Seis dicas para usar grupos de planilhas do Excel de maneira fácil (mas incomum)

Excel permite selecionar várias planilhas, que você pode então editar como um grupo. Quando as folhas são agrupadas desta forma, tudo o que você faz com a folha ativa também é feito com as outras folhas do grupo. Este comportamento de agrupamento pode poupar muito tempo de formatação e edição se a sua pasta de trabalho dividir os dados relacionados entre folhas estruturadas de forma semelhante. Também é possível usar folhas agrupadas para fazer coisas que você pode não perceber. Neste artigo, vou mostrar-lhe alguns truques úteis de agrupamento que poderá não ter considerado.

Utilizarei o Excel 2016 num sistema Windows 10 de 64 bits, mas pode aplicar estas dicas a versões anteriores sem qualquer instrução adicional. Não há nenhum arquivo de demonstração para download.

Uma palavra em relacionado mas separado

Grupos dependem do que eu chamo de construção relacionado mas separado. Cada folha é similar em propósito e mais importante, em estrutura, mas os dados são divididos em folhas separadas por alguns critérios definidores, tais como datas, pessoal e departamentos. Você pode ver pedidos por mês, vendas por região, ou aulas por professor. O agregado são todas as ordens, todas as vendas e todas as classes, mas a estrutura separa os dados.

No seu melhor, esta disposição torna os relatórios simples, mas complica o agrupamento agregado e os processos analíticos em que o Excel é tão bom. Eu prefiro armazenar dados em uma estrutura de registro mais tradicional do tipo banco de dados. É mais fácil juntar dados de uma fonte comum para relatórios do que recuperar dados de múltiplas planilhas para análises e manipulação. Estou em minoria, no entanto; muitas pastas de trabalho do Excel usam este modelo relacionado, mas separado. Não é errado de forma alguma; mas considere a forma como você quer usar todos os dados antes de aceitar este modelo como a melhor forma de armazená-lo. Como você armazena dados é tão importante quanto como você apresenta as informações que resultam da análise desses dados.

Criar o grupo de planilhas

Você pode selecionar duas ou mais planilhas para criar um grupo e agir em todas as planilhas ao mesmo tempo. O que você faz na folha ativa ocorrerá em todas as folhas do grupo. Se você já sabe como criar um grupo, sinta-se livre para pular para as dicas que se seguem. Caso contrário, para criar um grupo de folhas, faça o seguinte:

1. Ative qualquer folha que você queira incluir no grupo.
2. Segure e clique na primeira e última folhas para criar um grupo contíguo (Figura A). Você vai notar que as abas mudam de cor quando agrupadas. Use para clicar nas abas individuais para criar um grupo de folhas não contíguas.

Figura A

As abas brancas indicam um grupo.

É isso mesmo! Se você quiser agrupar todas as folhas da pasta de trabalho, você pode fazer isso rapidamente usando uma opção de menu: Clique com o botão direito em qualquer aba e escolha Select All Sheets.

Enquanto você estiver trabalhando em modo de grupo, o Excel exibe o nome da pasta de trabalho com na barra de título. Você deve lembrar de desagrupar as planilhas quando terminar de agir em várias planilhas. É fácil esquecer que você está trabalhando em modo de grupo e fazer alterações em todas as planilhas sem significado. Por outro lado, se você usar o modo de grupo com freqüência e em seu benefício, você aprenderá rapidamente a desagrupar quando terminar.

Para desagrupar folhas, clique com o botão direito do mouse em qualquer guia de folhas no grupo e escolha Desagrupar folhas. Ou clique em qualquer uma das abas que não estejam no grupo. Se você quiser desagrupar e permanecer na folha atual, mantenha pressionada a tecla e clique na guia ativa. Agora, vamos passar a algumas formas inteligentes de usar grupos que podem não ter ocorrido com você.

1: Copiar uma fórmula ou valor existente para outras folhas

Para inserir uma fórmula ou valor em todas as folhas do grupo, insira-a apenas uma vez – na folha ativa. Se você quiser copiar uma fórmula ou valor existente para outra folha da mesma pasta de trabalho, você pode sempre copiar e colar. Ou pode criar um grupo:

1. Selecione a folha que contém a fórmula ou o valor que você quer copiar – a folha de origem.
2. Segure ou clique nas guias que você quer incluir no grupo – as folhas de destino.
3. Com um grupo de folhas agora ativo, selecione a célula que contém a fórmula ou o valor.
4. Pressione .
5. Pressione .

Pressing activa o conteúdo da célula (modo de edição). Pressionando em seguida cola o conteúdo da célula ativa na folha ativa na célula correspondente em todas as outras folhas do grupo de folhas.

VER: Ordenação mestre básica no Excel

2: Controle o número e posição das planilhas inseridas

Por padrão, as novas pastas de trabalho do Excel possuem três planilhas. Você pode adicionar ou excluir planilhas. Você pode até mesmo alterar o número padrão de planilhas das novas pastas de trabalho. O que você não pode fazer facilmente é adicionar várias planilhas na hora, exatamente onde você as quer. As planilhas agrupadas podem ajudar.

Crie um grupo com o mesmo número de folhas que você quer adicionar onde você quer adicionar as novas folhas. Com o grupo ativo, adicione uma nova planilha clicando com o botão direito do mouse em qualquer guia do grupo e escolhendo Inserir. O Excel irá adicionar o mesmo número de planilhas que no grupo entre as planilhas agrupadas. A Figura B mostra os resultados da criação de um grupo a partir de Folha3, Folha4 e Folha5 (sendo a Folha5 a última folha da pasta de trabalho) e a inserção de uma folha.

Figura B

Adicionar várias folhas novas exactamente onde as quer.

Dê uma tentativa. Não vai demorar muito a apanhar-lhe o jeito. Esta rota não é mais fácil do que clicar algumas vezes no ícone Nova Folha, mas é mais fácil do que mover as novas folhas inseridas depois de as adicionar. Use um grupo para adicioná-las exatamente onde você as quer.

3: Delete a group

Deletar várias folhas ao mesmo tempo é igualmente fácil, e elas não precisam estar em uma seleção contígua. Usando a tecla permite adicionar folhas não contíguas a um grupo. Depois, você pode apagar todas as folhas do grupo com uma tarefa: Clique com o botão direito do mouse em uma aba e selecione Excluir.

VER: Como usar o recurso Validação de Dados do Excel para evitar erros de entrada de dados

4: Mover planilhas agrupadas

Se as planilhas não estiverem em uma ordem significativa, você pode movê-las. Você também pode mover várias planilhas agrupando-as e movendo o grupo. Primeiro, crie o grupo. Em seguida, clique com o botão direito do mouse no grupo, selecione Mover ou Copiar, selecione uma posição e clique em OK. Se clicar na opção Criar uma cópia, você pode copiar, em vez de excluir, o grupo de folhas para um novo local.

5: Imprimir rapidamente

Para imprimir rapidamente várias folhas de uma só vez, crie um grupo. Com o grupo ativo, prossiga com sua tarefa de impressão como você normalmente faria. Esta dica pode levar um pouco de prática para acertar as coisas, mas vale a pena o esforço extra.

6: Veja mais separadores

Esta não é estritamente uma dica de grupo, mas se não conseguir ver os separadores das folhas, pode ser difícil criar um grupo. Você pode usar as setas à esquerda da área da planilha, mas isso move as abas, não exibe mais abas. Uma solução melhor é diminuir o tamanho da barra de rolagem horizontal imediatamente para a direita. Basta passar o mouse sobre a borda esquerda da barra e arrastá-la para a direita para reduzir sua largura e exibir mais abas da folha.

Não ciência de foguetes

Nenhuma destas dicas é ciência de foguetes, mas elas permitem que você use grupos de maneiras que você pode não considerar por conta própria. Uma vez que você trabalhe com alguns, você provavelmente pensará em outros. Sinta-se livre para compartilhar suas dicas favoritas de agrupamento na seção de Comentários abaixo.

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