Ein Leitfaden zum Outsourcing von Rechtsprozessen für Anwaltskanzleien

Es gibt nur so viele Stunden am Tag. Ganz gleich, wie hart Sie und Ihr Team arbeiten, die Liste der Aufgaben, die bei der Führung einer erfolgreichen Anwaltskanzlei erledigt werden müssen, ist lang. Sie können diese Liste jedoch schneller, intelligenter und effizienter abarbeiten, indem Sie das Outsourcing von Rechtsprozessen nutzen, um Ihre Abläufe zu skalieren.

In diesem Leitfaden untersuchen wir die Grundlagen des Outsourcings von Rechtsprozessen, warum immer mehr Anwaltskanzleien darauf zurückgreifen und welche Branchentrends sich für 2020 abzeichnen. Außerdem haben wir eine praktische Liste mit Best Practices zusammengestellt, um das Beste aus der Auslagerung von Rechtsprozessen herauszuholen. Mit den Informationen, die Sie hier erhalten, werden Sie schneller als Sie denken in der Lage sein, eine profitablere Praxis aufzubauen.

Was bedeutet Outsourcing von Rechtsprozessen für Anwaltskanzleien?

Outsourcing von Rechtsprozessen kann eine bedeutende Kosteneinsparungsmaßnahme darstellen. Statt interner Ressourcen werden diskrete juristische Dienstleistungen an externe Unternehmen, lokale Anwälte oder paraprofessionelle Mitarbeiter übertragen. Denken Sie an all die alltäglichen Routineaufgaben, die durch externe Hilfe erledigt werden können. Sie können die Stärken anderer Experten nutzen, um Zeit zu sparen, Kosten zu senken und Ihre Arbeitsbelastung zu verringern. So können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können. Mit anderen Worten: Sie können neue Aufträge für Ihre Kanzlei akquirieren und Ihren bestehenden Mandanten einen erstklassigen Service bieten.

Um die Anwaltstätigkeit rentabler zu gestalten, ist es wichtig, dass Sie Ihre Stärken wirklich kennen und nutzen. Leider ist die Führung einer Anwaltskanzlei, wie jedes andere Unternehmen auch, mit vielen Aufgaben verbunden, die um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren. An dieser Stelle kann das Outsourcing von Rechtsprozessen hilfreich sein. Es gibt viele professionelle ausgelagerte juristische Dienstleistungen, freiberufliche Anwälte und kostengünstigere Praktiker.

Der Unterschied zwischen Outsourcing von Rechtsprozessen und Offshoring

Eine häufige Verwirrung ergibt sich aus dem Wort „Outsourcing“. Daher ist es wichtig, den Unterschied zwischen dem Outsourcing von Rechtsprozessen und dem Offshoring zu kennen. Im Folgenden finden Sie kurze Definitionen.

• Beim Outsourcing von Rechtsprozessen werden Anwälte und Fachleute vor Ort eingesetzt, um bestimmte Aufgaben wie die Überprüfung von Dokumenten, das Scannen von Dokumenten und die Vertretung vor Gericht in nicht wesentlichen Angelegenheiten zu übernehmen.
• Unter Offshoring versteht man die Beschäftigung billiger Arbeitskräfte aus dem Ausland, die Aufgaben aus der Ferne erledigen.

Branchentrends für Legal Process Outsourcing

Die Trends in der Rechtsbranche für 2020 zeigen, dass die Kunden von Anwaltskanzleien erwarten, dass sie über das traditionelle Angebot an Dienstleistungen und Unterstützung hinausgehen. Um wettbewerbsfähig und rentabel zu bleiben, greifen immer mehr Anwaltskanzleien auf Legal Outsourcing zurück. Es wird geschätzt, dass der globale Markt für Legal Process Outsourcing von 2019 bis 2025 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 31,8 % wachsen wird. Der Markt wird bis 2025 voraussichtlich 35,9 Milliarden US-Dollar erreichen.

Hier einige weitere Faktoren, die auf das Wachstum der Branche hindeuten:

• Laut Thomson Reuters und dem Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession werden jährlich 6,2 Milliarden Dollar für die Auslagerung von Rechtsprozessen, E-Discovery und Dokumentenprüfung ausgegeben.
• Dieselbe Studie über alternative Rechtsdienstleister kommt auch zu dem Ergebnis, dass jährlich 900 Millionen Dollar für Vertragsanwälte, In-Sourcing und Personaldienstleistungen ausgegeben werden.
• 48 % der Anwaltskanzleien in der Altman Weil Umfrage 2019 geben an, dass sie Vertragsanwälte einsetzen, 57 % geben an, dass sie Teilzeitanwälte einsetzen, und 24,1 % geben an, dass sie nichtanwaltliche Funktionen auslagern.

5 Vorteile des Outsourcings von Rechtsprozessen für Anwaltskanzleien

Im Kern ist das Outsourcing von Rechtsprozessen eine bequeme Möglichkeit, die Kapazität zu erhöhen, sich auf die Stärken der eigenen Kanzlei zu konzentrieren und die Rentabilität zu steigern. Tatsächlich berichten 62,1 % der Anwaltskanzleien in der Altman Weil Umfrage 2019, dass die Verlagerung von Arbeit auf Vertragsanwälte „zu einer signifikanten Verbesserung der Kanzleileistung geführt hat.“

Zu den fünf wichtigsten Vorteilen des Outsourcings von Rechtsprozessen für Anwaltskanzleien gehören:

Erweiterung des Fachwissens in Ihrem Rechtsgebiet.

Es gibt so viele verschiedene Arten der Rechtspraxis, dass Ihre Anwaltskanzlei nicht in allen Bereichen ein Experte sein kann. Indem Sie bestimmte Rechtsdienstleistungen an Vertragsanwälte auslagern, können Sie alle Bedürfnisse Ihrer Mandanten erfüllen, ohne einen Vollzeitmitarbeiter einstellen zu müssen.

Flexible Personalbesetzung für Ihre Mandantenfälle ermöglichen.

Freie Anwälte bieten ihre Dienste nur dann an, wenn Ihre Kanzlei die Hilfe benötigt. Als Freiberufler können Sie für jede Art von Projekt oder Fall qualifizierte juristische Hilfe auf jeder Qualifikationsstufe finden. Und ein Bonus? Die Beauftragung eines Anwalts als Freiberufler ist eine gute Möglichkeit, die Arbeitsbeziehung auszuprobieren, bevor Sie sich für eine Festanstellung entscheiden.

Mit LAWCLERK können Sie talentierte Anwälte beauftragen, Sie bei einzelnen Projekten oder ganzen Fällen auf Pauschalbasis zu unterstützen. Sie können Ihren Mandanten ein festes Honorar in Rechnung stellen oder gemischte Honorarobergrenzen für juristische Arbeit anbieten. Erfahren Sie mehr über die Abrechnung von Anwaltskanzleien in unserem umfassenden Leitfaden.

Senken Sie die Kosten für Ihre juristischen Dienstleistungen.

LAWCLERK zum Beispiel verlangt von seinen Nutzern keine Anmelde- oder monatlichen Gebühren, nur um Teil des Marktplatzes zu sein. Sie zahlen nur den von Ihnen festgelegten Pauschalpreis, wenn Sie einen freiberuflichen Anwalt über die Website beauftragen. Von diesen Einsparungen profitieren letztendlich Ihre Mandanten.

5. Work-Life-Balance finden.

Solos und Kanzleien stehen mehr denn je unter dem Druck, ständig zu arbeiten, um Gewinne zu erzielen. Freiberufliche Anwälte bieten Ihnen zusätzliche Hilfe, wenn Sie sie brauchen, ohne die Kosten eines fest angestellten Anwalts. Nutzen Sie die zusätzliche Zeit, um sich mit Ihren Freunden, Ihrer Familie und Ihren Hobbys zu beschäftigen.

Welche ausgelagerten juristischen Dienstleistungen sind für eine Anwaltskanzlei am vorteilhaftesten?

Es gibt eine schier endlose Liste möglicher Tätigkeiten, die Ihre Kanzlei auslagern könnte. Außerdem kommen ständig neue Unternehmen auf den Markt, die innovative Outsourcing-Möglichkeiten anbieten.

Um die besten Outsourcing-Unternehmen für Sie zu finden, sollten Sie Folgendes beachten:

Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei.

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn es um das Outsourcing von Rechtsprozessen geht. Doch nicht alle sind für Ihre Kanzlei sinnvoll. Eine gute Möglichkeit, damit zu beginnen, ist, sich folgende Fragen zu stellen:

• Welche Aufgaben nehmen viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch, müssen aber nicht unbedingt intern erledigt werden?
• Muss die Person physisch in Ihrem Büro sein?
• Brauchen Sie jemanden, der vor Gericht geht?
• Ist es akzeptabel, aus der Ferne zu arbeiten?

Prüfen Sie die Möglichkeiten des Outsourcings juristischer Arbeiten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Wenn Sie die verbesserungswürdigen Bereiche in Ihrer Kanzlei kennen, können Sie die zahlreichen Unternehmen für das Outsourcing juristischer Prozesse ermitteln. Wenn die Kosten ein wichtiges Anliegen sind, sollten Sie die Auslagerung von Rechtsdienstleistungen in Erwägung ziehen, bei denen die Anbieter Pauschalhonorare im Gegensatz zu Stundensätzen anbieten können.

Gängige Arten von Bereichen für die Auslagerung von Rechtsprozessen

Sind Sie nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Hier sind nur einige Bereiche, in denen die Auslagerung von Prozessen Ihrer Kanzlei zu mehr Effizienz verhelfen kann:

Gerichtstermine für Prozessbevollmächtigte und Tagessätze

Bei einem Gerichtstermin, der nichts Materielles betrifft, verbringen Sie vielleicht fünf Minuten vor dem Richter, eine Stunde mit dem Warten auf den Aufruf Ihrer Sache und über eine Stunde mit der Anreise. Obwohl Sie Stunden auf den Fall verwendet haben, haben Sie aus Sicht Ihres Mandanten nur fünf Minuten geleistet. Dies kann zu Streitigkeiten über die Abrechnung führen. Außerdem kann diese Zeit einen beträchtlichen Teil eines Pauschalhonorars aufzehren.

Nutzen Sie stattdessen den wachsenden Markt der „Appearance Counsel“ (oder „Per Diems“). Diese erscheinen an Ihrer Stelle zu einer Pauschalgebühr oder einem ermäßigten Satz bei Anhörungen. Durch die Vertretung kann wertvolle Zeit gespart werden. Zeit, die für die Erledigung weiterer Aufgaben und die Abrechnung zum vollen Satz verwendet werden kann.

Unternehmen, die Dienste für das Erscheinen vor Gericht anbieten:

• AppearMe bietet eine Smartphone-App an, mit der Anwälte einen anderen Anwalt für ein Erscheinen vor Gericht mit sehr wenig Vorlaufzeit ansetzen können. Dieser Dienst ist mit keinen laufenden Verpflichtungen verbunden.
• CAP-Court Appearance Professionals ermöglicht es Anwälten, einen anderen Anwalt zu beauftragen, für sie zu erscheinen, und zwar auf der Grundlage des von ihnen benötigten Fachgebiets, einschließlich Zivil-, Straf-, Inkasso- oder Konkursverhandlungen.
• Attorneys On Demand (Anwälte auf Abruf) deckt Anhörungen im ganzen Land ab. Sie übermitteln die Details Ihres Beratungsbedarfs, und Attorneys On Demand weist Ihnen einen Anwalt zu, der den Termin wahrnimmt.

Fallbearbeitung und schriftliche Arbeiten

Spezialisierte juristische Outsourcing-Unternehmen ersetzen die traditionellen Personalvermittlungsfirmen. Sie bieten flexibles Personal für bestimmte Bereiche an, darunter auch erfahrene freiberufliche Anwälte.

Das bedeutet, dass qualifizierte freiberufliche Anwälte leicht zu finden und nur einen Mausklick entfernt sind, ganz gleich, ob Sie einen Anwalt benötigen, der in Ihrem Büro arbeitet und Sie bei einem bestimmten Fall unterstützt, oder einen Anwalt, der aus der Ferne an einem diskreten Projekt arbeitet.

Unternehmen, die diesen Service anbieten, sind unter anderem:

• Hire An Esquire bietet nicht nur die traditionelle Vermittlung von Anwälten, sondern auch Zugang zu Vertragsanwälten, die aus der Ferne oder in Ihrem Büro zu einem Stundensatz für eine beliebige Dauer arbeiten können.
• LAWCLERK richtet sich an Einzelanwälte und kleine Unternehmen und bietet Zugang zu einem umfangreichen Netz von freiberuflichen Anwälten, die bei Recherchen und schriftlichen Projekten (Memos, Schriftsätze, Vereinbarungen usw.) zu einem von Ihnen festgelegten Pauschalpreis behilflich sind.
• Montage Legal bietet Zugang zu geprüften freiberuflichen Anwälten aus Ihrem Rechtsgebiet, die für vertrags- und projektbezogene Dienstleistungen zu einem Stundensatz zur Verfügung stehen.

Es ist einfach, Ihre Arbeit mit Hilfe externer Anwälte zu erledigen. So lassen sich beispielsweise Anwaltsnetzwerke wie Hire An Esquire oder LAWCLERK direkt in Clio Manage integrieren, so dass Anwälte doppelte Dateneingaben vermeiden und den Überblick behalten können. Wichtige Dokumente für einen Fall können sicher über Clios sicheres Kundenkommunikationsportal Clio Connect ausgetauscht werden.

E-Discovery für eine einfachere Dokumentenprüfung

Vergeuden Sie nicht Ihre wertvollen Ressourcen mit dem Scannen, Codieren und Prüfen von Dokumenten. Zahlreiche Unternehmen bieten kostengünstige Scan- und Codierungsdienste an.

Es gibt auch Unternehmen, die Zugang zu einem großen Pool von Vertragsanwälten bieten, wenn Sie die Überprüfung von Dokumenten auslagern möchten. Außerdem zahlen Sie nur einen Bruchteil dessen, was Sie einem Vollzeitmitarbeiter zahlen würden. Einige Unternehmen bieten die Möglichkeit, Anwälte vor Ort einzusetzen, andere wiederum stellen externe Anwälte zur Verfügung, die die Prüfung von Dokumenten digital verwalten.

Consilio, Integreon und QuisLex sind nur einige der vielen unabhängigen Unternehmen, die Ihnen bei der Auslagerung von Rechtsprozessen und der e-Discovery helfen.

Noch besser: Clio lässt sich in technologische Lösungen wie Logikcull integrieren, damit Sie den E-Discovery-Prozess schneller und kostengünstiger abschließen können.

Weitere Bereiche für das Outsourcing von Rechtsprozessen

Glücklicherweise können Sie jede Art von Arbeit an einen Vertragsanwalt oder einen anderen Dienstleister auslagern. Hier sind einige weitere Aufgaben, die Sie vielleicht auslagern möchten:

• Zusammenfassung der im gegnerischen Schriftsatz zitierten Fälle
• Rechtliche Recherchen und Memos
• Anträge
• Schriftsätze
• Discovery, einschließlich Vorladungen, RFPs, RROGS, und RFAs
• Discovery-Antworten und Schriftsätze wie Anträge auf Erzwingung/Aufhebung/Schutzanordnung
• Dokumentenprüfung
• Zusammenfassungen von Aussagen
• Pachtverträge
• Testamente
• Trusts
• Vollmachten
• Vereinbarungen
• Rechtsartikel
• Forderungsschreiben und andere Korrespondenz
• Unternehmensdokumente wie Betriebsvereinbarungen, Satzungen und Unternehmensbeschlüsse

Wenn Sie mehr über die Vor- und Nachteile des Outsourcings von Rechtsprozessen erfahren möchten, sollten Sie sich für unser Webinar mit LAWCLERK anmelden. Sie werden lernen, wie Sie Forschungs- und Schreibaufgaben finden und effektiv an ausgelagerte Fachleute delegieren können.

Was kommt als Nächstes auf die Outsourcing-Branche zu?

Da immer mehr Anwaltskanzleien das Outsourcing von Rechtsprozessen nutzen, um ihre Kapazitäten zu erhöhen und die Kosten zu senken, ist das Outsourcing von Rechtsprozessen weltweit im Kommen. Dies gilt insbesondere, wenn man das Aufkommen virtueller Anwaltskanzleien und neuer Arten von Kanzleien wie Kanzleien auf Abonnementbasis berücksichtigt.

Während die Branche wächst, gibt es drei Trends im Outsourcing von Rechtsprozessen, die es wert sind, beobachtet zu werden:

Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Die Vereinfachung von Prozessen und die Schaffung effizienterer Arbeitsabläufe für Phasen mit hohem Arbeitsaufkommen, wie z. B. die Aufnahme von Klienten, sind für den Erfolg einer Anwaltskanzlei von großer Bedeutung. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) oder Automatisierungssoftware ist besonders nützlich für Anwälte, die sich von manuellen Aufgaben verabschieden möchten.

Sehen Sie sich das App-Verzeichnis von Clio an, um Tools zu finden, mit denen Sie manuelle Arbeiten in Ihrer Kanzlei auslagern können. Dazu gehören E-Discovery, Rechtsforschung, Dokumentenmanagement und vieles mehr. Und das Beste ist, dass sie bereits so eingerichtet sind, dass sie die Produktivität steigern, weil diese Integrationen mit Clio verknüpft sind.

Hybrid-Outsourcing

Während Anwaltskanzleien nach den effizientesten Möglichkeiten zur Bewältigung von Routineaufgaben suchen, experimentieren einige mit einer hybriden Kombination aus Legal Process Outsourcing und Offshoring. Durch Onshore- und Offshore-Outsourcing können Kanzleien rund um die Uhr effizient arbeiten. Unabhängig von der Zeitzone, in der man sich befindet, kann man jede Aufgabe zu jeder Tageszeit erledigen.

Anstieg der E-Discovery

Die jüngsten Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure, die die Auffindbarkeit elektronisch gespeicherter Informationen wie E-Mails, E-Kalender und Sprachnachrichten auf tragbaren Geräten in Rechtsstreitigkeiten ermöglichen, bedeuten, dass der Markt für E-Discovery-Dienstleistungen wächst. Mit steigendem Bedarf an E-Discovery-Dienstleistungen können sich mehr Kanzleien an die Bequemlichkeit und Kosteneffizienz des Legal Process Outsourcing wenden.

Schaffen Sie eine profitablere Kanzlei mit Legal Process Outsourcing

Wenn Sie nach praktikablen Möglichkeiten suchen, Ihre Kanzlei zu differenzieren und Ihre Kapazität zu erhöhen, ohne die Gemeinkosten der Kanzlei zu erhöhen, kann Legal Process Outsourcing der richtige Weg sein.

Mit den jetzt verfügbaren technologischen Fortschritten können Sie mehr auslagern als je zuvor. Sie können Ihre Praxis um Fachwissen und Kapazitäten erweitern und gleichzeitig Kosten und Arbeitsaufwand senken.

Das Fazit? Durch die Auslagerung zeitaufwändiger und alltäglicher Aufgaben können Sie mehr sinnvolle Arbeit leisten. Das ist eine Win-Win-Situation. Sie haben mehr Zeit, um Ihren Kunden einen erstklassigen Service zu bieten und höhere Gewinne zu erzielen.