20 de strategii de comunicare eficientă la locul de muncă

De la chichițe minore cu privire la indemnizația de concediu până la preocupări serioase legate de satisfacția angajaților, există foarte puține probleme la locul de muncă care nu pot fi rezolvate cu o bună și veche comunicare. Dar, atunci când lucrurile stau prost și trebuie să purtați o conversație dificilă, este vital să aveți câteva strategii în mânecă pentru a vă asigura că veți obține maximul din ea.

Ce este o comunicare eficientă?

Înainte de a intra în detalii, este important să înțelegem ce distinge o comunicare bună de una proastă. Aceasta ar putea părea o distincție evidentă (a vorbi cu echipa ta = bun, a țipa în fața lor = rău), dar de fapt este puțin mai subtilă decât atât.

În primul rând, o mare parte din ceea ce spunem nu iese de fapt din gura noastră. Potrivit cercetătorului psihologic Albert Mehrabian, doar 7% din semnificație este derivată din cuvintele reale pe care le spunem. Restul de 55% provine din limbajul nostru corporal, iar 38% din tonul vocii noastre.

Aceste procente se aplică, din punct de vedere tehnic, doar la comunicarea față în față. Mehrabian a venit cu această teorie în 1967, cu mult înainte ca e-mailul sau mesageria instantanee să fie inventate. Strategiile pentru comunicarea online tind să fie puțin diferite – vom aborda acest aspect mai târziu.

De ce este importantă comunicarea eficientă?

În termeni de dicționar, comunicarea eficientă este o „comunicare între două sau mai multe persoane în care mesajul dorit este transmis, recepționat și înțeles cu succes”. Pe scurt, asta înseamnă că atât vorbitorul, cât și ascultătorul primesc același mesaj din conversație – nu există fire încrucișate sau neînțelegeri.

De asemenea, asta înseamnă că persoana care vorbește se simte auzită și înțeleasă. Dacă ascultătorul spune „da, absolut, înțeleg perfect punctul tău de vedere, voi ține cont de asta” și apoi nu face nimic de genul acesta, aceasta nu este o comunicare eficientă.

În sens comercial, comunicarea eficientă capătă o semnificație suplimentară, prin care informațiile împărtășite contribuie la succesul comercial al unei organizații. Este vital ca toți angajații să fie pe aceeași lungime de undă pentru a contribui la un obiectiv colectiv, iar comunicarea eficientă este necesară pentru a realiza acest lucru.

De ce aveți nevoie de o strategie de comunicare puternică?

Simplu, o bună comunicare poate face sau desface o afacere.

Dacă, în calitate de manager, nu sunteți în măsură să comunicați eficient cu echipa dumneavoastră, v-ați redus efectiv capacitățile de conducere la aproape zero.

Comunicarea este vitală în sens autoritar, pentru a da instrucțiuni, a comanda proiecte sau a prezenta clienților. Este la fel de importantă, însă, și în sens colaborativ, în ceea ce privește ascultarea echipei dvs. și colaborarea cu ea pentru a aborda orice preocupări pe care le-ar putea avea.

Sfârșit, iată toate strategiile de comunicare de care veți avea nevoie vreodată. Le-am împărțit în strategii generale, cu unele specifice pentru față în față și online.

20 de strategii de comunicare eficiente pentru a vă transforma afacerea

Ascultarea

Da, așa este, cele mai importante strategii de comunicare nu implică de fapt vorbitul. Sună puțin contraintuitiv, dar, într-adevăr, nu aveți cum să purtați o conversație productivă cu cineva dacă nu ați ascultat de fapt preocupările sale și nu le-ați luat în considerare.

Avansând cu toate armele, fără să acordați nicio atenție la ceea ce are de spus cealaltă persoană, vă va face să păreți încrezut și neatent. Asigurați-vă că ați rezervat suficient timp pentru ca persoana respectivă să vorbească despre preocupările sale – și nu o întrerupeți la jumătatea drumului.

Crearea unei atmosfere receptive

Similară ascultării, comunicarea eficientă se bazează pe crearea unui spațiu receptiv. Angajații nu vor dori să își exprime îngrijorările dacă simt că vor fi pur și simplu trecute sub preș și nu vor fi abordate.

Încercați să creați un mediu relaxat și abordabil pentru conversația dumneavoastră, pentru că dacă păreți grăbit sau tensionat, acest lucru nu va face ca cealaltă persoană să se simtă în largul ei.

Învățarea

Există două aspecte în acest sens. În primul rând, formarea pe care o oferiți noilor angajați ar trebui să fie comunicativă cu privire la rolul pe care îl au la locul de muncă și detalii despre companie. Acest lucru include istoricul, clienții dvs. și orice politici interne cu privire la lucruri cum ar fi sărbătorile și orele de lucru. Dacă vă dați seama că mulți dintre noii angajați vin la dumneavoastră la fiecare jumătate de oră punând aceleași întrebări, acesta este un semn că instruirea dumneavoastră nu este la înălțime.

În al doilea rând, însă, metodele eficiente de comunicare ar trebui să facă parte, de asemenea, din instruirea pe care o oferiți angajaților dumneavoastră. Ca orice altceva în afaceri, este o abilitate care trebuie învățată, iar metodele de comunicare vor fi diferite de la o companie la alta. Este responsabilitatea dumneavoastră să insuflați cele mai bune practici echipei dumneavoastră.

Citește în continuare: Strategii simple de învățare și dezvoltare pentru a vă catapulta angajații spre succes

Tonoul dumneavoastră, în ceea ce privește limbajul pe care îl folosiți, claritatea și modul în care vorbiți, sunt toate aspecte vitale ale unei bune comunicări.

Iată 6 lucruri pe care trebuie și nu trebuie să le faceți pentru o comunicare eficientă:

5. Folosiți un vocabular clar și simplu pentru a vă asigura că vă transmiteți punctul de vedere. Dacă limbajul dvs. este ambiguu sau prea complex, riscați să fiți înțeles greșit și s-ar putea să trebuiască să vă explicați de mai multe ori.

6. NU fiți prea glumeț – vă aflați într-un mediu profesional și tonul dvs. ar trebui să se potrivească cu acest lucru

7. NU folosiți argou, înjurături sau limbaj care ar putea fi ofensator. Riscați să vă înstrăinați ascultătorul – în plus, nu este foarte profesional.

8. NU sunați ca un disc stricat. Mesajul dvs. ar trebui să fie suficient de clar și autoritar de prima dată încât să nu fie nevoie să vă repetați mereu.

9. NU introduceți umorul într-un mod adecvat. Păstrarea unei conversații ușoare și relaxate creează un mediu prietenos și va face ca echipa dvs. să fie mai receptivă la mesajul dvs. În mod clar, există un timp și un loc pentru această tehnică – nu este una care să fie folosită într-o ședință disciplinară, de exemplu.

10. NU mormăiți. Nu numai că îi face pe membrii echipei să vă înțeleagă mai greu, dar denotă și o lipsă de încredere în ceea ce spuneți.

Încurajarea și feedback-ul

După fiecare schimb de replici, asigurați-vă întotdeauna că mulțumiți celeilalte persoane sau celorlalți pentru timpul acordat. Este o simplă politețe și, în plus, demonstrează că sunteți recunoscător pentru prezența lor atunci când ar fi putut să se ocupe de o altă sarcină.

Astăziți timp și pentru ascultători să ofere feedback, nu numai despre cum li s-a părut că a decurs conversația, ci și despre modul în care ați transmis informațiile.

Asumați criticile și folosiți-le pentru a vă structura mai bine misivele în viitor.

Strategii de comunicare pentru întâlniri față în față

Acest stil deschis de întâlnire este o modalitate excelentă de a comunica cu angajații dvs. și pentru ca și ei să comunice cu dvs. – este o stradă cu două sensuri!

Pentru dvs. este o șansă de a transmite pasiunea dvs. pentru un proiect și de a crea un mediu cu adevărat incluziv care permite echipei dvs. să împărtășească entuziasmul și dedicarea dvs. Pentru ei, este o șansă de a participa la o discuție deschisă și de a ridica puncte în mod colectiv.

Unu-la-unu

Certe preocupări nu sunt adecvate pentru discuții în cadrul unui grup. În aceste scenarii, întâlnirile unu-la-unu sunt cea mai bună soluție. Dacă există o preocupare personală care trebuie abordată sau o problemă de performanță, încercați să luați acea persoană deoparte pentru o discuție privată.

Încărcați acum: One-to-one meeting template – ghidul suprem pentru manageri

După cum am menționat mai devreme, limbajul corpului reprezintă aproximativ 55% din semnificație atunci când comunică față în față. Acesta poate face cu adevărat diferența pentru a vă asigura că conversația dvs. este eficientă.

Stai drept, zâmbești, dai o strângere de mână puternică – toate acestea sunt semnale pozitive că ești receptiv la a avea o conversație serioasă. Aplecați-vă pe scaun, puneți picioarele pe birou sau închideți ochii – nu sunt semne atât de bune. Evitați cu orice preț.

Prezentări

Introducerea unui element vizual poate ajuta la o mai bună ilustrare a conceptelor, în special atunci când discutați un proiect creativ. De asemenea, poate fi util să distribuiți prezentările membrilor echipei după întâlniri, astfel încât aceștia să se poată referi la fapte sau statistici atunci când acționează asupra planurilor.

Strategii de comunicare pentru online

Email

Comunicarea prin e-mail a căpătat o reputație puțin proastă în ultimii ani, deoarece a fost afectată de aceleași critici care sunt aduse multor platforme tehnologice: faptul că este ușor să interpretezi greșit ceva atunci când este scris, deoarece nu ai toate indicatorii de limbaj corporal și tonul vocii pe care îi ai în comunicarea față în față.

Peste toate acestea, există presupunerea că, în momentul în care primești un e-mail, expeditorul stă la birou, bate din picior și așteaptă un răspuns (chiar dacă este miezul nopții). În 99% din cazuri, nu este așa, iar cele mai multe e-mailuri care necesită un răspuns urgent vor fi marcate oricum ca fiind „Prioritate ridicată”.

E-mailul este de fapt o modalitate extrem de eficientă de a comunica cu membrii echipei la nivel profesional, într-un mod care nu le distrage atenția de la alte activități pe care le-ar putea desfășura. Pentru a evita orice fel de presiune de timp percepută inutilă, asigurați-vă că puneți un obiectiv de răspuns/acțiune în e-mailul inițial.

Mesagerie instantanee

Aplicațiile precum Slack pot fi de neprețuit în comunicarea rapidă și ușoară cu membrii echipei. Există unele lucruri care nu necesită neapărat trimiterea unui e-mail. Mesageria instantanee rezolvă această problemă, părând a fi o platformă mai informală. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a include membrii echipei de la distanță în cultura companiei, astfel încât aceștia să se simtă parte din echipă chiar și atunci când nu sunt acolo.

Dar nu vă bazați prea mult pe comunicarea online

Deși tehnologiile de comunicare pot fi extrem de utile, acestea nu ar trebui să fie folosite în exces. Există anumite lucruri care nu vor fi transmise în modul în care doriți prin intermediul comunicării online, iar lucrurile pot fi adesea lăsate la libera interpretare. Dacă este posibil, încercați să folosiți conversația în persoană pentru a construi relații mai bune și urmăriți cu e-mailuri pentru claritate.

Strategii de comunicare ieșite din comun

Și acum ceva complet diferit…

Câteodată, trebuie să vă gândiți puțin în afara cutiei pentru a vă face comunicarea cât se poate de eficientă. Iată câteva strategii ieșite din comun – sigur, s-ar putea să primiți niște priviri ciudate și câteva e-mailuri îngrijorate din partea echipei dumneavoastră, dar cu siguranță îi va face să vorbească.

Ajutoare vizuale

Dacă vă treziți deseori comunicând aceleași lucruri personalului dumneavoastră, economisiți-vă timpul și energia cu câteva ajutoare vizuale.

Aveți pe cineva în ureche la fiecare 5 minute care vă cere codurile imprimantei? Imprimați-le și lipiți-le pe imprimantă. Bombardat cu e-mailuri care cer concediu? Implementați un calendar comun al concediilor, astfel încât membrii echipei să poată verifica dacă concediile lor se suprapun înainte de a depune o cerere. Personalul râde în mod constant de gusturile tale groaznice în materie de cămăși? Lipiți un semn pe birou pe care să scrie „Îmi plac cămășile mele, bine, dar lăsați-mă în pace”. Sau, știi tu, du-te la cumpărături. Decizia vă aparține.

Act it out

Cui nu-i place un joc de șarade de Crăciun? Este întotdeauna amuzant să o vezi pe bunica încercând să joace „Thor: Ragnarok”. Nu vă sugerăm să jucați literalmente Charades la birou (ei bine, nu în fiecare zi, oricum), dar introducerea unui aspect fizic în comunicarea dvs. poate încuraja echipa dvs. să gândească în afara cutiei și poate ajuta instrucțiunile să le rămână în minte.

Este, de asemenea, un instrument de formare eficient, în special pentru a exersa interacțiunile cu clienții și pentru a interpreta rezultate potențiale. Din nou, asigurați-vă doar că personalul dvs. nu joacă *de fapt* Charade cu clienții.

Există tone de moduri diferite de a comunica eficient cu echipa dvs. și depinde de dvs. să o găsiți pe cea mai bună. Fiți conștienți de faptul că ar putea fi nevoie de un pic de încercări și erori și fiți dispuși să încercați diferite tactici. La sfârșitul zilei, comunicarea eficientă trebuie să funcționeze pentru dvs. și echipa dvs. și pentru nimeni altcineva.

Merită să petreceți ceva timp pentru a o face bine. Perfecționarea strategiilor de comunicare vă va face locul de muncă un loc mai fericit și mai armonios.