Arbetsanalys: AIHR Analytics

Jobbanalys är en vanlig teknik som syftar till att ge detaljerad information om en arbetstagares arbete. En arbetsanalys kan bidra till att utarbeta en bättre arbetsbeskrivning, leda till en säkrare arbetsmiljö, hjälpa till med personalplanering och är viktig för resultatstyrning. Eftersom den berör så många viktiga HR-funktioner kommer den här artikeln att ge en praktisk guide med en fullständig mall i fem steg för hur man genomför en arbetsanalys. Vi kommer också att inkludera flera exempel på arbetsanalyser i artikeln. Trevlig läsning!

Innehåll
Vad är arbetsanalys? En definition
Syftet med en arbetsanalys
Metoder för arbetsanalys
– Critical Incident Technique (CIT)
– Task inventory (TI)
– Functional job analysis (FJA)
Hur man genomför en arbetsanalys: En mall
Slutsats
FAQ

Vad är arbetsanalys? En definition

Alla som har någon arbetslivserfarenhet har någon gång gjort en arbetsanalys. Det kan vara en chef som bestämmer sig för att kombinera två lediga roller till ett jobb, en rekryterare som försöker skapa en arbetsbeskrivning eller en anställd som listar sina huvuduppgifter för att skapa en personlig utvecklingsplan.

Även om dessa arbetsanalyser kommer att ha olika detaljeringsgrad är processen likartad. När vi definierar det är en arbetsanalys en systematisk process där ett arbete delas upp i mindre enheter som sedan analyseras för att beskriva vad som görs i arbetet eller vilka förmågor som behövs för att utföra arbetet.

En arbetsanalys utförs av de anställda själva, chefer, OD-proffs eller HR-proffs i olika syften. När man gör det finns det tre primära typer av data för jobbanalys, nämligen arbetsaktiviteter, arbetstagarens attribut och arbetskontext.

I den här artikeln kommer vi att fokusera mest på arbetsaktiviteter. Arbetsaktiviteterna utgör grunden för att bestämma arbetstagarens attribut, tillsammans med organisationskulturen. Vi kommer att fokusera mindre på arbetskontexten – men ha den i åtanke i din arbetsanalys, särskilt när denna kontext kan förändras.

Syftet med en arbetsanalys

Målen med en arbetsanalys kan variera, men de flesta av dem hör till HR-området. Generellt kan följande syften urskiljas (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Syfte med arbetsanalys	Beskrivning
Arbetsbeskrivning	Arbetsanalysen ger input till arbetsbeskrivningen. Arbetsbeskrivningen är ett internt dokument som specificerar kraven för en ny befattning, inklusive de färdigheter som krävs, roll i teamet, personlighet och förmågor hos en lämplig kandidat.
Arbetsindelning	Arbetsindelning är processen att placera ett eller flera arbeten i ett kluster eller en familj av liknande arbeten. Målet är att fastställa lönesatser och välja anställda.
Arbetsvärdering	Arbetsvärdering är processen att bestämma den relativa rangordningen av olika arbeten i en organisation. Syftet är att skapa lönetransparens och rättvisa.
Arbetsutformning	Arbetsutformning är processen att skapa ett arbete som tillför värde till företaget och som är motiverande för den anställde.
Personalkrav	Här ger arbetsanalysen information om minimikraven (eller kraven) för roller i organisationen, som ofta används i rekryteringssyfte.
Prestationsbedömning	Arbetsanalysen ger underlag för prestationsbedömningen av den individ som utför jobbet.
Arbetarutbildning	Arbetsanalysen ligger till grund för analysen av utbildningsbehov. När kunskaper, färdigheter, förmågor och andra egenskaper har identifierats kan utbildningsbehovet identifieras och de anställda kan utbildas.
Arbetstagarnas rörlighet	Människor och arbeten ska passa ihop. Arbetsanalys är användbar för att identifiera de kunskaper, färdigheter, förmågor och andra egenskaper som krävs för en roll, som sedan kan matchas med en intern anställning.
Effektivitet	Arbetsanalys kan användas för att förbättra effektiviteten i arbetet genom att analysera aktiviteter och optimera det sätt på vilket de utförs av personer i rollen.
Hälsa & säkerhet	Arbetsanalys kan identifiera farliga beteenden och arbetsförhållanden som ökar risken för olyckor och skador, vilket leder till en säkrare arbetsmiljö.
Planering av arbetskraften	För att planera för framtidens arbetskraft måste kunskaper, färdigheter, förmågor och andra egenskaper identifieras och matchas med framtida krav på arbete. Detta gör det möjligt att skapa en strategisk arbetskraftsplan för en roll eller avdelning.
Lagliga krav	Federal och nationell lagstiftning kan tillämpas på arbetsvillkor, hälsa, anställning, utbildning, lön, befordran och avskedande av anställda. Arbetsanalys kan vara ett verktyg för att se till att alla aktiviteter i en roll följer förordningen.

Arbetsanalys är bra på att identifiera de kunskaper, färdigheter, förmågor och andra egenskaper som krävs för att utföra ett arbete. För att identifiera dessa delas jobbet upp i mindre arbetsenheter. Dessa inkluderar plikter, uppgifter, aktiviteter och element (återigen baserat på Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Enhet	Beskrivning	Exempel
Jobb	En samling av liknande positioner.	”Receptionist”
Position	En uppsättning plikter, uppgifter, aktiviteter och element som ska utföras av en enskild arbetstagare.	Melinda, receptionisten som mestadels jobbar nattskift
Position	Samlingar av uppgifter som är inriktade på allmänna jobbmål. Ett typiskt jobb har 5 till 12 arbetsuppgifter.	Hotellverksamhet för besökare
Tasks	Samlingar av aktiviteter med en tydlig början, mitt och slut. Ett arbete har 30 till 100 uppgifter.	Välkomna gäster och guida dem till väntrummet
Aktiviteter	Kluster av element som är inriktade på att uppfylla arbetets krav.	Driva på intercomknappen för att öppna dörren
Element	Småsta identifierbara arbetsenhet.	Svar på telefonen

Baserat på beskrivningen av dessa mindre arbetsenheter identifieras byggstenarna i ett arbete. Det finns flera olika metoder för att närma sig detta. Det kommer vi att ta upp i nästa avsnitt.

Jobbanalysmetoder

Det finns flera olika, vanligt förekommande jobbanalysmetoder. Dessa inkluderar:

• Threshold Traits Analysis
• Ability Requirements Scales
• Position Analysis Questionnaire
• Critical Incident Technique
• Task inventory
• Functional Job Analysis och;
• Job Elements Method.

Att förklara alla arbetsanalysmetoder skulle gå utanför ramen för denna artikel. Vi kommer att fokusera på de tre mest kända och effektiva arbetsanalysmetoderna, vilka är Critical Incident Technique, Task Inventory och Functional Job Analysis.

Critical Incident Technique (CIT)

Tekniken för kritiska händelser bygger på observerade kritiska händelser. Kritiska incidenter är beteenden som representerar antingen enastående eller oacceptabla prestationer. En typisk rapport om kritiska incidenter har följande delar:

1. En beskrivning av sammanhanget och omständigheterna som ledde fram till incidenten.
2. De anställdas beteenden under incidenten.
3. Konsekvenserna av beteendena och deras bredare påverkan.

Tekniken för kritiska incidenter är mest effektiv för hälso- och säkerhetsincidenter (t.ex, när en olycka, skada eller dödsfall inträffar), prestationsbedömningar och utbildning av arbetstagare. I de två sistnämnda fallen listar den kritiska händelsen exempel på exemplariskt och oacceptabelt beteende, vilket kan användas för att ge feedback till en anställd eller som grund för utbildning om vad de anställda bör och inte bör göra.

Taskinventering (TI) (uppgiftsanalys)

Uppgiftsinventeringen, eller uppgiftsanalysen, är en inventering av alla de uppgifter som ett jobb består av. Dessa uppgifter grupperas ofta under deras arbetsuppgifter. Tidigare nämnde vi att ett jobb har mellan fem och tolv arbetsuppgifter och upp till 100 uppgifter. För var och en av uppgifterna kan man ange hur ofta uppgiften utförs, hur viktig den är och vilken svårighet som är förknippad med den.

HOSPITALITY DUTY FOR A RECEPTIONIST
Tasks	Freq.	Import.	Svårt
Svar på intercomen när det ringer på dörren	300/dag	Medel	Lågt
Välkomna gästerna och guida dem till väntrummet.	120/dag	Medium	Låg
Förse gästerna med dryck	80/dag	Låg	Låg	Låg
Svara på frågor från besökare	30/dag	Hög	Medel
Hantera förväntningar om väntetider	30/dag	Medel	Hög
Mottagning och hantering av klagomål	6/dag	Hög	Mycket hög

Tabellen ovan visar ett exempel på en av uppgifterna för receptionisten på en läkarmottagning. Andra uppgifter kan vara att hantera möten, administration och svara på grundläggande medicinska frågor.

Uppgiftsinventeringen skapas ofta utifrån input från expertpaneler, de personer som själva arbetar i jobbet och deras chefer. Uppgiftsinventeringen är mest effektiv för att skapa arbetsbeskrivningar, arbetsklassificeringar, utbildning av arbetstagare och för att kontrollera efterlevnaden av lagstadgade krav

Funktionell arbetsanalys (FJA)

Den funktionella arbetsanalysen är en metod för arbetsanalys som har utvecklats av Förenta staternas arbetsmarknadsdepartement (DOL). Den funktionella arbetsanalysen ger specifik information om vilket arbete som måste utföras och vilka arbetstagarkvalifikationer som krävs för att framgångsrikt utföra arbetet.

FJA fokuserar på uppgifter, inte på vad som görs. Detta beror på att människor är mer benägna att komma överens om den aktivitet som ingår. En receptionist i en flygplanslounge kan behöva ”få gästerna att känna sig välkomna”, men det finns många sätt att uppnå detta mål. I tabellen nedan beskrivs en receptionist i en flygplanslounge enligt DOL:s Dictionary of Occupational Titles.

Receptionist, Airline Lounge

Admiterar medlemmar och gäster till flygplansloungen, serverar drycker och snacks och tillhandahåller andra personliga tjänster enligt önskemål: Öppnar dörren till loungen när det hörs en summer, kontrollerar medlemskort, tar emot och placerar medlemmar och gäster. Serverar förfriskningar som cocktails, kaffe och snacks. Svarar på frågor om reguljära flygningar och terminalanläggningar. Kontrollerar passagerares bokningar. Leder eller följer passagerare till avgångsgater, toaletter och andra terminalfaciliteter. Överför förfrågningar om personsökningstjänst via telefon. Öppnar burkar, flaskor och förpackningar, kokar kaffe och placerar bakverk, nötter och aptitretare på serveringsbrickor. Tar bort använda askfat, glas och tallrikar från borden och plockar upp skräp.

Vi kommer att behandla den funktionella arbetsanalysen mer ingående i en senare artikel.

Hur man genomför en arbetsanalys: Hur man utför en arbetsanalys i 5 steg (exempel)

Nu när vi har täckt den viktigaste teorin kommer vi att dela med oss av en exempelanalys som kan användas som en mall för arbetsanalys. Denna mall innehåller fem steg och vi kommer att täcka varje steg.

Du måste inse att detta är en grundlig processmall. Om du genomför en enkel och snabb arbetsanalys genom att tala med en eller två personer på jobbet kommer processen att bli mycket snabbare (på bekostnad av tillförlitligheten). Detta kan dock redan ge tillräcklig information för att utarbeta till exempel en arbetsbeskrivning.

Arbetsanalysens syfte

Utgångspunkten för varje arbetsanalys är dess syfte. Varför vill vi göra en analys? Syftet med analysen påverkar de flesta val av utformningen av arbetsanalysen, inklusive dess budget, projektledare och intressenter.

Syftena med en arbetsanalys listades tidigare och kan inkludera skapandet av en robust arbetsbeskrivning, en behovsanalys för arbetstagarutbildning eller personalplanering.

En arbetsanalys som utförs i syfte att planera strategisk personalplanering kommer till exempel att involvera fler seniora intressenter, ha en högre budget och ta mer tid jämfört med en arbetsanalys som utförs för att skapa en enkel arbetsbeskrivning.

I det förstnämnda fallet är sponsorn troligen en högre vice ordförande eller annan avdelningschef som vill bedöma om de nuvarande talangerna kommer att kunna utföra jobbet om fem år. I det senare fallet är sponsorn troligen en anställningsansvarig som efter att ha haft en dålig rekrytering verkligen vill fastställa profilen för den person som de anställer.

Syftet kommer således att påverka det fortsatta omfånget, budgeten och även teamet, teamledaren samt graden av involvering av externa parter, till exempel konsultföretag.

Arbetsanalysmetoden

Med utgångspunkt i syftet väljs den lämpligaste arbetsanalysmetoden. De tre vanligaste metoderna är Critical Incident Technique, Task Inventory och Functional Job Analysis. Beroende på metoden kommer datainsamlingen att skilja sig åt.

Vi rekommenderar att man använder tabellen som vi visade tidigare i artikeln för att bestämma den mest effektiva jobbanalystekniken och använda den för att påverka framtida åtgärder.

Samling av data

Datainsamling och dataanalys är de två mest tidskrävande stegen i den här mallen för arbetsanalys. Beroende på syftet med arbetsanalysen kan arbetsanalytikern föredra olika metoder för datainsamling. Dataanalys omfattar observationsdata, intervjuer och frågeformulär.

Tekniken för kritiska incidenter fokuserar på strukturellt insamlade incidentdata genom intervjuer och observationsdata från de personer som var inblandade i incidenten. Uppgiftsinventeringen fokuserar på att lista de olika arbetsuppgifter och uppgifter som utförs i arbetet, vilket kan göras antingen genom observationsdata, intervjuer eller strukturerade frågeformulär. Fokus här är skapandet av en lista över uppgifter, den tid som spenderas på dessa uppgifter och uppgiftens betydelse eller svårighet.

Datainsamlingsmetod	Beskrivning
Observationsdata	Observationsdata är den mest neutrala formen av datainsamling eftersom den (förment) inte avbryter det normala utförandet. Arbetsanalytikern observerar den person som utför arbetet, antingen i verkligheten eller på video. Observationsdata kan beskriva aktiviteter utifrån den valda analysenheten (se tabellen ovan). Enbart observation kan redan påverka hur individer utför arbetet, ett välkänt exempel är Hawthorne-effekten.
Intervju	Intervjuer fungerar som ett annat viktigt sätt att samla in data, som kan användas i kombination med observationsdata. Baserat på observationsdata ställs specifika frågor. Intervjuer bör vara väl förberedda och genomföras noggrant. Även här kan intervjuaren fokusera på de olika analysenheterna för att identifiera plikter, uppgifter, aktiviteter och arbetselement.
Frågeböcker	Det tredje sättet att samla in data är genom frågeformulär. Dessa kan vara egendesignade eller färdiga, där det mest kända exemplet är frågeformuläret Position Analysis Questionnaire (PAQ), som kan administreras av en arbetsanalytiker.

Analys

Den tid som läggs ner på analysen beror på de insamlade uppgifterna. När stora mängder kvantitativa data samlas in är det användbart att rapportera medelvärden, standardavvikelser, antal deltagare och medelvärdets standardfel (SEM). Det senare är relevant som ett mått på resultatens tillförlitlighet eller precision. Ett högt SEM-värde för en specifik uppgift kan leda till ytterligare forskning.

I exemplet nedan kan vi se att det råder konsensus bland deltagarna om de fyra första uppgifterna, men att det finns ett lågt medelvärde för förväntningshantering för besökarnas väntetid. Detta kan tyda på att detta inte ses som en del av kärnrollen. Kanske är det bara mer erfarna yrkesverksamma som gör detta eller så ses det inte som en del av kärnverksamheten (så det kan kvalificeras som ett beteende utanför rollen).

Uppgift för receptionist	M	SD	N	SEM
1. Svara på intercom	4.3	0.5	49	0.1
2. Välkomna gäster och ge dem plats	4.0	0.6	48	0.1
3. Tillhandahåller förfriskningar till gäster	3,7	1,2	20	0,3
4. Svara på frågor från besökare	3.2	1.6	32	0.3
5. Hantering av förväntningar på besökarnas väntetid	2,5	2	12	0.6

Morgeson och kollegor räknar upp ett antal andra mer analytiska mått, inklusive inter-judge agreement, inter-judge reliability och internal consistency som sätt att bedöma tillförlitlighet, och korrelation och regression, faktor- och klusteranalys och andra multivariata tekniker för att mäta validitet.

Inverkan

Ett viktigt sista steg är förverkligandet av den avsedda effekten av arbetsanalysen. Detta kallas konsekvensvaliditet, vilket är den grad i vilken arbetsanalysen påverkar de åtgärder som härrör från den.

Med andra ord, leder arbetsanalysen till en påtaglig påverkan på Human Resource Management? Detta är svårt att bedöma men avgörande när det gäller att göra val av utformning av arbetsanalysen nästa gång.

Om en snabb intervju med två receptionister ger nästan samma kvalitativa arbetsbeskrivning som en strukturerad studie av alla trettio, är den förra metoden mycket mer kostnadseffektiv än den senare. Inte bara för att det sparar arbetsanalytikerns tid utan också för att det sparar receptionisterna timmar och timmar som de i stället kan ägna åt att svara på intercomen och välkomna gästerna.

Slutsats

Detta för oss också till den sista punkten i den här artikeln. Arbetsanalys är en briljant och väl beprövad teknik som har en tydlig plats i personalförvaltningen. Faktum är att en bra tillämpning av arbetsanalys kommer att påverka affärsresultaten.

En grundlig arbetsanalys kommer till exempel att leda till en bättre arbetsbeskrivning, vilket leder till ett bättre anställningsbeslut och så småningom till högre prestationer på jobbet. Det kommer också att leda till en mer korrekt analys av utbildningsbehovet, vilket i sin tur kommer att leda till bättre formell utbildning och därmed högre prestationer på arbetsplatsen. Det kommer också att leda till ett mer exakt sätt att ge feedback i samband med prestationsstyrning, vilket i sin tur leder till bättre prestationer.

Arbetsanalys är dock också en mycket tidskrävande teknik. Att genomföra en detaljerad arbetsanalys innebär att man måste fylla i frågeformulär eller intervjua upp till tiotals personer, vilket gör det till ett mycket kostsamt företag. Frågan som alltid bör ställas är i vilken utsträckning en fullständig arbetsanalys är värd det, även med hänsyn till arbetets snabbt föränderliga natur – även om detta samtidigt kan vara ett skäl till att göra arbetsanalysen överhuvudtaget.

Slutsatsen är att det är bra att behärska de viktigaste delarna av arbetsanalysen eftersom alla kommer att använda de tekniker som beskrivs i den här artikeln i viss utsträckning. Oavsett om du är chef, HR-proffs eller anställd kommer en god förståelse för jobbet att leda till bättre och mer strategiska beslut i jobbet, på jobbet eller om jobbet.

FAQ