În timp ce descriem cum să începi să folosești SMS-uri bidirecționale în blogul nostru recent, există o serie de lucruri de luat în considerare înainte de a te îmbarca în această călătorie. Am alcătuit mai jos lista noastră cu cele mai importante zece considerații. Anunțați-ne dacă acestea rezonează cu dvs. sau dacă există lucruri pe care le-ați observat din propria experiență de configurare a unor astfel de sisteme și putem actualiza această listă.
1. Asigurați-vă că SMS-ul este un canal „adecvat” în primul rând
„Hai să facem o campanie bulk-SMS! Este ușor”
Dar ce se întâmplă dacă populația nu are acces la dispozitive mobile? Înainte de a vă alege canalele de comunicare, va trebui să întreprindeți o evaluare a nevoilor de informare și comunicare ale comunităților. Aceasta include ce canale folosesc (obișnuiau să folosească), pe care ar dori să le folosească și cum ar dori să comunice cu organizațiile umanitare. Dacă SMS-ul nu este menționat în mod regulat sau este utilizat doar de grupuri selecte, atunci o campanie SMS ar putea avea doar un impact limitat. S-ar putea să nu fie cea mai bună alegere pentru o intervenție. În cel mai rău caz, ar putea frustra și/sau confunda în mod activ comunitățile pe care le vizați.
2. Niciun mesaj nu este vreodată „unidirecțional”.
„Vrem să trimitem mesaje către oameni. Dar nu vrem să primim niciunul înapoi. Nu putem / nu vrem să răspundem”
Atât de frecvent, dorința de a utiliza SMS-ul ca instrument vine din dorința de a împărtăși informații cu o populație – informații „de la noi către ei”. Acest lucru exclude ca informațiile să fie împărtășite „înapoi”. Atunci când se deschide un canal de comunicare – în special cu o populație care se simte izolată și incapabilă să comunice cu organizațiile umanitare – oamenii vor profita de un canal nou, deschis, și vor începe să se contacteze. Chiar dacă încercați să gestionați așteptările sau să scrieți „NU RĂSPUNDEȚI”, vor exista totuși mesaje primite. În calitate de organizație umanitară, nu putem lăsa fără răspuns ceea ce ar putea fi mesaje urgente de ajutor și protecție. Trebuie să înțelegem că trebuie puse în aplicare sisteme și protocoale pentru a răspunde la (și a trimite) mesajele primite în mod corespunzător.
3. Fiți realist cu privire la capacitatea dvs. ca individ și ca operațiune
„Vom adăuga acest lucru la termenii de referință ai lui Simon”
Înainte de a decide dacă/cum să începeți să folosiți SMS-ul ca instrument, este important să vă analizați propria capacitate internă de a proiecta, furniza și întreține canalul. Cerințele de resurse pentru diferite soluții variază, iar nevoile acoperă componente tehnologice, de conținut și administrative. Ca atare, rareori este sarcina unei singure persoane să implementeze întregul sistem. Înainte de a începe, gândiți-vă dacă ați reușit să implicați diferitele categorii de personal din cadrul operațiunii dumneavoastră care vor trebui să fie implicate. Au timp să se implice? Acestea sunt întrebări pe care trebuie să le abordați, deoarece vor contribui la determinarea soluției pentru care veți opta. De exemplu, dacă trebuie să gestionați o mulțime de mesaje și pur și simplu nu aveți capacitatea necesară, poate că este mai bine să luați în considerare un furnizor extern de servicii care poate face munca grea din punct de vedere tehnologic și administrativ.
4. Elaborați fluxul de lucru
„Vom trimite pur și simplu mesajele”
Este important să dezvoltați o înțelegere completă a întregului flux de informații din jurul mesageriei de ieșire și de intrare, asigurându-vă că toate aspectele sunt cartografiate. Deoarece răspunsurile umanitare sunt deseori întreprinse de o gamă complexă de actori umanitari, guvernamentali și de altă natură, va trebui, de asemenea, să vă asigurați că aveți traseele de trimitere cartografiate în fluxul de lucru. Acest lucru va asigura că orice acțiune necesară ca urmare a mesajelor primite de la comunități poate fi gestionată de organizațiile corespunzătoare. Acest lucru va contribui la asigurarea faptului că solicitările și feedback-ul nimănui nu scapă printre fisuri.
Pentru a vă ajuta în acest sens, este posibil să doriți să cartografiați fluxul de informații și de referire utilizând un instrument de diagramă de flux online, cum ar fi draw.io, lucidchart sau Visio.
5. Interoperabilitatea este importantă!
„Vom pune informațiile într-un fișier Excel mare”
Multe cereri de utilizare a sistemelor SMS pot necesita utilizarea unui alt sistem tehnologic. Este vorba de o bază de date de înregistrare, de un sistem de gestionare a incidentelor? Poate că veți avea nevoie de un sistem care să catalogheze semnalele de alarmă cu privire la probleme specifice, cum ar fi SGBV, sau care să vă permită să vă conectați la un sistem mai larg de gestionare a feedback-ului sau la o bază de date. Atunci când întreprindeți exercițiul privind fluxul de lucru (de mai sus), includeți alte platforme la care veți face legătura. De exemplu, aveți nevoie să extrageți date din sistem pentru a le analiza într-un instrument separat? Acest lucru ar trebui luat în considerare în timpul etapelor de planificare, astfel încât să nu apară surprize mai târziu – când ar putea fi mai costisitor și mai complicat de implementat.
6. Gândiți-vă la modul în care puteți fi incluziv: Reduceți decalajul digital prin proiectare
„Vom contacta doar tinerii; ei sunt cei care au telefoane”
Când întreprindem o campanie de informare sau solicităm feedback prin SMS – ne adresăm doar posesorilor de telefoane? În multe contexte, observăm mari disparități între diferite vârste și sexe în ceea ce privește deținerea de telefoane. Atunci când vă gândiți să folosiți SMS, gândiți-vă dacă și cum pot fi implicate aceste grupuri și cum pot beneficia de această inițiativă. Poate că sistemul SMS ar putea fi integrat în structurile comunitare, iar informațiile ar putea fi transmise din gură în gură către acele grupuri care nu au acces la un dispozitiv. Poate că este necesar un acces suplimentar la dispozitive – ar putea fi abordat acest aspect prin distribuiri telefonice specifice? Deși fiecare context va fi diferit, nu uitați niciodată că cei care sunt excluși și implicațiile asupra bunăstării lor. Cei „lăsați în întuneric” se pot simți chiar amenințați din cauza lipsei lor de incluziune.
7. Coordonare sau încă un număr de telefon?
„Agenția X are acest serviciu, dar noi avem nevoie de al nostru!”
Ca toate canalele, utilizarea SMS-urilor nu este rezervată unei singure organizații umanitare. Este o tehnologie care poate fi operată de numeroși actori , simultan. Adesea, organizațiile tind să își creeze propriile sisteme separate, ceea ce poate duce la confuzie și duplicare. În calitate de intervenienți umanitari, avem o responsabilitate colectivă de a ne asigura că persoanele nu sunt copleșite de mesaje primite. Experiența ar trebui să fie coerentă și sistematică – cu un schimb de informații clare și acționabile. Organizațiile umanitare trebuie să se coordoneze și să coopereze. Cum putem face acest lucru? În primul rând, existența unui forum pentru a discuta astfel de chestiuni, de exemplu, un grup de lucru privind comunicarea cu comunitățile, este adesea primul pas. Apoi, atunci când în cadrul forumului sunt prezentate soluții legate de SMS, este posibil să se evite reinventarea roții și să se valorifice investițiile deja făcute în sistemele altora. Chiar și în cazul în care este necesar să se construiască un sistem separat, coordonarea este totuși vitală pentru a asigura coerența pentru comunitate.
8. Asigurați-vă că aveți proceduri pentru elaborarea informațiilor pe care doriți să le partajați
„O voi scrie și o voi trimite eu însumi”
Datorită scării largi a comunicării și cerințelor de mai sus referitoare la coordonare, existența unor proceduri standard de operare pentru conținutul care trebuie partajat cu comunitățile poate face procesul mult mai ușor. Este esențial să se definească cine ar trebui să fie implicat, cine are „semnătura” și cum veți testa eficacitatea SMS-ului. Înainte de a trimite 1 000 de mesaje, testați conținutul cu câțiva membri ai comunității/grupuri pentru a verifica înțelegerea și a identifica eventualele interpretări greșite. Definirea unui „proces” de creare a conținutului (la nivel de agenție/interagenție, după caz) va economisi timp pe termen lung. De asemenea, un sistem mai previzibil poate răspunde mai eficient atunci când termenele sunt „strânse” și este posibil să fie nevoie să elaborați și să partajați informații în caz de urgență.
9. Timpii de antenă costă! Vedeți ce au pe masă operatorii de rețele de telefonie mobilă
„Vom cumpăra doar 1000 de dolari de timp de antenă de la magazinul local și vom trimite la 50.000 de refugiați”
Timp de antenă nu este gratuit (de obicei). Va trebui să dezvoltați o înțelegere clară a costurilor de timp de antenă implicate în proiectul dvs. prin determinarea numărului de persoane pe care doriți să le atingeți, a numărului de mesaje către/de la care veți trimite și a costului pe mesaj. În cazul în care sumele nu se potrivesc, va trebui să vă adresați echipei dumneavoastră de donatori / bugetari. În mod ideal, implicați operatorii de rețele de telefonie mobilă (MNO) pentru a încerca să intermediați o înțelegere specială. Pot avea loc negocieri cu privire la costuri, sisteme și așa mai departe pentru a vedea cum ar putea exista un beneficiu reciproc pentru respondenții umanitari și MNO. Luați în considerare modul în care crearea unei „competiții” între operatorii de telefonie mobilă ar putea funcționa în favoarea prețurilor dumneavoastră!
Certe organizații, cum ar fi Human Network International, au investit mult efort în intermedierea unor relații bune cu MNO pentru a-și susține serviciile de informare. De fapt, cercetările arată că investițiile în astfel de scheme de furnizare de informații pot, de fapt, să îmbunătățească retenția clienților și să aibă un impact asupra veniturilor MNO. Atunci când există un astfel de potențial, purtarea acestei discuții sincere poate mobiliza resursele externe și poate contribui la facilitarea furnizării unei soluții SMS bidirecționale.
10. Începeți la scară mică și testați soluțiile înainte de a decide dacă vreți să vă autodepășiți sau să contractați un furnizor de servicii
„Deci îi vom da acestei companii 200.000 de dolari și se va întâmpla…”
După ce ați dezvoltat o înțelegere a capacităților personalului și ale partenerilor și a fluxurilor de lucru ale mesageriei de intrare și de ieșire, veți începe să vă faceți o idee despre ce fel de soluție căutați. Pentru început, mai degrabă decât să faceți angajamente sau investiții mari, testați platformele. Videoclipul nostru vă arată cum puteți începe cu Frontline SMS în 2 minute. De asemenea, este posibil să doriți să contactați un furnizor de servicii pentru o „perioadă de probă” a serviciului lor, pe care aceștia o oferă adesea clienților potențiali. Acest lucru vă va ajuta să respingeți rapid opțiunile care, în mod evident, nu se potrivesc cerințelor dumneavoastră. Este, de asemenea, o oportunitate de a lua în considerare aspecte mai puțin tangibile, cum ar fi „ușurința de utilizare” etc.
În urma acestei testări, vă puteți da seama dacă veți avea nevoie de o soluție de tip „Do-It-Yourself” (DIY), de a contracta un furnizor de servicii sau de ceva intermediar. Puteți lua rezultatele testelor, împreună cu cartografierea anterioară a fluxurilor de lucru și puteți vedea cum puteți corela aceste fluxuri de lucru cu specificațiile diferitelor sisteme testate (acestea vor avea diferențe în ceea ce privește caracteristicile/specificațiile lor.
.