Como é um processo de entrada tipicamente?
Mais frequentemente do que não, um processo de entrada para um projeto começa quando alguém envia um e-mail e diz: “Eu preciso que você faça isso”. É importante percorrer as etapas do processo de recebimento do projeto porque o gerenciamento de tudo fora da sua caixa de entrada não é escalonado, e não é eficaz ou eficiente. Usar ferramentas e metodologias de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerenciar as solicitações do projeto e seu processo de entrada de projetos de forma mais eficaz.
O maior problema que a maioria dos departamentos tem hoje com os processos de entrada é que eles não têm consistência em todos os fluxos de trabalho. Seja em projetos internos ou trabalhando com fornecedores externos, muitas vezes há pouca consistência em como eles recebem as informações para iniciar o processo de início do projeto.
Criar um processo de entrada que realmente funciona
Se a sua organização é como as anteriores, então há muitas maneiras que o trabalho chega até você agora. O primeiro passo no gerenciamento dessas solicitações de projeto é criar um processo de entrada que realmente funcione.
Desenvolver um formulário de solicitação de projeto
Trabalhar com sua equipe para determinar quais informações são necessárias ao submeter uma solicitação de projeto em seu sistema de entrada. Perguntas comuns incluem:
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Qual é o pedido?
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Onde será usado?
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Quando é devido?
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Quais são os requisitos do projeto?
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Como beneficia o negócio?
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Ler mais sobre a criação de um formulário de solicitação de projeto
Designar um local de submissão de solicitação
O próximo passo na criação de um processo de admissão é designar um local central para todas as solicitações de projeto que chegam à sua equipe. O maior benefício de fazer isso é a visibilidade. Você será capaz de ver claramente as solicitações enviadas e as datas de vencimento ao lado do trabalho em andamento.
Pode ser tão simples quanto criar um endereço de e-mail de entrada para todas as solicitações de projeto recebidas para que todas as solicitações de projeto que chegam à sua organização vão para um único local. Por exemplo, , e todas as solicitações de e-mail estarão disponíveis lá.
Or, você pode escolher usar um documento compartilhado através do Google ou Dropbox.
No entanto, a melhor solução é aproveitar um software de gerenciamento de projetos para manter todo o trabalho centralizado, garantir que os campos de requisição de projetos estejam sendo preenchidos e mover facilmente as requisições para tarefas.
Designar quem é responsável pela entrada
Próximo, você precisa escolher o indivíduo dentro da sua organização que vai verificar o local de entrada centralizada. Suficientemente simples. Então, configure o local de entrada preferido para que as pessoas que precisam ser notificadas quando um pedido de projeto é submetido sejam notificadas.
Formalizar o processo
Você pode ter todos os processos no local, mas se ninguém souber sobre eles, é como não ter nenhum processo de entrada.
Se você formalizar não apenas a tecnologia do processo de admissão, mas também a estrutura real de como cada projeto vai começar e ser movido através da organização, então você tem muito mais responsabilidade e eventualmente, todos aprendem o sistema de admissão.
Para fazer isso, você pode precisar encontrar uma “rolha de dólar” na sua organização para evangelizar o processo de admissão. Esta é a pessoa que vai responsabilizar cada pessoa da equipe, de cima para baixo e da direita para a esquerda; todos vão ser responsabilizados pelo uso do sistema de entrada. Esta pessoa não tem necessariamente que ser um executivo ou um superior. Pode ser um executivo de contas, um gerente de projeto, um gerente de tráfego, ou a equipe como um todo.
O buck stopper do processo na sua organização será a pessoa que se levantará fisicamente e entrará no escritório de cada pessoa, dará a mão e mostrará como usar o processo de admissão corretamente, e depois insistirá para que o façam sempre assim.
Se você puder encontrar uma pessoa na sua organização, ou se você puder realmente sair e contratar essa pessoa na sua organização, você vai descobrir que a gestão do seu projeto funciona muito mais eficientemente.
A empresa é um componente chave para um processo de admissão bem sucedido. Se as pessoas estão enviando seus pedidos por e-mail e não estão usando o sistema de admissão, torna-se necessário dizer-lhes: “Eu não posso trabalhar nisto porque eu não vejo isso. Não está no sistema de gerenciamento de projetos”