Wie man in 7 Schritten eine Tournee für seine Band bucht

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Warum und wann man auf Tournee geht

Wenn man sich bereits eine Fangemeinde in einem bestimmten Markt aufgebaut hat, dann könnte es an der Zeit sein, über diesen Markt hinaus zu expandieren.

In der Regel gehen Künstler auf Tournee, um die Veröffentlichung eines neuen Albums zu unterstützen und zu vermarkten oder manchmal sogar eine Single, die im Radio oder auf Streaming-Plattformen großen Anklang findet. Auf diese Weise können deine bestehenden Fans dich live erleben, nachdem sie bereits deine neue Musik gehört haben, und neue Fans können dich durch den Besuch von Shows in ihrer Heimatstadt mit ihren Freunden entdecken.

Angenommen, du hast dir bereits eine Fangemeinde in deiner Stadt aufgebaut und bist nun bereit, in umliegenden Städten aufzutreten.

Und/Oder

B) Du hast dir eine Fangemeinde in deiner Heimatprovinz/ deinem Heimatstaat aufgebaut und bist nun bereit, in den umliegenden Provinzen/Staaten aufzutreten.

Es ist oft wichtig, zuerst auf den lokalen Märkten zu spielen und dann im ganzen Land aufzutreten – aber für manche Künstler ist es besser, in einem anderen Land auf Tournee zu gehen, sich dort einen Namen zu machen und dann nach Hause zurückzukehren. Das hängt von deinem Genre ab, davon, wo deine Fans sind, und davon, welche Kulturen und Märkte dazu neigen, deine Vibes aufzunehmen.

Diese „lokale“ Fangemeinde lässt sich jedoch an der Anzahl der verkauften Eintrittskarten bei den Live-Shows messen, die du bereits gespielt hast. Sie lässt sich aber auch durch einen Blick auf Ihre Online-Statistiken nachweisen. Überprüfen Sie Facebook, Spotify, Google Analytics und jede andere Art von geografischen Statistiken, die Sie über Ihre Fans finden können. Sobald du weißt, dass du Fans in den umliegenden Märkten hast, ist es vielleicht an der Zeit, eine Tournee zu buchen!

Wer bucht die Tournee

Wenn du einen Booking-Agenten hast, bucht er die Tournee mit der Anleitung und Zustimmung des Managers und des Künstlers. Wenn man keinen Agenten hat, bucht der Manager die Tournee mit der Unterstützung und Zustimmung des Künstlers. Und wenn man keinen Manager hat, bucht der Künstler die Tournee selbst. All dies hängt auch von den Beziehungen zwischen den drei Parteien ab. Manchmal sind die Künstler sehr zupackend, manchmal aber auch nicht. Es liegt an dir, wie du die Arbeitsbeziehungen zu deinem Team gestaltest.

Wie du deine Tournee buchst

Schritt 1: Suche nach Veranstaltungsorten und Veranstaltern

Zunächst einmal solltest du nicht versuchen, das Rad neu zu erfinden. Es gibt viele Künstler und Bands vor Ihnen, die genau das gemacht haben, was Sie vorhaben. Macht euch das zunutze. Ich bin mir sicher, dass du andere Künstler kennst, die mit deinem Sound etwas anfangen können, ja? Schaut euch an, wo sie in letzter Zeit getourt/aufgetreten sind, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Veranstaltungsorte zu eurem Sound passen würden. Bandsintown ist eine gute Anlaufstelle. Überprüfe die Auftrittspläne der Künstler, die deinem Sound ähneln, auf ihren Bandsintown-Konten. Wenn du nicht viele Informationen über die Routen anderer Bands findest, mach dich mit Google an die Arbeit.

Erstelle eine Excel-Tabelle, es sei denn, du hast ein richtiges Datenbanksystem, und fülle sie mit Namen, Veranstaltungsorten/Veranstalternamen, Orten, E-Mails, Links zu den Kontaktformularen auf der Website, wenn keine E-Mails angegeben sind, und einer Liste der idealen Termine, an denen du gerne an jedem Ort auftreten würdest. Wenn Sie die Namen nicht auf Anhieb haben, fügen Sie sie in das Dokument ein, wenn sie auf Ihre E-Mail antworten. Es ist wichtig, sich die Namen der Leute zu merken, um eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Lernen Sie diese Menschen kennen – telefonieren Sie mit ihnen, besuchen Sie ihre Geschäftsräume und treffen Sie sie persönlich, fügen Sie sie auf LinkedIn hinzu usw. Denken Sie immer daran, dass es sich um ein Beziehungsgeschäft handelt.

Promoter und Veranstaltungsorte 101: Promoter sind die Leute, die Ihre Band für eine Show engagieren und sie dann bei ihren Kontakten/Publikum in diesem Gebiet bewerben. Manchmal besitzen die Promoter die Veranstaltungsorte, manchmal mieten sie sie. Wenn du nicht mit einem Promoter zu tun hast, musst du mit den Buchern/Käufern oder Besitzern der Veranstaltungsorte verhandeln.

Schritt 2: Finde heraus, wo deine Fans sind

Analytics baby! Überprüfen Sie Ihre Facebook-Statistiken, Spotify-Statistiken, Instagram-Statistiken (wenn Sie ein Unternehmensprofil haben – was Sie wahrscheinlich tun sollten, wenn Sie es nicht haben), E-Mail-Listen-Statistiken (z. B. MailChimp) und Google-Analysen, um herauszufinden, wo sich Ihre aktuellen Fans befinden, und versuchen Sie, Shows in diesen Gebieten zu bekommen. Jede dieser Plattformen verfügt über Informationen, die Ihnen zeigen, in welchen Städten sich Ihr Publikum aufhält. Behalten Sie den Überblick, schreiben Sie es auf und nutzen Sie die Informationen, um Ihre Shows in diesen Städten zu buchen.

Schritt 3: Entwerfen Sie ein Routing

Das Routing (welche Städte und in welcher Reihenfolge) hängt letztendlich von der Verfügbarkeit der Veranstaltungsorte ab, d. h. je früher Sie buchen, desto größer sind die Chancen, dass Sie bekommen, was Sie wollen. Nichtsdestotrotz sollten Sie einen Plan erstellen, bevor Sie sich mit den Veranstaltungsorten und Veranstaltern in Verbindung setzen. Wenn der von Ihnen gewünschte Termin nicht verfügbar ist, fragen Sie nach den umliegenden Terminen, die verfügbar sind, und ändern Sie die Route, wenn Sie Angebote erhalten. Für Veranstaltungsorte mit 50 bis 500 Plätzen sollten Sie Ihre Shows 2 bis 6 Monate im Voraus buchen, für Veranstaltungsorte mit mehr als 500 Plätzen sollten Sie 6 bis 12 Monate im Voraus buchen.

Auch hier gilt: Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden. Schauen Sie sich die Liste der Veranstaltungsorte und die Routenplanung von Künstlern an, die ähnlich klingen, und wenn deren Routenplanung Sinn macht, versuchen Sie einfach, sie zu kopieren. Legen Sie die Daten fest, an denen Sie auf Tournee sein möchten, und wie viele Tage pro Woche Sie auftreten können, ohne auszubrennen. Je mehr Shows du buchst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du kostendeckend arbeitest oder einen positiven Cashflow erzielst, aber du musst auch Pausen für den Gesang und die Fahrtzeit einplanen. Als Faustregel gilt also, dass du etwa 5 Auftritte pro Woche buchen solltest.

Darüber hinaus solltest du versuchen, die Route so effizient wie möglich zu gestalten. Schauen Sie auf Google Maps nach, wie lange es dauert, von einem Ort zum anderen zu kommen, und planen Sie das entsprechend ein. Versuchen Sie, nicht hin und her zu fahren. Auch dies hängt von der Verfügbarkeit der Veranstaltungsorte ab, aber wenn Sie eine direkte Route planen können, sparen Sie Zeit und Geld für Benzin und Unterkunft.

Schritt 4: Verfassen Sie eine E-Mail mit Ihrer Buchungsanfrage für die Show

Betreff: in am

Datum und Ort: Notieren Sie im Text der E-Mail, dass Ihre Band an bestimmten ausgewählten Terminen auf Tournee ist und von einem bestimmten Ort zum anderen geht, und dass Sie sie an einem Termin buchen möchten, und wenn dieser nicht verfügbar ist, andere Termine vorschlagen.

Paket: Notiere, was das Paket (der Auftritt) beinhaltet, wie z.B. die Länge des Sets (der Sets), die Art der Musik, alle bemerkenswerten oder beschreibenden Instrumente, welche Art von Stimmung es ist, die Namen der Künstler, ob es bereits eine Vorgruppe gibt, usw.

Künstler-Info: Dann Link zu den Künstlerinformationen – Website-Link, youtube und/oder soundcloud, facebook, Bio, Reviews. Wenn das alles auf der Website des Managers zusammengefasst ist, dann verlinke einfach auf die Seite der Band auf der Website des Managements.

Publikumsnachweis: Beweisen Sie, dass Sie ein Publikum in diesem Markt haben: Wenn Sie bereits eine gute Fangemeinde haben, erwähnen Sie das in der E-Mail – Zahlen wie Analysedaten, E-Mail-Listen usw. werden definitiv helfen.

Besonderes: Fügen Sie dann einen Abschnitt „Bemerkenswertes“ hinzu – einschließlich jüngster Auszeichnungen, Wettbewerbe, spezieller Förderungen oder anderer bemerkenswerter Kommentare zu den Künstlern.

Post-Email Follow up: Notieren Sie in Ihrem Kalender, dass Sie (frühestens) 7 Tage später telefonisch oder per E-Mail nachfassen werden, wenn Sie die Nummer des Künstlers nicht haben.

**WARNUNG: Da Sie im Wesentlichen dieselbe E-Mail an alle Veranstaltungsorte/Veranstalter senden werden, werden Sie viel kopieren und einfügen und weiterleiten, also Achten Sie darauf, dass Sie den E-Mail-Betreff, die Namen der Veranstaltungsorte und die Daten in der E-Mail ändern. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie teilweise (oder ganz) dumm dastehen. Ich habe es getan ;|

Schritt 5: Verhandeln Sie Ihren Vertrag

Käufer können es sich nicht leisten, Fehler zu machen und bei Ihrer Show Geld zu verlieren, wenn Sie also ganz neu auf dem Markt sind, sollten Sie nicht erwarten, Geld zu verdienen. Wenn Sie hart arbeiten, um ein gutes Publikum zu erreichen, ist Ihnen eine erneute Buchung zu einem möglicherweise besseren Preis sicher. Je mehr Fans zu Ihrer Show kommen, desto größer sind Ihre Chancen, beim nächsten Mal einen besseren Vertrag auszuhandeln. Wenn es sich um eine „New Music Night“ oder eine „No Cover Night“ am Veranstaltungsort handelt, bieten sie dir manchmal Benzingeld oder eine Aufteilung der Eintrittsgelder mit allen Bands auf der Rechnung an.

Wenn du ein Angebot vom Veranstalter oder Veranstaltungsort erhältst, prüfe es auf Richtigkeit und Fairness. Als Anfänger oder neuerer Künstler kannst du entweder erwarten, dass du nichts außer ein paar Essens- und Getränkekarten bekommst, oder du kannst erwarten, dass du eine garantierte Gage zwischen 250 und 1500 Dollar pro Abend bekommst, je nach deinen Marktstandards. Einige Veranstaltungsorte bieten einen „potenziellen“ Anteil an den Ticketverkäufen, wenn ein Eintrittspreis erhoben wird.

Wenn Sie einen Agenten haben, ist es dessen Aufgabe, vor der Show eine 50%ige Anzahlung vom Veranstalter/Veranstaltungsort einzuholen, um Ihren Auftritt zu sichern – wenn Sie keinen Agenten haben, versuchen Sie, diese Anzahlung in das Angebot aufzunehmen.

Die meisten kleineren Veranstaltungsorte mit einem Fassungsvermögen von 50 bis 500 Plätzen (wo Sie höchstwahrscheinlich auftreten werden, wenn Sie dies lesen) erlauben den Künstlern, 100 % der Merchandise-Verkäufe zu behalten, aber der Künstler muss die Merch-Tische selbst verwalten. Größere und bedeutende Veranstaltungsorte hingegen haben eigenes Merchandise-Personal und können einen Teil des Gewinns einbehalten.

Schritt 6: Erstellen Sie ein Budget

Wenn Sie Ihre Auftrittsgarantien genau kennen und jede Show ausgehandelt haben, erstellen Sie Ihr Budget. Halten Sie Ihre Ausgaben fest und versuchen Sie, weniger auszugeben als geplant.

Wenn Sie am Ende die Nase vorn haben wollen, ist es effizienter, die Ausgaben zu senken, als zu versuchen, mehr zu verdienen. Denn je mehr Sie verdienen, desto mehr zahlen Sie Ihren Managern und Agenten (wenn ihre Verträge auf Bruttoeinnahmen oder Bruttokartenverkäufen beruhen). Wenn Sie nur die Ausgaben kürzen, haben Sie (als Künstler) mehr Geld in der Tasche. Als guter Manager (wenn du der Manager bist, der das hier liest), dann wirst du deinem Künstler helfen wollen, seine Ausgaben niedrig zu halten.

Kosten senken:

1. 1. • Kleineres Bühnenbild.
      • Weniger für Hotels und Essen ausgeben. Versuchen Sie, sich zu schonen und trotzdem gesund und gut ausgeruht zu bleiben.
      • Weniger Back-Tracking. Das geht zurück auf eine gute Tourplanung – wie oben erwähnt.
      • Du brauchst keinen Tourmanager oder Fahrer, wenn du anfängst, also mach dir nicht die Mühe, sie dieses Mal einzustellen, bis du viel mehr Geld verdienst und es viel mehr bewegliche Teile gibt.

Wir haben eine Tourbudget-Vorlage und alle Tourdokumente und Tabellen, die du brauchst, in unserem Artist Management Toolkit.

Bei der Erstellung Ihres Budgets sollten Sie auch alternative Einnahmequellen in Betracht ziehen, z. B. die Finanzierung durch Ihre Plattenfirma (falls Sie eine haben), staatliche Mittel (vor allem, wenn Sie in Kanada leben), Crowdfunding-Kampagnen und Verkäufe von Merchandise-Artikeln und CDs, die bei Konzerten verkauft werden. Ja, CDs verkaufen sich immer noch! Sogar Vinyl. Im Jahr 2018 zeigen Berichte sogar, dass die Vinylverkäufe in den letzten Jahren gestiegen sind.

Schritt 7: Die Tour vorverlegen

Wenn du alle Details, die du für deine Show brauchst, vom Veranstaltungsort sammelst, nennen wir das „die Show vorverlegen“. Du musst die Show vor der Show vorverlegen, verstehst du?

Einige Veranstaltungsorte haben Standardvorverlegungsdokumente, die alle Informationen enthalten, die du brauchst, andere geben sie dir gerne am Telefon, wieder andere wundern sich, warum du überhaupt fragst (normalerweise sind das kleine Leute, die Cafés besitzen oder nicht sehr organisiert sind).

Die wichtigsten Informationen, die du herausfinden musst, sind, ob sie Unterkünfte anbieten oder Rabattcodes für Hotels haben, wann Load-In und Sound-Check sind, deine Set-Zeiten, Parkinformationen, ob sie kostenloses Essen und Trinken anbieten oder dir stattdessen zusätzliches Bargeld geben (Buy-Out genannt), wie viele Leute du auf der Gästeliste haben kannst, ob sie dich am Ende des Abends bar bezahlen können und wer der Produktionsleiter oder die Kontaktperson für deine Show ist. Du kannst auch nach technischen Informationen fragen, wenn du sie brauchst.

Promotion für deine Tour

Wir werden in diesem Artikel nicht ins Detail gehen, aber kurz gesagt, mach deine eigene Werbung beim ersten Mal. Macht ein paar Plakate oder lasst sie von einem Freund anfertigen, macht Facebook-Events und -Posts, erwägt Facebook-Werbung, die auf eure Tourstädte ausgerichtet ist, macht Instagram-Posts, schickt E-Mails an eure E-Mail-Liste (ihr solltet unbedingt eine haben), lasst eure Tourdaten in eurem Spotify-Account und bei Bandsintown auflisten (verbindet euren Bandsintown-Account mit eurem Facebook-Account), kontaktiert die lokalen Zeitungen und Radiosender, um Gästelisten, Interviews, Vor- und Nachberichte eurer Show und kostenlose Giveaways anzubieten, und macht euch Notizen darüber, wie andere erfolgreiche Bands sich selbst und ihre Touren in den sozialen Medien promoten.

Während der Tournee

(Bereiten Sie diese Dinge vor der Tournee vor)

E-Mail-Listen: Führen Sie regionalspezifische E-Mail-Listen, damit Sie Ihre E-Mails gezielt versenden können, wenn Sie das nächste Mal an einem bestimmten Ort touren. Verwenden Sie internationale/nationale E-Mail-Listen für nicht ortsspezifische E-Mails, die Informationen wie die Veröffentlichung eines neuen Videos enthalten.

Tourmanager: Wenn Sie keinen Tourmanager haben, sollte Ihr regulärer Manager die Tour vom Büro aus leiten. Wenn Sie keinen Manager haben, sollte ein Bandkollege dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft, während Sie unterwegs sind.

Sehen Sie sich auch unser Artist Management Toolkit an, das alle Dokumente und Tabellen enthält, die Sie für die Buchung und Verwaltung einer Tournee benötigen.

Hier ist eine kurze Checkliste mit Dingen, an die du jeden Abend denken solltest:

1. 1. 1. Kasse abrechnen – kassiere nach der Show.
      2. Zählen Sie das Haus – je nach Ihrer Erfahrung mit dem Veranstaltungsort oder dem Veranstalter möchten Sie vielleicht eine Strichliste führen und/oder zählen, wie viele Leute durch die Tür kommen (wenn Sie einen Anteil am Umsatz bekommen).
      3. Bestätigen Sie die Hotelbuchungen.
      4. Bestätige die Flüge (wenn du fliegst).
      5. Tagesablaufplan – halte ihn sichtbar (drucke ihn aus und sorge dafür, dass er digital zugänglich ist).

Und noch ein paar abschließende Denkanstöße:

1. • Praxis! Machen Sie es zu etwas Besonderem für die Zuhörer und geben Sie ihnen den besten Gegenwert für ihren Dollar (auch wenn nur 2 Personen im Publikum sitzen)!