Uma das chaves para qualquer sistema de produtividade é realmente colocar as coisas no sistema. Quem diria?
Obviamente, por mais que pareça, muitos de nós temos dificuldade em entrar com os nossos pensamentos na nossa lista de tarefas, de tarefas, ou sistema organizacional.
Isso pode acontecer por várias razões – sem papel por perto, sem maneira fácil de gravar suas idéias – mas nossa produtividade pode ser prejudicada por não inserir tudo em nosso sistema para que possamos lidar com ele adequadamente.
O que deve viver no papel vive em nosso cérebro, e depois continua a ser esquecido e deixado em paz. É um caminho seguro para se meter em problemas – ou pelo menos esquecer as torneiras com fugas.
Existe uma solução simples e rápida para este problema, no entanto – chama-se um despejo mental.
Um despejo mental é simplesmente uma forma de tirar tudo da sua cabeça e colocá-lo no papel. Nossos cérebros não são feitos para lembrar das coisas para sempre, mas papel é; com um cérebro vazio, somos capazes de ou focar em coisas novas ou lidar com a tarefa em mãos, em vez de ficarmos constantemente ocupados com coisas passadas ocupando uma banda larga valiosa.
Executar um despejo mental é simples: tire uma caneta e um papel, ou acione um novo documento no seu computador. Depois, anote tudo o que lhe vem à cabeça. Não há nenhum terceiro passo.
Qualquer coisa e tudo é jogo justo: o que você tem que fazer, o que você está pensando, esperanças, sonhos, objetivos, e o que mais vier à sua mente. Defina um limite de tempo – digamos, 20 minutos – e tudo o que entra no seu cérebro imediatamente deve sair do seu cérebro e ir para o seu papel.
A partir do momento em que você terminar, você pode começar a agir sobre os itens que você escreveu. Sobre o que você precisa para agir? Com o que você precisa lidar, acompanhar ou arquivar em algum lugar?
Coisas que não precisam ser mais tratadas? Basta livrar-se delas. Certifique-se de que não precisa de pensar nelas nunca mais, e acabe com elas.
Não há uma maneira definida de fazer o melhor despejo mental possível. O objetivo é reiniciar seu cérebro, atualizar seu sistema de produtividade e colocar no papel todas as coisas que têm ocupado o valioso (e limitado) espaço em seu cérebro.
Muitas pessoas usam “triggers” para facilitar o despejo de suas mentes – um conjunto de palavras ou frases-chave que colocam sua mente em um aspecto particular de sua vida, a fim de permitir que você se concentre em itens relacionados a ela. 43 Pastas tem uma longa lista desses gatilhos, tudo desde “Chamadas telefônicas”, “Móveis”, até “Casamentos”.”
Algumas pessoas, seguidores de GTD em particular, fazem um despejo mental antes de sua Revisão Semanal, como parte de descobrir o que a semana seguinte tem reservado. Outros, como eu, fazem-no uma vez por semana, mais ou menos – sempre que eu tiver 20 minutos para gastar. Eu recomendo fazê-lo pelo menos uma vez por semana – tem tendência a ficar longo e pouco hábil caso contrário.
Um mind dump também pode ser feito em qualquer lugar – outra grande coisa sobre isso. Abra uma nota num telemóvel, ou escreva no verso de um jornal; onde quer que esteja, se tiver um momento livre, limpe a sua cabeça.
Ficará espantado com a quantidade de coisas que saem do seu cérebro e entram no seu sistema organizacional, quando dedicar tempo e espaço a esvaziá-lo.
Como e quando você tira coisas da sua cabeça e entra no seu sistema?
Foto: Tyla ’75