Ce este un dicționar WBS?

➔Proba gratuită de 30 de zile a software-ului WBS

Dicționarul WBS este una dintre cele trei componente care alcătuiesc linia de bază a domeniului de aplicare: 1) declarația domeniului de aplicare, 2) structura de defalcare a lucrărilor și 3) dicționarul WBS. Fără un dicționar WBS, proiectul nu are o linie de bază completă și nu poate măsura sau monitoriza performanța domeniului de aplicare.

WBS Dictionary Template

Dicționarul WBS este documentul oficial al proiectului care oferă descrieri detaliate ale informațiilor cheie pentru toate elementele din structura de defalcare a lucrărilor și trebuie să respecte regula de 100%. Regula 100% impune ca WBS să cuprindă 100% din domeniul de aplicare al proiectului. Cu toate acestea, având în vedere că titlurile elementelor WBS au doar unul sau două cuvinte, este imposibil să se confirme prin simpla utilizare a WBS că această regulă a fost respectată. Dicționarul WBS este documentul de proiect care descrie lucrările din fiecare Element astfel încât echipa de proiect să poată planifica și executa 100% din domeniul de aplicare.

Multe referințe descriu Dicționarul WBS ca fiind un instrument de descriere a pachetelor de lucru. Pachetele de lucru sunt definite ca fiind cele mai mici Elemente din fiecare etapă a WBS. Deși această afirmație este adevărată, Dicționarul WBS descrie de fapt fiecare Element din WBS. Dicționarul WBS este creat într-un format ierarhic, la fel ca și structura de defalcare a lucrărilor. Descrierile elementului de nivel 1 trebuie create mai întâi pentru a înțelege limitele acestuia și pentru a asigura alinierea cu elementele de nivel inferior. Aceasta este cea mai bună modalitate de a asigura respectarea regulii de 100%.

Cum se creează un dicționar WBS

După ce a fost aprobată structura de defalcare a lucrărilor, poate fi creat dicționarul WBS. Crearea dicționarului WBS este condusă de managerul de proiect și dezvoltată de membrii echipei de proiect care sunt experți în domeniu (Subject Matter Experts – SME). Abordarea de dezvoltare începe cu elementele de nivel 1, coboară pe fiecare etapă și se termină cu pachetele de lucru. Această abordare ierarhică asigură faptul că lucrările din cadrul fiecărui Nivel 1 rămân aliniate și conforme cu Regula 100%.

Când se creează Dicționarul WBS, este important să se mențină succint conținutul fiecărui Element. Scopul principal al Dicționarului WBS este ca membrii echipei de proiect să aibă o înțelegere clară a activității care se desfășoară în toate Elementele și, în special, în Pachetele de lucru. Nu este o rescriere a Declarației privind domeniul de aplicare, a unui Pachet de autorizare a lucrărilor, a unui contract sau acord etc. Este o explicație concisă a subiectelor importante legate de fiecare Element. O modalitate bună de a vă asigura că acest format este respectat este de a utiliza un șablon de Dicționar WBS în timp ce urmați acești pași:

1. Reunește echipa de proiect și validează regula 100%

   Reunește IMM-urile din echipa de proiect și analizează structura de defalcare a lucrărilor pentru a valida regula 100%. Asigurați-vă că toată lumea înțelege logica și ipotezele WBS. Revizuiți WBS pe baza feedback-ului din partea IMM-urilor.

2. Creați conținutul elementului de nivel 1

   Utilizând un șablon cu următoarele subiecte minime, creați conținutul pentru fiecare dintre elementele WBS de nivel 1 (a se vedea figura 1):

   1. Codul de identificare și titlul WBS de nivel 1 – Identificați-l ca fiind un cont de control, dacă este unul.
   2. Descriere – Definiți limitele elementului și încadrați conținutul domeniului de aplicare, astfel încât să fie clar ce domeniu de aplicare este inclus și ce este exclus.
   3. Primary Deliverable(s) – Produsul, serviciul sau rezultatul creat atunci când toate lucrările din acest picior WBS sunt finalizate.
   4. Acceptance Criteria – Cerințe funcționale și fizice care îndeplinesc așteptările clientului.
   5. Summary Budget – Bugetul pentru întregul picior WBS, plus ipotezele.
   6. Milestones – Etapa de referință pentru Primary Deliverable(s). Includeți, de asemenea, orice presupuneri, constrângeri și interdependențe de program cu alte livrabile primare din celelalte elemente de nivel 1 ale WBS
   7. Key Risks – Includeți orice amenințări și oportunități cheie cu strategii de răspuns.
3. Confirm Level 1 Elements

   Reîntoarceți-vă la Work Breakdown Structure și verificați dacă elementele de nivel 1 trebuie revizuite pe baza conținutului nou creat din Dicționarul WBS. Confirmați că elementele de nivel 1 captează 100% din domeniul de aplicare.

4. Create Remaining Element Content

   Continuați să creați conținut similar folosind același șablon pentru elementele rămase până la, dar fără a include pachetele de lucru. Ajustați conținutul pentru a reflecta nivelul respectiv al elementului; de ex, Nivelul 2, 3, etc.

5. Crearea conținutului pachetului de lucru

   Utilizând un șablon cu următoarele subiecte minime, creați conținutul pentru fiecare dintre elementele pachetului de lucru:

   1. Codul de identificare și titlul WBS Nivelul 1 – Identificați-l ca fiind un cont de control, dacă este unul.
   2. Organizația/persoana responsabilă – Aceasta este singura organizație, grup sau persoană căreia i s-a atribuit responsabilitatea exclusivă de a se asigura că pachetul de lucru este finalizat.
   3. Description – Definește limitele Pachetului de lucru. Încadrați conținutul domeniului de aplicare astfel încât să fie clar ce domeniu de aplicare este inclus și ce este exclus. Dacă este un Pachet de planificare, descrieți domeniul de aplicare cunoscut și necunoscut.
   4. Deliverables – Produsul, serviciul sau rezultatele create atunci când toate lucrările din acest Pachet de lucru sunt finalizate. Includeți orice livrabile intermediare critice.
   5. Criterii de acceptare – Cerințe funcționale și fizice care îndeplinesc așteptările clientului. Includeți orice aprobări unice necesare pentru acceptare.
   6. Buget – Bugetul pentru acest pachet de lucru, plus orice informații și ipoteze critice privind resursele.
   7. Milestones – Data de începere, Data de încheiere, Repere intermediare, Interdependențe, Constrângeri și orice presupuneri.
   8. Risks – Includeți orice amenințări și oportunități cunoscute cu strategii de răspuns.
6. Validate 100% Rule

   Validați că Dicționarul captează în mod adecvat domeniul de aplicare necesar pentru a produce livrabilul. Asigurați-vă că Dicționarul WBS reflectă 100% din domeniul de aplicare.

Figura 1 – Șablonul de nivel 1 al Dicționarului WBS

Cum se utilizează un Dicționar WBS

La fel ca și structura de defalcare a lucrărilor, Dicționarul WBS este un instrument critic de planificare a domeniului de aplicare. Acesta servește, de asemenea, ca bază pentru pregătirea documentelor de autorizare a lucrărilor, a graficelor, a estimărilor de costuri și a monitorizării și controlului liniilor de bază. După cum s-a menționat de mai multe ori în acest articol, el definește lucrările din structura de defalcare a lucrărilor. Acesta conține informații minime esențiale pentru a înțelege cerințele proiectului și pentru a îndeplini toate criteriile de acceptare a produselor livrabile. Combinat cu declarația aprobată privind domeniul de aplicare și cu structura de defalcare a lucrărilor, dicționarul WBS este a treia și ultima componentă a bazei de referință a domeniului de aplicare. Linia de bază este documentul de proiect utilizat pentru a măsura performanța proiectului. Linia de bază a domeniului de aplicare este planul formal care este comparat cu rezultatele reale pentru monitorizarea și controlul execuției domeniului de aplicare.

Documentele de autorizare a lucrărilor sunt pregătite pe baza informațiilor din pachetul de lucru și sunt utilizate pentru a executa lucrările. Informațiile privind Pachetul de lucru din Dicționarul WBS furnizează datele de bază necesare pentru crearea documentelor de autorizare a lucrărilor, astfel încât produsele livrabile să îndeplinească criteriile de acceptare și să poată fi transferate clientului. Echipa de proiect trebuie să se refere la Dicționarul WBS pe tot parcursul execuției proiectului pentru a se asigura că produsele livrabile îndeplinesc cerințele.

Dicționarul WBS este, de asemenea, principalul element de intrare pentru crearea și monitorizarea activităților de planificare și a estimărilor de costuri. Descompunerea pachetelor de lucru creează activități (a se vedea figura 2). Aceste activități devin activitățile care construiesc un program folosind un format de diagramă Gantt (a se vedea figura 3). Odată ce activitățile au fost încărcate cu resurse, estimările de costuri pot fi create la nivel de activitate, apoi agregate prin intermediul structurii de defalcare a lucrărilor la nivelul întregului proiect. Acest lucru permite cu ușurință proiectului să monitorizeze și să controleze costurile la orice element din WBS; un pachet de lucru sau un cont de control.

Figura 2 – Descompunerea pachetelor de lucru în activități

Figura 3 – Crearea unei diagrame Gantt direct din activitățile pachetelor de lucru

Descărcați MindView și creați-vă propria structură de defalcare a muncii.

.