Contabilidad automatizada: Por qué necesita estas cuatro herramientas (y no sólo un gran servicio de contabilidad)

Varios servicios y empresas afirman ofrecer contabilidad automatizada. Por lo general, lo que quieren decir es que automatizan (o al menos se hacen cargo) de alguna subsección de la contabilidad. Es imposible encontrar un software que automatice todo, desde la categorización de los gastos hasta el mantenimiento de los registros y el pago de las facturas. ¿Y si se lleva la contabilidad por el principio de devengo en lugar de la de caja? Olvídese de ello.

Pero si realmente quiere una solución de contabilidad que funcione sola, puede acercarse con una combinación de software y servicios. En este artículo, cubriremos el conjunto exacto de herramientas y servicios que debe utilizar si desea una contabilidad automática para su negocio.

Funciona tanto para la contabilidad de caja como para la de devengo y requerirá un esfuerzo mínimo para mantenerla en funcionamiento cada mes. Estas herramientas le devolverán el tiempo para centrarse en las decisiones estratégicas del negocio en lugar de andar a tientas en su software de contabilidad cada mes.

Antes de sumergirnos en la pila, aquí está el «por qué» detrás de las tareas y herramientas que elegimos.

En Pilot, tenemos un equipo de expertos contables (con superpoderes de software) haciendo sus libros en QuickBooks Online. Permítanos quitarle la carga de la contabilidad: Pruebe Pilot ahora.

Por qué necesita cuatro herramientas (y no sólo un gran servicio de contabilidad)

La contabilidad no es un servicio estandarizado. No existe una lista única de tareas que un contable puede realizar, aunque hay servicios más o menos comunes que se ofrecen. Siempre es importante hablar de lo que quiere que haga su contable antes de contratarlo. En general, los contables realizarán algunas o todas las siguientes tareas:

• Categorizar sus transacciones
• Reconciliar sus cuentas bancarias
• Preparar los principales estados financieros
• Manejar las facturas y los recibos.

Las dos tareas del medio -conciliar sus cuentas bancarias con los libros de su empresa y preparar estados financieros útiles- son tareas que casi cualquier contable ofrecerá. La categorización de las transacciones es algo que ofrecen algunos contables, pero normalmente sólo con la aportación del propietario de la empresa (o de quien haga las compras para la empresa).

La gestión de las facturas es algo que suelen hacer los contables internos, pero muchos servicios de contabilidad y contables subcontratados no lo hacen. E incluso cuando usted ha encontrado a alguien para hacer todas esas tareas, tener la automatización adecuada y la tecnología disponible significa que pueden lograr mucho más para su negocio que si la tecnología no estaba allí.

Las siguientes cuatro herramientas cubren lo que creemos que son las cuatro mayores necesidades de la contabilidad empresarial: una plataforma para mantener los datos de la contabilidad, una herramienta para automatizar la categorización de los gastos, un servicio para manejar lo que los ordenadores no pueden, y una herramienta para simplificar el envío y la recepción de los pagos.

Como extra, añadimos nuestra opción favorita para automatizar las nóminas y otras actividades de recursos humanos tanto como sea posible. Elegimos cada herramienta en esta pila porque tenemos experiencia personal con la herramienta y encontramos que cada una realmente ayudó a las empresas con las que trabajamos.

Sin más preámbulos, aquí está nuestra pila de tecnología de contabilidad recomendada.

Paso 1: Obtenga un software de contabilidad escalable y robusto

Un buen software de contabilidad es como ese amigo en su grupo que ayuda a todos a llevarse bien. No se puede construir una pila de software de contabilidad automatizada sin algo que juegue bien con todas las demás herramientas. El software de contabilidad que elija servirá de base para todo lo que venga después. Es donde los contadores conciliarán las cuentas y crearán informes, y es donde vivirán los datos sincronizados de sus otras herramientas.

Debido a sus amplias integraciones, escalabilidad y conjunto de características, recomendamos QuickBooks Online a las pequeñas empresas, a las medianas empresas y a las nuevas empresas. Puede que no sea tan emocionante y nuevo como otros programas (mirándote a ti, Xero), pero QuickBooks realmente puede hacer la mayor parte del trabajo para tu contable.

En lugar de repetir todas nuestras razones para amar la plataforma, te remitiremos a un post anterior que creamos que compara tres plataformas populares: QuickBooks Online, Xero y Wave. Si quieres leer más sobre otras opciones antes de tomar una decisión, puede que te resulte útil nuestra guía de software de contabilidad online.

Paso 2: Automatizar el seguimiento de los gastos

La segunda herramienta clave en tu pila de contabilidad automatizada debe simplificar el seguimiento y la categorización de los gastos. ¿Por qué? Porque los gastos pueden ser uno de los aspectos más lentos y dolorosos de la contabilidad. Es una verdadera molestia. Si dirige una pequeña empresa con pocos o ningún gasto, puede omitir esta herramienta. Pero si haces cosas como…

• Gestionar el inventario
• Hacer viajes de negocios
• Comprar material de oficina y mobiliario
• Comer con los clientes

… entonces es bueno tener un sistema de seguimiento de todo.

Los contables no pueden hacer todo el seguimiento de los gastos por ti porque no pueden leer la mente (especialmente si tienes la costumbre de poner los gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal o los gastos personales en una tarjeta de negocios). Y no necesita que le digamos que es importante categorizar los gastos correctamente, ya que supone una gran diferencia en la temporada de impuestos.

Aunque los ordenadores tampoco son buenos para leer la mente, son buenos para identificar patrones y automatizar los flujos de trabajo. Por eso hemos elegido Expensify como segunda herramienta de esta pila.

Así es como funciona: Quien gasta el dinero de la empresa (cualquier persona, desde los empleados hasta los directores generales o los propietarios de pequeñas empresas) toma una foto del recibo a través de la aplicación de Expensify. Expensify convierte esos recibos en un informe y ofrece botones de aprobación/rechazo con un solo clic. Esa información se sincroniza automáticamente en tiempo real con tu cuenta de QuickBooks. Incluso tiene reembolso automático.

Así que aunque Expensify requiere unos momentos de esfuerzo por tu parte (sacar una foto del recibo o pulsar sí/no en las aprobaciones), agiliza la gran mayoría de las tareas empresariales relacionadas con los gastos.

Paso 3: Organizar la contabilidad automática

Aunque sería maravilloso que QuickBooks simplemente generara libros perfectamente precisos y comprensibles cada mes, no es así. El software de contabilidad existe para ser utilizado por alguien, y si quiere que ese proceso sea automatizado, necesitará la ayuda de ordenadores y humanos.

Piénselo: La contabilidad esencialmente rastrea y elabora cómo el dinero ha entrado y salido de su negocio. Para saber lo que ha pasado cada mes, hay que mirar una serie de fuentes de datos (el extracto del banco, el extracto de la nómina, el extracto de la tarjeta de crédito, las facturas que se han enviado, etc.). La forma de registrar esa información es bastante estándar y se presta bien a la automatización inteligente.

Pero otras partes de la contabilidad -como dar sentido a esos datos, manejar casos de uso inesperados y explicarlo todo- las hacen mejor los contables humanos con experiencia. Esa es la premisa por la que existe Pilot.

En Pilot, damos a los ordenadores las tareas que mejor hacen los ordenadores y dejamos el resto en manos de nuestros contables. Los ordenadores se encargan de todas las tareas contables simples, propensas a errores y repetitivas, mientras que nuestros contables tienen más tiempo para dedicarse directamente a las preguntas y preocupaciones de los clientes (y no a la introducción manual de datos).

En resumen, empleamos a contables expertos y les damos poder con la automatización del software. Hacen un seguimiento de todo en QuickBooks Online para que usted tenga datos fácilmente accesibles, fácilmente transferibles y precisos, todo ello en una plataforma que se integra bien con otras herramientas financieras impresionantes.

Ya sea que se esté preparando para su próxima ronda de financiación o tratando de construir el presupuesto del próximo año, siempre tendrá la información que necesita en un formato simple y de fácil acceso. Proporcionamos estados financieros mensuales, trimestrales y anuales, como balances, P&L y flujo de caja. Y si quiere saber algo en concreto, su contable especializado podrá proporcionarle esa información en cualquier momento.

P.D. No pensaría realmente que íbamos a reunir una pila de tecnología contable y no recomendarnos a nosotros mismos, ¿verdad? Pruebe Pilot Now durante un mes.

Paso 4: Automatizar las cuentas a pagar &Cuentas a cobrar

Las cuentas a pagar (enviar facturas y recordar a la gente que las pague) y las cuentas a cobrar (pagar las facturas) son una parte integral de hacer negocios. Pero alguien tiene que hacer el trabajo de sentarse realmente, determinar lo que hay que pagar y asegurarse de que el dinero cambia de manos cuando se supone que debe hacerlo.

Algunos contables harán esta tarea y otros no. Independientemente de quién se encargue de ello, gran parte de las tareas necesarias para la facturación (generar facturas, recordar a los clientes que deben pagar, obtener la aprobación de los pagos por parte de la persona adecuada, actualizar los libros cuando el dinero sale o llega a su cuenta, etc.) pueden ser realizadas de forma más eficiente por un ordenador. Para ese trabajo, recomendamos Bill.com.

Como todos los programas de esta lista, Bill.com requiere algo de tiempo de uso. Pero simplifica enormemente las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Desde el envío de recordatorios automáticos de facturación hasta la sincronización de los datos de las cuentas bancarias con el software de contabilidad elegido, realiza una serie de tareas que es mejor dejar en manos de los ordenadores.

Su función de arrastrar y soltar las facturas ahorra tiempo a quien se encarga de las cuentas por pagar y por cobrar, y se puede configurar un flujo de trabajo de aprobación para que cualquier persona que necesite información pueda pulsar uno o dos botones para hacerlo.

Combinado con QuickBooks, Expensify y Pilot, Bill.com es la pieza final que necesita para una solución de contabilidad automatizada que es lo más cercano a la no intervención.

(Bonus) Paso 5: Haga que los beneficios & de la nómina sean más fáciles

La nómina y otras tareas de recursos humanos -como la gestión de los planes de seguro de los empleados- es algo que la mayoría de los contables nunca tocan. Sin embargo, es otra importante función de back-office que puede mejorarse mediante la automatización. Muchos de nuestros clientes han probado y les ha gustado Gusto, por lo que estamos encantados de recomendarlo a cualquiera que busque una solución de nóminas.

Gusto tiene sentido para las pequeñas y medianas empresas y para las nuevas empresas. Aunque sería engañoso afirmar que Gusto automatiza los recursos humanos, es correcto decir que automatizan muchas tareas molestas y simplifican enormemente la ejecución de las nóminas.

¿Cuánto tiempo le lleva a usted (o a su equipo) ejecutar las nóminas actualmente? Gusto afirma que la mayoría de los clientes pueden ejecutar las nóminas en 10 minutos o menos una vez que Gusto está configurado. También presentan y pagan automáticamente sus impuestos de nómina y proporcionan asistencia con beneficios como la asistencia sanitaria.

Si se toma en serio la automatización de las tareas de back-office, Gusto es una buena adición a la lista.

Conclusión

En 2019, no hay una sola pieza de software que automatice completamente su back office. Pero al combinar las herramientas descritas anteriormente, puedes acercarte lo más posible a la contabilidad automática.

Si te han gustado estas herramientas y quieres más recomendaciones, echa un vistazo a nuestra pila financiera recomendada.

En Pilot, tenemos un equipo de expertos contables (con superpoderes de software) haciendo tus libros en QuickBooks Online. Permítanos quitarle la carga de la contabilidad: Pruebe Pilot ahora.