>
➔Free 30-day WBS Software Trial
O Dicionário PEP é um dos três componentes que compõem a linha de base do escopo: 1) a Declaração de Escopo, 2) a Estrutura de Discriminação do Trabalho e 3) o Dicionário PEP. Sem um Dicionário PEP, o projeto não tem uma linha de base completa e não pode medir ou monitorar o desempenho do escopo.
>
Modelo do Dicionário PEP
>222222>>222222>>>222222>>
| No. | Item | Descrição | ||||
| 1 | Código PEP | Introduzir o Título PEP e identificá-lo como um Pacote de Trabalho, Planejamento e/ou Conta de Controle. | ||||
| 2 | Responsável Organização/ Indivíduo | Digite o nome da única organização, grupo ou indivíduo ao qual foi atribuída a responsabilidade exclusiva para garantir que o Pacote de Trabalho seja completado. Incluir informações de contato. | ||||
| 3 | Descrição | Definir limites do Pacote de Trabalho. Enquadre o conteúdo do escopo de forma que fique claro qual escopo é incluído e excluído. Se for um Pacote de Planejamento, descreva o escopo conhecido e desconhecido. | ||||
| 4 | Deliverables | Identificar o produto, serviço ou resultados criados quando todo o trabalho neste Pacote de Trabalho estiver completo. Inclua qualquer entrega intermediária crítica. | ||||
| 5 | Critérios de aceitação | Descreva os requisitos funcionais e físicos a fim de atender às expectativas do cliente e aos requisitos de qualidade. Incluir quaisquer aprovações únicas necessárias para aceitação. | ||||
| 6 | Orçamento | Designar o orçamento para este Pacote de Trabalho, mais quaisquer informações e suposições de recursos críticos. | ||||
| 7 | Milestones | Lista quaisquer datas de início, datas de fim, marcos intermediários, interdependências, restrições e qualquer suposição para os resultados. | ||||
| 8 | Riscos | Inclua quaisquer ameaças e oportunidades conhecidas com estratégias de resposta. | ||||
| 9 | Informação adicional | Descrever qualquer informação adicional, tais como referências, pacotes de trabalho relacionados, etc. | ||||
| 10 | Aprovações: | Data: | Rev: | |||
O Dicionário PEP é o documento formal do projeto que fornece descrições detalhadas de informações-chave para todos os Elementos do Plano da Estrutura do Projeto e deve estar de acordo com a Regra de 100%. A regra 100% exige que o PEP capture 100% do escopo do projeto. No entanto, como os títulos dos elementos PEP são apenas uma ou duas palavras, é impossível confirmar usando apenas o PEP que esta regra foi cumprida. O Dicionário PEP é o documento do projeto que descreve o trabalho em cada Elemento, de modo que a equipe do projeto seja capaz de planejar e executar 100% do escopo.
Muitas referências descrevem o Dicionário PEP como uma ferramenta de descrição de Pacotes de Trabalho. Os Pacotes de Trabalho são definidos como os Elementos mais baixos em cada Leg do PEP. Embora essa afirmação seja verdadeira, o Dicionário PEP descreve realmente cada Elemento do PEP. O Dicionário PEP é criado em um formato hierárquico, exatamente como o Plano da estrutura do projeto. As descrições dos elementos de nível 1 devem ser criadas primeiro para entender seus limites e assegurar o alinhamento com os elementos de nível inferior. Esta é a melhor maneira de garantir que a regra de 100% está sendo seguida.
Como criar um Dicionário PEP
Após a aprovação do Plano da estrutura do projeto, o Dicionário PEP pode ser criado. A criação do Dicionário PEP é liderada pelo Gerente do Projeto e desenvolvida por membros da equipe do projeto que são Especialistas em Assuntos Temáticos (SME). A abordagem de desenvolvimento começa com os Elementos de Nível 1, prossegue para baixo em cada etapa e termina com os Pacotes de Trabalho. Esta abordagem hierárquica assegura que o trabalho dentro de cada Nível 1 permaneça alinhado e em conformidade com a Regra de 100%.
Ao criar o Dicionário PEP, é importante manter breve o conteúdo de cada Elemento. O propósito principal do Dicionário PEP é que os membros da equipe do projeto tenham uma compreensão clara do trabalho que está sendo realizado em todos os Elementos e particularmente nos Pacotes de Trabalho. Não se trata de uma reescrita da Declaração de Âmbito, de um Pacote de Autorização de Trabalho, de um Contrato ou Acordo, etc. É uma explicação concisa de tópicos importantes relacionados a cada Elemento. Uma boa maneira de garantir que este formato seja seguido é usar um modelo de Dicionário PEP enquanto segue estes passos:
- Montar a equipe do projeto e validar a regra de 100%
Montar a equipe do projeto PMEs e revisar a estrutura de decomposição do trabalho para validar a regra de 100%. Assegurar que todos compreendam a lógica e as suposições do PEP. Revisar o PEP baseado no feedback das PMEs.
- Criar Conteúdo do Elemento de Nível 1
Usando um modelo com os seguintes tópicos mínimos, criar o conteúdo para cada um dos Elementos PEP de Nível 1 (Veja Figura 1):
- Código ID e Título do PEP de Nível 1 – Identificá-lo como uma Conta de Controle se for um.
- Descrição – Definir os limites do Elemento e enquadrar o conteúdo do escopo para que fique claro qual escopo é incluído e excluído.
- Fornecimento(s) Primário(s) – O produto, serviço ou resultado criado quando todo o trabalho nesta Perna PEP estiver completo.
- Critérios de Aceitação – Requisitos funcionais e físicos que satisfaçam as expectativas do cliente.
- Orçamento Sumário – Orçamento para toda a Perna PEP, mais suposições.
- Milestones – Marco para o(s) Principal(is) Entregável(is). Incluir também quaisquer suposições, restrições e interdependências de programação com outros Elementos do Nível 1 do PEP
- Riscos-chave – Incluir quaisquer ameaças e oportunidades-chave com estratégias de resposta.
- Confirmar Elementos do Nível 1
Revolver ao Plano da estrutura do projeto e verificar se os Elementos do Nível 1 devem ser revisados com base no conteúdo recém-criado do Dicionário PEP. Confirmar se os Elementos de Nível 1 capturam 100% do escopo.
- Criar Conteúdo do Elemento Restante
Continuar criando conteúdo similar usando o mesmo modelo para os Elementos restantes até, mas não incluindo os Pacotes de Trabalho. Ajuste o conteúdo para refletir o respectivo Nível do Elemento; ou seja Nível 2, 3, etc.
- Criar Conteúdo do Pacote de Trabalho
Usando um template com os seguintes tópicos mínimos, criar o conteúdo para cada um dos Elementos do Pacote de Trabalho:
- Código ID Nível 1 do PEPB e Título – Identificá-lo como uma Conta de Controle se for um.
- Organização Responsável/Indivíduo – Esta é a única organização, grupo ou indivíduo a quem foi atribuída a responsabilidade exclusiva para garantir que o Pacote de Trabalho seja completado.
- Descrição – Definir limites do pacote de trabalho. Enquadre o conteúdo do escopo de forma que fique claro qual escopo é incluído e excluído. Se for um Pacote de Planejamento, descreva o escopo conhecido e desconhecido.
- Deliverables – O produto, serviço ou resultados criados quando todo o trabalho neste Pacote de Trabalho estiver concluído. Incluir quaisquer deliverables intermediários críticos.
- Critérios de Aceitação – Requisitos funcionais e físicos que atendam às expectativas do cliente. Inclua quaisquer aprovações únicas necessárias para aceitação.
- Orçamento – Orçamento para este Pacote de Trabalho, mais quaisquer informações e suposições de recursos críticos.
- Milestones – Data de início, data final, marcos intermediários, interdependências, restrições e quaisquer suposições.
- Riscos – Incluir quaisquer ameaças e oportunidades conhecidas com estratégias de resposta.
- Validar 100% da regra
Validar que o Dicionário captura adequadamente o escopo necessário para produzir o produto a ser entregue. Certifique-se de que o Dicionário PEP reflete 100% do escopo.
Figure 1 – Dicionário PEP Nível 1 Modelo
>
Como Usar um Dicionário PEP
>
Apenas como o Work Breakdown Structure, o Dicionário PEP é uma ferramenta de planejamento de escopo crítico. Ele também serve como base para preparar documentos de autorização de trabalho, cronogramas, estimativas de custos e linhas de base de monitorização e controle. Como mencionado várias vezes neste artigo, ele define o trabalho no Plano da estrutura do projeto. Ele contém informações mínimas essenciais para compreender os requisitos do projeto e atender a todos os critérios de aceitação dos produtos a serem entregues. Combinado com a declaração do escopo aprovado e o plano da estrutura do projeto, o dicionário PEP é o terceiro e último componente da linha de base do escopo. A linha de base é o documento do projeto usado para medir o desempenho do projeto. A linha de base do escopo é o plano formal que é comparado com os resultados reais para monitorar e controlar a execução do escopo.
Os documentos de autorização de trabalho são preparados com base nas informações do pacote de trabalho e usados para executar o trabalho. As informações do pacote de trabalho no Dicionário PEP fornecem os dados básicos necessários para os documentos de autorização de trabalho de criação, de modo que os fornecimentos satisfaçam os critérios de aceitação e possam ser transferidos para o cliente. A equipe do projeto deve consultar o Dicionário PEP durante toda a execução do projeto para garantir que os produtos a serem entregues atendam aos requisitos.
O Dicionário PEP também é o principal input para criar e monitorar atividades de programação e estimativas de custos. Os Pacotes de Trabalho em Decomposição criam atividades (Ver Figura 2). Essas atividades tornam-se as atividades que constroem um cronograma usando um formato de diagrama de Gantt (Consultar Figura 3). Uma vez que as atividades tenham sido carregadas com recursos, os cálculos de custos podem ser criados no nível de atividade e, em seguida, agregados através do Plano da estrutura do projeto ao longo de todo o projeto. Isto permite facilmente ao projeto monitorar e controlar os custos em qualquer elemento do PEP; um pacote de trabalho ou uma conta de controle.
Figure 2 – Decompondo Pacotes de Trabalho em Atividades
Figure 3 – Criando um Gráfico de Gantt diretamente das Atividades do Pacote de Trabalho