O Guia Final para Criar um Manual do Funcionário |

Então, você acabou de cruzar a linha de chegada no processo de contratação e agora você está pronto para receber o seu novo funcionário em seu pequeno negócio. Há passos críticos que você precisa dar tanto para entrar como para reter os funcionários. Uma ligação chave entre estes dois é o seu manual do empregado.

O seu manual não só estabelece o palco para a cultura da sua empresa, visão, vibração e regras do caminho, mas também estabelece a sua intenção de comunicar claramente. Além disso, certos elementos do manual – como benefícios, remuneração, benefícios e um ambiente de trabalho seguro – são essenciais para a retenção dos empregados.

Exploraremos porque precisa de um manual de empregados como proprietário de uma pequena empresa (e o sofrimento e os dólares que inevitavelmente poupará), o que incluir, como criar um, e como garantir que os seus empregados o tornem um dos primeiros documentos que lêem no primeiro dia.

O Propósito de um Manual do Funcionário

Um manual do funcionário é a ferramenta de operação e comunicação que você e sua equipe precisam para codificar as regras do caminho para trabalhar na sua pequena empresa. Um manual bem redigido oferece uma quebra dos padrões, expectativas e processos que você espera que seus funcionários sigam, ao mesmo tempo em que sinaliza para eles como você irá gerenciar as situações que surgirem.

Great handbooks são documentos que irão excitar e capacitar seus funcionários, ao mesmo tempo em que reforçam sua cultura e valores. O manual do funcionário fornece clareza e contexto – caso surjam problemas – para que os funcionários saibam exatamente para onde se dirigir. As novas contratações recebem uma cópia do manual do funcionário com um formulário para assinar, confirmando que leram o manual e compreenderam o seu conteúdo.

Embora o manual não garanta o cumprimento (e não seja um contrato de trabalho formal), dá a todas as partes clareza sobre como operar, e pode proteger os proprietários de pequenas empresas de ações legais ou até mesmo ser usado como prova em um processo anti-discriminação, por exemplo.

Por que você precisa de um Manual do Funcionário

Aqui estão duas estatísticas espantosas: Primeiro, de acordo com uma pesquisa do Gusto com proprietários de pequenas empresas, apenas 26% das pequenas empresas com menos de 10 empregados tinham manuais de empregados. Segundo, olhando para o custo de um possível litígio trabalhista, de acordo com um estudo do Projeto de Estatísticas do Tribunal, o custo médio de um caso trabalhista que vai a julgamento é de $88.000.

Considerando que basta apenas um processo para dar um golpe esmagador na sua empresa, e os efeitos do litígio podem ir muito além das perdas financeiras. Uma ação judicial pode prejudicar a reputação de sua empresa, especialmente se ela pintar seu negócio de uma forma negativa e for divulgada pela mídia local ou nacional. Também pode colocar stress em você e em seus funcionários. Você poderia ter sido capaz de evitar o processo se tivesse criado um manual do funcionário.

É essencial ter um manual do funcionário no lugar, porque ele não só articula que todos os funcionários são tratados de forma igual e justa, mas também ajuda a promover um ambiente de trabalho positivo, acolhedor, produtivo e seguro.

Você pode estar se perguntando se ter um manual do funcionário é obrigatório para a sua empresa. Embora o Departamento Federal do Trabalho não exija a criação do documento, você é obrigado a informar os funcionários sobre seus direitos no local de trabalho – seja através de sinalização visível no local de trabalho ou de um manual formal. Os proprietários de pequenas empresas inteligentes optam por ambos, para ter todas as suas bases cobertas.

Você quer primeiro rever os cartazes obrigatórios do Departamento do Trabalho. e depois procurar por qualquer exigência estadual no site do seu Escritório Estadual do Trabalho.

Se você opera locais de negócios em diferentes estados, você pode ter que escrever e produzir manuais diferentes; entre em contato com o seu advogado para mais informações. Por exemplo, os requisitos do Departamento do Trabalho de Connecticut podem não ser os mesmos do Departamento de Relações Industriais da Califórnia.

Remmbrede, quando você estiver criando um manual do funcionário, você quer ir além do mínimo necessário para focar também em políticas – legais ou outras – que tenham um impacto direto na sua pequena empresa.

Os 10 Devem-Incluir no Manual do Funcionário

Não se sinta sobrecarregado e pense que tem de incluir todos os pensamentos, leis ou processos no seu manual-é para servir como um guia geral, e os detalhes surgem na prática de usar o guia. Concentre-se em incluir os elementos essenciais que afetam diretamente você e seus funcionários.

1. Visão Geral, Visão, Missão e Valores da Empresa

Definir a missão, visão e propósito da sua empresa desde o início, para que os seus funcionários possam ter total clareza e alinhamento com os valores da sua empresa. Seus valores e crenças são os princípios orientadores – o que mais importa para você – que impulsionam todos os aspectos do seu negócio. É a sua bússola moral e núcleo, e dá a você e aos seus funcionários um senso de propósito e direção.

Por exemplo, a declaração da missão da Patagônia começa anunciando: “Estamos no negócio para salvar o nosso planeta natal”. Seus valores fundamentais são construir o melhor produto, não causar danos desnecessários, usar o negócio para proteger a natureza e não estar vinculado a convenções. Os funcionários que ingressam na empresa sabem que estão assinando com uma organização que valoriza a sustentabilidade e a responsabilidade ambiental.

Seja claro sobre o que você defende, e você pode capacitar seus funcionários a serem seus melhores defensores. Nesta seção, você pode incluir:

• Carta de boas-vindas do fundador ou proprietário
• A história da origem do negócio e cronograma operacional
• Fotos do pessoal e do local de trabalho
• Todas as vendas poderosas ou estatísticas que causariam impacto
• Todos os eventos patrocinados pela empresa, quer isso signifique passeios anuais ou esforços voluntários sancionados

2. Remuneração, Benefícios e Perks

Esta seção é a favorita da multidão e a primeira que o funcionário lerá em detalhes. Eles não só querem ter uma compreensão completa e clara de quando e como serão compensados, juntamente com o processo de revisão de desempenho, mas também querem entender os benefícios e benefícios da empresa para os quais são elegíveis.

Em termos de compensação, você quer definir:

• Frequência do pagamento e tempo de pagamento. Você paga aos funcionários semanalmente ou a cada duas semanas? Os cheques de pagamento chegam em uma data e hora específica dentro do mês? Defina expectativas claras para quando os funcionários serão pagos.
• Como eles são pagos. Você entrega cheques aos funcionários, oferece depósito direto ou paga através de uma empresa de processamento on-line como PayPal ou Stripe? Esclareça como os funcionários receberão seus fundos e se eles precisam fornecer informações para garantir que o processo de pagamento ocorra sem problemas. Para muitas empresas, é tão simples quanto preencher um formulário de depósito direto.
• Política de horas extras. Esclareça se você tem uma política de horas extras, assim como sua estrutura e o que se qualifica como pagamento de horas extras.
• Compensação alternativa. Talvez a sua remuneração inclua stock ou bónus progressivos, ou remuneração relacionada com o cumprimento de metas e objectivos de vendas. Defina como e quando os empregados podem obter essa remuneração adicional ou alternativa.

Na seção de remuneração, você também deve delinear as expectativas para revisões de desempenho e salário/bônus. Você é uma empresa que faz avaliações anuais ou semestrais estruturadas, ou o processo é mais descontraído e fluido? Os colaboradores recebem um certo bónus percentual com base no sucesso do negócio, ou recebem bónus individuais baseados no desempenho ou “spot”? Não há procedimentos certos ou errados – seja transparente quanto aos processos de revisão, aumento e bonificação.

Quando se trata de benefícios, você quer fornecer uma visão geral do que você oferece em termos de cuidados de saúde, odontologia, visão, seguro de vida e planos de aposentadoria, incluindo os requisitos de elegibilidade. Nesta seção, você quer explicar:

• Benefícios básicos de saúde, seguro e aposentadoria e elegibilidade. Por exemplo, você precisa ser um empregado em tempo integral para acessar benefícios específicos (ou todos)? Vocês oferecem pacotes rateados? Informe aos empregados quando eles podem se inscrever e quando são elegíveis para receber benefícios.
• Benefícios de educação e treinamento. Certifique-se de incluir o reembolso da matrícula ou cursos on-line, se você oferecer esses benefícios.
• Perks. Desde telefones e laptops pagos pela empresa, a almoços gratuitos, a horários flexíveis e trabalho remoto, esboce as vantagens que tornam o trabalho para a sua empresa especial e único. As regalias são como você pode atrair e reter os melhores talentos.

3. Código de Conduta

Faça seus padrões gerais, para que você não caia na armadilha de incluir todas as permutações de comportamento. Você quer dar aos funcionários um entendimento básico do que você considera aceitável. As áreas a incluir dentro do seu código de conduta são:

• Códigos de vestimenta
• Uso de telefones, e-mail e internet durante o horário de trabalho
• Pausas para refeições e períodos de descanso
• Fumar, álcool, e diretrizes sobre abuso de substâncias
• Gestão de dados e privacidade do cliente
• Política de resolução de conflitos

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• Presentes a clientes ou fornecedores (em qualquer forma) ou subornos
• Políticas e padrões éticos
• Guarda de informações confidenciais

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O manual do funcionário também deve abordar quaisquer procedimentos disciplinares que você tenha em vigor relacionados ao comportamento do funcionário no local de trabalho.

4. Políticas Anti-Discriminação e de Igualdade de Oportunidades

Você é obrigado por lei a declarar explicitamente que seu negócio adere às leis de não-discriminação e igualdade de oportunidades de emprego na contratação e promoção, de acordo com a Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC).

Você também pode ter que considerar o tratamento e o cumprimento da Lei de Imigração e Nacionalidade (INA), que proíbe a contratação, demissão, promoção e práticas de recrutamento injustas relacionadas ao status de cidadania do empregado, origem nacional, e seu processo de verificação de elegibilidade. A lei também prevê medidas de reparação por retaliação e intimidação.

5. Políticas de Licença Familiar e Médica

Se a sua pequena empresa tem mais de 50 funcionários, você precisa ter uma política de Licença Familiar e Médica (FMLA) em vigor. A lei exige que você proporcione até 12 semanas de licença sem remuneração durante um período de 12 meses para eventos na vida de um empregado, incluindo parto e cuidados infantis, cuidar de um membro da família imediata com uma doença ou condição médica grave, ou cuidar de sua própria doença.

Durante o período de licença, os empregadores também têm que manter todos os benefícios de saúde do empregado. Para mais informações, consulte o Guia do Empregador da FMLA. Você também pode precisar rever as leis estaduais para determinar se precisa tratar de algum mandado adicional no seu manual do empregado.

6. Horário, Horas de Funcionamento e Tempo Livre Pago (TDP)

Aqui você quer esclarecer suas horas de funcionamento e quando os empregados devem chegar e sair. Você deve incluir quaisquer feriados observados, quaisquer políticas relacionadas ao trabalho durante feriados ou horário não comercial, e como os funcionários serão remunerados. Você também pode querer esboçar como os funcionários podem “cronometrar” seu tempo, para que sua presença seja rastreada e verificada pelo seu gerente.

Quando se trata de TDP, você quer ser claro sobre a quantidade de tempo alocado para dias de doença, férias de curto prazo e férias, e, se houver um processo de ganho ou acumulação, se você permite que os dias ganhos sejam “rolados” para o ano seguinte.

7. Segurança no local de trabalho

Para evitar qualquer confusão e possíveis litígios, defina os passos a seguir para garantir um ambiente de trabalho seguro, físico e não-físico. Quer se trate de políticas e procedimentos para operar máquinas, ou do seu processo para apresentar queixas de assédio sexual ou bullying, os seus empregados devem sentir-se confortáveis por estarem a trabalhar num ambiente seguro. Certifique-se também de compreender as regras e procedimentos de remuneração dos trabalhadores.

8. Conduta Digital e Política de Mídia Social

A tecnologia digital e social está mais difundida do que nunca, o que dá a empregadores e funcionários o benefício da conexão instantânea, mas também abre a porta para a responsabilidade. Certifique-se de definir como seus funcionários podem (ou não) falar e representar sua empresa nas mídias sociais.

Bem para funcionários no local e remotos, você quer estabelecer padrões para proteger ativos, documentos internos e informações de clientes. Isto pode significar entrar em uma rede específica para acessar seu e-mail ou documentos quando não estiver no escritório, ou pode ser como você gerencia suas senhas.

9. Não divulgação e conflitos de interesse

Os pequenos empresários devem proteger os aspectos confidenciais do seu negócio que os tornam únicos e competitivos. Para isso, você quer garantir que seus segredos comerciais e todas as informações proprietárias permaneçam dentro da empresa. Pode ser sensato que os empregados assinem um acordo de confidencialidade (NDA), que estipulará regras sobre compartilhamento de informações.

Ainda, a economia gig gig está prosperando, com 36% dos trabalhadores assumindo hustles de tempo parcial; você pode querer considerar definir os tipos de trabalho e projetos que são permissíveis enquanto um indivíduo está sob seu emprego.

Pode ser útil contratar um advogado de emprego que possa orientá-lo sobre as melhores práticas para a sua indústria, bem como ajudá-lo na elaboração de uma linguagem relevante.

10. Aviso Importante

Certifique-se, com absoluta clareza, que os empregados sabem que:

• O manual não é um contrato vinculativo e não garante mais emprego.
• O manual é a palavra final em todas as políticas, substituindo quaisquer memorandos ou documentos que possam ter sido distribuídos aos empregados antes do seu início.
• As políticas estão sujeitas a alterações. Nem tudo no documento está definido em pedra. Você tem o direito de mudar as políticas conforme o seu negócio muda e evolui; no entanto, você também tem que divulgar quaisquer atualizações pertinentes que possam afetar seus funcionários.
• Têm que ler e confirmar o recebimento do manual do funcionário. A ignorância nunca é uma felicidade, especialmente quando se trata dos direitos dos funcionários e dos procedimentos da empresa. Os funcionários têm a responsabilidade de se informar sobre os padrões que você estabeleceu e os direitos que eles têm.

Como começar

Não reinvente a roda. Quase todas as empresas têm diretrizes operacionais, portanto, se você estiver perplexo quanto a conteúdo e criatividade, não procure mais do que o Google.com. Use a sua pesquisa como um meio de inspiração para saber o que incluir, como transmitir informações e como desenhar e embalar o seu manual. Talvez você queira manter o design simples em um documento do MS Word, mas você pode ser humano e brincalhão com o texto. Ou talvez você tenha algum orçamento para criar um manual ilustrado com as cores, fontes e logotipo da sua pequena empresa, para que os funcionários possam se sentir comprometidos com sua marca desde o começo.

Também, você pode já ter criado grande parte da cópia que você precisa para o manual (tais como valores, serviços e processos) na produção de outros documentos, tais como o seu site e políticas internas. A consolidação de informações de fontes existentes – em vez de abrir um documento do MS Word e começar do zero – irá poupar-lhe tempo e ajudar a garantir que a sua linguagem é consistente para os seus actuais colaboradores, bem como para as novas contratações.

Passo 1. Estenda o tapete vermelho.

Seu novo funcionário está fora do processo de entrevista e negociação, e você quer que a energia positiva e a excitação continuem. O seu manual do empregado é um dos primeiros encontros chave que eles terão consigo no local, e as primeiras impressões contam. Desde o design e texto, até às páginas de abertura, você quer fazer com que o seu recruta se sinta em casa. Comece com a verve e a paixão do seu negócio. Abra com a sua visão, missão e valores centrais. Explique o tipo de negócio que você quer operar e como seus funcionários desempenham um papel fundamental nessa história, e deixe-os conhecê-lo antes de cair no labirinto que é seu legalês.

Para ajudar a guiar seu pensamento, veja exemplos de empresas que comunicam seus valores essenciais de uma maneira que seja stand-out.

Passo 2. Mergulhe nas políticas e procedimentos.

Próximo, você quer entrar na carne do manual. Ao incluir todos os componentes como descrito na seção anterior, considere a criação de exemplos ilustrados, para que os funcionários possam ganhar contexto e clareza. Talvez você queira visualizar elementos do manual com gráficos, quadrinhos, fotos ou ilustrações. Seja criativo com a forma como representa a informação. Vamos mergulhar em exemplos em breve.

Passo 3. Revise seu manual com os principais interessados.

Certifique-se de ter profissionais treinados na forma de representantes ou consultores de Recursos Humanos, assim como advogados de emprego, que estão a par das últimas leis federais, locais e estaduais. Vale a pena que eles examinem o seu documento para garantir que você não só tenha articulado as informações claramente, mas também que você não está se abrindo a incertezas, interpretações errôneas ou responsabilidade direta. Passar o tempo agora para que o seu material seja devidamente examinado, pagará dividendos no caminho.

Passo 4. Desenhe e distribua.

As opções são ilimitadas. Você pode mantê-lo simples com um documento processado por palavras que você entrega aos novos funcionários como parte do seu processo de integração, ou você pode projetar algo visual e especial que pode ser entregue pessoalmente e acessado online. É realmente uma questão de recursos, marca e orçamento. A chave aqui é dar aos funcionários toda a informação que eles precisam para ter sucesso no seu negócio. Embalagem e design podem aumentar a emoção e criar mais sentimentos de lealdade ao seu negócio como uma marca viva e respirável.

Passo 5. Faça actualizações regulares.

Oiça os seus funcionários, colegas, pessoal de RH e advogados durante todo o ano. Nosso mundo está mudando continuamente – há novas tecnologias no mercado todos os dias – por isso é importante garantir que seu manual acompanhe as tendências e os tempos. Considere revisá-lo pelo menos uma vez por ano e fazer atualizações de material quando necessário.

Recursos que você pode usar se você ficar preso

Aqui estão disponíveis vários modelos de manuais de funcionários online:

• Modelo da Federação Nacional de Empresas Independentes (NFIB)
• Modelo do Conselho Nacional de Associações sem fins lucrativos
• Modelo do RocketLawyer
• Modelo só para funcionários

Para obter mais informações sobre o que incluir no seu manual, consulte:

• Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM). Eles oferecem aos seus membros um modelo gratuito de manual do funcionário, assim como opções personalizadas por uma taxa.
• Departamento do Trabalho dos EUA. Familiarize-se com as leis sobre igualdade de oportunidades de emprego, licença familiar e médica, etc. Você também quer pesquisar leis a nível estadual para ter certeza de que está em conformidade.
• Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA). Eles oferecem informações sobre as responsabilidades do empregador para proporcionar um local de trabalho seguro.

Como criar um manual que os seus funcionários vão querer ler

Os manuais dos funcionários têm um mau rap. Eles são frequentemente descritos como a derradeira cura para a insônia – uma pilha de páginas escritas em legalês seco que só parecem catalogar problemas anteriores do local de trabalho ou assustar os recrutas na submissão. Eles não são necessariamente uma leitura noturna rebitada.

No entanto, o seu guia não precisa ser um manual de treinamento chato ou servir como um flashback para o 1984 de George Orwell. Lembre-se de que está a criar um plano de como as pessoas devem operar dentro do seu pequeno negócio. Da sua cultura, crenças e valores às políticas do dia-a-dia que ajudam a garantir que todos tenham um ambiente de trabalho justo, seguro e agradável, os funcionários devem se sentir envolvidos e ansiosos para começar o seu dia.

Aqui estão seis hacks para que seus funcionários fiquem viciados no seu virador de página da página um.

1. Abra com a sua visão, missão e valores.

Configure o palco para os seus funcionários participarem do quadro geral do seu negócio. Ajude seus funcionários a sentir que eles fazem parte de algo maior do que sua folha de tempos.

2. Fale como um humano.

Nada faz as pessoas adormecerem mais rápido do que o jargão. Seja positivo, animado e conversador. Lembra-te, isto não é um contra-ataque contra os erros do passado e contra os empregados. O seu manual é um guia para o seu negócio colocar o seu melhor pé para a frente. Você ainda pode ser profissional sem usar linguagem chata ou rígida.

3. Jogue suas regalias.

As pessoas adoram se gabar de suas regalias de trabalho legal. Considere carregar a página de benefícios com as suas regalias, ou você pode mostrar imagens ao longo do manual (e até mesmo o seu local de trabalho!) que mostram funcionários felizes imersos na sua cultura.

4. Considere embalagem e apresentação.

Na secção anterior, falamos sobre como você poderia criar o seu manual. Se você tem um pouco de orçamento e alguma criatividade, você pode se divertir com um documento que é conhecido por ser seco. Por exemplo, Education First (EF) tem um manual encantador, caprichoso e ilustrado que foca o espírito de equipe e a eliminação da burocracia e hierarquia.

Em outras palavras, pense criativamente na criação de um manual do funcionário que não só informará seus funcionários, mas também os seduzirá a ler o manual e os ajudará a se sentirem bem ao escolherem você como seu empregador. Valve Software comunica seus valores através de visuais atrevidos, focando no trabalho duro e mantendo o senso de humor.

E fale sobre a prática do que eles pregam: Trello criou o seu manual do empregado na sua plataforma tecnológica. Ou talvez você possa pegar emprestado do playbook simplificado da Netflix. Eles não têm gráficos extravagantes e interativos, mas o manual deles delineia seus valores e políticas em conversação, ou seja, sem necessidade de tradução.

5. Seja inteligente com formatos.

Por causa da internet, as pessoas estão acostumadas a ser bombardeadas por grandes quantidades de informação todos os dias. Como resultado, elas se treinaram para ler documentos como um artigo online onde há cabeçalhos de seção, pausas, balas e brevidade. Enormes pedaços de texto são esmagadores, por isso torne o seu manual palatável até ao olho do escumalha. Ironicamente, os funcionários vão ler mais se você lhes der algum espaço visual para respirar.

6. Seja justo e consistente.

Isso pode parecer óbvio, mas pratique o que você prega. Viva a cultura e o sistema de crenças que você descreveu. Trate todos os funcionários igualmente com compaixão e justiça e, mais importante, seja consistente em todas as suas ações.

Criar e compartilhar o seu manual do funcionário é um dos vários passos essenciais no processo geral de contratação. Desde determinar quando você precisa fazer uma nova contratação até projetar o processo de contratação, compreender as implicações das ações que você toma durante o processo de contratação é um grande investimento no sucesso futuro da sua pequena empresa.

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