Guía de externalización de procesos legales para bufetes de abogados

El día tiene un número limitado de horas. Por mucho que usted y su equipo trabajen, la lista de tareas imprescindibles cuando se dirige un bufete de abogados con éxito es extensa. Sin embargo, puede abordar esa lista de una manera más rápida, inteligente y eficiente, utilizando la externalización de procesos legales para ampliar sus operaciones.

En esta guía, exploraremos los fundamentos de la externalización de procesos legales, por qué cada vez más despachos de abogados la utilizan y las tendencias del sector para 2020. También hemos recopilado una práctica lista de las mejores prácticas para sacar el máximo provecho de la externalización de procesos legales. Con la información que aprenda aquí, podrá construir una práctica más rentable antes de lo que piensa.

¿Qué es la externalización de procesos legales para los despachos de abogados?

La externalización de procesos legales puede ser una importante medida de ahorro de costes. En lugar de recursos internos dedicados, los servicios jurídicos discretos se transfieren a empresas externas, abogados locales o paraprofesionales. Piense en todas las tareas rutinarias que puede realizar la ayuda externa. Puede aprovechar la fuerza de otros expertos para ahorrar tiempo, recortar costes y reducir su carga de trabajo. Esto le permite centrarse en lo que mejor sabe hacer. En otras palabras, conseguir nuevos negocios para su bufete y ofrecer el mejor servicio a los clientes existentes.

Para que el ejercicio de la abogacía sea más rentable, es importante entender y utilizar realmente sus puntos fuertes. Por desgracia, dirigir un bufete de abogados, al igual que cualquier negocio, implica un montón de tareas que compiten por su atención. Aquí es donde se puede aprovechar la externalización de procesos legales. Hay un montón de servicios legales profesionales externalizados disponibles, así como abogados autónomos, y profesionales de menor coste.

La diferencia entre externalización de procesos legales y deslocalización

Un punto común de confusión surge de la palabra «externalización». Por lo tanto, es importante reconocer la distinción entre la externalización de procesos legales y la deslocalización. A continuación se ofrecen unas breves definiciones.

• La externalización de procesos jurídicos consiste en recurrir a abogados y profesionales locales para que se encarguen de determinadas tareas, como la revisión de documentos, el escaneado y las comparecencias judiciales no sustantivas.
• La deslocalización es el proceso de emplear mano de obra barata en el extranjero para realizar tareas a distancia.

Tendencias de la industria para la externalización de procesos legales

Las tendencias de la industria legal para 2020 muestran que los clientes esperan que los bufetes de abogados vayan más allá de la oferta tradicional de servicios y apoyo. Cada vez más despachos de abogados recurren a la externalización legal para seguir siendo competitivos y rentables. De hecho, se estima que el mercado global de externalización de procesos legales se expandirá a una tasa de crecimiento anual compuesta del 31,8% de 2019 a 2025. Se prevé que el mercado alcance los 35.900 millones de dólares en 2025.

Aquí hay otros factores que indican el crecimiento de la industria:

• Anualmente se gastan 6.200 millones de dólares con proveedores de servicios de externalización de procesos legales, e-discovery y revisión de documentos, según Thomson Reuters y el Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• El mismo estudio sobre proveedores de servicios legales alternativos también encuentra que 900 millones de dólares se gastan anualmente con abogados contratados, in-sourcing y servicios de personal.
• El 48% de los bufetes de abogados en la Encuesta Altman Weil de 2019 dicen que usan abogados contratados, el 57% informan que usan abogados a tiempo parcial y el 24,1% informan que subcontratan funciones que no son de abogados.

5 beneficios de la externalización de procesos legales para los despachos de abogados

En su esencia, la externalización de procesos legales es una forma conveniente de aumentar la capacidad, centrarse en los puntos fuertes de su despacho de abogados y aumentar la rentabilidad. De hecho, el 62,1% de los bufetes de abogados en la Encuesta de Altman Weil de 2019 informan que cambiar el trabajo a los abogados contratados «resultó en una mejora significativa en el rendimiento de la empresa».

Los cinco principales beneficios de la externalización de procesos legales para los bufetes de abogados incluyen:

Ampliar su experiencia en el área de práctica.

Hay tantos tipos diferentes de práctica jurídica que su bufete no puede ser experto en todos los campos. Al subcontratar servicios jurídicos específicos a abogados contratados, usted satisface todas las necesidades de sus clientes sin tener que contratar a un empleado a tiempo completo.

Permitir una dotación de personal flexible para los casos de sus clientes.

Los abogados freelance prestan sus servicios sólo cuando su bufete necesita la ayuda. Al trabajar como freelance, puede encontrar ayuda legal calificada en cualquier nivel de habilidad para cualquier tipo de proyecto o caso. ¿Y una ventaja? Contratar a un abogado en calidad de freelance es una buena manera de probar la relación laboral antes de comprometerse a una contratación a tiempo completo.

Pasar a la facturación con tarifa plana.

La subcontratación a través de LAWCLERK le permite contratar a abogados con talento para que le ayuden con proyectos discretos o casos completos con tarifa plana. Puede cobrar a sus clientes unos honorarios fijos o proporcionar topes de honorarios combinados para el trabajo legal. Aprenda más sobre la facturación de los bufetes de abogados en nuestra completa guía.

Bajando el coste de sus servicios legales.

LAWCLERK, por ejemplo, no cobra a sus usuarios ninguna cuota de inscripción o mensual por formar parte del mercado. Sólo se paga el precio de la tarifa plana que se establece cuando se contrata a un abogado freelance a través del sitio. Al final, sus clientes se benefician de este ahorro.

5. Encontrar el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Los solitarios y los despachos están más presionados que nunca para trabajar constantemente para obtener beneficios. Los abogados autónomos aportan ayuda extra cuando la necesitas, sin los gastos generales de un asociado a tiempo completo. Aproveche el tiempo extra para recargar las pilas con sus amigos, su familia y sus aficiones.

¿Qué servicios jurídicos externalizados son los más beneficiosos para un bufete de abogados?

Hay una lista aparentemente interminable de actividades potenciales que su bufete podría externalizar. Además, constantemente aparecen en el mercado nuevas empresas que ofrecen formas innovadoras de externalización.

Para determinar cuáles son las mejores empresas de externalización para usted, tenga en cuenta lo siguiente:

Evalúe las necesidades de su bufete.

Hay muchas opciones cuando se trata de la externalización de procesos legales. Sin embargo, no todas serán útiles para su empresa. Una buena forma de empezar es hacerse estas preguntas:

• ¿Qué tareas ocupan mucho tiempo del personal, pero no necesariamente deben realizarse en la empresa?
• ¿Es necesario que la persona esté físicamente en su oficina?
• ¿Necesita que alguien vaya a los tribunales?
• ¿Es aceptable el trabajo a distancia?

Explore las opciones de externalización del trabajo legal que se ajusten a sus necesidades.

Una vez que comprenda las áreas de mejora dentro de su bufete de abogados, identifique las numerosas empresas de externalización de procesos legales disponibles. Si los costes son una preocupación importante, considere la posibilidad de subcontratar servicios jurídicos en los que los proveedores puedan ofrecer tarifas planas frente a tarifas por hora.

Tipos comunes de áreas para la subcontratación de procesos jurídicos

¿No está seguro de por dónde empezar? He aquí algunas áreas específicas en las que la externalización de procesos legales puede ayudar a su bufete a ser más eficiente:

Comparecencia ante el tribunal para el abogado de la comparecencia y las dietas

En una comparecencia ante el tribunal que no sea sustantiva, puede pasar cinco minutos frente al juez, una hora esperando a que su asunto sea llamado, y más de una hora en tiempo de viaje. Aunque haya pasado horas trabajando en el caso, desde el punto de vista de su cliente, ha aportado cinco minutos de valor. Además, este tiempo puede consumir una parte considerable de los honorarios fijos.

En su lugar, aproveche el creciente mercado de abogados de comparecencia (o per diems) disponibles. Ellos comparecerán en las audiencias en su lugar por una tarifa fija o reducida. Los abogados de comparecencia pueden ahorrar un tiempo valioso. Tiempo que puede dedicarse a completar más trabajo y facturar a su tarifa completa.

Empresas que ofrecen servicios de comparecencia ante el tribunal:

• AppearMe ofrece una aplicación para teléfonos inteligentes que permite a los abogados programar a otro abogado para que comparezca ante el tribunal en su lugar con muy poco tiempo de antelación. Este servicio no tiene compromisos continuos.
• CAP-Court Appearance Professionals permite a los abogados programar a otro abogado para que comparezca por ellos en función del área de práctica que necesiten, incluyendo audiencias civiles, penales, de cobro o de quiebra.
• Attorneys On Demand proporciona cobertura de audiencias en todo el país. Usted envía los detalles de sus necesidades de abogado de comparecencia, y entonces Attorneys On Demand asigna un abogado para hacer la comparecencia.

Trabajo de casos y escritos

Las empresas de subcontratación jurídica especializadas están sustituyendo a las empresas de personal tradicionales. Proporcionan personal flexible para áreas específicas, incluyendo abogados freelance con experiencia.

Esto significa que tanto si necesita un abogado que trabaje en su oficina para ayudar en un caso concreto, como un abogado que trabaje a distancia en un proyecto discreto, los abogados freelance cualificados son fáciles de encontrar y están a un solo clic.

Las empresas que ofrecen este servicio incluyen:

• Hire An Esquire proporciona no sólo la dotación de personal y la colocación de abogados tradicionales, sino también el acceso a los abogados contratados que pueden trabajar a distancia o en su oficina a una tarifa por hora para cualquier duración.
• LAWCLERK se centra en los profesionales en solitario y en las pequeñas empresas, y proporciona acceso a una amplia red de abogados autónomos disponibles para ayudar con la investigación y los proyectos escritos (memorandos, alegatos, acuerdos, etc.) al precio fijo que usted establezca.
• Montage Legal proporciona acceso a abogados freelance examinados de su jurisdicción, que están disponibles para proporcionar servicios basados en contratos y proyectos a una tarifa por hora.

Es fácil hacer su trabajo con la ayuda de abogados externos. Por ejemplo, las redes de abogados como Hire An Esquire o LAWCLERK se integran directamente con Clio Manage, lo que permite a los abogados evitar la introducción de datos por duplicado y hacer un seguimiento de lo que hay que hacer. Los documentos clave de los casos se pueden compartir de forma segura a través del portal de comunicación segura con el cliente de Clio, Clio Connect.

E-discovery para facilitar la revisión de documentos

No desperdicie sus valiosos recursos escaneando, codificando y completando la revisión de documentos. Hay innumerables empresas que ofrecen servicios de escaneo y codificación baratos.

También hay empresas que proporcionan acceso a un amplio grupo de abogados contratados si desea externalizar la revisión de documentos. Además, sólo pagará una fracción de lo que pagaría a un empleado a tiempo completo. Algunas empresas ofrecen la opción de contar con abogados in situ, mientras que otras proporcionan abogados externos que gestionan las revisiones de documentos de forma digital.

Consilio, Integreon y QuisLex son algunas de las muchas empresas independientes de externalización de procesos legales y de e-discovery disponibles para ayudarle.

Aún mejor, Clio se integra con soluciones tecnológicas como Logikcull para ayudarle a completar el proceso de e-discovery de forma más rápida y rentable.

Otras áreas para la externalización de procesos legales

Por suerte, puede externalizar cualquier tipo de trabajo a un abogado contratado u otro proveedor de servicios. Aquí hay algunas tareas más que usted puede considerar la externalización:

• Resumen de los casos citados en el escrito de la parte contraria
• Investigación legal y memos
• Mociones
• Descubrimientos
• Incluyendo citaciones, RFPs, RROGS, y RFAs
• Respuestas de descubrimiento y alegatos como mociones para obligar/anular/orden de protección
• Revisión de documentos
• Resúmenes de declaraciones
• Arrendamientos
• Testamentos
• Fideicomisos
• Poderes
• Acuerdos
• Artículos legales
• Cartas de demanda y otra correspondencia
• Documentos corporativos como acuerdos operativos, estatutos y resoluciones corporativas

Para obtener más información sobre lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en la subcontratación de procesos legales, asegúrese de registrarse en nuestro seminario web con LAWCLERK. Aprenderá cómo encontrar y delegar eficazmente las tareas de investigación y redacción a los profesionales subcontratados.

¿Qué es lo próximo para la industria de la subcontratación de procesos legales?

Con más bufetes de abogados que aprovechan la subcontratación de procesos legales para aumentar la capacidad y reducir los costes, la subcontratación de procesos legales está en aumento en todo el mundo. Esto es especialmente cuando se considera la aparición de bufetes de abogados virtuales y nuevos tipos de bufetes de abogados como los bufetes de abogados basados en la suscripción.

A medida que la industria crece, aquí hay tres tendencias de externalización de procesos legales que vale la pena observar:

Inteligencia artificial y automatización

La racionalización de los procesos y la creación de flujos de trabajo más eficientes para las etapas de alto volumen, como la admisión de clientes, marcan una gran diferencia en el éxito de un bufete de abogados. El uso de inteligencia artificial (IA) o software de automatización es especialmente útil para los abogados que buscan alejarse de las tareas manuales.

Consulta el directorio de aplicaciones de Clio para encontrar herramientas que puedan externalizar el trabajo manual para tu bufete. Las áreas incluyen e-discovery, investigación legal, gestión de documentos y mucho más. Y lo mejor es que ya están configuradas para aumentar la productividad porque estas integraciones están vinculadas a Clio.

Subcontratación híbrida

Como los bufetes de abogados buscan las formas más eficientes de abordar las tareas rutinarias, algunos están experimentando con el uso de una combinación híbrida de subcontratación de procesos legales y deslocalización. Los despachos pueden crear una eficiencia permanente utilizando tanto la externalización onshore como la offshore. Independientemente de la zona horaria en la que se encuentre, puede realizar cualquier tarea en cualquier momento del día.

Aumento del e-discovery

Las recientes modificaciones de las Reglas Federales de Procedimiento Civil que hacen que la información almacenada electrónicamente, como los correos electrónicos, las agendas electrónicas y los mensajes de voz, pueda ser descubierta en dispositivos portátiles en los litigios, hacen que el mercado de los servicios de e-discovery esté creciendo. Con una mayor necesidad de servicios de e-discovery, más empresas pueden recurrir a la conveniencia y rentabilidad de la externalización de procesos legales.

Cree un bufete de abogados más rentable con la externalización de procesos legales

Si está buscando formas viables de diferenciar su empresa y aumentar su capacidad sin aumentar los gastos generales de la empresa, la externalización de procesos legales puede ser el camino a seguir.

Puede externalizar más de lo que nunca imaginó con los avances tecnológicos ahora disponibles. Puede añadir experiencia y capacidad a su bufete al tiempo que reduce los costes y la carga de trabajo.

¿La conclusión? La externalización de las tareas mundanas que consumen tiempo le permite realizar un trabajo más significativo. Es una situación en la que todos ganan. Tendrá más tiempo para dedicarse a ofrecer un servicio de primera calidad a sus clientes y generar mayores beneficios.