporação

Incorporação é o processo de criação de uma entidade legal que tem uma existência independente, separada e distinta da de seus membros. Os membros sentados em uma diretoria de uma organização não incorporada são considerados os ‘proprietários’ da organização e são, portanto, responsáveis pelos ativos, fundos e dívidas da organização. (Para mais informações, consulte a seção deste módulo sobre Conselhos de Administração e Gestão de Riscos).

Uma organização deve ser incorporada para ser elegível para receber financiamento do governo. Por exemplo, o Ministério de Treinamento, Faculdades e Universidades exige que agências que solicitam financiamento para Alfabetização e Habilidades Básicas sejam incorporadas. Também, a Ontario Trillium Foundation e muitos outros financiadores exigem que as organizações que se candidatam a financiamento sejam incorporadas. A maioria das fundações também exige que as organizações que procuram financiamento sejam instituições de caridade registradas.

Uma organização incorporada é obrigada a apresentar relatórios regulares e cumprir com regulamentos específicos ou corre o risco de perder seu status de corporação. Certifique-se de verificar os regulamentos específicos para organizações incorporadas e de caridade em sua província ou estado.

A maioria das organizações no Canadá pode solicitar o status de corporação através do ministério apropriado de seu governo provincial. Algumas organizações, dependendo de sua missão, são obrigadas a solicitar a incorporação federal.

O Manual do Incorporador Sem Fins Lucrativos, que está disponível gratuitamente no Ministério da Procuradoria Geral, irá guiá-lo através deste processo.

Situação Caritativa

A fim de emitir um recibo de doações adequado para fins de imposto de renda, uma organização deve ser uma instituição de caridade registrada. A maioria das fundações exige que as organizações que procuram financiamento sejam instituições de caridade registradas.

A Agência de Receita do Canadá (CRA) tem informações e formulários relacionados a se tornar uma instituição de caridade federal registrada sob a seção “Caridades” de seu site. Mais uma vez, existem procedimentos de relatório e conformidade exigidos para instituições de caridade, mas muitas organizações vêem a vantagem de poder aceitar doações de caridade. Uma instituição de caridade pode fornecer aos doadores um recibo de imposto de renda, muitas vezes um incentivo para os doadores. Não é obrigatório que uma organização seja incorporada antes de se tornar uma instituição de caridade, mas isso muitas vezes facilita o processo.

O site da CRA fornece amostras de ‘propósitos’, ou objetos, adequados para que as organizações incluam como parte de seus documentos de governança, que são necessários ao se candidatar para se tornar uma instituição de caridade registrada. Clique aqui para saber mais sobre como se tornar uma instituição de caridade federal.

Atividade

A folha de ajuda abaixo de Nathan Garber &Associados irão ajudá-lo a identificar onde você concorda e discorda sobre as áreas de autoridade da diretoria e do diretor executivo. Ela lista uma série de atividades que devem ser realizadas em uma organização de sucesso. Adicione quaisquer atividades que sejam específicas à sua organização; em seguida, use o formulário para orientar sua discussão e esclarecer suas expectativas sobre o relacionamento diretoria/ED. O resultado será a base para uma estrutura de governança adaptada à sua própria organização.

Em uma reunião de diretoria:

1. Escreva a folha para todos os membros da diretoria e o ED.
2. Deixe cerca de 15 minutos para cada pessoa marcar em qual coluna a decisão ou atividade pertence.
3. Compilar as respostas em uma folha-mestra, mostrando quantas respostas foram colocadas em cada coluna.
4. Reveja a distribuição das respostas, observando os itens sobre os quais
   1. é consenso
   2. é uma diversidade de opiniões
   3. é um consenso do quadro diferente da resposta do ED

Discuta os itens das categorias b e c até chegar a um acordo entre o quadro e entre o quadro e o ED (Diretor Executivo).

Recursos Adicionais

1. Sete Pilares da Governança Democrática de Mel Gill. Synergy Associates. Charity Channel, May 2009.
2. Policy Governance.com: The Authoritative Website for the Carver Policy Governance® Model.
3. Ficha de ajuda de Nathan Garber sobre Governança &Associados para ajudar as organizações a avaliar se seu modelo atual de governança está funcionando bem.
4. Governança de Base: Governança no Setor Sem Fins Lucrativos por Contadores Gerais Certificados: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
5. Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance pelo Programa de Assistência à Gestão: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
6. Programa de Assistência à Gestão para Organizações Sem Fins Lucrativos criou um website de recursos que contém webinars e recursos on-demand sobre o tópico de governação.pdf