Spickzettel zur Berichterstattung nach dem Affordable Care Act (ACA): Reporting Made Easy

Affordable Care Act (ACA) Reporting Requirements – FAQ

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Woher weiß ich, ob ich die Formulare B oder C ausfüllen muss?

Alle anwendbaren großen Arbeitgeber (ALE) müssen die Formulare 1094-C und 1095-C beim IRS einreichen und allen Vollzeitbeschäftigten eine Kopie des Formulars 1095-C zukommen lassen. Der Versicherungsträger für einen voll versicherten Plan muss die Formulare 1094-B und 1095-B ausfüllen. Im Allgemeinen füllen nur Arbeitgeber, die nicht zu den ALEs gehören und einen selbst versicherten Plan haben, die Formulare 1094-B und 1095-B aus. Einige Arbeitgeber müssen die Formulare 1095-B ausfüllen und verteilen, wenn es sich um einen selbstversicherten Plan handelt, der nicht zu den ALEs gehört (anwendbarer großer Arbeitgeber). Der IRS hat zusätzliche Erleichterungen für Unternehmen vorgesehen, die das Formular 1095-B ausstellen müssen. Für diese beiden Gruppen, die auf den B-Formularen berichten, erklärte der IRS, dass er keine Strafe für die Nichtverteilung des Formulars 1095-B an die Teilnehmer verhängen wird, wenn die berichtende Einrichtung die folgenden Anforderungen erfüllt:

1. Die meldende Stelle veröffentlicht auf ihrer Website einen Hinweis mit einer E-Mail-Adresse, einer physischen Adresse und einer Telefonnummer, unter der Einzelpersonen eine Kopie des Formulars 1095-B anfordern können; und
2. die meldende Stelle stellt innerhalb von 30 Tagen nach der Anforderung eine Kopie des Formulars 1095-B zur Verfügung.

Welche Frist gilt für die Einreichung und Übermittlung der Formulare?

An den IRS: 28. Februar oder 1. April (elektronisch)
An den Arbeitnehmer: 31. Januar (verlängert bis zum 2. März 2021)

Formular 1094-C

Was ist eine „maßgebliche Übermittlung“

Wenn Sie nur ein Formular 1094-C haben, muss dieses Formular 1094-C aggregierte Daten auf Arbeitgeberebene für das ALE-Mitglied melden und die maßgebliche Übermittlung sein. Wenn mehrere Formblätter 1094-C für ein ALE-Mitglied eingereicht werden, so dass die Formblätter 1095-C aller Vollzeitbeschäftigten nicht einem einzigen Formblatt 1094-C beigefügt sind, muss eines der Formblätter 1094-C aggregierte Daten auf Arbeitgeberebene für das ALE-Mitglied melden und die maßgebliche Übermittlung sein.

Was ist ein ALE-Gruppenmitglied?

Unternehmen, die Teil einer kontrollierten Gruppe sind, sind ein ALE-Mitglied in der aggregierten ALE-Gruppe. Jedes ALE-Mitglied muss die Formulare 1094-C und 1095-C ausfüllen.

Was sollte ich unter „Bescheinigungen der Förderfähigkeit“ ankreuzen?

A. Methode des qualifizierten Angebots – das ALE-Mitglied kann bescheinigen, dass es einem oder mehreren seiner Vollzeitbeschäftigten ein qualifiziertes Angebot (erschwinglich auf der Grundlage der FPL und des Mindestwerts) für alle Monate des Jahres gemacht hat, in dem der Arbeitnehmer Vollzeitbeschäftigter war.

D. 98%-Angebotsmethode – der Arbeitgeber kann bescheinigen, dass er unter Berücksichtigung aller Monate, in denen die Personen Angestellte des ALE-Mitglieds waren und sich nicht in einem begrenzten Nichtveranlagungszeitraum befanden, mindestens 98% seiner Angestellten, für die er ein Formular 1095-C einreicht, eine erschwingliche Gesundheitsversorgung mit einem Mindestwert angeboten hat und den Angehörigen dieser Angestellten eine Mindestversorgung angeboten hat.

Wie fülle ich Teil III(a) aus?

Kreuzen Sie „ja“ für den betreffenden Monat oder alle 12 Monate an, wenn Sie mindestens 95 % Ihrer Vollzeitbeschäftigten einen Mindestversicherungsschutz angeboten haben.

Was ist der Unterschied zwischen Teil III(b) und Teil III(c)?

Teil III (b): Geben Sie die Zahl der Vollzeitbeschäftigten an

Teil III (c): Geben Sie die Gesamtzahl der Arbeitnehmer an (einschließlich Teilzeitbeschäftigte und alle anderen)

Was soll ich in Teil IV eintragen?

Jedes ALE-Gesamtmitglied muss den Namen und die EIN aller anderen Unternehmen in der kontrollierten Gruppe angeben.

Formular 1095-C

Welchen Code soll ich in Zeile 14 eintragen?

• 1A Angebotene Mindestversicherung: Minimum Value to FT Employee Affordable Based on FPL To Spouse and Dependent
• 1B Minimum essential coverage offered: Mindestwert für Arbeitnehmer Erschwinglich oder unerschwinglich Nur für Arbeitnehmer
• 1C Angebotener Mindestversicherungsschutz: Mindestversicherungsschutz für Arbeitnehmer Erschwinglich oder unerschwinglich für Angehörige (nicht Ehepartner)
• 1D Angebotener Mindestversicherungsschutz: Minimum Value to Employee Affordable or Unaffordable To Spouse (not Dependent)
• 1E Minimum essential coverage offered: Minimum Value to Employee Affordable or Unaffordable To Spouse and Dependent
• 1F Minimum essential coverage offered: NOT Minimum Value Affordable or Unaffordable To Employee, Spouse, and/or Dependent
• 1G Self-insured coverage offered: Für Nicht-Arbeitnehmer oder frühere Arbeitnehmer für das gesamte Kalenderjahr
• 1H Kein Angebot für Versicherungsschutz: Für den gesamten Monat; oder für einen Teil des Monats
• 1J Angebotener Mindestversicherungsschutz: Mindestwert für den Arbeitnehmer Erschwinglich oder unerschwinglich für den Ehegatten Bedingt
• 1K Angebotene wesentliche Mindestdeckung: Mindestwert für Arbeitnehmer Erschwinglich oder unerschwinglich Für Ehepartner Bedingt Für Angehörige
• 1L Einzelversicherung HRA angeboten: Für Arbeitnehmer erschwinglich, basierend auf der Postleitzahl des Hauptwohnsitzes
• 1M Individueller Versicherungsschutz HRA wird angeboten: Für Arbeitnehmer und Angehörige Erschwinglich auf der Grundlage der Postleitzahl des Hauptwohnsitzes
• 1N Individueller Versicherungsschutz HRA wird angeboten: Für Mitarbeiter, Ehepartner und Angehörige Erschwinglich auf der Grundlage der Postleitzahl des Hauptwohnsitzes
• 1O Einzelversicherung HRA angeboten: Für Arbeitnehmer Erschwinglich auf der Grundlage des primären Arbeitsortes Postleitzahl
• 1P Individuelle Absicherung HRA angeboten: Für Arbeitnehmer und Angehörige Erschwinglich auf der Grundlage der Postleitzahl des Hauptbeschäftigungsortes
• 1Q Individueller Versicherungsschutz HRA wird angeboten: Für Mitarbeiter, Ehepartner und Angehörige Erschwinglich auf der Grundlage der Postleitzahl des primären Beschäftigungsstandorts
• 1R Individueller Versicherungsschutz HRA wird angeboten: Nicht erschwinglich für Arbeitnehmer, Arbeitnehmer und Ehegatte, Arbeitnehmer und Angehörige oder Arbeitnehmer, Ehegatte und Angehörige
• 1S Individueller Versicherungsschutz für HRA angeboten: Für Nicht-Vollzeitbeschäftigte

Was ist der Unterschied zwischen Code 1A und Code 1E?

Ein Versicherungsangebot unter Code 1A muss auf der Grundlage der Bundesarmutsgrenze erschwinglich sein. Code 1E kann für Versicherungsschutz verwendet werden, der nach einem der sicheren Häfen für Erschwinglichkeit erschwinglich oder unerschwinglich ist.

Welchen Code soll ich in Zeile 16 eintragen?

• 2A Arbeitnehmer an keinem Tag des Monats beschäftigt
• 2B Arbeitnehmer nicht vollzeitbeschäftigt oder nur einen Teil des Monats vollzeitbeschäftigt
• 2C Arbeitnehmer an jedem Tag des Monats versichert
• 2D Arbeitnehmer in einer Wartezeit, Messperiode, oder im ersten Monat der Beschäftigung ohne Wartezeit
• 2E Arbeitnehmer, dem die Gewerkschaft im Namen des Arbeitgebers Versicherungsschutz anbietet
• 2F Arbeitnehmer, der auf Versicherungsschutz verzichtet und diesen auf der Grundlage der W-2 safe harbor
• 2G Arbeitnehmer verzichtet auf Versicherungsschutz, der auf der Grundlage der Bundesarmutsgrenze erschwinglich ist
• 2H Arbeitnehmer verzichtet auf Versicherungsschutz, der auf der Grundlage des Lohnsatzes erschwinglich ist

*Wenn mehr als ein Code zutrifft, ersetzen die Codes 2A – 2D die Codes 2E – 2H.

Wenn Code 2C zutrifft, ersetzt er alle anderen Codes

Kann ich das Feld „Alle 12 Monate“ für die Kosten des Versicherungsschutzes in Zeile 15 verwenden?

Verwenden Sie dieses Feld nur, wenn die Kosten für alle 12 Monate genau gleich waren. Wenn sich die Kosten während des Planjahres ändern, geben Sie die entsprechenden Kosten für jeden Monat an. Bei nicht kalendarischen Planjahren kann das Feld für alle 12 Monate in der Regel nicht verwendet werden.

Wie melde ich eine Versicherung, die an dem Tag endet, an dem das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers in der Mitte des Monats endet?

Der Arbeitgeber kann in Zeile 16 nicht 2C eintragen, da der Arbeitnehmer nicht für jeden Tag des Monats versichert war. Alternativ sollte der Arbeitgeber 2B eintragen, um anzugeben, dass der Arbeitnehmer nicht während des gesamten Monats vollzeitbeschäftigt war.

Wie melde ich einen Arbeitnehmer in einem ersten Bemessungszeitraum für das gesamte Jahr?

Arbeitgeber sollten die Formulare nur für ihre Vollzeitbeschäftigten ausfüllen. Solange der Arbeitnehmer den Bemessungszeitraum nicht abgeschlossen hat, wird ihm kein Status zugewiesen, so dass keine Meldung erforderlich ist.

Sollte ich die Formulare für Nichtbeschäftigte ausfüllen?

Die Bestimmung über die geteilte Verantwortung des Arbeitgebers gilt nicht für Nichtbeschäftigte, wie z. B. unabhängige Auftragnehmer, Eigentümer und andere Nichtbeschäftigte. Für Nichtbeschäftigte besteht gemäß Abschnitt 6056 keine Meldepflicht. Gemäß Abschnitt 6055 müssen selbstversicherte Pläne jedoch über alle versicherten Nicht-Mitarbeiter Bericht erstatten.

Wie melde ich ein Angebot für COBRA- oder Rentnerschutz?

Im Berichtsjahr beendet: Meldung als kein Angebot zur Deckung – Code 1H

Reduzierung der Stundenzahl während des Berichtsjahres: Als Angebot zur Deckung melden – typischerweise Code 1B, 1C, 1D oder 1E

Auf Selbstversicherung COBRA während des gesamten Berichtsjahres: Meldung als Versicherungsangebot – Code 1G

Muss ich Teil III des Formulars 1095-C ausfüllen?

Selbstversicherter Plan: Ja; Vollversicherte Versicherung: Nein

Wie fülle ich 1095-C Teil III(e) aus?

Kreuzen Sie alle Monate an, in denen der Arbeitnehmer, der Ehegatte des Arbeitnehmers oder ein abhängiges Mitglied des Arbeitnehmers für mindestens einen Tag des Monats versichert war.

Wie melde ich einen Ehegatten oder ein abhängiges Mitglied, der/das in meinem selbstversicherten Plan versichert ist, wenn der Arbeitnehmer kein 1095-C erhält?

Um nur den Versicherungsschutz für den Ehepartner oder einen Angehörigen zu melden, füllen Sie die Formulare 1094-B und 1095-B aus und kreuzen Sie alle Monate an, in denen die Person mindestens einen Tag im Monat versichert war.

Abgabe

Muss ich meine Daten elektronisch übermitteln?

Arbeitgeber, die 250 oder mehr Formulare einreichen, müssen diese elektronisch übermitteln. Arbeitgeber, die elektronisch einreichen, müssen dies über das Affordable Care Act Information Returns (AIR) System tun.

Was sind die Strafen, wenn ich die Formulare nicht ausfülle?

Unterlassung der korrekten Abgabe: $270/Rückgabe

Unterlassung der korrekten Abgabe: $270/Rückgabe Vorsätzliche

Absätzliche Nichtbeachtung: $540/Rückgabe

Hat der IRS genauere Anweisungen zum Ausfüllen der Formulare erstellt?

Ja, der IRS gibt jährlich aktualisierte Formulare und Anleitungen für die Formulare 1094-C und 1095-C sowie Anleitungen für die Formulare 1094-B und 1095-B heraus.

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Klicken Sie hier, um ACA Reporting Requirements – FAQ herunterzuladen: Issue Date: October 21, 2020