Declarațiile oferă baza factuală pentru afirmațiile făcute în memorandumuri de puncte și autorități, memorii și citații. (Adică, fiecare afirmație de fapt dintr-un memoriu trebuie să fie susținută în mod corespunzător cu o citare a unei declarații). Iată cum să scrieți o declarație foarte bună:
În primul rând, scrieți declarația în vocea proprie a declarantului, folosind propriul limbaj, din propria sa perspectivă.
În al doilea rând, spuneți o poveste bună. Declarația ar trebui să fie o narațiune și ar trebui să fie cuprinzătoare în ceea ce privește incidentele pe care le relatează.
În cele din urmă, respectați regulile privind probele. Tot ceea ce se află într-o declarație trebuie să fie admisibil ca și cum ar fi o mărturie în instanță. Trebuie să existe un temei (cum știe martorul ceea ce știe) și nu trebuie să existe zvonuri inadmisibile. Arătați cunoștințele personale pentru fiecare afirmație din declarație.
De exemplu, nu spuneți: „Am solicitat ajutor general săptămâna trecută, dar nu-l pot obține decât peste șase săptămâni”. În schimb, spuneți,
Am fost la biroul Departamentului Județean de Asistență Socială de pe Lincoln Avenue pe 4 iunie 2012. Îmi amintesc pentru că era o zi de luni, iar eu îmi petrecusem weekendul dormind afară. Am vorbit cu doamna Jones. I-am spus că sunt fără adăpost. Mi-a dat bonuri de masă în acea zi. Mi-a spus că va trebui să mă întorc pentru o programare peste cinci săptămâni pentru a discuta despre cererea mea de ajutor general. I-am spus că am nevoie de ajutor acum și am întrebat-o dacă pot veni mai devreme. Ea a spus: „Fără excepții.”
Concluziile și opiniile („îi urăsc pe oamenii săraci”) fără temei sunt improprii; impresiile („m-am simțit descurajat”) sunt bune. Evitați vocea pasivă (de exemplu, „documentele au fost primite”). Utilizarea vocii pasive este un indiciu că vorbitorului îi lipsesc cunoștințele personale și se bazează pe zvonuri.
.