Governance-Strukturen | Grundlagen der Alphabetisierung

Governance-Strukturen

Der Vorstand vertritt die Mitglieder der Organisation. Der Vorstand legt Richtlinien, Verfahren, Werte und eine langfristige Planung fest, um den Auftrag der Organisation zu erfüllen. Der Vorstand tut dies durch eine Führungsstruktur oder ein Modell. Die Struktur, für die sich der Vorstand entscheidet, bestimmt nicht nur die Richtlinien der Organisation, sondern auch das Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Vorstand sowie die Rolle und den Einsatz von Ausschüssen.

Während es in der Verantwortung des Vorstands liegt, die Führungsstruktur festzulegen, werden die Aktivitäten der Organisation von Vorstandsmitgliedern, Mitarbeitern und Ausschüssen ausgeführt. Es gibt nicht die eine richtige Struktur für alle gemeinnützigen Organisationen, und es kann notwendig sein, die Modelle im Laufe der Zeit zu ändern. Die Erfahrung der Vorstandsmitglieder und der Mitarbeiter, frühere Erfahrungen in der Organisation, die Art und Weise, wie die Organisation ihre Programme und Dienstleistungen erbringen will, und die Auffassung des Vorstands über Macht und Autorität innerhalb der Organisation sind oft ausschlaggebend für die Wahl der Leitungsstruktur.

Die Übung am Ende dieses Abschnitts soll den Vorständen helfen zu entscheiden, welche Führungsstruktur für ihre Organisation am besten geeignet ist. Die Ressource zur Vorstandsentwicklung von United Way schlägt jedoch vor, dass sich Vorstände bei der Entscheidung für ein Führungsmodell die folgenden drei Fragen stellen:

1. Welche Entscheidungen will der Vorstand selbst treffen und welche will er delegieren?
2. Wie stark will sich der Vorstand in die Arbeit der Organisation einbringen?
3. Wie wird das Berichtsverhältnis zwischen Vorstand und Mitarbeitern definiert und kommuniziert?

Unterschiedliche Leitungsstrukturen

Die Leitungsstrukturen lassen sich in zwei grundlegende Kategorien einteilen – politische Gremien und Verwaltungsgremien. Politische Vorstände entwickeln die Politik und stellen einen Geschäftsführer ein, der die Politik umsetzt, während administrative Vorstände mit der Unterstützung von Ausschüssen und Mitarbeitern eine aktivere Rolle bei der Verwaltung der Organisation spielen.

Innerhalb dieser beiden großen Kategorien von Führungsstrukturen gibt es vier gängige Arten von Vorstandsmodellen:

1. Politischer Vorstand: Dieses Modell, das manchmal auch als Management-Team-Vorstand bezeichnet wird, wird häufig in gemeinnützigen Organisationen verwendet. Mehrere Ausschüsse helfen bei der Durchführung der Aktivitäten der Organisation, und die Beziehung zwischen dem Vorstand und den Mitarbeitern ist partnerschaftlich.
2. Policy Governance Board: Dieses Modell, das nach dem Gründer John Carver auch als „Carver Board“ bezeichnet wird, hat eine formellere Struktur. Der Vorstand agiert als Ganzes, mit einer Stimme und arbeitet selten mit Ausschüssen. Dem Exekutivdirektor werden ein klarer Aufgabenbereich und eine klare Rolle zugewiesen sowie Grenzen für seine Tätigkeit gesetzt, und der Schwerpunkt des Vorstands liegt auf der Entwicklung von Strategien. Eine ausführlichere Definition des Policy Governance Board Model finden Sie unter www.carvergovernance.com/model.htm.
3. Working Board: Bei dieser Art von Vorstand spielen die Direktoren eine aktivere Rolle bei einigen Verwaltungsfunktionen der Organisation wie Öffentlichkeitsarbeit, Finanzverwaltung, Programmplanung und Personal. Es ist nicht ungewöhnlich, dass diese Vorstände keine Mitarbeiter haben.
4. Kollektiver Vorstand: Manchmal auch als Genossenschaft oder Koalition bezeichnet, übernimmt ein Collective Board ebenfalls viele Verwaltungsfunktionen der Organisation. Diese Gremien setzen sich aus Gleichgesinnten zusammen, die ein bestimmtes Ziel unterstützen. Mitarbeiter und Direktoren arbeiten als eine Einheit zusammen. In der Regel gibt es keinen geschäftsführenden Direktor, und oft gibt es keine Abstimmungen, da alle im Rahmen eines Konsensmodells arbeiten.

Wie bereits erwähnt, passt keine bestimmte Struktur zu jeder Organisation, aber „Building on Strength: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector (Verbesserung der Führung und Rechenschaftspflicht im kanadischen Freiwilligensektor) stellt fest, dass Organisationen, die von einem Vorstand geleitet werden, mindestens drei grundlegende Elemente aufweisen sollten:

• Ein Vorstand, der in der Lage ist, eine objektive Aufsicht zu gewährleisten
• Ein unabhängiger Nominierungsausschuss, der eine angemessene Nachfolge im Vorstand sicherstellt
• Ein Prüfungsausschuss, dessen Hauptaufgabe darin besteht, darüber zu berichten, ob die Organisation die für sie geltenden Gesetze, Regeln, Vorschriften und Verträge einhält

Nathan Garber, ein renommierter Autor mehrerer Bücher und Artikel über die Leitung von Organisationen, gibt einen Einblick in andere, weniger bekannte Arten von Vorständen, wie z. B. Mäzenaten- und Beiratsvorstände. Für weitere Informationen über diese Arten von Vorständen und als Entscheidungshilfe, ob eine Organisation ihr derzeitiges Führungsmodell ändern sollte, klicken Sie hier.

Es wird empfohlen, dass der Vorstand nach der Auswahl seiner Führungsstruktur eine Schulung absolviert, um das Modell und die Rollen des Vorstands innerhalb dieses Modells zu verstehen. Fortlaufende Schulungen sind auch wichtig, um die Kenntnisse der Vorstandsmitglieder aufzufrischen und neuen Mitgliedern eine Orientierung zu geben.

Unter Verwendung des oben beschriebenen Rahmens der vier detaillierten Arten von Vorständen bietet United Way einen Überblick über die verschiedenen Funktionen, die von jeder Art von Vorstand ausgeführt werden.

Vergleich von Vorstandsmodellen

(Quelle: United Way Canada)

Rolle der Ausschüsse

Die Anzahl und Art der Ausschüsse, die eine Organisation hat, hängt oft mit der Leitungsstruktur zusammen, nach der sie arbeitet. Ein politisches Führungsmodell neigt dazu, die Arbeit als Ganzes zu erledigen und hat nur sehr wenige Ausschüsse. Andere Arten von Verwaltungsräten können mehrere Ausschüsse haben, die mit der Arbeit der Organisation betraut sind.

In einer Organisation gibt es im Allgemeinen drei Arten von Ausschüssen – ständige, Ad-hoc- und beratende Ausschüsse.

Ständige Ausschüsse haben bestimmte Bereiche, die sie überwachen, über die sie berichten und über die sie den Verwaltungsrat laufend beraten. Beispiele für ständige Ausschüsse sind:

• Vorstandsausschuss
• Personalausschuss
• Finanzausschuss
• Nominierungsausschuss
• Fundraising-Ausschuss

Ein neuerer Trend bei gemeinnützigen Organisationen ist die Einrichtung eines Governance-Ausschusses. Zu seinen Aufgaben gehören die Überprüfung von Satzungen, die Planung der Vorstandsentwicklung und die Überwachung der Führungsstruktur des Vorstands.

Ständige Ausschüsse sind in Vorständen mit einem Verwaltungs-/Richtlinienmodell häufiger anzutreffen und umfassen in der Regel ein oder mehrere Vorstandsmitglieder sowie die Unterstützung von Mitarbeitern. Während Verwaltungsräte mit politischer Ausrichtung nur selten ständige Ausschüsse haben, verfügen sie häufig über einen Nominierungsausschuss, der für die Rekrutierung neuer Vorstandsmitglieder zuständig ist.

Ad-hoc-Ausschüsse werden von Verwaltungsräten für zeitlich begrenzte, spezifische Zwecke gebildet. Wenn der Zweck oder das Ziel des Ausschusses erreicht ist, löst sich der Ausschuss auf. Ein Beispiel wäre ein Ausschuss, der eine Konferenz oder eine Spendenaktion organisiert.

Ähnlich wie Ad-hoc-Ausschüsse werden auch beratende Ausschüsse oft für bestimmte, zeitlich begrenzte Themen eingesetzt. Sie können damit beauftragt werden, ein Thema zu erforschen, zu untersuchen oder zu überwachen und dann dem Vorstand fundierte Ratschläge zu erteilen. Organisationen, die Finanzmittel für die Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten erhalten, haben oft beratende Ausschüsse für das Projekt, manchmal auf Drängen des Geldgebers. Beratende Ausschüsse können eingerichtet werden, um Experten zusammenzubringen, die den Geschäftsführer oder den Vorstand in bestimmten Fragen beraten können.

Vorstände machen manchmal den Fehler, Ausschüsse einzurichten, die möglicherweise nicht benötigt werden, oder Ausschüsse weiterzuführen, nachdem sie nicht mehr gebraucht werden. Bevor ein Vorstand einen Ad-hoc-Ausschuss einsetzt, sollte er abwägen, ob die Arbeit besser vom Vorstand als Ganzem, von den Mitarbeitern oder von einem einzelnen Vorstandsmitglied erledigt werden kann. In ähnlicher Weise sollten die Vorstände die Arbeit der ständigen Ausschüsse regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass der Ausschuss noch einen Zweck erfüllt und effektiv arbeitet.

Um effektiv arbeiten zu können, müssen die Ausschüsse:

• Eine klare Rolle und einen klaren Zweck
• Ein Mandat
• Einen Vorsitzenden
• Eine angemessene Anzahl von Mitgliedern, die für die Rolle des Ausschusses geeignet sind
• Ein Mechanismus, um dem Vorstand Bericht zu erstatten
• Eine Möglichkeit, ihre Arbeit zu bewerten

Ontarios neues Not-for-Profit Corporations Act

Die Provinz Ontario arbeitet an einem neuen Gesetz, dem Not-for-Profit Corporations Act (oder ONCA). Dieses Gesetz ist zwar noch nicht in Kraft, wird sich aber auf die Satzungen und Mitgliederstrukturen vieler gemeinnütziger Organisationen in Ontario auswirken.

Hier sind zwei ausgezeichnete Informationsquellen zum ONCA:

• Das Ministerium für Regierung und Verbraucherschutz: sse.gov.on.ca/mcs/de/Pages/onca1.aspx

• Community Legal Education Ontario: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/

Satzung

Jede Organisation sollte eine eigene Satzung haben. Eine Organisation, die nicht eingetragen ist, kann sich auf ihre leitenden Dokumente als Verfassung und nicht als Satzung beziehen. Eine Satzung gibt einen Überblick über den Zweck, den Auftrag und die Ziele der Organisation. Sie bildet häufig den Rahmen für das Patentschreiben, das erforderlich ist, wenn eine Organisation den Status einer eingetragenen Körperschaft beantragt.

Eine eingetragene Organisation muss über eine Satzung verfügen, die den Anforderungen des Gründungsgesetzes entspricht. Die Satzungen sind buchstäblich die Gesetze, die es Organisationen ermöglichen, ihre Aktivitäten effektiv und effizient durchzuführen. Vorstände, die ihre Satzungen nicht überprüfen, arbeiten manchmal gegen sie und gefährden damit die Organisation. Satzungen können nur vom Vorstand geändert werden, und Änderungen müssen von der Mitgliederversammlung (wie auch immer diese definiert ist) genehmigt werden.

Es ist oft schwierig, Muster und Vorlagen für die Ausarbeitung von Satzungen zu finden, da sie für jede einzelne Organisation einzigartig sind. Gute Quellen für Vorlagen sind andere gleichgesinnte gemeinnützige Organisationen. So können z. B. Alphabetisierungsorganisationen nach Beispielen anderer Alphabetisierungsorganisationen suchen.

Der Standardrahmen für Satzungen ist jedoch recht allgemein gehalten und sollte Folgendes umfassen:

• Zweck der Organisation
• Beschreibung der Mitgliedschaft
• Beschreibung der Zusammensetzung des Vorstands und der Führungsstruktur
• Standort des Hauptsitzes
• Amtszeiten der Vorstandsmitglieder
• Anzahl der Sitzungen des Vorstands, einschließlich Jahreshauptversammlungen
• Sondersitzungen und Sitzungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit
• Anzahl und kurze Beschreibung der ständigen Ausschüsse und des Verfahrens zur Ernennung eines Ausschussvorsitzenden
• Beschreibung, Titel und Zuständigkeiten der geschäftsführenden Direktoren (falls zutreffend)
• Das Wahl- und Abstimmungsverfahren
• Details zur Beschlussfähigkeit
• Besetzung freier Stellen im Vorstand
• Abberufung von Direktoren
• Führungspositionen
• Änderungen der Satzung
• Erforderliche Berichte und rechtliche Anmeldungen
• Gemeinnützigkeit
• Details zum Geschäftsjahr
• Bankkonten, finanzielle Verpflichtungen, Geldgeber
• Interessenkonflikte
• Schadensersatz
• Auflösung der Organisation und Auszahlung von Geldern und Kapitalvermögen

Die Muttart Foundation bietet ein ausgezeichnetes Arbeitsbuch zur Erstellung und Überarbeitung von Satzungen: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf

Richtlinien und Verfahren

Richtlinien und Verfahren sind im Wesentlichen die Anweisungen dafür, wie eine Organisation, ihr Vorstand und ihre Mitarbeiter ihre Führungsstruktur, ihre Leitdokumente und Vorschriften einhalten. Die Richtlinie sagt einer Organisation, was zu tun ist, und das Verfahren sagt, wie es zu tun ist. Zu jeder Richtlinie sollte es ein Verfahren geben, und zusammen geben diese Dokumente dem Vorstand und den Mitarbeitern die Richtung vor, wie sie Entscheidungen treffen und innerhalb bestimmter Grenzen arbeiten sollen.

Der erste Schritt und oft auch die härteste Arbeit besteht in der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren. Glücklicherweise ist es einfacher, neue Richtlinien zu entwickeln, sobald eine Vorlage erstellt ist. Das Führungsmodell einer Organisation bestimmt, wie die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren abläuft, aber oft obliegt die Entwicklung von Richtlinien dem Vorstand und die Entwicklung von Verfahren dem Geschäftsführer.

Es liegt in der Verantwortung des Vorstands, Richtlinien zu entwickeln, zu überwachen und zu ändern sowie sicherzustellen, dass Entscheidungen getroffen und Maßnahmen ergriffen werden, die mit den Richtlinien übereinstimmen und ordnungsgemäßen Verfahren folgen. Die regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung von Richtlinien ist eine gute Praxis und wird oft von einem Ausschuss durchgeführt, der dann vom Vorstand erörtert und genehmigt wird.

CLO und Literacy Link South Central (LLSC) haben jeweils umfassende Handbücher zu Richtlinien und Verfahren für Alphabetisierungsorganisationen für Erwachsene entwickelt. Sie enthalten nicht nur Vorlagen für Richtlinien und Verfahren in allgemeinen Organisationskategorien wie Finanzmanagement, Personalwesen, Verwaltung, Marketing und Freiwilligenmanagement, sondern auch Vorlagen, die sich speziell auf die Erbringung von Alphabetisierungsdienstleistungen beziehen, wie z. B. Information und Weiterleitung, Dienstleistungsplanung und Fallmanagement. Die Leitfäden für CLO sind auf unserer Website erhältlich, die für LLSC hier.

Auch das Institute of Community Directors of Australia hat eine kostenlose Online-„Policy Bank“ eingerichtet: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/

Incorporation and Charitable Status

Eine gemeinnützige Organisation führt Aktivitäten durch, die der Gemeinschaft zugute kommen, und hat einzelne Mitglieder, die keinen Gewinn aus der Arbeit der Organisation ziehen. Manche Vorstände sind durch den Begriff „gemeinnützig“ verwirrt und denken, dass dies bedeutet, dass die Organisation weder Geld verdienen noch Überschüsse oder Rücklagen am Ende des Steuerjahres haben darf. Solange die Überschüsse oder Rücklagen für die Durchführung der Programme und Dienstleistungen der Organisation und nicht für den persönlichen Gewinn der Mitglieder oder Mitarbeiter verwendet werden, ist es akzeptabel (und sogar erwünscht), dass eine gemeinnützige Organisation einen „Gewinn“ erzielt. (Quelle: Pflichten und Verantwortlichkeiten der Direktoren von gemeinnützigen Organisationen. Canadian Society of Association Executives)

Es ist nicht zwingend erforderlich, dass eine gemeinnützige Organisation eingetragen wird oder einen Antrag auf Eintragung als Wohltätigkeitsorganisation stellt. Es handelt sich um getrennte und unterschiedliche Prozesse, die bestimmte Vorteile und Verantwortlichkeiten für Organisationen mit sich bringen, die sich dafür entscheiden.

Inkorporation

Inkorporation ist der Prozess der Schaffung einer juristischen Person, die eine unabhängige Existenz hat, getrennt und verschieden von der ihrer Mitglieder. Die Mitglieder, die im Vorstand einer Organisation ohne eigene Rechtspersönlichkeit sitzen, werden als „Eigentümer“ der Organisation betrachtet und sind daher für das Vermögen, die Mittel und die Schulden der Organisation haftbar. (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt dieses Moduls über Vorstände und Risikomanagement).

Eine Organisation muss eingetragen sein, um staatliche Mittel erhalten zu können. So verlangt beispielsweise das Ministerium für Ausbildung, Hochschulen und Universitäten, dass Organisationen, die Mittel für Alphabetisierung und Grundfertigkeiten beantragen, eingetragen sind. Auch die Ontario Trillium Foundation und viele andere Geldgeber verlangen, dass Organisationen, die Fördermittel beantragen, eine juristische Person sind. Die meisten Stiftungen verlangen auch, dass Organisationen, die Fördermittel beantragen, als gemeinnützige Organisationen eingetragen sind.

Eine eingetragene Organisation muss regelmäßig Berichte einreichen und bestimmte Vorschriften einhalten, da sie sonst ihren Status als Körperschaft verlieren kann. Informieren Sie sich über die spezifischen Vorschriften für eingetragene und gemeinnützige Organisationen in Ihrer Provinz oder Ihrem Bundesstaat.

Die meisten Organisationen in Kanada können den Status einer Körperschaft über das zuständige Ministerium ihrer Provinzregierung beantragen. Einige Organisationen müssen je nach ihrer Aufgabe einen Antrag auf Gründung auf Bundesebene stellen.

Das „Not-for-Profit Incorporator’s Handbook“ (Handbuch für gemeinnützige Organisationen), das kostenlos beim Ministerium des Generalstaatsanwalts erhältlich ist, führt Sie durch diesen Prozess.

Wohltätigkeitsstatus

Um eine Spendenquittung ausstellen zu können, die für Einkommenssteuerzwecke geeignet ist, muss eine Organisation eine eingetragene Wohltätigkeitsorganisation sein. Die meisten Stiftungen verlangen, dass Organisationen, die sich um eine Finanzierung bemühen, als Wohltätigkeitsorganisation eingetragen sind.

Die Canada Revenue Agency (CRA) bietet auf ihrer Website unter der Rubrik „Charities“ Informationen und Formulare für die Eintragung als Wohltätigkeitsorganisation an. Auch hier sind für Wohltätigkeitsorganisationen Melde- und Compliance-Verfahren erforderlich, aber viele Organisationen sehen den Vorteil darin, dass sie Spenden für wohltätige Zwecke annehmen können. Eine Wohltätigkeitsorganisation kann den Spendern eine Einkommenssteuerbescheinigung ausstellen, was oft ein Anreiz für Spender ist. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass eine Organisation gegründet wird, bevor sie eine Wohltätigkeitsorganisation wird, aber es macht den Prozess oft einfacher.

Die CRA-Website bietet Beispiele für „Zwecke“ oder Objekte, die Organisationen als Teil ihrer Führungsdokumente aufnehmen können, die für die Beantragung einer eingetragenen Wohltätigkeitsorganisation erforderlich sind. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine Wohltätigkeitsorganisation auf Bundesebene werden können.

Tätigkeit

Das nachstehende Hilfsblatt von Nathan Garber & Associates wird Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wo Sie in Bezug auf die Zuständigkeitsbereiche des Vorstands und des Geschäftsführers übereinstimmen und wo nicht. Es listet eine Reihe von Aktivitäten auf, die in einer erfolgreichen Organisation durchgeführt werden müssen. Fügen Sie alle Aktivitäten hinzu, die für Ihre Organisation spezifisch sind, und nutzen Sie dann das Formular, um Ihre Diskussion zu leiten und Ihre Erwartungen an die Beziehung zwischen Vorstand und Geschäftsführer zu klären. Das Ergebnis wird die Grundlage für eine auf Ihre Organisation zugeschnittene Führungsstruktur sein.

Bei einer Vorstandssitzung:

1. Händigen Sie das Blatt an alle Vorstandsmitglieder und den Vorstandsvorsitzenden aus.
2. Gewähren Sie jeder Person etwa 15 Minuten Zeit, um anzukreuzen, in welche Spalte die Entscheidung oder Aktivität gehört.
3. Zusammenstellen der Antworten auf einem Masterblatt, aus dem hervorgeht, wie viele Antworten in jeder Spalte eingetragen wurden.
4. Prüfen Sie die Verteilung der Antworten und notieren Sie die Punkte, bei denen
   1. Einigkeit besteht
   2. Meinungsvielfalt besteht
   3. Der Konsens des Vorstandes unterscheidet sich von der Antwort des ED

Diskutieren Sie die Punkte in den Kategorien b und c, bis Sie eine Einigung im Vorstand und zwischen Vorstand und ED (Executive Director) erreichen.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sieben Säulen der demokratischen Führung von Mel Gill. Synergy Associates. Charity Channel, Mai 2009.
2. Policy Governance.com: The Authoritative Website for the Carver Policy Governance® Model.
3. Governance Check-Up help sheet from Nathan Garber & Associates to help organizations assess whether their current governance model is working well.
4. Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector von Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
5. Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance vom Management Assistance Program: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
6. Das Management Assistance Program for Nonprofits hat eine Website eingerichtet, die Webinare und Ressourcen zum Thema Governance auf Abruf enthält.