Guia de Implementação do Registro Eletrônico de Saúde (EHR)

Implementar um Registro Eletrônico de Saúde (EHR) é um processo de múltiplos passos que irá impactar todos os membros da equipe. Como em qualquer processo novo, está envolvida uma curva de aprendizagem. Ter um plano sólido pode poupar horas de stress para todos na sua equipa.

Aqui estão dez passos essenciais a serem dados para uma Implementação de RSE bem sucedida.

1) Construa sua equipe de implementação do registro eletrônico de saúde (EHR)

Quando você implementar seu EHR, você precisará de uma equipe forte para ajudar o processo a correr da maneira mais suave possível. A equipe pode incluir membros da equipe como médicos, enfermeiros, assistentes médicos e pessoal administrativo. Os membros da equipe ajudarão o processo ensinando habilidades de RSE aos colegas e servindo como mensageiros para a equipe de implementação para identificar os desafios ao longo do caminho.

Um superusuário líder, médico líder e gerente de projeto são três funções essenciais a serem consideradas durante a construção de sua equipe.

Lider Super Usuário

O superusuário principal é o especialista interno residente em EHR. Algumas funções podem incluir a criação de modelos e o desenvolvimento de fluxos de trabalho. Esta posição também pode ser responsável pela criação de procedimentos operacionais padrão para resolver os problemas que os usuários se deparam quando usam o sistema.

Médico chefe

O papel do médico chefe é orientar a organização na implementação do EHR, servindo como um link entre os usuários da linha de frente do sistema e a equipe técnica. Considere a utilização de um médico especialista em tecnologia que dê as boas-vindas ao novo processo como médico líder.

Gerente de Projeto

O gerente de projeto se tornará o principal ponto de contato com o fornecedor e a equipe de EHR. Esta posição também ajudará a todos a se manterem focados nos cronogramas de implementação, acompanhar o progresso e lidar com os problemas dos usuários.

2) Prepare o software

Ao implementar o seu EHR, garanta que as medidas de segurança sejam cumpridas para não violar o HIPPA. A sua organização pode precisar realizar uma avaliação de risco HIPPA. Você pode trabalhar com o seu fornecedor de TI de saúde para garantir que o software esteja em conformidade.

3) Determine suas necessidades de hardware

Suas escolhas de hardware terão um impacto significativo no tempo e no dinheiro que sua prática utiliza. Por exemplo, ter uma impressora em cada sala pode poupar aos médicos até 30 minutos por dia. Alguns consultórios fornecem a cada membro da equipe seu próprio tablet ou laptop para economizar tempo de log-in e logout entre cada interação do paciente.

Se a idéia de fazer tudo isso parece esmagadora, as empresas de serviços de TI podem ajudar os consultórios com as necessidades de hardware do sistema, ajudando a encontrar o equipamento correto ao melhor preço. Muitas empresas também instalam e solucionam os problemas dos dispositivos, tirando o fardo do seu pessoal de escritório.

4) Considere o layout da sala de tratamento do paciente

Como o programa EHR requer a entrada eletrônica de dados, o layout da sala pode ter um impacto substancial no envolvimento e satisfação do paciente. Se o pessoal e o médico se afastarem do paciente enquanto introduzem os dados, os pacientes podem sentir que não estão a ser ouvidos.

Uma maneira de resolver isto é usando o “triângulo de confiança”. Esta é uma configuração de sala onde o paciente, o médico e o computador formam um triângulo virtual, permitindo que o paciente e o médico se vejam um ao outro. Este layout ajuda porque o membro da equipe ou o médico só tem que girar ligeiramente enquanto introduz os dados, ajudando o paciente a sentir que está sendo visto. Considere a colocação de secretárias de formato semi-circular nas salas do paciente ou use carrinhos móveis para ajudar o paciente a sentir-se à vontade durante a consulta.

5) Transferir dados

Quando seu hardware e software estiverem prontos, o próximo passo na implementação do EHR é transferir os dados. Para começar, você precisará determinar como migrar os dados do seu antigo sistema de registro para o seu novo EHR.

Existem algumas maneiras de se fazer esta etapa. Você pode designar pessoal existente, ou contratar pessoal adicional ou temporário para fazer o upload de informações para o novo EHR.

Para tornar este processo o mais suave possível, você vai querer preparar uma lista de verificação de informações a serem inseridas no EHR. Ter um processo em andamento ajudará a garantir que nenhuma informação crítica seja perdida.

6) Criar fluxos de trabalho

Fala do processo, agora é o momento de ter fluxos de trabalho sólidos no lugar. É vital estabelecer fluxos de trabalho antes da implementação do EHR para diminuir a quantidade de stress que a sua equipa irá enfrentar.

A economia de fluxos de trabalho ineficientes, incluindo um número insuficiente de funcionários que estão treinados e prontos para usar a SED irá exacerbar os problemas durante o processo de implementação.

Considere estas questões à medida que você cria fluxos de trabalho:

• É isso necessário?
• Isso agrega valor para o paciente?

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• Aumentar a eficiência do pessoal?
• Esta é a ordem correcta?
• É a pessoa certa a fazer este passo?

7) O que fazer quando o seu EHR está em baixo

Como com qualquer tipo de tecnologia, você deve estar preparado para a falha ocasional. Comece por fazer um brainstorming e crie um plano de jogo sólido para como lidar com potenciais problemas.

Por exemplo, o que você vai fazer quando a energia acabar? E se houver um mau funcionamento de todo o sistema que requer a ajuda de TI para consertar? Você vai querer desenvolver procedimentos que dêem instruções claras aos médicos e ao pessoal sobre o que fazer quando o EHR estiver indisponível.

Considere estas perguntas ao desenvolver seus procedimentos:

• Como os médicos e a equipe serão notificados sobre o tempo de inatividade?
• Como o fluxo de cuidados do paciente vai continuar?
• Como ocorrerá o check-in do paciente?
• Como os médicos e o pessoal documentarão a visita?

A economia de procedimentos eletrônicos e em papel disponíveis para a equipe aumentará sua confiança em como lidar com o tempo de inatividade do EHR. Alguns consultórios médicos compilam as instruções em fichários de três anéis e armazenam cópias tanto dentro como fora do consultório. Além disso, considere o armazenamento de cópias em PDF em uma nuvem segura, para que os membros da equipe tenham múltiplas opções para obter as instruções rapidamente.

8) Tenha um programa de treinamento em vigor

O treinamento extenso é imperativo para garantir o sucesso com a implementação do EHR. Crie um plano de treinamento para que todos os médicos e funcionários, atuais e futuros, possam adquirir os conhecimentos e habilidades para usar o SEDH com sucesso quando você estiver pronto para o lançamento.

Aqui estão alguns princípios a serem considerados:

Comece devagar

Forneça os médicos e a equipe com habilidades básicas antes de lançar. Pode ser difícil para os usuários entenderem completamente o sistema até que eles sejam capazes de usar o programa. Uma vez que os usuários sejam capazes de “dirigir” por pelo menos uma semana, treinamento adicional pode ser introduzido para aumentar as habilidades, aprender truques que economizam tempo e ficar mais confortável com a tecnologia.

Deixe os colegas ensinarem os colegas

Considerar super usuários de treinamento em cada especialidade e para cada função. Por exemplo, enfermeiras ensinam melhor enfermeiras e cirurgiões ensinam melhor os cirurgiões. Além disso, se você tiver um super usuário em cada especialidade, ele pode se tornar um recurso contínuo para seus colegas.

Mapa as necessidades de formação contínua

Disponha um plano de formação contínua. Com o passar do tempo, os usuários encontrarão atalhos e novas maneiras de usar as ferramentas, e quererão compartilhar essas descobertas com seus colegas. Além disso, o EHR precisará ser atualizado com novas e/ou melhores funcionalidades que exigirão treinamento extra.

As formas de lidar efetivamente com essas situações incluem:

• Desenvolver um sistema para que os usuários apresentem recomendações de EHR para que as mudanças possam ser feitas.
• Desencorajar usuários ativos de EHR a compartilhar informações e oferecer soluções para melhorar a usabilidade, seja através de um sistema de rastreamento formal ou através de uma discussão online que encoraje o compartilhamento de idéias.
• Criar um sistema para personalização contínua de EHR. Uma vez que os médicos e a equipe tenham um controle sobre o novo EHR, eles identificarão modificações que podem melhorar o fluxo de trabalho.
• Preservar o relacionamento com os fornecedores de EHR e utilizar o suporte de TI para:

• • • Desenvolver ou personalizar modelos de entrada de dados
    • Reavisar formulários e cartas gerados pelo EHR
    • Ativar novas regras de suporte à decisão clínica (se disponível)
    • Modificar conjuntos de pedidos
    • Localizar oportunidades de integração com outros sistemas comumente usados na prática

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• Planear com antecedência o treinamento em grupo. O treinamento levará tempo para ver os pacientes, portanto, o planejamento avançado diminui a interrupção do fluxo de trabalho da prática.

9) Decida a abordagem de lançamento – “Big Bang” ou Incremental?

Após o seu plano de implementação EHR estar pronto, é hora de decidir como lançar. Normalmente há duas maneiras de fazer isso, todas ao mesmo tempo, o “Big Bang” ou lentamente, em uma abordagem incremental.

Algumas práticas usam a abordagem do “big bang” e implementam o sistema de RRHH para todos os pacientes e funções no mesmo dia. Essa abordagem minimiza o tempo gasto no gerenciamento de registros em papel, assim como o novo sistema de RSE ao mesmo tempo. A desvantagem é que ela pode ser muito perturbadora e pequenos problemas podem parecer monumentais.

Algumas práticas adotam uma abordagem mais lenta e implementam a RSE de forma incremental. Ao introduzir as funções de SEDH uma de cada vez, como a prescrição eletrônica para começar e depois introduzir outras características mais tarde, algumas práticas acham a perturbação mais fácil de gerenciar. Práticas e organizações maiores podem implementar lentamente, implementando o SEDH em locais ou departamentos específicos primeiro e introduzindo o programa ao resto da organização mais tarde.

Quando a abordagem de lançamento estiver decidida, médicos e funcionários podem se preparar para o novo sistema de RSE.

No dia real de “Go Live” é recomendado baixar o volume do paciente, o que garantirá uma transição suave tanto para os pacientes quanto para os funcionários. Também é recomendado que o pessoal da recepção informe os pacientes ou a pré-inscrição ou o dia em que a clínica está a fazer a transição de software e que o processo pode ser ligeiramente interrompido. Eles apreciarão a percepção e terão mais paciência caso haja um atraso durante sua visita.

10) Obtenha feedback para a melhoria contínua

Agora que você implementou com sucesso o EHR, certifique-se de coletar feedback dos usuários para melhorar continuamente o processo. Certifique-se de manter as linhas de comunicação abertas para que os membros da equipe e os médicos se sintam à vontade para fornecer feedback. Se todos trabalharem juntos, o sistema de RSE será uma melhoria para a sua prática.

Implementar um EHR é um processo de múltiplos passos que requer planejamento avançado. Use estes passos para ajudar a tornar a transição o mais suave possível.

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Fontes:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

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