O Guia Supremo para a Tomada de Decisão em Grupo – Técnicas, Ferramentas e Estratégias

“A sabedoria das multidões”

“Nenhum homem é uma ilha”.

“São precisas duas pedras para fazer uma fogueira.”

Quando se trata de citações inspiradoras, trabalhar juntos é um tópico bastante popular – e por uma boa razão.

Das Sete Maravilhas do Mundo à banda larga de fibra óptica super-rápida, muitas das maiores realizações da humanidade não foram o trabalho de uma única pessoa sozinha, mas de toda uma equipa a trabalhar em conjunto para um objectivo comum.

Então, embora nem sempre seja fácil tomar decisões em grupo, você realmente não pode discutir com os resultados.

E se você está procurando maneiras de sobrecarregar sua equipe de trabalho, e melhorar a tomada de decisões em grupo, você veio ao lugar certo.

Porque com as técnicas, ferramentas e estratégias apropriadas em sua caixa de ferramentas figurativas, você pode transformar uma sala de colegas em uma máquina de tomada de decisão bem oleada. Continue lendo, para encontrar tudo isso, e mais, em nosso guia final para a tomada de decisão em grupo.

O segredo para a tomada de decisão em grupo – começa por ser uma grande equipe

Conjuntando uma equipe que funciona bem é muito mais do que simplesmente jogar as pessoas em uma sala e esperar pelo melhor.

É muito mais, de facto, que bibliotecas inteiras foram escritas sobre o tema da composição da equipa – com alguns livros mais úteis do que outros. Se você está procurando construir uma equipe eficaz, faz sentido receber conselhos dos especialistas.

E eles não vêm muito mais peritos do que J. Richard Hackman, o Professor Cahners-Rabb de Psicologia Social e Organizacional da Universidade de Harvard.

No seu livro de 2002, Leading Teams: Preparando o palco para grandes desempenhos, Hackman apresentou cinco condições específicas necessárias para que o trabalho em equipe fosse mais eficaz:

1. A sua equipa deve ser “real”. Hackman sugere que, para que uma equipa funcione no seu melhor, tem de ser “real”. Em termos simples, ele se refere à idéia de que a equipe deve ter um líder claramente definido, um núcleo de membros imutável e um propósito compartilhado. Esta definição incutirá confiança nos indivíduos da equipe e assegurará que todos tenham um senso compartilhado de responsabilidade.

2. Sua equipe precisa de uma direção convincente. Não importa quão eficiente seja uma equipe, todo esse esforço é meio inútil se ela estiver focada na direção errada. Por esta razão, Hackman sugere que equipes eficazes devem ser todas cristalinas no objetivo singular que compartilham – e estar ativamente empurrando em direção a esse objetivo juntos.

3. Sua equipe requer uma estrutura capacitadora. Assim como em muitos empreendimentos na vida, alcançar o sucesso como uma equipe requer estrutura. Mais especificamente, requer uma estrutura que habilite cada um dos membros a fazer o seu trabalho da forma que eles consideram mais eficaz.

4. A sua equipe precisa de uma organização de apoio. Não existe uma equipe profissional dentro de um vácuo. A organização dentro da qual a equipe existe precisa apoiar as metas da equipe para que ela atinja seus objetivos. Isto pode incluir sistemas de recompensa ou preocupações infra-estruturais como o fornecimento do hardware e software necessários.

5. A sua equipa precisa de um coaching especializado. Mesmo os melhores funcionários são muitas vezes mais confortáveis e competentes quando trabalham sozinhos. Portanto, parte da experiência da equipe é entender como melhor trabalhar com os outros – e o coaching é geralmente essencial para conseguir isso. Assim como as maiores estrelas do desporto mundial têm todos treinadores, também as melhores equipas têm. “No man is an island”, afinal de contas.

Hackman’s five conditions for team building are a solid foundation on which you can create your team, too. Mas, é claro, este é apenas o primeiro passo – isto é apenas o trabalho de base. Uma vez que você tenha uma equipe funcional que possa trabalhar de forma otimizada, você precisará colocá-los para trabalhar de fato. E para isso, eles precisarão começar a tomar algumas decisões.

Se você quiser aprender mais sobre como obter o melhor da sua equipe, confira nossos artigos sobre objetivos de carreira, como contratar o gerente de produto certo, e o que faz um bom gerente.

Então, agora que nossa equipe de crack está reunida, vamos ver como fazê-los trabalhar no seu melhor…

5 das melhores técnicas de tomada de decisão em grupo

Agora que cobrimos os fundamentos, é hora de levar as coisas um passo adiante.

Técnicas de tomada de decisão em grupo podem fornecer a tão necessária estrutura que as equipes precisam para colocar seus egos de lado e focar na decisão certa para a organização.

Mas qual técnica é certa para você dependerá da dinâmica de sua equipe e, até certo ponto, o que você está tentando alcançar também – é por isso que é importante tentar todas elas até que você encontre o ajuste perfeito para você e seus colegas de equipe.

Estas técnicas não vão deixá-lo com um resultado final, (que vem um pouco mais tarde), mas sim representam a mecânica do processo de decisão + tomada de decisão.

Em resumo, estas técnicas de tomada de decisão permitem aos membros da equipa explorar um problema de todos os ângulos de uma forma que funcione para eles.

Cada membro da equipa é um indivíduo, afinal, e olhar para o problema de forma diferente pode ajudar a todos a tomar uma decisão mais facilmente. Além disso, os resultados objectivos que algumas destas técnicas de tomada de decisão proporcionam (como a pontuação ponderada, por exemplo) podem ser usados como justificação ao partilhar as decisões da sua equipa em todo o negócio.

Naturalmente, a técnica mais eficaz pode mudar de projecto para projecto (e de equipa para equipa), mas não se preocupe – há muito por onde escolher. Na verdade, nós escolhemos 5 dos nossos favoritos para ajudar você a chegar ao início:

1. O Método Delphi

Tão conhecido como “convergência iterativa”, o Método Delphi é uma técnica que conta com a experiência de um grupo ou equipe para ajudar a chegar a decisões complexas.

O conceito subjacente ao Método Delphi é que um grupo de especialistas num tópico será capaz de chegar a uma decisão de grupo muito mais eficaz do que um grupo com apenas conhecimentos básicos.

Então, como funciona? Bem, o Método Delphi acontece como uma série de “rodadas”. Durante cada rodada, os especialistas individuais responderão perguntas relacionadas à decisão em questão. Após a rodada, um facilitador pegará as respostas e as compilará, depois as lerá anonimamente para o grupo. A próxima rodada então acontece à luz das novas informações provenientes dos outros especialistas.

Essencialmente, este é um processo de refinamento de informações até que somente os mais puros detalhes centrais, ou opções de decisão, permaneçam. Quando se pensa desta forma, o nome “convergência iterativa” de repente faz muito mais sentido.

2. Brainstorming

Se a técnica anterior era um pouco estruturada demais para você, que tal algo mais freeform? Provavelmente você já se envolveu com essa técnica, mas o brainstorming ainda é tão popular como sempre quando se trata de tomada de decisão em grupo.

Porquê?

Bem, para começar: o brainstorming proporciona um ambiente muito aberto e desinibido para expressar ideias, e esta atmosfera liberal pode ajudar a criatividade e o engenho a sobressair. Mas estamos nos adiantando – comecemos pelo básico.

Em resumo, o brainstorming é uma técnica de tomada de decisão em grupo na qual cada membro de um grupo é encorajado a produzir toda e qualquer idéia que venha à mente – não importa o quão selvagem ou louco eles possam ser. Popularizado no livro Applied Imagination de Alex F Osborn de 1967, o conceito de brainstorming é algo ainda em rotação regular nos locais de trabalho em todo o mundo.

Porque o brainstorming geralmente ocorre como uma sessão de brainstorming livre, geralmente há poucas (se alguma) limitações no processo. Isto pode significar que algumas ideias podem ser um pouco exageradas, mas também pode significar que as soluções out-of-the-box se tornam subitamente uma possibilidade real.

3. A Técnica de Grupo Nominal

Também conhecida pela sua sigla NGT, a Técnica de Grupo Nominal é essencialmente uma forma mais estruturada de brainstorming. O conceito é projetado para encorajar a todos a darem suas opiniões e idéias honestas sem se conterem, mas também para introduzir uma etapa de moderação pela qual o resto da equipe discute e prioriza cada idéia abertamente.

Talvez a melhor maneira de explicar a NGT seja caminhando através do que uma sessão típica pode parecer. Vamos imaginar que você e sua equipe têm um problema a resolver e o brainstorming sozinho não vai acabar com isso. Aqui está como a NGT pode ajudar:

1. Primeiro, o problema em questão deve ser claramente declarado para que todos no grupo o entendam.

2. Apenas como um brainstorm, cada membro da equipe deve pegar o que quer que apareça em sua mente e escrevê-lo. Novamente, assim como um brainstorming, não há limites aqui.

3. Cada membro da equipe lê em voz alta uma de suas idéias e o líder da sessão a escreve no quadro branco. Crucialmente, nenhuma discussão das ideias é permitida neste ponto.

4. Após todos os membros terem contribuído com ideias, a equipa discutirá cada uma delas em conjunto. Se todos concordarem, as idéias podem ser retiradas da lista, ou a redação pode ser alterada.

5. Eventualmente, a equipe deve ficar com uma refinada lista de soluções com as quais todos concordam.

4. Ranking

A opção democrática na vida é frequentemente a forma mais justa de fazer as coisas, e o mesmo pode certamente ser dito para a tomada de decisões em grupo.

Apenas como decidir qual o sabor das batatas fritas para comer fora do pacote primeiro, priorizar e colocar itens em ordem é algo que vem naturalmente para nós como seres humanos. Nós podemos alavancar esse instinto ao tomar decisões de grupo para refinar nossa lista de soluções.

Então, como você classifica suas opções ao tomar decisões de grupo? O primeiro passo é simplesmente fazer com que cada membro da equipe veja o que está disponível, e então – em particular – faça sua própria lista de classificação de todos eles. Isto pode ser de 1-10, de A a Z, o que funcionar para si. Feito isso, as listas podem ser submetidas e uma média de cada um dos ‘votos’ pode ser tomada para cada item.

Daqui, é uma questão de matemática bastante simples para derivar qual dos itens da sua lista de soluções é o mais popular entre o grupo.

5. Weighted Scoring

Aqui está uma técnica de tomada de decisão que está muito perto do nosso coração no airfocus (tão perto, na verdade, que temos um guia inteiro dedicado a ela): a pontuação ponderada.

Tentativa para utilização em cenários em que a sua equipa tem muitas soluções potenciais diferentes mas sem critérios claros para as cortar e cortar em cubos, o modelo de pontuação ponderada baseia-se na ideia de que algumas soluções ou ideias podem ser mais críticas para o negócio (ou mais arriscadas) do que outras.

Ao aplicar este sistema ao seu processo de tomada de decisão, você e sua equipe devem avaliar cada item da sua lista e atribuir critérios como Valor do Negócio, Custos e Riscos. A cada um desses critérios deve ser atribuída uma pontuação baseada na ponderação do item. Por exemplo, um item com uma pontuação alta para o valor do negócio e uma pontuação baixa para o risco seria provavelmente um item de prioridade muito alta.

Após ter efectuado a pontuação ponderada para cada item da lista da sua equipa, poderá totalizar as pontuações e tomar uma decisão muito mais informada – como uma equipa – sobre qual deles deve concentrar-se primeiro.

4 ferramentas essenciais para a tomada de decisão em grupo

Aven quando as melhores equipas do mundo têm as melhores técnicas do mundo, a tomada de decisão pode não fluir suavemente – não sem as ferramentas certas.

Ás vezes estas ferramentas são tão simples como um quadro branco, um marcador de limpeza a seco e alguns computadores portáteis, mas também há muitas ferramentas teóricas e diagramáticas que podem ajudar no processo de tomada de decisão. Ao contrário das técnicas que discutimos acima, estas ferramentas são mais sobre a visualização do problema de uma forma que facilita a tomada de decisão.

De facto, em muitos casos, é uma boa ideia utilizar uma ou mais destas ferramentas como parte das técnicas de tomada de decisão de grupo acima descritas.

As ferramentas de tomada de decisão não precisam de ser complexas, mas precisam de simplificar o processo de tomada de decisão de uma forma que facilite a tomada de decisões consensuais. Estes são 4 dos nossos favoritos:

Votação por pontos pegajosos

Por vezes as ferramentas mais simples são realmente as melhores – e não fica muito mais simples do que a votação por pontos pegajosos.

Como é que funciona? É canja: simplesmente liste todos os seus pontos de discussão em um quadro branco ou parede (notas adesivas são muito úteis aqui), depois distribua um conjunto de pequenos pontos adesivos.

Neste ponto, você pode explicar à sua equipe que cada ponto pegajoso representa um voto de aprovação para um item ou solução específica. Então tudo que eles precisam fazer é subir e enfiar o ponto no ponto relevante.

Após todos na equipe terem tomado tempo para colocar o ponto pegajoso na parede, todos vocês podem dar um passo atrás para rever.

O que você estará realmente olhando é um mapa rudimentar do calor: onde quer que a maior concentração de pontos pegajosos seja provavelmente onde você deve começar sua tomada de decisão. A partir daqui, você pode enxaguar e repetir quantas vezes quiser até que sua lista de tarefas seja 100% priorizada.

(Ou até você ficar sem pontos pegajosos – o que vier primeiro!)

A Árvore de Decisão

Antes de sua equipe tomar uma decisão, um dos passos mais importantes é tentar prever o resultado dessas decisões.

É para este propósito preciso que a árvore de decisão foi criada: é uma forma altamente visual, e muito intuitiva, de prever como certas decisões irão resultar. Ao contrário de um mapa mental, uma árvore de decisão é uma ferramenta não-linear.

Isto significa que você pode tomar múltiplas decisões potenciais e executá-las em cada passo da árvore para ajudá-lo a decidir se é a escolha certa ou não.

Árvores de decisão são bastante interessantes do ponto de vista do design porque elas essencialmente espelham o próprio processo de pensamento do cérebro ao tomar decisões.

Simplesmente colocado, uma árvore de decisão começa com uma única questão mesmo no topo ou no fundo da página – pense nisto como a raiz.

Daqui, os nós são adicionados abaixo da raiz com perguntas binárias que desafiam suas suposições ou fazem sugestões alternativas.

É fácil ver como, depois de alguns ramos que levam a alguns nós, você pode rapidamente desenvolver um diagrama parecido com uma árvore.

Quando cada um desses ramos chega à sua conclusão natural, geralmente através de vários nós, o nó final é conhecido como uma folha. Uma única cadeia desde a semente até a folha é conhecida como uma regra.

Phew! Se você não é muito de horticultor, não se preocupe – árvores de decisão são muito mais fáceis de entender no papel e podem ser uma ferramenta poderosa quando se trata de ajudar sua equipe a tomar decisões lógicas, baseadas em fatos juntos.

A ferramenta Airfocus Priority Poker

Obviamente, não poderíamos deixar a discussão de priorização passar sem mencionar a nossa própria ferramenta de tomada de decisão em grupo: Prioridade de Póquer. Especialmente desde que lançamos recentemente a V2 da ferramenta Priority Poker.

Esta ferramenta – exclusiva para airfocus – é uma forma divertida e eficaz de permitir a tomada de decisões em grupo.

Como funciona, e como pode ajudar? É fácil. Basta clicar na funcionalidade Priority Poker, para colocar a mesa.

Após todas as opções estarem lá fora para serem votadas, os membros da equipa pontuam anonimamente cada ideia ou solução da lista ou do backlog.

Pode pedir aos jogadores para votar através de métricas chave, tais como valor, custo, risco, etc., para obter uma imagem holística de quais ideias merecem ser seguidas, e quais o grupo decidiu deixar para trás.

Depois de todos terem feito a sua pontuação, você verá um resumo prático do que a sua equipe realmente pensa ser importante. Melhor ainda, você pode aplicar estes rankings ao seu roadmap direto do jogo – útil, certo?

A Análise de Pareto

Você provavelmente já ouviu falar deste pelo seu nome mais comum: a regra 80/20.

O que você provavelmente não sabia é que ele data de 1896, quando ele apareceu pela primeira vez no livro Cours d’economie politique do economista italiano Vilfredo Pareto.

Como é que isso o ajuda a tomar decisões?

Bem, a regra diz simplesmente que 80% dos benefícios de um projecto vêm normalmente de 20% do seu esforço. A realização de uma análise de Pareto permite à sua equipe identificar melhor onde estão esses 20% e usar essa informação para melhor priorizar as soluções.

Este processo é particularmente útil quando sua equipe está tomando decisões baseadas no feedback do cliente, como erros e relatórios de bugs. Você pode simplesmente totalizar o número de vezes que cada problema individual é relatado, depois traduzir esses relatórios em uma porcentagem e plotá-los em um gráfico.

Finalmente, basta traçar uma linha reta para cruzar a 80% da contagem e o foco que sua equipe deve provavelmente decidir tomar de repente ficará muito claro.

Como tomar uma decisão final (como um grupo)

Neste ponto, nós cobrimos a composição da equipe, algumas técnicas úteis para ajudar essa equipe a tomar essas decisões, e algumas ferramentas que eles podem alavancar para facilitar o processo. Mas uma questão crucial permanece: como saberemos quando uma decisão foi tomada?

E se o resultado dessas ferramentas e técnicas de tomada de decisão em grupo deixar algumas grandes opções sobre a mesa: qual delas você escolherá?

Apenas como uma sala de júri, sua equipe também terá que chegar a um acordo sobre uma estratégia de tomada de decisão que produza esse resultado final.

Tendo isso em mente, aqui estão as estratégias mais comuns de tomada de decisão em grupo que sua equipe poderia escolher:

• Decisão unânime. Este é o padrão de ouro absoluto na tomada de decisões em grupo. Se você puder encontrar uma maneira de fazer com que cada membro de uma equipe chegue à mesma decisão, isso realmente reforça o peso da decisão. Isso nem sempre acontece assim, é claro. Por isso existem outras opções…

• Consenso. Tal como o mundo obscuro da política, as decisões empresariais nem sempre são a preto e branco. Por causa disso, às vezes você vai achar impossível para cada membro da equipe concordar com um resultado. Usando o método da maioria democrática, não há necessidade de perder tempo tentando convencer aqueles que discordam, porque o resultado escolhido é aquele que a maioria da equipe seleciona. Aqueles que discordam devem, no entanto, concordar em aceitar a decisão final para alcançar um consenso.

• A Decisão Executiva. Não há como evitar: às vezes, cabe apenas a uma pessoa (geralmente o líder de um grupo) tomar uma decisão final. Neste caso, a pessoa escolhida ouvirá todos os lados da discussão, analisará as informações fornecidas pelas ferramentas de decisão do grupo e fará uma chamada de julgamento. É certamente uma maneira mais autocrática de fazer as coisas, mas se você pensar sobre isso, esta é a quantidade de decisões de negócios tomadas hoje.

Pronto para tomar melhores decisões de grupo?

É fácil descartar a tomada de decisões em grupo como algo difícil e, ocasionalmente, frustrante. Mas, se você alavancar as técnicas, ferramentas e estratégias que compartilhamos neste guia, você pode achar uma experiência verdadeiramente gratificante.

Você deve agora ter tudo o que precisa para sair por aí e construir uma equipe de quebra de metas, de nomes e de resolução de problemas para enfrentar quase todos os desafios de negócios (e explicar exatamente como eles fizeram isso).

E não se esqueça: airfocus é a ferramenta ideal para mantê-los todos alinhados e puxando na mesma direção.

Tente hoje e descubra o que você (e sua equipe) poderia realmente alcançar.