Carte de contabilitate automatizată: De ce aveți nevoie de aceste patru instrumente (și nu doar de un singur mare serviciu de contabilitate)

Diverse servicii și companii pretind că oferă contabilitate automatizată. De obicei, ceea ce vor să spună este că automatizează (sau cel puțin preiau) o anumită subsecțiune a contabilității. Este imposibil să găsești un singur software care să automatizeze totul, de la clasificarea cheltuielilor, la păstrarea înregistrărilor și până la plata facturilor. Și dacă sunteți mai degrabă pe bază de angajamente decât pe bază de numerar? Lăsați-o baltă.

Dar dacă doriți cu adevărat o soluție de contabilitate care să funcționeze de la sine, vă puteți apropia cu o combinație de software și servicii. În această postare, vom acoperi suita exactă de instrumente și servicii pe care trebuie să le folosiți dacă doriți o contabilitate automată pentru afacerea dumneavoastră.

Funcționează atât pentru contabilitatea de casă, cât și pentru cea de angajamente și va necesita un efort minim pentru a o menține în funcțiune în fiecare lună. Aceste instrumente vă vor reda timpul necesar pentru a vă concentra asupra deciziilor strategice de afaceri, mai degrabă decât să vă bâjbâiți în software-ul de contabilitate în fiecare lună.

Înainte de a ne scufunda în stivă, iată „de ce” din spatele sarcinilor și instrumentelor pe care le-am ales.

La Pilot, avem o echipă de contabili experți (cu superputeri software) care vă fac cărțile în QuickBooks Online. Lăsați-ne să luăm povara contabilității de pe farfuria dumneavoastră: Încercați Pilot acum.

De ce aveți nevoie de patru instrumente (și nu doar de un singur mare serviciu de contabilitate)

Carte de contabilitate nu este un serviciu standardizat. Nu există o listă unică de sarcini pe care le va face un contabil, deși există servicii mai mult sau mai puțin comune oferite. Este întotdeauna important să discutați despre ceea ce doriți să realizeze contabilul dvs. înainte de a face o angajare. În general, contabilii vor face unele sau toate următoarele:

• Categorizați-vă tranzacțiile
• Reconciliați-vă conturile bancare
• Pregătiți situațiile financiare cheie
• Folosiți facturile și facturile.

Cele două din mijloc – reconcilierea conturilor bancare cu registrele companiei și pregătirea unor situații financiare utile – sunt sarcini pe care aproape orice contabil le va oferi. Categorizarea tranzacțiilor este un lucru pe care unii contabili îl oferă, dar, de obicei, numai cu contribuția proprietarului afacerii (sau a celui care face achiziții pentru afacere).

Manipularea facturilor și a facturilor este un lucru pe care contabilii interni îl vor face adesea, dar multe servicii de contabilitate și contabilii externalizați nu o vor face. Și chiar și atunci când ați găsit pe cineva care să se ocupe de toate aceste sarcini, având la dispoziție automatizarea și tehnologia potrivită, înseamnă că poate realiza mult mai multe pentru afacerea dvs. decât dacă tehnologia nu ar fi acolo.

Cele patru instrumente de mai jos ating ceea ce noi credem că sunt cele mai mari patru nevoi pentru contabilitatea afacerii: o platformă în care să păstrați datele contabile, un instrument care să automatizeze clasificarea cheltuielilor, un serviciu care să se ocupe de ceea ce nu pot face calculatoarele și un instrument care să simplifice trimiterea și primirea plăților.

Ca bonus, am adăugat opțiunea noastră preferată pentru a automatiza cât mai mult posibil salarizarea și alte activități de resurse umane. Am ales fiecare instrument din această stivă pentru că avem experiență personală cu instrumentul respectiv și am constatat că fiecare dintre ele a ajutat cu adevărat afacerile cu care lucrăm.

Fără alte formalități, iată stiva noastră tehnică de evidență contabilă recomandată.

Pasul 1: Obțineți un software de evidență contabilă scalabil și robust

Un software de evidență contabilă bun este ca acel prieten din grupul dumneavoastră care îi ajută pe toți să se înțeleagă. Nu puteți construi o stivă automatizată de software de contabilitate fără ceva care să se joace bine cu toate celelalte instrumente. Software-ul de contabilitate pe care îl alegeți va servi drept fundație pentru tot ceea ce urmează. Este locul în care contabilii vor reconcilia conturile și vor crea rapoarte, și este locul în care vor locui datele sincronizate de la celelalte instrumente ale dumneavoastră.

Din cauza integrărilor extinse, a scalabilității și a setului de caracteristici, recomandăm QuickBooks Online întreprinderilor mici, întreprinderilor mijlocii și startup-urilor. Poate că nu este la fel de interesant și de nou ca alte software-uri (ne uităm la tine, Xero), dar QuickBooks chiar poate face cea mai mare parte a muncii pentru contabilul tău.

În loc să reluăm toate motivele noastre pentru care iubim platforma, vă vom trimite la o postare anterioară pe care am creat-o și care compară trei platforme populare: QuickBooks Online, Xero și Wave. Dacă doriți să citiți mai multe despre alte opțiuni înainte de a lua o decizie, s-ar putea să vi se pară util ghidul nostru privind software-ul de evidență contabilă online.

Pasul 2: Automatizați urmărirea cheltuielilor

Al doilea instrument cheie din stiva dvs. de evidență contabilă automatizată ar trebui să simplifice urmărirea și clasificarea cheltuielilor. De ce? Pentru că cheltuielile pot fi unul dintre cele mai consumatoare de timp și mai dureroase aspecte ale contabilității. Este o adevărată bătaie de cap. Dacă conduceți o companie mică, cu cheltuieli puține sau deloc, puteți sări peste acest instrument. Dar dacă faceți lucruri cum ar fi…

• Gestionați inventarul
• Faceți călătorii de afaceri
• Cumpărați consumabile de birou și mobilier
• Mâncați în oraș cu clienții

… atunci este bine să aveți un sistem pentru a urmări totul.

Consilierii contabili nu pot face toată urmărirea cheltuielilor în locul dumneavoastră, deoarece nu pot citi gândurile (mai ales dacă aveți obiceiul de a pune cheltuielile de afaceri pe un card de credit personal sau cheltuielile personale pe un card de afaceri). Și nu aveți nevoie de noi să vă spunem că este important să clasificați corect cheltuielile – face o mare diferență în sezonul de impozitare.

În timp ce nici computerele nu sunt bune la citit mințile, ele sunt bune la identificarea tiparelor și la automatizarea fluxurilor de lucru. Acesta este motivul pentru care am ales Expensify ca al doilea instrument din această stivă.

Iată cum funcționează: Oricine cheltuiește banii companiei (oricine, de la angajați la directori executivi și până la proprietari de afaceri mici) face o fotografie a chitanței prin intermediul aplicației Expensify. Expensify transformă acele chitanțe într-un raport și oferă butoane de aprobare/respingere cu un singur clic. Aceste informații sunt sincronizate automat, în timp real, cu contul QuickBooks. Dispune chiar și de rambursare automată.

Așadar, deși Expensify necesită câteva momente de efort din partea dvs. (realizarea unei fotografii a chitanței sau apăsarea da/nu la aprobări), simplifică marea majoritate a sarcinilor de afaceri legate de cheltuieli.

Pasul 3: Aranjați evidența contabilă automată

La fel de minunat cum ar fi dacă QuickBooks ar genera pur și simplu cărți perfect corecte și ușor de înțeles în fiecare lună, nu o face. Software-ul de contabilitate există pentru a fi folosit de cineva, iar dacă doriți ca acest proces să fie automatizat, veți avea nevoie de ajutorul calculatoarelor și al oamenilor.

Gândiți-vă la asta: În esență, contabilitatea urmărește și elaborează modul în care banii au intrat și au ieșit din afacerea dumneavoastră. Pentru a vă da seama ce s-a întâmplat în fiecare lună, trebuie să vă uitați la o serie de surse de date (extrasul de cont bancar, extrasul de salariu, extrasul de cont al cardului de credit, facturile pe care le-ați trimis, etc.). Modul în care înregistrați aceste informații este destul de standard și se pretează bine la o automatizare inteligentă.

Dar alte părți ale contabilității – cum ar fi să dai sens acestor date, să gestionezi cazuri de utilizare neașteptate și să explici totul – sunt mai bine făcute de contabilii experimentați, umani. Aceasta este premisa din spatele motivului pentru care Pilot chiar există.

La Pilot, oferim computerelor sarcinile pe care computerele le fac cel mai bine, lăsând restul în mâinile capabile ale contabililor noștri. Computerele se ocupă de toate sarcinile contabile simple, predispuse la erori și repetitive, în timp ce contabilii noștri au mai mult timp pentru a se ocupa direct de întrebările și preocupările clienților (și nu de introducerea manuală a datelor).

Pe scurt, angajăm contabili experți și îi împuternicim cu automatizarea software-ului. Aceștia urmăresc totul în QuickBooks Online, astfel încât veți avea date ușor accesibile, ușor de transferat și precise, totul pe o platformă care se integrează bine cu alte instrumente financiare grozave.

Dacă vă pregătiți pentru următoarea rundă de finanțare sau încercați să construiți bugetul pentru anul viitor, veți avea întotdeauna informațiile de care aveți nevoie într-un format simplu, ușor de accesat. Oferim situații financiare lunare, trimestriale și anuale, cum ar fi bilanțurile, P&L și fluxul de numerar. Iar dacă doriți să știți ceva anume, contabilul dvs. dedicat va putea să vă ofere oricând acele informații.

P.S. Doar nu credeați că vom alcătui un stack tehnic de contabilitate și nu ne vom recomanda, nu-i așa? Încercați Pilot Now timp de o lună.

Pasul 4: Automatizați conturile de plătit & de primit

Conturile de plătit (trimiterea facturilor și reamintirea oamenilor să le plătească) și conturile de primit (plata facturilor) sunt o parte integrantă a afacerilor. Dar cineva trebuie să facă munca de a se așeza efectiv, de a stabili ce trebuie plătit și de a se asigura că banii se schimbă de mână atunci când trebuie.

Câțiva contabili vor face această sarcină, iar alții nu. Indiferent de cine se ocupă de ea, o mare parte din sarcinile necesare pentru facturare (generarea facturilor, reamintirea clienților să plătească, obținerea aprobărilor de plată de la persoana potrivită, actualizarea registrelor contabile atunci când banii pleacă sau intră în contul dvs. și așa mai departe) pot fi efectuate mai eficient de către un computer. Pentru această sarcină, vă recomandăm Bill.com.

Ca toate programele din această listă, Bill.com necesită ceva timp pentru a fi utilizat. Dar el simplifică foarte mult conturile de plătit și conturile de primit. De la trimiterea de memento-uri automate de facturare până la sincronizarea datelor contului bancar cu software-ul de contabilitate ales de dumneavoastră, acesta îndeplinește o serie de sarcini pe care este mai bine să le lăsați în seama calculatoarelor.

Funcția lor de glisare & drop pentru facturi economisește timp pentru oricine se ocupă de AP/AR și puteți configura un flux de lucru de aprobare, astfel încât oricine are nevoie de contribuție să poată apăsa unul sau două butoane pentru a o face.

Combinat cu QuickBooks, Expensify și Pilot, Bill.com este piesa finală de care aveți nevoie pentru o soluție de contabilitate automatizată care este cât se poate de aproape de hands-off, așa cum veți găsi.

(Bonus) Pasul 5: Faceți beneficiile & Salarizarea mult mai ușoară

Solicitarea salariilor și alte sarcini de resurse umane – cum ar fi gestionarea planurilor de asigurare a angajaților – este ceva de care majoritatea contabililor nu se vor atinge niciodată. Dar, este o altă funcție importantă de back-office care poate fi îmbunătățită prin automatizare. Mulți dintre clienții noștri au încercat și apreciat Gusto, așa că suntem bucuroși să îl recomandăm oricui caută o soluție de salarizare.

Gusto are sens pentru întreprinderile mici și mijlocii și pentru startup-uri. Deși ar fi înșelător să afirmăm că Gusto automatizează resursele umane, este corect să spunem că automatizează multe sarcini enervante și simplifică foarte mult rularea salarizării.

Cât timp vă ia (sau echipei dvs.) să executați salarizarea în prezent? Gusto susține că majoritatea clienților pot executa salarizarea în 10 minute sau mai puțin, odată ce Gusto este configurat. De asemenea, ei depun și plătesc automat taxele de salarizare și oferă asistență cu beneficii precum asistența medicală.

Dacă sunteți serios în ceea ce privește automatizarea sarcinilor de back-office, Gusto este un bun adaos la listă.

Concluzie

În 2019, nu există un singur software care să vă automatizeze complet back-office-ul. Dar, prin combinarea instrumentelor prezentate mai sus, vă puteți apropia cât mai mult posibil de o contabilitate automată.

Dacă v-au plăcut aceste instrumente și doriți mai multe recomandări, consultați stiva noastră financiară recomandată.

La Pilot, avem o echipă de contabili experți (cu superputeri software) care vă fac contabilitatea în QuickBooks Online. Lăsați-ne să luăm povara contabilității de pe farfuria dumneavoastră: Încercați Pilot acum.