Introducción al Registro de Partes Interesadas
Una Parte Interesada es cualquier persona o entidad que puede influir en el éxito de un proyecto de forma negativa o positiva. Un registro de partes interesadas es un documento que contiene una lista de partes interesadas externas e internas del proyecto. El registro suele abordar las siguientes cuestiones:
- ¿Cuáles son los nombres de las partes interesadas, la información de contacto, la designación, el nombre de la empresa?
- ¿Cuáles son las expectativas, los intereses, el impacto y los requisitos de las partes interesadas?
- ¿Qué partes interesadas son críticas para todo el proyecto y cuáles son más activas para fases específicas del proyecto?
- ¿Con qué frecuencia necesitan comunicarse las partes interesadas y cuál es el método de comunicación preferido?
- ¿Qué tipo de comunicación se requiere?
- ¿Existe una relación de información entre las partes interesadas?
Estas son algunas de las preguntas que aborda un registro de partes interesadas. Puede personalizar esta lista según los requisitos de comunicación de su proyecto. El acto de obtener respuestas a estas preguntas se denomina Análisis de Partes Interesadas. En el Análisis de Partes Interesadas, normalmente se crea una lista de todas las partes interesadas del proyecto y luego se determinan sus expectativas, impacto e influencia en el proyecto. La tabla de Poder/Interés y la tabla de Influencia/Impacto son útiles durante el análisis de las partes interesadas. Nota: Una parte interesada también puede ser una entidad, como una organización. Antes de explicar este formulario con más detalle, es posible que quieras descargarlo del siguiente enlace: Plantilla de Registro Básico de Partes Interesadas.
Plantilla de Registro
Un Registro de Partes Interesadas es tan bueno como las preguntas que consigue responder. Por lo tanto, es bastante importante tener primero las preguntas en su mente antes de crear un Registro de Partes Interesadas. El truco está en tener suficiente información para que sea útil y no demasiada que lo haga voluminoso. El Registro de Partes Interesadas es un documento que se comparte con las partes interesadas del proyecto. Por lo tanto, nunca debe contener información perjudicial o que pueda interpretarse de forma negativa. He aquí una plantilla de muestra:
Image Credit: Rupen Sharma Como puede ver, la plantilla de registro de partes interesadas tiene columnas que abordan cuestiones específicas. Puedes añadir y eliminar las columnas que consideres oportunas para tu proyecto. Tenga cuidado de no convertirlo en un documento voluminoso.
Ejemplo de Registro
Ahora, veamos cómo se rellena el Registro. Después de realizar el Análisis de Partes Interesadas, se obtienen las respuestas a las preguntas mencionadas anteriormente. Estas respuestas se introducen en un registro de partes interesadas. Un ejemplo de registro de partes interesadas puede verse a continuación.
Image Credit: Rupen Sharma Como puede ver en la imagen mostrada arriba, hay dos partes interesadas externas y una interna. Las partes interesadas externas requieren una comunicación semanal por videoconferencia. Esto se debe probablemente a que el equipo de desarrollo no se encuentra en la misma zona geográfica que el interesado. Una parte interesada puede influir en el proyecto de muchas maneras, generalmente hay cuatro categorías: Influenciador positivo, Influenciador negativo, Apoyo y Bloqueo. En este ejemplo, Mandy Ali es un partidario. Esto se debe probablemente a que el proyecto forma parte de una iniciativa más amplia, de la que ella es responsable. El valor de un registro de partes interesadas depende del análisis de las mismas. Asegúrate de dedicarle tiempo y de utilizar las herramientas adecuadas, como el modelo de relevancia para la gestión de las partes interesadas. Si busca más formularios de muestra y plantillas descargables, consulte la guía de recursos de Bright Hub: Más de 50 plantillas y formularios de muestra gratuitos para la gestión de proyectos.