Es ist kein Geheimnis – in wettbewerbsintensiven Branchen sind Menschen alles.
Die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, kann buchstäblich über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden, und der Erfolg hängt davon ab, ob man den „Krieg um Talente“ gewinnt.
Die besten Unternehmen wissen, dass man eine Kultur des Engagements und ein Umfeld schaffen muss, in dem die Menschen gerne ihre Zeit verbringen, um zu gewinnen.
Da ist ein Rockstar-Büromanager unverzichtbar, jemand, der die Kultur kultivieren kann, die Ihr Unternehmen braucht, und das Schiff in die richtige Richtung steuert, während Ihr Unternehmen wächst.
Wenn es nur so einfach wäre…
Der Büromanager ist eine einzigartige, anspruchsvolle Position. Um in dieser Rolle wirklich erfolgreich zu sein, braucht man eine Reihe von Fähigkeiten – und eine erstaunliche Persönlichkeit.
Gratis-Bonus: Holen Sie sich eine PDF-Version des Berichts zum Zustand des Office Managers 2018. Wir haben 572 Office Manager befragt, um 10 Erkenntnisse zu gewinnen, die Sie nutzen können, um Ihre Ziele zu erreichen und Herausforderungen zu meistern. Außerdem erfahren Sie, was andere Office Manager verdienen (und wie Sie mehr verdienen können)!
Betrachten Sie Folgendes:
Der Office Manager ist eine der wenigen Personen (außer vielleicht dem CEO oder leitenden HR-Mitarbeitern), die praktisch jeden Tag mit Mitarbeitern auf jeder Ebene und in jeder Abteilung interagieren.
Bei SnackNation sind wir große Verfechter talentierter Office Manager. Das liegt daran, dass wir das Privileg haben, direkt mit Tausenden von unglaublichen Büroleitern in einigen der engagiertesten Unternehmen im ganzen Land zusammenzuarbeiten.
Was braucht man also, um einer dieser Büroleiter der nächsten Ebene zu sein? Wie findet und stellt man jemanden ein, der perfekt für diese Rolle geeignet ist?
Wir haben sowohl mit Büroleitern als auch mit den Leuten gesprochen, die sie in einigen der Unternehmen einstellen, die es in Sachen Kultur und Engagement richtig machen. Hier ist, was sie über die wichtigsten Eigenschaften zu sagen hatten, die man braucht, um ein hervorragender Büromanager zu sein.
Die beste Art, die Vorschläge in diesem Beitrag zu erstellen, zu verfolgen und zu überwachen, ist mit einer Produktivitätssoftware wie monday.
Unvergleichliche Flexibilität
Wir haben es immer wieder gehört – Flexibilität war die wichtigste Eigenschaft für die von uns befragten Personen. Um ein guter Büromanager zu sein, muss man sich auf alles einstellen und mit allem umgehen können, was auf einen zukommt.
Shannon McLendon, Operations and Events Lead bei The Motley Fool, erklärt:
„Ein Büroleiter bei The Fool ist ein Tausendsassa, der viele verschiedene Hüte trägt.
Die Dinge ändern sich schnell, also muss ich schnell denken und proaktiv sein, wenn es darum geht, Dinge zu erledigen.“
Und es liegt auf der Hand, dass es so etwas wie einen „typischen Tag“ für einen Büroleiter nicht gibt. In der einen Minute planen Sie vielleicht eine externe Veranstaltung für 150 Personen, in der nächsten koordinieren Sie die Ankunft eines wichtigen Investors oder helfen bei der Inneneinrichtung eines neuen Büroraums.
Die Fähigkeit, sich anzupassen und zu improvisieren, ist entscheidend.
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Stellar Organization & Follow-Through
Dieser zweite Tipp mag wie ein No-Brainer erscheinen, aber organisiert zu sein ist einer der größten Faktoren, wenn es um den Erfolg in dieser Rolle geht. Auch hier ist die Rolle des OM so umfangreich und vielfältig, dass man leicht den Überblick über die anstehenden Aufgaben verlieren kann. Und da man oft Führungskräfte auf C-Level unterstützt, haben die meisten Dinge hohe Priorität und der Spielraum für Fehler ist gering.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager und Office Manager bei Leadquizzes, bringt es für uns auf den Punkt.
„Als Office Manager hat man das Gefühl, dass eine Million verschiedener Dinge gleichzeitig passieren und man muss sicherstellen, dass sie alle erledigt werden. Ich könnte ohne meinen Google-Kalender nicht mehr leben und trage alle meine Aufgaben und die Zeit, zu der ich sie erledige, dort ein.
Egal, wie klein die Aufgabe ist, selbst wenn sie nur 5 Minuten dauert, wird sie dort eingetragen und erledigt.“
Es geht nicht nur darum, organisiert zu sein – es geht auch darum, sich darum zu kümmern, dass die Aufgaben, die man verfolgt, rechtzeitig und gut erledigt werden.
Vollständige Erreichbarkeit
Ein Büromanager sollte erreichbar sein – sowohl in Bezug auf die Erreichbarkeit als auch in Bezug auf die Wärme seiner oder ihrer Persönlichkeit. Ihr Team sollte sich wohl fühlen, wenn es sich mit Aufgaben an den Office Manager wendet.
Paul Marshall, Chief Financial Officer und Senior Vice President of Operations von Influitive, erklärt, warum er Erreichbarkeit als die wichtigste Eigenschaft eines hervorragenden Office Managers nennt:
„Ein großartiger Office Manager sollte vor allem für seine Kollegen erreichbar sein, um sicherzustellen, dass jeder mit maximaler Produktivität arbeitet“, sagt er. „
Ein Beispiel dafür, wie wir dies bei Influitive tun, ist [email protected], wo die Mitarbeiter unser Team um alles bitten können, was ihre Arbeitserfahrung verbessert.“
Diese Eigenschaft wird laut Paul von Rebecca Shaffer verkörpert, die ursprünglich als Operations Coordinator eingestellt wurde, aber nach nur einem Jahr zum Operations Manager/Office Manager befördert wurde.
Hier ist Shannon von The Motley Fool mit einem weiteren Grund, warum Zugänglichkeit in dieser Rolle so wichtig ist:
Meine Zugänglichkeit hat dazu beigetragen, dass sich die Fools wohl fühlen, wenn sie mit einem Anliegen zu mir kommen, und hat dazu beigetragen, gute Beziehungen zu den Fools im gesamten Unternehmen zu pflegen.
Meinen größten Erfolg als Büroleiterin verdanke ich dem Team, das jeden Tag mit mir zusammenarbeitet. Das Vertrauen, das ich in sie setze, um die Extrameile zu gehen und Entscheidungen zu treffen, hat sich als unschätzbar erwiesen.
Mein Team kümmert sich um alles, von internen Abläufen über die Planung von Veranstaltungen, Sicherheit und Wartung bis hin zur allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ohne sie könnte ich nicht der erfolgreiche Manager sein, der ich bin.
Solide Kommunikation
Kommunikation ist eine oft übersehene (aber nicht minder wichtige) Fähigkeit, wenn es darum geht, in der Rolle des Büroleiters erfolgreich zu sein.
Der Job erfordert oft, dass man Ideen aus der Führungsetage aufgreift und sie für den Rest des Unternehmens übersetzt.
Das gilt besonders, wenn man für die Umsetzung unternehmensweiter Richtlinien zuständig ist. Sie müssen darauf achten, dass Sie die Gründe für Ihre Richtlinien im Büro vermitteln, um die größtmögliche Akzeptanz bei Ihrem Team zu erreichen. Man muss auch in der Lage sein, Fragen vorauszusehen und sie sofort zu beantworten.
Liza Goldberg, unsere fantastische Vibe-Managerin hier bei SnackNation, hat die interne Kommunikation zu einem unverzichtbaren Bestandteil ihres Repertoires gemacht.
„Interne Kommunikation ist in dieser Funktion so wichtig.
Jede Woche stehe ich vor dem gesamten Unternehmen und kündige neue Aktivitäten an oder erkläre Richtlinien, und ich muss sicherstellen, dass ich dies auf eine Art und Weise tue, die auf die Bedürfnisse des Teams eingeht, alle Details richtig wiedergibt und auch die Gründe dafür klar erläutert – ob es sich nun um eine neue Parkrichtlinie oder unser nächstes Teambuilding-Offsite handelt.“
(Spaßfakt: Liza hat den begehrten Value Victor Award des Unternehmens gewonnen, nur etwas mehr als einen Monat nachdem sie ihren Job angetreten hat – sie ist der Hammer!)
5. Unangemessener Optimismus
Wenn Menschen das Büro besuchen – sei es ein potenzieller neuer Mitarbeiter, ein möglicher Investor oder ein zukünftiger strategischer Partner – ist der Büroleiter in der Regel die erste Person, die sie sehen, und sein oder ihr Verhalten trägt dazu bei, diesen ach so entscheidenden ersten Eindruck zu vermitteln.
Die meisten guten Büroleiter haben von Natur aus eine positive Einstellung und ein warmes Auftreten. Aber die wahre Herausforderung kommt an den unvermeidlichen schlechten Tagen. Jeder hat sie – Tage, an denen man am liebsten im Bett bleiben würde – und es kann verlockend sein, sich von der schlechten Laune die Persönlichkeit verderben zu lassen. Der Büroleiter kann sich diesen Luxus jedoch nicht leisten, da sein Verhalten direkte Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Rockstar-Büromanager wissen, dass sie ein fröhliches Gesicht aufsetzen müssen, auch wenn es nicht ganz ihre innere Stimmung widerspiegelt.
SnackNation-CEO Sean Kelly stimmt dem zu:
„Ein natürliches Aufbrausen ist ein Muss. Selbst wenn du niedergeschlagen bist, musst du ein positives Gesicht machen.“
Du bist das Zentrum der Moral – deshalb nennen wir es einen ‚Vibe Manager‘ und nicht einen Office Manager.“
(PS – Erledigen Sie mehr Arbeit mit The Assist – dem kostenlosen wöchentlichen Newsletter von Assistenten für Assistenten.)
Magische Kreativität
In zunehmendem Maße ist der Büroleiter eines Unternehmens für die Stimmung im Büro verantwortlich. Aus diesem Grund lautet der offizielle Titel unseres Büroleiters „Vibe Manager“. Die Stimmung im Büro gibt den Ton für den Rest des Unternehmens an und trägt dazu bei, die Kultur zu schaffen, die wir brauchen, um produktiv und kreativ zu sein und unsere Ziele jeden Monat zu erreichen.
Die Aufrechterhaltung einer Kultur und einer Stimmung erfordert viel Kreativität. Büroleiter beschäftigen sich mit Dingen wie Inneneinrichtung und Veranstaltungsplanung.
Beispielsweise die Planung einer Veranstaltung außerhalb des Firmengeländes – etwas, das für die meisten Mitarbeiter wahrscheinlich selbstverständlich ist. Es ist eine Herausforderung, sich eine lustige, neue Aktivität auszudenken, die allen Spaß macht.
Man muss sich überlegen, was ist etwas, das wir noch nie gemacht haben? Was würde unserem gesamten Team Spaß machen? Was können wir im Rahmen des Budgets machen? Wie kann diese Aktivität die Kultur unterstützen, die wir brauchen, um erfolgreich zu sein? Das ist eine große Herausforderung und erfordert ein gewisses Maß an unkonventionellem Denken.
(Zum Glück haben wir ein paar Ideen, die Sie sich ausleihen können.)
Unerschütterliches Selbstvertrauen
Diese Rolle erfordert häufig den täglichen Umgang mit CEOs und COOs, daher müssen Sie selbstbewusst sein, um sich deren Respekt zu verdienen.
Zu diesem Selbstvertrauen gehört auch die Fähigkeit, sich von Zeit zu Zeit zurückzunehmen. So sehr man es auch möchte, man kann nicht alles für jeden sein und muss Prioritäten setzen. Man muss lernen, nein zu sagen.
Lindsey von Leadquizzes erklärt:
„Ich erhalte täglich Anfragen von Leuten im Büro, die ’notwendig‘ sind und die sie sofort erledigt haben wollen, und es ist wichtig, dem Grenzen zu setzen, damit das gesamte Büro davon profitieren kann.
Nur weil eine Person die Bürotemperatur auf 78 einstellen möchte, heißt das nicht, dass das gesamte Büro damit zufrieden wäre. Man muss ein gesundes Gleichgewicht halten, damit das ganze Büro zufrieden ist.“
Jedihafte Voraussicht
Proaktiv zu sein und zukünftige Bedürfnisse vorauszusehen, ist eine der besten Eigenschaften, die ein Büroleiter haben kann.
Ein Großteil der Arbeit ist reaktiv, und das kann eine der größten Herausforderungen sein – auf die unzähligen Anfragen zu reagieren und Prioritäten zu setzen, die ein Büromanager aus dem gesamten Unternehmen erhält. Eine Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu rationalisieren und reaktive Aufgaben zu reduzieren, besteht darin, sie vorherzusehen und zu planen.
Liza Goldberg von SnackNation erläutert diese Idee:
„Man muss ständig Augen und Ohren offen halten.
Sie sind eine der wenigen Personen im Unternehmen, die eine wirklich ganzheitliche Sichtweise auf viele Fragen haben, und es liegt in Ihrer Verantwortung, sowohl Bedürfnisse vorauszusehen als auch dafür zu sorgen, dass Sie für Leute und Abteilungen, die nicht den Vorteil Ihrer Sichtweise haben, die richtigen Verbindungen herstellen.“
Keen Emotionale Intelligenz & Unerschütterliche Gelassenheit
Wie wir bereits erwähnt haben, haben Sie als Büroleiter mit Menschen auf allen Ebenen zu tun – von den einfachen Angestellten bis zur Führungsetage und allem dazwischen. Das bedeutet, dass man es mit vielen verschiedenen Persönlichkeiten zu tun hat – manche sind schwieriger als andere. Als Büroleiter müssen Sie in der Lage sein, mit allen umzugehen.
SnackNation-CEO Sean Kelly (jemand, der ein oder zwei Dinge über die Arbeit mit erstaunlichen Büroleitern weiß) führt aus:
„Das Wichtigste, was einen Rockstar-Büroleiter ausmacht, ist ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz. Man hat mit jedem im Unternehmen zu tun und erlebt eine Menge verschiedener Emotionen und Einstellungen.
Wenn Leute etwas verlangen, tun sie das oft nicht unbedingt mit so viel Respekt, wie sie sollten. Aber man muss es mit Fassung tragen, gelassen bleiben und belastbar sein. Diese Eigenschaften sind von unschätzbarem Wert für den Erfolg in dieser Rolle.“
Und obwohl es von entscheidender Bedeutung ist, die emotionalen Bedürfnisse des Teams zu erkennen und darauf einzugehen, kann man andererseits nicht dünnhäutig sein und trotzdem ein großartiger Büroleiter sein. Einen kühlen Kopf zu bewahren und auch unter Druck die Ruhe zu bewahren, ist eine notwendige Eigenschaft.
Es gehört viel dazu, ein guter Büroleiter zu sein. Manchmal kann es sich sogar noch schwieriger anfühlen, einen solchen zu finden.
Aber die Bedeutung der Kultur wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden, und daher wird die Rolle des Büroleiters nur an Bedeutung gewinnen.
Deshalb müssen Sie jemanden finden, der die meisten (oder alle) dieser Eigenschaften verkörpert. Die richtige Person zu finden, mag wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen, aber glauben Sie uns, es lohnt sich.