Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics gibt es in den Vereinigten Staaten mehr als vier Millionen Sekretäre und Verwaltungsassistenten. Obwohl die Begriffe Sekretärin und Verwaltungsassistentin oft austauschbar verwendet werden, gibt es in einigen Unternehmen einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Positionen, einschließlich der Aufgaben, des Verantwortungsgrads und des für die Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Ausbildungsniveaus.
Definition von Sekretärin
Im Allgemeinen ist eine Sekretärin eine Person, die ausschließlich bürotechnische und unterstützende Aufgaben ausführt, wie z. B. Tippen, Diktieren, Ablegen oder Fotokopieren. Sekretärinnen und Sekretäre nehmen auch Telefongespräche entgegen und überbringen Nachrichten, sortieren und befördern Post und übernehmen in manchen Unternehmen auch Empfangsaufgaben. Sekretärinnen und Sekretäre fertigen häufig auch Sitzungsprotokolle an. In den meisten Fällen haben Sekretäre weder die Aufsicht über das Personal noch die Befugnis, Aufgaben zu delegieren.
Definition des Verwaltungsassistenten
Verwaltungsassistenten haben im Gegensatz zu Sekretären in der Regel Aufgaben, die über Büroarbeiten hinausgehen. Verwaltungsassistenten verwalten häufig die Kalender ihrer Arbeitgeber, treffen Reisevorbereitungen, verfassen Dokumente und arbeiten möglicherweise mit ihrem Chef und anderen Mitarbeitern an Projekten. Sie kümmern sich häufig um die Wartung der Büroausstattung und arbeiten mit Anbietern zusammen, um Material zu kaufen und Preise und Verträge auszuhandeln. In einigen Unternehmen können Verwaltungsassistenten auch andere Büroangestellte beaufsichtigen.
Ausbildungsvoraussetzungen
Es ist zwar möglich, mit einem High-School-Abschluss eine Einstiegsposition im Sekretariat zu finden, aber für fortgeschrittenere Verwaltungspositionen, z. B. als Sekretärin der Geschäftsleitung oder Assistentin der Geschäftsleitung, wird es immer wichtiger, dass die Bewerber über einen Hochschulabschluss oder umfangreiche Berufserfahrung verfügen, da viele Verwaltungsassistenten eng mit Führungskräften an hochrangigen Projekten zusammenarbeiten. Um als juristischer oder medizinischer Sekretär zu arbeiten, muss man in der Regel ein spezielles Programm absolvieren, um die Terminologie und die Verfahren in diesem Bereich zu erlernen.
Fähigkeitsanforderungen
Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit Computern, Büromaschinen und Schreibmaschinen sind sowohl für Sekretäre als auch für Verwaltungsassistenten erforderlich. Wichtig sind auch gute kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten, da beide Positionen im Allgemeinen den Umgang mit der Öffentlichkeit und mit Mitarbeitern erfordern. Organisation ist für Sekretäre und Verwaltungsassistenten ebenfalls wichtig, da ihre Arbeit oft darin besteht, andere zu organisieren. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics wird die Nachfrage nach reinen Büroangestellten zurückgehen, während die Aufgaben von Verwaltungsassistenten zunehmen werden, da Manager und andere Fachleute mehr Aufgaben übernehmen, die traditionell von Sekretärinnen erledigt wurden, wie z. B. Textverarbeitung. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics liegt das Durchschnittsgehalt eines Sekretärs bei 29.050 $ pro Jahr (Stand 2008). Juristische, medizinische und leitende Sekretärinnen verdienen mehr, wobei einige leitende Sekretärinnen mehr als 50.000 Dollar pro Jahr verdienen. Verwaltungsassistenten verdienen im Durchschnitt 40.030 USD pro Jahr, wobei einige Assistenten der Geschäftsleitung mehr als 60.000 USD pro Jahr verdienen. Das tatsächliche Gehalt hängt von der geografischen Lage, der Ausbildung, der Erfahrung und der Branche ab.