Was ist ein PSP-Wörterbuch?

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Das PSP-Wörterbuch ist eine der drei Komponenten, die die Grundlage für den Projektumfang bilden: 1) das Scope Statement, 2) die Work Breakdown Structure und 3) das PSP-Wörterbuch. Ohne ein PSP-Wörterbuch verfügt das Projekt nicht über eine vollständige Baseline und kann die Umfangsleistung nicht messen oder überwachen.

WBS Dictionary Template

Das Projektstrukturplan-Wörterbuch ist das formale Projektdokument, das detaillierte Beschreibungen der Schlüsselinformationen für alle Elemente im Projektstrukturplan enthält und der 100%-Regel entsprechen muss. Die 100%-Regel verlangt, dass der Projektstrukturplan 100% des Projektumfangs abdeckt. Da die Titel der PSP-Elemente jedoch nur aus einem oder zwei Wörtern bestehen, ist es unmöglich, allein anhand des PSP zu überprüfen, ob diese Regel erfüllt ist. Das PSP-Lexikon ist das Projektdokument, das die Arbeit in jedem Element so beschreibt, dass das Projektteam in der Lage ist, 100 % des Umfangs zu planen und auszuführen.

Viele Referenzen beschreiben das WBS Dictionary als ein Werkzeug zur Beschreibung von Arbeitspaketen. Die Arbeitspakete werden als die untersten Elemente in jedem Abschnitt des Projektstrukturplans definiert. Diese Aussage ist zwar richtig, aber das WBS Dictionary beschreibt tatsächlich jedes Element im PSP. Das Projektstrukturplan-Wörterbuch wird genau wie der Projektstrukturplan in einem hierarchischen Format erstellt. Die Beschreibungen der Elemente der Stufe 1 müssen zuerst erstellt werden, um ihre Grenzen zu verstehen und die Übereinstimmung mit den Elementen der unteren Stufen zu gewährleisten. Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die 100%-Regel eingehalten wird.

Wie man ein PSP-Wörterbuch erstellt

Nachdem die Projektstruktur genehmigt wurde, kann das PSP-Wörterbuch erstellt werden. Die Erstellung des PSP-Wörterbuchs wird vom Projektmanager geleitet und von Projektteammitgliedern entwickelt, die Fachexperten (SME) sind. Der Entwicklungsansatz beginnt mit den Elementen der Stufe 1, setzt sich über jede Stufe fort und endet mit den Arbeitspaketen. Dieser hierarchische Ansatz stellt sicher, dass die Arbeit innerhalb jeder Ebene 1 mit der 100%-Regel übereinstimmt und diese einhält.

Beim Erstellen des PSP-Wörterbuchs ist es wichtig, den Inhalt der einzelnen Elemente kurz zu halten. Der Hauptzweck des PSP-Wörterbuchs besteht darin, den Projektteammitgliedern ein klares Verständnis der in allen Elementen und insbesondere in den Arbeitspaketen durchgeführten Arbeiten zu vermitteln. Es handelt sich nicht um eine Neufassung des Scope Statements, eines Work Authorization Package, eines Vertrags oder einer Vereinbarung usw. Es handelt sich um eine kurze Erläuterung wichtiger Themen im Zusammenhang mit den einzelnen Elementen. Ein guter Weg, um sicherzustellen, dass dieses Format eingehalten wird, ist die Verwendung einer WBS Dictionary-Vorlage, wobei die folgenden Schritte zu befolgen sind:

1. Versammeln Sie das Projektteam und validieren Sie die 100%-Regel

   Versammeln Sie die KMU des Projektteams und überprüfen Sie den Projektstrukturplan, um die 100%-Regel zu validieren. Stellen Sie sicher, dass jeder die Logik und die Annahmen des Projektstrukturplans versteht. Überarbeiten Sie den PSP auf der Grundlage des Feedbacks der KMUs.

2. Erstellen Sie den Inhalt der PSP-Elemente der Stufe 1

   Verwenden Sie eine Vorlage mit den folgenden Mindestthemen, um den Inhalt für jedes PSP-Element der Stufe 1 zu erstellen (siehe Abbildung 1):

   1. PSPSP-Ebene 1 ID-Code und Titel – Identifizieren Sie es als Kontrollkonto, wenn es eines ist.
   2. Beschreibung – Definieren Sie die Grenzen des Elements und umrahmen Sie den Inhalt des Umfangs, damit klar ist, welcher Umfang eingeschlossen und welcher ausgeschlossen ist.
   3. Primäres Ergebnis – Das Produkt, die Dienstleistung oder das Ergebnis, das erstellt wird, wenn alle Arbeiten in dieser PSP-Ebene abgeschlossen sind.
   4. Abnahmekriterien – Funktionale und physische Anforderungen, die die Erwartungen des Kunden erfüllen.
   5. Gesamtbudget – Budget für die gesamte PSP-Ebene, plus Annahmen.
   6. Meilensteine – Meilenstein für das primäre Ergebnis. Geben Sie auch alle Annahmen, Einschränkungen und terminlichen Abhängigkeiten mit anderen primären Leistungen in den anderen PSP-Elementen der Stufe 1 an.
   7. Schlüsselrisiken – Geben Sie alle wichtigen Bedrohungen und Chancen mit Reaktionsstrategien an.
3. Bestätigen Sie die Elemente der Stufe 1

   Kehren Sie zum Projektstrukturplan zurück und prüfen Sie, ob die Elemente der Stufe 1 auf der Grundlage des neu erstellten Inhalts aus dem PSP-Wörterbuch überarbeitet werden sollten. Bestätigen Sie, dass die Elemente der Ebene 1 100 % des Umfangs abdecken.

4. Erstellen Sie den Inhalt der übrigen Elemente

   Fahren Sie mit der Erstellung ähnlicher Inhalte unter Verwendung derselben Vorlage für die übrigen Elemente fort, bis hin zu den Arbeitspaketen, die jedoch nicht enthalten sind. Passen Sie den Inhalt so an, dass er die jeweilige Ebene des Elements widerspiegelt, d.h., Level 2, 3, etc.

5. Inhalt für Arbeitspakete erstellen

   Verwenden Sie eine Vorlage mit den folgenden Mindestthemen, um den Inhalt für jedes der Arbeitspaketelemente zu erstellen:

   1. WBS Level 1 ID Code und Titel – Identifizieren Sie es als ein Kontrollkonto, wenn es eines ist.
   2. Verantwortliche Organisation/Person – Dies ist die einzelne Organisation, Gruppe oder Person, der die alleinige Verantwortung dafür zugewiesen wurde, dass das Arbeitspaket abgeschlossen wird.
   3. Beschreibung – Definieren Sie die Grenzen des Arbeitspakets. Rahmen Sie den Inhalt des Umfangs so ein, dass es klar ist, welcher Umfang eingeschlossen und welcher ausgeschlossen ist. Wenn es sich um ein Planungspaket handelt, beschreiben Sie den bekannten und unbekannten Umfang.
   4. Lieferobjekte – Das Produkt, die Dienstleistung oder die Ergebnisse, die erstellt werden, wenn alle Arbeiten in diesem Arbeitspaket abgeschlossen sind. Schließen Sie alle kritischen Zwischenergebnisse ein.
   5. Abnahmekriterien – Funktionale und physische Anforderungen, die die Erwartungen des Kunden erfüllen. Fügen Sie alle einzigartigen Genehmigungen ein, die für die Abnahme erforderlich sind.
   6. Budget – Budget für dieses Arbeitspaket, plus alle kritischen Ressourceninformationen und Annahmen.
   7. Meilensteine – Startdatum, Enddatum, Zwischenmeilensteine, Abhängigkeiten, Einschränkungen und Annahmen.
   8. Risiken – Schließen Sie alle bekannten Bedrohungen und Chancen mit Reaktionsstrategien ein.
6. Prüfen Sie die 100%-Regel

   Prüfen Sie, ob das Wörterbuch den für die Erstellung der Leistung erforderlichen Umfang angemessen wiedergibt. Sicherstellen, dass das WBS Dictionary 100% des Umfangs wiedergibt.

Abbildung 1 – PSP-Wörterbuchvorlage Stufe 1

Wie ein PSP-Wörterbuch verwendet wird

Genauso wie die Projektstrukturplanvorlage ist das PSP-Wörterbuch ein wichtiges Planungsinstrument. Es dient auch als Grundlage für die Erstellung von Arbeitsgenehmigungsdokumenten, Zeitplänen, Kostenschätzungen und die Überwachung und Steuerung von Baselines. Wie in diesem Artikel bereits mehrfach erwähnt, definiert es die Arbeit im Projektstrukturplan. Er enthält die wichtigsten Mindestinformationen, um die Projektanforderungen zu verstehen und alle Abnahmekriterien für die zu erbringenden Leistungen zu erfüllen. Zusammen mit dem genehmigten Scope Statement und der Work Breakdown Structure ist das WBS-Dictionary die dritte und letzte Komponente der Scope Baseline. Die Baseline ist das Projektdokument, das zur Messung der Projektleistung verwendet wird. Die Scope Baseline ist der formale Plan, der zur Überwachung und Steuerung der Scope-Ausführung mit den tatsächlichen Ergebnissen verglichen wird.

Auf der Grundlage der Arbeitspaketinformationen werden Arbeitsgenehmigungsdokumente erstellt und zur Ausführung der Arbeiten verwendet. Die Arbeitspaketinformationen im PSP-Wörterbuch liefern die grundlegenden Daten, die für die Erstellung von Arbeitsgenehmigungsdokumenten erforderlich sind, damit die Arbeitsergebnisse die Abnahmekriterien erfüllen und an den Kunden übergeben werden können. Das Projektteam sollte sich während der gesamten Projektdurchführung auf das PSP-Wörterbuch beziehen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsergebnisse den Anforderungen entsprechen.

Das Projektstrukturplan-Wörterbuch ist auch die wichtigste Grundlage für die Erstellung und Überwachung von Terminvorgängen und Kostenschätzungen. Durch die Zerlegung von Arbeitspaketen werden Vorgänge erstellt (siehe Abbildung 2). Diese Aktivitäten werden zu den Aktivitäten, die einen Zeitplan im Gantt-Diagramm-Format erstellen (siehe Abbildung 3). Sobald die Vorgänge mit Ressourcen ausgestattet sind, können Kostenschätzungen auf Vorgangsebene erstellt und dann über die Work Breakdown Structure für das gesamte Projekt aggregiert werden. Auf diese Weise kann das Projekt die Kosten auf jedem Element des Projektstrukturplans, einem Arbeitspaket oder einem Kontrollkonto, überwachen und kontrollieren.

Abbildung 2 – Zerlegen von Arbeitspaketen in Aktivitäten

Abbildung 3 – Erstellen eines Gantt-Diagramms direkt aus Arbeitspaket-Aktivitäten

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