Respostas rápidas Cerca de 1099 Formulários para Trabalhadores Independentes – ATUALIZADO para 2018

Existem várias variações do formulário 1099, por isso, simplesmente perguntar o que é um formulário 1099 não lhe dará a resposta que você possa estar procurando.

Como empresário americano, você provavelmente emitiu um formulário 1099-INT para alguns de seus funcionários ou um 1099-INT para rendimentos de juros que você pode receber do seu banco.

No entanto, para os fins de hoje, o artigo será limitado ao formulário 1099-MISC. Este é o formulário utilizado pelas pequenas empresas para reportar rendimentos diversos pagos a outros durante o ano.

Vejamos algumas perguntas e respostas comuns (actualizámos esta informação para 2018):

O que é um formulário 1099?

A Receita Federal (IRS) refere-se aos formulários 1099 como “retornos de informação”. Os formulários relatam diferentes tipos de rendimentos que os indivíduos recebem ao longo do ano. Isto inclui rendimentos de contratantes independentes, juros e dividendos, pagamentos governamentais, retiradas de uma conta de aposentadoria e 1099-C para cancelamentos de dívidas.

Isto também leva à pergunta, o que é um 1099 empregado? Simplificando, um empregado 1099 é um empreiteiro autônomo ou proprietário de empresa, em oposição a um de seus empregados.

Que tipo de renda eu relato em um formulário 1099?

O 1099-MISC deve ser usado para relatar pagamentos a trabalhadores independentes – não pagamentos a empregados. Para empregados, você usa o formulário W-2 em vez disso, para relatar renda de emprego que você lhes pagou.

Os trabalhadores independentes são tipicamente indivíduos independentes ou pequenas empresas de serviços que você contrata como contratantes independentes. Exemplos de trabalhadores independentes podem incluir um designer gráfico, desenvolvedor web, serviço de limpeza, escritor freelance, serviço de paisagismo ou corte de grama, moderador de fórum ou outro fornecedor independente. A chave é que o trabalhador independente é autônomo – e não seu empregado.

Você também usa o 1099-MISC para relatar pagamentos feitos a prestadores de serviços comerciais não-incorporados, advogados e sociedades.

Qual é o limite de $600?

Você é obrigado a preencher um formulário de relatório 1099-MISC para um trabalhador independente ou empresa não-incorporada se você pagou a esse trabalhador independente ou empresa $600 ou mais. Você soma todos os pagamentos feitos a um beneficiário durante o ano, e se o montante for $600 ou mais para o ano, você deve emitir um 1099 para esse beneficiário.

Se o montante que você pagou ao trabalhador totalizar menos de $600 para o ano fiscal, então você não é obrigado a emitir um formulário 1099.

Nota: existem regras especiais de limiar para declarar certos outros tipos de pagamentos, tais como pagamentos feitos a advogados, rendimentos de barcos de pesca, e vendas de bens de consumo para revenda. Você precisará consultar as instruções do formulário IRS 1099-MISC para obter detalhes sobre como relatar esses tipos de pagamentos. Para fins deste artigo, estamos falando apenas de pagamentos a trabalhadores independentes ou prestadores de serviços comerciais não incorporados.

Quando o formulário 1099-MISC tem que ser emitido?

Existem duas datas importantes a serem lembradas. Uma é a data para enviar o formulário 1099 para o trabalhador. A outra é a data para o relatório para o IRS.

A. Mailing form 1099 to the worker

Janeiro 31, 2019, é a data limite para o fornecimento dos formulários 1099-MISC a contratantes independentes e prestadores de serviços a quem você pagou dinheiro durante 2018. Envie uma cópia do formulário 1099 ao trabalhador independente ou prestador de serviços até essa data.

Tip: marque esse prazo no seu calendário agora mesmo. Dessa forma é menos provável que você esqueça e tenha que embaralhar no último minuto.

Outra dica: é uma boa idéia verificar antecipadamente com cada beneficiário para ter certeza de que você tem o endereço atual do beneficiário. Isto irá poupar-lhe trabalho extra. Porquê? Porque o beneficiário entrará em contato com você se ele não receber o 1099 caso ele não seja encaminhado, e você só terá que emitir uma cópia de novo. O Correio não é tão rápido ou confiável quando se trata de encaminhar correio, como costumava ser.

Pode enviar o 1099 por e-mail? Todos os profissionais de impostos com quem conversamos se recusaram a ser apontados se o e-mail é suficiente para os destinatários. Note que o IRS usa a palavra “fornecer” em vez de “e-mail”. Entretanto, o IRS não define o que significa “fornecer”.

B. Reportando 1099s ao IRS

Março 2, 2019 é o prazo final para arquivar as informações 1099 com o IRS, se você arquivar por papel. Essa data é prorrogada até 31 de março de 2019 se você fizer o arquivamento eletrônico do 1099s.

Dependente da lei estadual, você também pode ter que arquivar o 1099-MISC com o estado. Greatland tem um excelente gráfico mostrando vários prazos da lei estadual.

(Nota: existem datas diferentes para certas outras categorias de pagamentos, tais como pagamentos a advogados. Consulte o formulário 1099-MISC instruções de datas para outras situações.)

Veja a imagem de exemplo abaixo de como preencher o formulário 1099-MISC.

Trabalhadores não norte-americanos: Eu preciso emitir um 1099 para um trabalhador estrangeiro?

Se você contrata um cidadão não americano que trabalha remotamente via Internet de outro país, geralmente falando, você não precisa registrar um 1099 para essa pessoa.

Por exemplo, digamos que você contrata um escritor freelancer que é cidadão brasileiro. O escritor freelance realiza todos os serviços (ou seja, escreve os artigos) fora dos EUA a partir da casa do escritor no Brasil, e ganha 900 dólares para o ano. Nesse caso, você provavelmente não precisa emitir um 1099 para esse trabalhador estrangeiro.

No entanto, se o trabalhador estrangeiro realizar qualquer trabalho dentro dos Estados Unidos, você precisaria registrar o 1099.

É sua responsabilidade verificar se o trabalhador (1) é de fato um não cidadão americano, e (2) realizou todo o trabalho fora dos Estados Unidos. Para esse fim, no futuro você pode querer que o trabalhador estrangeiro preencha, assine e devolva para você o formulário W-8BEN.

Amostra do formulário 1099 MISC preenchido

Corporações: Preciso emitir formulários 1099 para pagamentos feitos a empresas?

Não, em geral você não precisa emitir formulários 1099 para pagamentos feitos a uma empresa. Por exemplo, se você paga a uma corporação que, digamos, fornece serviços de Web design ou algum outro serviço comercial, você não precisa emitir um 1099.

Condição de que uma LLC ou companhia de responsabilidade limitada não é o mesmo que uma corporação. Em geral, espera-se que você envie formulários 1099-MISC para a maioria das LLCs de pequenas empresas.

(Como você pode dizer a diferença? Uma LLC geralmente tem as letras LLC ou Ltd. no final do nome da empresa. O nome de uma corporação normalmente termina em Inc. ou Corp. Entretanto, o beneficiário deve indicar o tipo de entidade que é quando preenche e lhe dá um formulário W-9 com antecedência – essa é a melhor maneira de dizer.)

Note, há algumas exceções limitadas à regra da corporação. Por exemplo, se o pagamento for para uma corporação por serviços legais, você deve relatar esses no 1099. As instruções 1099 do IRS descrevem as exceções.

PayPal e pagamentos com cartão de crédito: E se eu paguei meus trabalhadores independentes ou prestadores de serviços eletronicamente?

Se você pagou empresas não constituídas em sociedade ou trabalhadores independentes eletronicamente, como através do PayPal ou de um cartão de crédito, então você não é obrigado a emitir um 1099-MISC a esse beneficiário.

Em vez disso, a responsabilidade de relatar é do serviço eletrônico, que pode emitir um 1099-K. Entretanto, algumas pequenas empresas optam por enviar os formulários 1099-MISC de qualquer forma, com muita cautela.

Veja mais em nossa discussão: 1099-K versus 1099-MISC para pagamentos eletrônicos.

Pessoais: Eu preciso emitir 1099s para pagamentos feitos para fins pessoais?

Não. Você é obrigado a emitir relatórios 1099-MISC apenas para pagamentos feitos no curso do seu comércio ou negócio. (Se você administra uma organização sem fins lucrativos, isso é considerado um negócio para fins de 1099s.)

Vamos dizer que você paga a um paisagista que é um único proprietário para fazer corte de grama e mulching em sua casa, e isso não tem nada a ver com o seu negócio. Você não precisa emitir um 1099 para o paisagista, porque foi um pagamento pessoal.

Como eu emito os formulários 1099-MISC e onde eu os arquivo?

Como pagador, você preenche o formulário e envia uma cópia para o destinatário. Você arquiva o formulário no IRS, e também pode ter que arquivar com as autoridades fiscais estaduais.

Existem várias maneiras de fazer isso:

• Arquive tudo por conta própria. Você pode completar a papelada por conta própria, e enviá-la para os trabalhadores e para o IRS. Vários programas de software podem ajudar com partes do processo, incluindo QuickBooks, Sage, Xero e TurboTax.
• Use um serviço de arquivamento 1099-MISC. Se a idéia de navegar por todos os formulários por conta própria é muito complexa para você, considere pagar por um serviço de arquivamento. Por exemplo, a Intuit tem um serviço de arquivamento 1099 que você pode usar. Greatland também oferece um serviço de arquivamento 1099.
• Faça com que seu CPA ou preparador de impostos manuseie os formulários 1099 para você. Eles irão preencher os 1099s para que você possa enviar para os trabalhadores. Eles também fazem os arquivos junto ao IRS e às autoridades fiscais do estado em seu nome. Para aqueles que usam um CPA ou um preparador de impostos, esta é provavelmente a sua melhor opção. Na Small Business Trends, esta é a opção que usamos.

E se houver um erro no formulário 1099?

Um pagador que mais tarde descubra um erro deve reemitir um formulário 1099 corrigido para aquele pagador, e corrigir o arquivamento no IRS.

E se você for um pagador, não se esqueça de rever cada 1099 que receber contra seus próprios registros. Isto é por algumas razões:

• O pagador pode ter cometido um erro, tal como o valor errado. Se assim for, contacte o pagador e peça para que o formulário 1099-MISC seja corrigido e reemitido.
• A sua empresa pode ser vítima de fraude de identidade. Um ano aqui na Small Business Trends, recebemos um formulário 1099 de renda de afiliados que supostamente ganhamos da eBay Partners Network. No entanto, nunca fomos membros dessa rede e recebemos zero rendimentos da mesma. Alguém cometeu uma fraude contra o eBay ao usar o nosso nome e endereço como beneficiário (felizmente não conheciam o nosso TIN correcto). Enviamos uma carta certificada ao eBay, e também anexamos uma explicação à nossa declaração de impostos.

No caso de um erro, as instruções do IRS aos destinatários dizem: “Se este formulário estiver incorrecto ou tiver sido emitido por engano, contacte o pagador. Se você não conseguir corrigir este formulário, anexe uma explicação à sua declaração de impostos e informe seus rendimentos corretamente”

Existe uma penalidade por NÃO emitir um formulário 1099 MISC?

Sim. Para este efeito, fomos ao site da Turbo Tax. Ele tem uma declaração concisa sobre as penalidades, observando que a penalidade “varia de $30 a $100 por formulário ($500.000 no máximo por ano), dependendo de quanto tempo passado o prazo a empresa emite o formulário. Se uma empresa desconsiderar intencionalmente a exigência de fornecer uma declaração correta do recebedor do pagamento, está sujeita a uma penalidade mínima de $250 por declaração, sem limite máximo”

Na verdade, o IRS exige que você declare afirmativamente, sob pena de lei, se você cumpriu a exigência de 1099 arquivamento. A maioria das pequenas empresas preenchem um horário C como parte das suas próprias declarações de impostos. O Anexo C exige que você, como pagador, marque as caixas nas Linhas I e J, indicando:

• Se você fez “quaisquer pagamentos em 2018 que exigiriam que você preenchesse o(s) Formulário(s) 1099”; e
• Se você marcou a caixa para Sim, então “você fez ou vai fazer o preenchimento dos Formulários 1099”?

Tip: não ignore os preenchimentos 1099. Entre – agora!

E se eu recebi rendimentos diversos durante o ano e o pagador nunca me envia um formulário 1099?

Se você executou um trabalho como um contratante independente e ganhou pelo menos $600 de um pagador, esse pagador é obrigado a enviar-lhe um formulário 1099-MISC. Mas se você recebeu menos de $600 desse pagador – digamos que você recebeu $350 – não espere receber um formulário 1099.

Outra exceção: se você recebeu pagamentos por meios eletrônicos como cartão de crédito ou PayPal, o pagador não é obrigado a lhe enviar um 1099-MISC.

No entanto, digamos que você ganhou mais de $600 durante o ano. Você recebeu os pagamentos via cheque, e não eletronicamente. Mesmo assim, o pagador não envia os 1099 formulários. Ou digamos que você se mudou e esqueceu de dizer ao pagador, e assim você não recebe o 1099. Em tais situações, entre em contato com o pagador e peça que lhe enviem rapidamente o formulário ou uma cópia duplicada.

E lembre-se, você não está desculpado de informar sua renda, apenas porque você nunca recebeu um formulário 1099 (ou porque sua renda está abaixo do limite de $600). Não confie em receber 1099s para rastrear e declarar sua renda.

Averdade rastreie sua renda independentemente, e reconcilie seus registros bancários. E relate todas as receitas.

Se eu sou um autor, qual é a quantia de um 1099 para royalties de livros?

Exemplo: há um limite especial de dólares para royalties de livros: $10.

Os autores não devem ficar surpresos se receberem 1099s por quantias muito pequenas – bem abaixo de $600.

Exemplo: digamos que você publicou um livro no Amazon Kindle, e vendeu um punhado de livros durante o ano. Nesse caso, você pode receber um 1099 da Amazon por quantias como $12 ou $25 ou outras pequenas quantias.

Onde posso obter os formulários 1099-MISC?

O centro de informações 1099-MISC do IRS está aqui.

Ordem de formulários de impostos da Receita Federal está aqui. Ou, outro lugar intrigante é o FormSwift, que oferece um preenchimento online 1099 MISC.

O sistema de preenchimento electrónico gratuito do IRS para 1099s está aqui.

Apontadores finais: consulte sempre o seu consultor fiscal e as instruções do IRS 1099!

Aviso de responsabilidade: As informações contidas neste artigo são para fins educativos gerais, não para aconselhamento fiscal. Embora nos esforcemos para ser precisos, só podemos falar em generalidades aqui. O código fiscal acabou de se tornar demasiado complexo para cobrir este tópico em 2.000 palavras.

Existem muitas excepções às regras, e factos individuais podem fazer a diferença. Leia sempre atentamente as instruções do IRS para o formulário 1099. E consulte o seu próprio consultor fiscal para conselhos específicos para a sua situação.