In diesem Monat erörtert Karen Stern, verantwortliche Partnerin der Brown Smith Wallace Entrepreneurial Services Group, in der „Financial Fitness“-Kolumne des Small Business Monthly einige Punkte, die zu beachten sind, wenn kleine Unternehmen mit der Vorbereitung auf die Ausstellung von 1099 für die kommende Steuersaison beginnen.
Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler oder Lieferanten einstellen und ihnen mehr als 600 Dollar an geschäftsbezogenen Zahlungen zahlen, müssen Sie ein IRS-Formular 1099-MISC vorbereiten und ausstellen. Wenn Sie ein Geschäftsinhaber oder ein unabhängiger Auftragnehmer sind, ist es wichtig zu bestimmen, ob Sie diese Steuerformulare ausstellen oder einreichen müssen.
Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Vorbereitung der Ausstellung und Einreichung von 1099-Formularen für die Steuersaison 2019 beachten sollten:
- Anforderungen. 1099-Formulare müssen nur für Dienstleistungen, die für ein Unternehmen erbracht werden, verschickt werden, nicht für Waren oder Güter. 1099-Formulare müssen auch nicht für nicht-geschäftliche, persönliche Dienstleistungen versandt werden. Wenn ein Unternehmen für Dienstleistungen mit einer Kreditkarte oder einem Drittanbieter-Zahlungsnetzwerk bezahlt hat, gelten für die Berichterstattung die Regeln für 1099-K.
- W9s. Der IRS verlangt die Verwendung des Formulars W-9, Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification (Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Bescheinigung), wenn Sie die erforderlichen Steueridentifikationsdaten von Ihren Lieferanten und unabhängigen Auftragnehmern einholen. Sie sollten jährlich aktualisierte W-9-Formulare anfordern, um sicherzustellen, dass Sie über die aktuellsten Informationen verfügen.
- TIN-Abgleich. Korrekte W-9s sind der Schlüssel zu korrekten 1099s. Um mögliche Abgleichsbescheide mit dem Finanzamt zu vermeiden, muss sichergestellt werden, dass der offizielle Name auf der W-9, der mit der TIN übereinstimmt, genau mit dem übereinstimmt, der beim Finanzamt hinterlegt ist.
- Fristen. Für die Zahlungen eines bestimmten Jahres müssen die Unternehmen den Empfängern bis zum 31. Januar des Folgejahres 1099s zusenden. Die Unternehmen müssen außerdem Kopien jedes 1099-Formulars, das ausgestellt wird, an die IRS senden. Beachten Sie, dass Ihr Bundesstaat möglicherweise ebenfalls Anforderungen und gesonderte Fristen für die Meldung von 1099s und deren Einreichung hat.