Nu este niciun secret – în industriile competitive, oamenii sunt totul.
Atragerea și păstrarea celor mai buni oameni poate literalmente să vă facă sau să vă distrugă afacerea, iar succesul depinde de câștigarea „războiului pentru talente”.
Cele mai bune companii știu că, pentru a câștiga, trebuie să creați o cultură a implicării și un mediu în care oamenii vor să își petreacă timpul.
Atunci, un manager de birou rockstar devine indispensabil, cineva care poate cultiva cultura de care are nevoie compania dvs. și poate conduce nava în direcția corectă pe măsură ce compania dvs. crește.
Dacă ar fi atât de simplu…
Managerul de birou este o poziție unică și solicitantă. Este nevoie de un set divers de aptitudini – și de o persoană extraordinară – pentru a prospera cu adevărat în acest rol.
Bonus gratuit: Obțineți o versiune PDF a raportului The 2018 State of The Office Manager Report. Am intervievat 572 de Office Manageri pentru a descoperi 10 concluzii pe care le puteți folosi pentru a vă atinge obiectivele și a depăși provocările. În plus, aflați cât sunt plătiți alți Office Manageri (și cum puteți câștiga mai mult)!
Considerați acest lucru:
Managerul de birou este una dintre puținele persoane (în afară poate de CEO sau de personalul senior de resurse umane) care interacționează cu angajații la fiecare nivel și în cadrul fiecărui departament, practic în fiecare zi.
La SnackNation, suntem mari susținători ai managerilor de birou talentați. Acest lucru se datorează faptului că avem privilegiul de a lucra direct cu mii de manageri de birou incredibili la unele dintre cele mai angajate companii din întreaga țară.
Atunci, de ce este nevoie pentru a fi unul dintre acești manageri de birou de nivel următor? Cum găsești și angajezi pe cineva care este perfect pentru acest rol?
Am vorbit atât cu managerii de birou, cât și cu cei care îi angajează la unele dintre companiile care reușesc să facă lucrurile bine când vine vorba de cultură și angajament. Iată ce au avut de spus despre principalele trăsături de care aveți nevoie pentru a fi un manager de birou rockstar.
Cel mai bun mod de a crea, urmări și monitoriza sugestiile din acest post este cu un software de productivitate precum monday.
Flexibilitate de neegalat
Am auzit-o din nou și din nou – flexibilitatea a fost cea mai importantă trăsătură în conformitate cu oamenii pe care i-am chestionat. Pentru a fi un bun manager de birou, trebuie să te descurci cu pumnii și să fii capabil să faci față la orice îți iese în cale.
Shannon McLendon, Operations and Events Lead la The Motley Fool, explică:
„Un manager de birou la The Fool este un meseriaș de toate meseriile, care poartă multe pălării diferite.
Lucrurile se schimbă rapid, așa că trebuie să gândesc pe picioarele mele și să fiu proactivă în ceea ce privește rezolvarea lucrurilor.”
Și este de înțeles – nu există o „zi tipică” pentru un manager de birou. Într-un minut s-ar putea să planificați un eveniment în afara sediului pentru 150 de persoane, iar în următorul să coordonați sosirea unui investitor important sau să ajutați la amenajarea interioară a unui nou spațiu de birouri.
Capacitatea de a vă adapta și de a improviza este esențială.
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Stellar Organization & Follow-Through
Acest al doilea sfat ar putea părea de la sine înțeles, dar a fi organizat este unul dintre cei mai importanți factori atunci când vine vorba de succesul în acest rol. Din nou, rolul OM este atât de amplu și variat încât poate fi ușor să pierzi din vedere sarcinile pe care le ai la îndemână. Și pentru că de multe ori sprijiniți directori de nivel C, majoritatea lucrurilor sunt de mare prioritate și marja de eroare este mică.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager și Office Manager la Leadquizzes, o descompune pentru noi.
„Ca manager de birou ai ceea ce pare a fi un milion de lucruri diferite care se întâmplă în același timp și trebuie să te asiguri că toate sunt rezolvate. Nu aș putea trăi fără calendarul meu Google și îmi pun acolo toate sarcinile și ora la care le voi face.
Nu contează cât de mică este sarcina, chiar și ceva care durează 5 minute, intră acolo și se face.”
Nu este vorba doar de a fi organizat, totuși – este suficient de grijuliu pentru a te asigura că sarcinile pe care le urmărești sunt făcute la timp și sunt făcute bine.”
Accesibilitate completă
Un office manager ar trebui să fie accesibil – atât în ceea ce privește disponibilitatea, cât și în ceea ce privește căldura personalității sale. Echipa dvs. ar trebui să se simtă confortabil să se adreseze managerului de birou pentru sarcinile pe care acesta le deține.
Paul Marshall, Chief Financial Officer și Senior Vice President of Operations al companiei Influitive, explică de ce a numit accesibilitatea ca fiind calitatea numărul unu a unui manager de birou extraordinar:
„Mai presus de toate, un manager de birou extraordinar ar trebui să fie accesibil colegilor săi pentru a se asigura că toată lumea lucrează la productivitate maximă”, spune el. „O experiență personalizată îi face pe fiecare angajat în parte să se simtă special și apreciat.”
Un exemplu de modul în care facem acest lucru la Influitive este prin intermediul [email protected], unde angajații pot cere echipei noastre orice lucru care să le îmbunătățească experiența de lucru.”
Potrivit lui Paul, această trăsătură este întruchipată de Rebecca Shaffer, care a fost angajată inițial ca și coordonator de operațiuni, dar a fost promovată la Operations Manager/Office Manager în doar un an de zile.
Iat-o pe Shannon de la The Motley Fool cu un alt motiv pentru care accesibilitatea este atât de importantă în acest rol:
Accesibilitatea mea i-a ajutat pe Fools să se simtă confortabil să vină la mine cu orice preocupare și a ajutat la promovarea unor relații bune cu Fools din întreaga companie.
Cel mai mare succes al meu în calitate de office manager se datorează echipei care lucrează cu mine în fiecare zi. Încrederea pe care o am în ei de a face un efort suplimentar și de a lua decizii s-a dovedit a fi neprețuită.
Echipa mea se ocupă de tot, de la operațiunile interne, planificarea evenimentelor, securitate, întreținere, precum și de fericirea generală a angajaților. Nu aș putea fi managerul de succes care sunt fără ei.
Comunicare solidă
Comunicarea este o abilitate adesea trecută cu vederea (dar nu mai puțin importantă) atunci când vine vorba de a prospera în rolul de office manager.
Postul necesită adesea preluarea ideilor de la c-suite și traducerea lor pentru restul organizației.
Acest lucru este valabil mai ales atunci când sunteți responsabil de implementarea politicilor la nivelul întregii companii. Trebuie să aveți grijă să comunicați raționamentul din spatele politicilor de la birou pentru a vă asigura cea mai mare implicare posibilă din partea echipei dvs. De asemenea, trebuie să fiți capabil să anticipați întrebările și să fiți gata să le răspundeți din mers.
Liza Goldberg, uimitorul nostru Manager Vibe aici la SnackNation, a făcut din comunicarea internă o parte indispensabilă a repertoriului ei.
„Comunicarea internă în acest rol este atât de importantă.
În fiecare săptămână mă aflu în fața întregii companii, anunțând noi activități sau explicând politici, și trebuie să mă asigur că o fac într-un mod care să fie sensibil la nevoile echipei, care să ofere toate detaliile corecte și, de asemenea, care să explice în mod clar motivele care stau la baza acestora – fie că este vorba despre o nouă politică de parcare sau despre următorul nostru team building offsite.”
(Fapt amuzant: Liza a câștigat râvnitul premiu Value Victor al companiei la puțin mai mult de o lună de la angajare – e tare!)
5. Optimism nerezonabil
Când oamenii vizitează biroul – fie că este vorba de un potențial nou angajat, de un posibil investitor sau de un viitor partener strategic – managerul de birou este, de obicei, prima persoană pe care o văd, iar comportamentul său ajută la formarea acelor prime impresii atât de critice.
Majoritatea managerilor de birou buni au o atitudine pozitivă naturală și un comportament cald. Dar adevărata provocare vine în acele inevitabile zile proaste. Toată lumea le are – zile în care am prefera să stăm în pat – și poate fi tentant să vă lăsați starea de spirit să vă întunece personalitatea. Dar managerul de birou nu are acest lux, deoarece comportamentul său are un impact direct asupra companiei. Managerii de birou rockstar știu să afișeze o față veselă chiar și atunci când s-ar putea să nu reflecte în totalitate starea lor de spirit din interior.
Directorul general al SnackNation, Sean Kelly, este de acord:
„A avea o atitudine efervescentă naturală este o necesitate. Chiar și atunci când ești deprimat, trebuie să afișezi o față pozitivă.
Ești centrul moralului – de aceea îl numim „manager de vibrații” mai degrabă decât manager de birou.”
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Magical Creativity
Din ce în ce mai mult, managerul de birou al unei companii este responsabil de vibe-ul din birou. De fapt, acesta este motivul pentru care titlul oficial al managerului nostru de birou este „Vibe Manager”. Vibe-ul biroului dă tonul pentru restul afacerii și ajută la crearea culturii de care avem nevoie pentru a fi productivi, creativi și pentru a ne atinge obiectivele în fiecare lună.
Menținerea unei culturi și a unui vibe necesită o creativitate considerabilă. Managerii de birou se îndeletnicesc cu lucruri precum designul interior și planificarea evenimentelor.
Să luăm, de exemplu, planificarea unui eveniment în afara sediului – un lucru pe care majoritatea angajaților probabil că îl consideră de la sine înțeles. Simplul fapt de a veni cu o activitate nouă, distractivă, de care toată lumea se va bucura este o provocare.
Trebuie să vă gândiți, ce este ceva ce nu am mai făcut până acum? Ce s-ar bucura întreaga noastră echipă să facă? Ce putem face în limita bugetului? Cum va ajuta această activitate să susțină cultura de care avem nevoie pentru a avea succes? Este o provocare majoră și este nevoie de o gândire serioasă în afara cutiei.
(Din fericire, avem câteva idei pe care le puteți împrumuta.)
Încredere de sine neclintită
Acest rol necesită destul de frecvent o interacțiune zilnică cu directori executivi și directori de operațiuni, așa că trebuie să ai încredere în tine pentru a le câștiga respectul.
Partea la pachet cu această încredere în sine este capacitatea de a te împotrivi din când în când. Oricât de mult v-ați dori, nu puteți fi totul pentru toată lumea și trebuie să vă stabiliți prioritățile. Să înveți să spui nu este esențial.
Lindsey de la Leadquizzes explică:
„Primesc zilnic cereri de la oamenii din birou cu privire la lucruri care sunt „necesare” și pe care vor să le facă imediat, și este important să punem limite astfel încât întregul birou să poată beneficia.
Doar pentru că o persoană vrea ca temperatura biroului să fie setată la 78 de grade, nu înseamnă că întregul birou ar fi mulțumit cu asta. Trebuie să păstrați un echilibru sănătos pentru ca întreg biroul să fie mulțumit.”
Anticipare ca la Jedi
Să fii proactiv și să anticipezi nevoile viitoare este unul dintre cele mai bune atuuri pe care le poate avea un office manager.
Major parte din muncă este reactivă, iar aceasta poate fi una dintre cele mai mari provocări – reacția la și prioritizarea nenumăratelor solicitări pe care un office manager le primește de la întreaga organizație. O modalitate de a vă eficientiza fluxul de lucru și de a reduce sarcinile reactive este să le anticipați și să le planificați.
Liza Goldberg de la SnackNation dezvoltă această idee:
„Trebuie să vă țineți în mod constant ochii și urechile deschise.
Ești una dintre singurele persoane din companie care are un punct de vedere cu adevărat holistic asupra multor probleme și este responsabilitatea ta atât să anticipezi nevoile, cât și să te asiguri că faci legătura pentru persoanele și departamentele care nu beneficiază de perspectiva ta.”
Keen Emotional Intelligence & Steadfast Composure
După cum am menționat, în calitate de manager de birou aveți de-a face cu oameni de la toate nivelurile – de la angajații de rând până la cei de la c-suite și tot ce se află între ei. Acest lucru înseamnă tone de personalități diferite – unele mai provocatoare decât altele. În calitate de manager de birou, trebuie să fiți capabil să vă descurcați cu toate acestea.
Directorul executiv al SnackNation, Sean Kelly (cineva care știe un lucru sau două despre lucrul cu manageri de birou extraordinari) elaborează:
„Lucrul numărul unu care face un manager de birou rockstar este un grad ridicat de inteligență emoțională. Aveți de-a face cu toată lumea din companie și experimentați o mulțime de emoții și atitudini diferite.
De multe ori, atunci când oamenii cer lucruri, nu o fac neapărat cu atât de mult respect pe cât ar trebui. Dar trebuie să o iei cu calm, să îți păstrezi calmul și să fii rezistent. Aceste calități sunt neprețuite pentru a avea succes în acest rol.”
Și în timp ce citirea și satisfacerea nevoilor emoționale ale echipei tale este crucială, pe de altă parte, nu poți avea pielea subțire și să fii un manager de birou excelent. A avea un cap echilibrat și a păstra calmul în fața presiunii este un atribut necesar.
Este nevoie de multe pentru a fi un mare manager de birou. Uneori poate părea chiar mai greu să găsești unul.
Dar importanța culturii nu va dispărea prea curând și, prin urmare, rolul de office manager nu va face decât să crească în importanță.
De aceea trebuie să găsiți pe cineva care întruchipează majoritatea (sau toate) aceste trăsături. Găsirea persoanei potrivite ar putea părea o sarcină imposibilă, dar credeți-ne, merită.
.