Cómo reservar una gira para su banda en 7 pasos

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Por qué y cuándo salir de gira

Si ya ha construido un seguimiento en un determinado mercado, entonces podría ser el momento de expandirse más allá de ese mercado.

Generalmente, los artistas salen de gira para ayudar a apoyar y comercializar el lanzamiento de un álbum reciente o, a veces, incluso un sencillo que podría estar recibiendo una tracción masiva en la radio o en las plataformas de streaming. De este modo, los fans existentes pueden ver tu actuación en directo después de haber escuchado tu nueva música, y los nuevos fans pueden descubrirte al asistir a los espectáculos en sus ciudades de origen con sus amigos.

Digamos que en este punto:

A) Ya has creado un grupo de seguidores en tu pueblo/ciudad, y ahora estás listo para actuar en las ciudades de los alrededores.

Y/o

B) Ya has conseguido seguidores en tu provincia/estado, y ahora estás preparado para actuar en las provincias/estados de los alrededores.

A menudo es importante tocar primero en tus mercados locales y luego abrirte camino por tu país, pero para algunos artistas acaba funcionando mejor hacer una gira por otro país, ganar reputación allí y luego volver a casa. Esto depende de tu género, de dónde estén tus fans y de qué culturas y mercados tiendan a captar tus vibraciones.

No obstante, este seguimiento «local» se mide por la cantidad de entradas que vendes en los espectáculos en directo que ya has realizado. Pero también se puede comprobar comprobando tus estadísticas online. Comprueba Facebook, Spotify, Google Analytics y cualquier otro tipo de estadísticas geográficas que puedas encontrar sobre tus fans. Una vez que sepas que tienes fans en los mercados circundantes, ¡puede ser el momento de reservar una gira!

Quién reserva la gira

Cuando tienes un agente de reservas, éste reserva la gira con la orientación y la aprobación del manager y del artista. Cuando no se tiene un agente, el mánager reserva la gira con la orientación y aprobación del artista. Y cuando no se tiene agente, el artista reserva la gira por sí mismo. Todo esto depende también de las relaciones entre las tres partes. A veces los artistas son muy participativos y otras veces no. Depende de ti cómo desarrolles las relaciones de trabajo con tu equipo.

Cómo reservar tu gira

Paso 1: Busca locales y promotores

En primer lugar, no intentes reinventar la rueda. Hay muchos artistas y bandas antes que tú que han hecho exactamente lo que estás tratando de hacer. Aprovecha eso. Seguro que conoces a otros artistas que pueden relacionarse con tu sonido, ¿no? Comprueba dónde han girado/actuado recientemente para hacerte una idea de los lugares que podrían funcionar con tu sonido. Bandsintown es un buen lugar para empezar. Comprueba las rutas de tus artistas afines al sonido en sus cuentas de Bandsintown. Si no puedes encontrar mucha información de las rutas de otras bandas ponte a trabajar en Google.

Crea una hoja de Excel, a menos que tengas un sistema de base de datos adecuado, y llénala con los nombres, los nombres de los locales/promotores, las ubicaciones, los correos electrónicos, los enlaces a los formularios de contacto de la página web si no se dan correos electrónicos, y una lista de las fechas ideales en las que te gustaría estar en cada lugar. Si no tienes sus nombres de entrada, asegúrate de añadirlos en el documento cuando respondan a tu correo electrónico. Es importante recordar los nombres de las personas para poder establecer una relación con ellas. Conozca a estas personas: hable con ellas por teléfono, visite sus locales y conózcalas en persona, agréguelas en LinkedIn, etc. Recuerda siempre que este es un negocio de relaciones.

Promotores y locales 101: Los promotores son las personas que contratan a tu banda para un espectáculo, y luego lo promocionan entre sus contactos/audiencias en esa zona. A veces, los promotores son dueños de los lugares, a veces los alquilan. Si no estás tratando con un promotor, tendrás que tratar con los reservadores/compradores de locales o con los propietarios de los mismos.

Paso 2: Averigua dónde están tus fans

¡Analytics baby! Comprueba tus estadísticas de Facebook, Spotify, Instagram (si tienes un perfil de empresa, que probablemente deberías tener si no lo tienes), las estadísticas de las listas de correo electrónico (por ejemplo, MailChimp) y Google Analytics para saber dónde se encuentran tus fans actuales e intenta conseguir espectáculos en esas zonas. Cada una de estas plataformas tiene información que te muestra en qué ciudades se encuentra tu público. Haz un seguimiento, anótalo y utilízalo para obtener información que te ayude a reservar tus espectáculos en esas ciudades.

Paso 3: Redactar una ruta

La ruta (qué ciudades y en qué orden) dependerá en última instancia de la disponibilidad de los locales, así que cuanto antes reserves con antelación, más posibilidades tendrás de conseguir lo que quieres. No obstante, es conveniente que elabores una ruta antes de ponerte en contacto con las salas y los promotores. Si no tienen la fecha que quieres, pregunta por las fechas circundantes que estén disponibles y cambia la ruta a medida que recibas ofertas. Para los locales con capacidad para 50-500 personas, conviene reservar los espectáculos con 2-6 meses de antelación, y para los de más de 500, con 6-12 meses.

De nuevo, no intentes reinventar la rueda. Vuelva a su lista de lugares y listas de rutas de artistas que suenan similares y si su ruta tiene sentido entonces simplemente trate de copiarla. Establece las fechas en las que te gustaría estar de gira y cuántos días a la semana puedes actuar sin agotarte. Cuantos más conciertos hagas, más posibilidades tendrás de alcanzar el punto de equilibrio o de salir con un flujo de caja positivo, pero también tienes que incluir descansos para las voces y el tiempo de conducción. Así que, como regla general, trata de reservar unos 5 espectáculos a la semana.

Además, trata de hacer la ruta más eficiente posible. Comprueba en Google Maps el tiempo que tardarás en ir de un sitio a otro y planifica en consecuencia. Trate de no conducir de ida y vuelta. De nuevo, esto depende de la disponibilidad de los lugares, pero si puede planificar una ruta recta, le ahorrará tiempo y dinero en gasolina y alojamiento.

Paso 4: Redacte su correo electrónico de solicitud de reserva de espectáculos

Asunto: en

Fecha y lugar: En el cuerpo del correo electrónico anote que su banda estará de gira durante ciertas fechas seleccionadas, yendo de un lugar a otro, y que le gustaría que estuvieran en y si no está disponible sugerir otras fechas.

Paquete: Anote lo que el paquete (actuación) incluye, como la duración del conjunto (s), el tipo de música, cualquier instrumento digno de mención o descriptivo, qué tipo de ambiente es, los nombres de los artistas, si hay un acto de apoyo ya incluido, etc.

Información de los artistas: A continuación, el enlace a la información de los artistas – enlace de la página web, youtube y / o soundcloud, facebook, bio, críticas. Si todo esto está resumido en el sitio web de los managers, entonces simplemente enlaza a la página de las bandas en el sitio web de las empresas de gestión.

Prueba de audiencia: Demuestra que tienes una audiencia en ese mercado: si ya tienes un buen número de seguidores en el país, indícalo en el correo electrónico – dar números como prueba de análisis, prueba de lista de correo electrónico, etc. definitivamente ayudará.

Digno de mención: A continuación, incluya una sección «digna de mención» – incluyendo cualquier premio reciente, concursos, financiación especial u otros comentarios notables sobre los artistas.

Seguimiento posterior al correo electrónico: Anota en tu calendario que debes hacer un seguimiento (como muy pronto) 7 días después por teléfono o correo electrónico si no tienes su número.

**AVISO: Como vas a enviar esencialmente el mismo correo electrónico a todos los locales/promotores, vas a hacer un montón de copias y pegas y reenvíos, así que ASEGÚRATE de cambiar el asunto del correo electrónico, y los nombres de los locales y las fechas dentro del correo electrónico. Parecerás parcialmente (o totalmente) estúpido si no lo haces. Yo lo he hecho. ;|

Paso 5: Negocia tu acuerdo

Los compradores no pueden permitirse cometer errores y perder dinero en su espectáculo, así que si eres nuevo en el mercado no esperes ganar dinero. Si trabajas duro para conseguir una buena audiencia, esto prácticamente garantiza una reserva de vuelta para un acuerdo potencialmente mejor. Cuantos más fans acudan al espectáculo, más posibilidades tendrás de negociar un mejor contrato la próxima vez. Si se trata de una «noche de música nueva» o de una «noche sin entrada» en el local, a veces te ofrecen dinero para la gasolina, o un reparto de las ventas en la puerta con todos los grupos del cartel.

Cuando recibas una oferta del promotor o del local, revísala para que sea precisa y justa. Como artista principiante o nuevo, puede esperar que no se le pague nada más que algunos tickets de comida y bebida, o puede esperar que se le pague una tarifa garantizada de entre 250 y 1.500 dólares por noche, dependiendo de sus estándares de mercado. Algunos locales ofrecen una parte «potencial» de la venta de entradas si hay que pagarlas. ‘Potencial’ significa que si las entradas superan la cantidad garantizada, usted tiene la oportunidad de ganar por encima de la garantía.

Si tiene un agente, es su responsabilidad recoger un depósito del 50% por adelantado del espectáculo del promotor/lugar para asegurar su actuación – si no tiene un agente – trate de conseguir este depósito en la oferta.

La mayoría de los recintos más pequeños con capacidad para entre 50 y 500 personas (en los que probablemente tocarás si estás leyendo esto), permiten a los artistas quedarse con el 100% de las ventas de merchandising, pero el artista tiene que gestionar las mesas de merchandising él mismo. Por el contrario, los locales más grandes tienen personal de merchandising propio y pueden quedarse con una parte de los beneficios.

Paso 6: Elaborar un presupuesto

Una vez que conozcas bien tus garantías de actuación y hayas negociado cada espectáculo, elabora tu presupuesto. Mantenga sus gastos fijos e intente gastar menos de lo previsto.

Si quiere salir ganando, es más eficiente recortar gastos en lugar de intentar ganar más. Esto se debe a que cuanto más gane, más pagará a sus gerentes y agentes (si sus acuerdos se basan en los ingresos brutos o las ventas brutas de entradas). Si te limitas a recortar gastos, tendrás más dinero en tu bolsillo (el de los artistas). Como buen mánager (si usted es el mánager que está leyendo esto), querrá ayudar a su artista a mantener sus gastos bajos.

Corte de gastos:

1. 2. Mantenga escenarios más pequeños.
   3. Gaste menos en hoteles y comida. Trata de aguantar, mientras te mantienes saludable y bien descansado.
   4. Menos retroceso. Esto se remonta a una buena ruta de gira – mencionada anteriormente.
   5. No necesitas un gestor de gira o un conductor cuando estás empezando, así que no te molestes en contratarlos esta vez hasta que estés ganando mucho más dinero y haya muchas más partes en movimiento.

Tenemos una plantilla de presupuesto de gira y todos los documentos de gira y hojas de cálculo que necesitas incluidos en nuestro kit de herramientas de gestión de artistas.

Cuando elabore su presupuesto, considere fuentes de ingresos alternativas como la financiación de su sello discográfico (si tiene uno), la financiación del gobierno (especialmente si está en Canadá), las campañas de crowdfunding y las ventas de productos y CDs que se vendan en los conciertos. Sí, los CD se siguen vendiendo. Incluso los de vinilo. De hecho, en 2018, los informes muestran que las ventas de vinilos han ido en aumento durante los últimos años.

Paso 7: Adelantar la gira

Cuando se recopilan todos los detalles que necesitarás sobre tu espectáculo desde el lugar, lo llamamos «adelantar el espectáculo». Tendrás que adelantar el espectáculo, antes del espectáculo, ¿lo entiendes?

Algunos locales tienen documentos estándar de adelanto que incluyen toda la información que necesitas, otros te lo darán gustosamente por teléfono, otros se preguntan por qué estás preguntando (normalmente estos son tipos pequeños que tienen cafeterías o no son muy organizados).

La información principal que necesitas averiguar es si ofrecen alojamiento o tienen códigos de descuento para hoteles, cuándo es la entrada y la prueba de sonido, los tiempos de tu set, información sobre el estacionamiento, si ofrecen comida y bebida de cortesía o te dan dinero extra en su lugar (llamado buyout), cuántas personas puedes tener en la lista de invitados, si pueden pagarte en efectivo al final de la noche, y quién es el gerente de producción o la persona de contacto para tu show. También puedes pedir información técnica si lo necesitas.

Promoción de tu gira

No entraremos en detalles en este artículo, pero en resumen, haz tu propia publicidad la primera vez. Haz algunos carteles o pídele a un amigo que los haga, haz eventos y publicaciones en Facebook, considera la posibilidad de hacer anuncios en Facebook dirigidos a las ciudades de tu gira, haz publicaciones en Instagram, envía correos electrónicos a tu lista de correo electrónico (deberías tener una), haz que las fechas de tu gira aparezcan en tu cuenta de Spotify y en Bandsintown (conecta tu cuenta de Bandsintown a tu cuenta de Facebook), ponte en contacto con los periódicos y emisoras de radio locales para ofrecerles una lista de invitados, entrevistas, reseñas del antes y el después de tu espectáculo y regalos gratuitos, y toma nota de cómo otras bandas de éxito se promocionan a sí mismas y a sus giras en las redes sociales.

Mientras estás de gira

(Prepara estas cosas antes de la gira)

Listas de correo electrónico: Mantenga listas de correo electrónico específicas de la región para que pueda dirigir sus correos electrónicos cuando esté de gira en un lugar determinado la próxima vez. Utilice listas de correo electrónico internacionales/nacionales para los correos electrónicos que no sean específicos de una ubicación y que incluyan información como el lanzamiento de un nuevo vídeo.

Gestor de la gira: si no tiene un gestor de la gira, su gestor habitual debe ser el que gestione la gira desde la oficina. Si no tienes un mánager, un compañero de la banda debería encargarse de asegurarse de que todo funcione bien mientras estás de gira.

De nuevo, echa un vistazo a nuestro kit de herramientas de gestión de artistas, que incluye todos los documentos y hojas de cálculo que necesitas para reservar y gestionar una gira.

Aquí tienes una breve lista de cosas que debes recordar todas y cada una de las noches:

1. 1. 1. Asegura la taquilla – recoge el dinero después del espectáculo.
      2. Cuenta la casa – dependiendo de tu historia con el local o el promotor, puede que quieras hacer recuento y/o contar cuánta gente entra por la puerta (si estás recibiendo una parte de las ventas).
      3. Confirma las reservas de hotel.
      4. Confirmar los vuelos (si va a volar).
      5. Itinerario diario: manténgalo a la vista (imprímalo y asegúrese de que está accesible digitalmente).

Y algunas reflexiones finales:

1. • ¡Practique! Hazlo especial para la audiencia y dales el mejor valor por su dólar (incluso cuando hay 2 personas en la audiencia)!