Ftast av allt börjar en intagsprocess för ett projekt med att någon skickar ett mejl och säger: ”Jag vill att du ska göra det här”. Det är viktigt att gå igenom stegen i projektintagsprocessen eftersom det inte går att hantera allt från din inkorg, och det är varken effektivt eller ändamålsenligt. Genom att använda verktyg och metoder för projekthantering kan du hantera projektförfrågningar och din intagningsprocess mer effektivt.
Det största problemet som de flesta avdelningar har med intagningsprocesser idag är att de inte är konsekventa i alla arbetsflöden. Oavsett om det handlar om interna projekt eller samarbete med externa leverantörer finns det ofta lite konsistens i hur de tar in information för att påbörja projektinitieringsprocessen.
Skapa en intagningsprocess som faktiskt fungerar
Om din organisation är som ovanstående finns det många sätt som arbetet kommer till dig just nu. Det första steget i hanteringen av dessa projektförfrågningar är att skapa en intagsprocess som faktiskt fungerar.
Utarbeta ett projektförfrågningsformulär
Arbeta tillsammans med ditt team för att bestämma vilken information som behövs när du skickar in en projektförfrågan i ditt intagssystem. Vanliga frågor är bland annat:
-
Vad är förfrågan?
-
Var kommer den att användas?
-
När den ska lämnas in?
-
Vilka krav ställs på projektet?
-
Hur gynnar det verksamheten?
Läs mer om att skapa ett projektförfrågningsformulär
Ange en plats för inlämning av förfrågningar
Nästa steg i skapandet av en intagningsprocess är att ange en central plats för alla projektförfrågningar som kommer till ditt team. Den största fördelen med att göra detta är synlighet. Du kommer att kunna se tydligt vilka förfrågningar som lämnats in och förfallodatum tillsammans med det pågående arbetet.
Det kan vara så enkelt som att bara skapa en e-postadress för intag för alla projektförfrågningar som tas emot så att alla projektförfrågningar som kommer in till din organisation går till ett ställe. Till exempel , och alla e-postförfrågningar kommer att finnas tillgängliga där.
Och du kan välja att använda ett delat dokument via Google eller Dropbox.
Hur som helst är den bästa lösningen att utnyttja ett program för projekthantering för att hålla allt arbete centraliserat, se till att fälten för projektförfrågningar fylls i och enkelt flytta förfrågningar till arbetsuppgifter.
Utse vem som ansvarar för intag
Nästan måste du välja den person inom din organisation som kommer att kontrollera den centraliserade intagsplatsen. Enkelt nog. Sedan ställer du in den plats du föredrar för intag så att de personer som behöver meddelas när en projektansökan lämnas in meddelas.
Formalisera processen
Du kan ha alla processer på plats, men om ingen känner till dem är det precis som att inte ha någon intagsprocess alls.
Om du formaliserar inte bara tekniken för intagningsprocessen utan också det faktiska ramverket för hur varje projekt kommer att starta och förflyttas genom organisationen, så får du mycket bättre ansvarsskyldighet och så småningom lär sig alla intagningssystemet.
För att göra detta kan du behöva hitta en ”buck stopper” i din organisation för att evangelisera intagningsprocessen. Detta är den person som kommer att hålla varje enskild person i teamet ansvarig, från toppen till botten och från höger till vänster; alla kommer att hållas ansvariga för att använda intagningssystemet. Denna person behöver inte nödvändigtvis vara en chef eller en högre chef. Det kan vara en kundansvarig, en projektledare, en trafikledare eller hela teamet.
Processbuck-stopparen i din organisation kommer att vara den person som fysiskt reser sig upp och går in på varje enskild persons kontor, håller dem i handen och visar dem hur de ska använda intagningsprocessen på rätt sätt, och sedan insisterar på att de ska göra det på det sättet varje gång.
Om du kan hitta den personen i din organisation, eller om du faktiskt kan gå ut och anställa den personen i din organisation, kommer du att upptäcka att din projektledning fungerar mycket effektivare.
Hålla fast är en nyckelkomponent för en framgångsrik intagningsprocess. Om folk skickar förfrågningar till dig via e-post och inte använder intagningssystemet blir det nödvändigt att säga till dem: ”Jag kan inte arbeta med detta eftersom jag inte ser det. Det finns inte i projekthanteringssystemet”
.