Aufgrund der Abschaffung der individuellen Mitverantwortung ab 2018 ist das Formular 1095-B nicht mehr erforderlich, damit ein Steuerzahler seine Bundessteuerschuld berechnen oder eine Einkommensteuererklärung einreichen kann, obwohl die Verpflichtung zur Abgabe des Formulars 1095-B weiterhin besteht.
Am 2. Oktober 2020 hat der Internal Revenue Service (IRS) in der Notice 2020-76 eine Verlängerung der Frist für die Übermittlung der Formulare zur Information über die Krankenversicherung 2020 an die Arbeitnehmer angekündigt. Anwendbare große Arbeitgeber (Applicable Large Employers, ALEs) haben nun bis zum 2. März 2021 Zeit, die Formulare 1095-C für das Jahr 2020 an Einzelpersonen zu übermitteln.
Der IRS verlängerte außerdem die Übergangsfrist für die Befreiung von Strafen für unrichtige oder unvollständige Informationen gemäß den Abschnitten 6721 und 6722 für ALEs, die nachweisen können, dass sie sich nach bestem Wissen und Gewissen bemüht haben, die Meldeanforderungen für das Formular 1095-C gemäß Abschnitt 6056 für das Jahr 2020 zu erfüllen; sowohl für die Übermittlung an Einzelpersonen als auch für die Einreichung beim IRS.
Die IRS Notice 2020-76 bietet Anbietern von Mindestversicherungsschutz (Minimum Essential Coverage, MEC), die es versäumen, das Formular 1095-B oder das Formular 1095-C an Einzelpersonen zu übermitteln, die in einem beliebigen Monat des Jahres keine Vollzeitbeschäftigten waren, unter bestimmten Bedingungen zusätzliche Erleichterungen von Strafen gemäß Section 6722.
Hintergrund
Abschnitt 6056 des Internal Revenue Code (IRC) im Rahmen des Affordable Care Act (ACA) verpflichtet die ALEs, dem IRS mitzuteilen, ob sie ihren Vollzeitbeschäftigten und den qualifizierten Angehörigen ihrer Beschäftigten die Möglichkeit bieten, sich im Rahmen eines zulässigen, vom Arbeitgeber gesponserten Plans für einen Mindestversicherungsschutz (MEC) anzumelden. Ein ALE ist ein Arbeitgeber, der im vorangegangenen Kalenderjahr durchschnittlich mindestens 50 Vollzeitbeschäftigte (einschließlich Vollzeitäquivalente) beschäftigt hat (jede Kombination von Arbeitnehmern innerhalb einer kontrollierten Gruppe). Arbeitnehmer gelten in jedem Monat als Vollzeitbeschäftigte, in dem sie im Durchschnitt mindestens 30 Stunden pro Woche oder 130 Stunden im Monat arbeiten.
ALEs müssen den Arbeitnehmern oder versicherten Personen die Formulare 1095-C über den ihnen angebotenen Krankenversicherungsschutz aushändigen. Anhand dieser Angaben kann der Einzelne feststellen, ob er für den jeweiligen Monat die Prämiensteuergutschrift in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann. Das Formular 1095-C ist für jeden Arbeitnehmer, der während eines oder mehrerer Monate des Jahres vollzeitbeschäftigt war, auszufüllen und einzureichen und enthält Einzelheiten über den dem Arbeitnehmer angebotenen Krankenversicherungsschutz, die auf monatlicher Basis gemeldet werden. Bei selbstversicherten Plänen muss das Formular 1095-C auch für Personen vorgelegt werden, die sich für eine qualifizierte Versicherung eingeschrieben haben, wozu auch Nicht-Vollzeitbeschäftigte und alle versicherten Ehegatten und Angehörigen gehören können.
Die Frist für die Vorlage der Formulare 1095-C für Arbeitnehmer am 31. Januar wurde auch für 2015 (Mitteilung 2016-4), 2016 (Mitteilung 2016-70), 2017 (Mitteilung 2018-06), 2018 (Mitteilung 2018-94) und 2019 (Mitteilung 2019-63) verlängert.
Verlängerte Frist für die Abgabe der Formulare 1095-C an Arbeitnehmer im Jahr 2020
Die IRS Notice 2020-76 kündigte eine Verlängerung der Frist für die Abgabe der Formulare 1095-C an Arbeitnehmer bis zum 2. März 2021 an, aber die Arbeitgeber werden aufgefordert, diese Erklärungen so bald wie möglich abzugeben. Die Verlängerung erfolgt automatisch und muss nicht beantragt werden. Die Frist für die Einreichung der Formulare 1095-C wird nicht verlängert und bleibt der 28. Februar (1. März 2021, da der 28. Februar auf einen Sonntag fällt) für die Einreichung auf Papier oder der 31. März für die elektronische Einreichung. Die elektronische Einreichung ist für Parteien erforderlich, die 250 oder mehr Formulare einreichen.
Die meisten Arbeitnehmer benötigen das Formular 1095-C nicht, um ihre Einkommensteuererklärung zu erstellen. Vor 2019 haben einige Arbeitnehmer möglicherweise auf das Formular 1095-C, Teil III, Bezug genommen, um festzustellen, ob eine Zahlung im Rahmen der Mitverantwortung für den Krankenversicherungsschutz erfolgte. Ab dem 1. Januar 2019 wurde jedoch die Strafe für die individuelle Krankenversicherungspflicht infolge des Tax Cuts and Jobs Act von 2017 auf Null reduziert. Dementsprechend wurde das Feld „Ganzjähriger Krankenversicherungsschutz oder befreit“ aus dem Formular 1040 entfernt. Informationen zur Gesundheitsversorgung sind weiterhin für Einwohner von Kalifornien, dem District of Columbia, New Jersey oder Rhode Island relevant, in denen eine Pflicht zur individuellen Gesundheitsversorgung besteht. Die Steuerpflichtigen können sich bei der Abgabe ihrer Steuererklärung auch auf andere Informationen stützen, die sie von ihrem Arbeitgeber oder ihrem Versicherungsanbieter erhalten haben.
2020 ist das letzte Jahr für die „Good-Faith“-Übergangsentlastung von Strafen für unrichtige oder unvollständige Informationen
Der IRS hat auch die Übergangsentlastung von Strafen für unrichtige oder unvollständige Informationen gemäß den Abschnitten 6721 und 6722 auf ALEs ausgedehnt, die nachweisen können, dass sie sich in gutem Glauben bemüht haben, die Meldeanforderungen des Formulars 1095-C zu erfüllen; sowohl für die Bereitstellung an Einzelpersonen als auch für die Einreichung beim IRS. Abschnitt 6721 des IRC sieht eine Strafe für die nicht rechtzeitige Einreichung einer Informationserklärung oder für die Einreichung einer falschen oder unvollständigen Informationserklärung (z. B. mit einem falschen Namen und/oder einer falschen Sozialversicherungsnummer) vor. Abschnitt 6722 des Codes verhängt eine Strafe für die nicht rechtzeitige Abgabe einer Informationserklärung oder für die Abgabe einer unrichtigen oder unvollständigen Informationserklärung.
Der IRS hat zuvor ALEs, die nachweisen konnten, dass sie sich in gutem Glauben um die Einhaltung der ACA-Informationsanforderungen für 2015 bis 2019 bemüht haben, eine Übergangsbefreiung von den Strafen gemäß den Abschnitten 6721 und 6722 gewährt. In der Mitteilung 2020-76 wird diese Erleichterung auf die Formulare 1094-C/1095-C für das Jahr 2020 ausgedehnt. Allerdings heißt es darin: „Da diese Erleichterung nach Treu und Glauben als Übergangserleichterung gedacht war, ist dies das letzte Jahr, in dem das Finanzministerium und der IRS diese Erleichterung zu gewähren beabsichtigen“. ALEs können diese Erleichterung in Anspruch nehmen, wenn sie nachweisen können, dass sie sich nach bestem Wissen und Gewissen bemüht haben, die Meldepflichten für korrekte und vollständige Informationen zu erfüllen. Keine Erleichterung wird gewährt, wenn sie es versäumen, eine Erklärung innerhalb der (durch Notice 2020-76 verlängerten) Fristen einzureichen oder abzugeben. Bei der Feststellung, ob ein Arbeitgeber in gutem Glauben gehandelt hat, wird der IRS berücksichtigen, ob er sich in angemessener Weise bemüht hat, die Meldung der erforderlichen Informationen vorzubereiten und sie den Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. Der IRS wird auch berücksichtigen, inwieweit der Arbeitgeber Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass er in der Lage sein wird, die Meldeanforderungen für 2020 zu erfüllen.
Strafbefreiung für die Nichtvorlage des Formulars 1095-B und einiger Formulare 1095-C
Aufgrund der Abschaffung der individuellen Mitverantwortung ab 2018 ist das Formular 1095-B für einen Steuerzahler nicht mehr erforderlich, um die Bundessteuerschuld zu berechnen oder eine Einkommensteuererklärung einzureichen, obwohl die Verpflichtung zur Vorlage des Formulars 1095-B bestehen bleibt. Der IRS erhebt keine Strafe gemäß Code Sec. 6722 für das Versäumnis, ein Formular 1095-B einzureichen, wenn: (1) die meldepflichtige Einrichtung auf ihrer Website einen Hinweis darauf veröffentlicht, dass Einzelpersonen ein Formular 1095-B für 2020 anfordern können und dass die Einzelperson eine E-Mail- und eine physische Adresse für die Zusendung der Bescheinigung sowie eine Telefonnummer angeben muss, unter der sie kontaktiert werden kann; und (2) die meldepflichtige Einrichtung die Bescheinigung innerhalb von 30 Tagen nach der Anforderung ausstellt. Diese Straferleichterung gilt nicht für die Übermittlung des Formulars 1095-C an Vollzeitbeschäftigte. Die Straferleichterung gilt für alle Strafen im Zusammenhang mit der Übermittlung des Formulars 1095-C an Arbeitnehmer, die in einem beliebigen Monat des Jahres 2020 keine Vollzeitbeschäftigten sind.
„Good-Faith“-Bemühungen können Maßnahmen erfordern
Wie bereits erwähnt, wird keine Erleichterung im Falle von Meldepflichtigen gewährt, die sich nicht in gutem Glauben um die Einhaltung der Vorschriften bemühen. Hinsichtlich der Richtigkeit der gemeldeten Informationen, wie Namen und Sozialversicherungsnummern (SSNs), werden diese Vorschriften in der IRS-Publikation 1586 wiedergegeben und erläutert. In dieser Veröffentlichung werden die erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Strafen für Informationsmeldungen (z. B., Formulare 1095-C und W-2) zu vermeiden, die mit fehlenden oder falschen SSNs oder mit Namen, die nicht mit den entsprechenden SSNs übereinstimmen, eingereicht oder vorgelegt werden.
Genauigkeitsstrafen können bis zu 280 $ pro Erklärung für die Nicht-Einreichung und die nicht rechtzeitige Vorlage von korrekten Informationserklärungen betragen, bis zu einer jährlichen Obergrenze von 3.392.000 $ (1.130.500 $ für Arbeitgeber mit Bruttoeinnahmen unter 5.000.000 $). Getrennte Strafen nach den Abschnitten 6721 und 6722 können für die Einreichung und die Übermittlung gelten, so dass die Gesamtstrafe $560 pro Erklärung und bis zu $6.784.000 pro Jahr betragen kann. Der IRS hat solche Strafen im Allgemeinen nicht systematisch für die Formulare 1095-C oder W-2 geltend gemacht, aber die Durchsetzungspolitik kann sich in Zukunft ändern.
Um solche Strafen zu vermeiden, müssen Arbeitgeber möglicherweise die Anleitung in der Publikation 1586 befolgen, um bei ihren Mitarbeitern nachzufragen, wenn sie von einem Namens-/SSN-Fehler Kenntnis erhalten. Zum Beispiel benachrichtigt das elektronische Einreichungssystem des IRS für die Formulare 1095-C die Arbeitgeber über alle Fehler bei Namen und SSNs. Bei diesen Fehlermeldungen handelt es sich nicht um eine IRS Notice 972CG, d. h. es ist keine besondere Aufforderung erforderlich, aber unter den gegebenen Umständen kann es sinnvoll sein, die Unterlagen des Arbeitgebers zu prüfen, um zu bestätigen, dass die vom Arbeitnehmer gemachten Angaben korrekt transkribiert wurden, und, falls dies der Fall ist, die betroffenen Arbeitnehmer aufzufordern, zu überprüfen, ob die gemachten Angaben mit dem Namen und der SSN auf ihrem Sozialversicherungsausweis übereinstimmen. So kann beispielsweise vergessen werden, die Social Security Administration (SSA) über Eheschließungen, Scheidungen usw. zu informieren.
Weitere Informationen finden Sie in der IRS Notice 2020-76 oder in der IRS Publication 1586.
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Aktualisiert am 15. Oktober 2020
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Tags: regulatorisch