Guía de Implantación de la Historia Clínica Electrónica (HCE)

La implantación de una Historia Clínica Electrónica (HCE) es un proceso de varios pasos que afectará a todos los miembros del personal. Como en cualquier proceso nuevo, existe una curva de aprendizaje. Tener un plan sólido puede ahorrar horas de estrés para todos en su equipo.

Aquí hay diez pasos esenciales a seguir para una implementación exitosa de EHR.

1) Construya su equipo de implementación de la historia clínica electrónica (HCE)

A medida que implemente su HCE, necesitará un equipo fuerte para ayudar a que el proceso vaya lo mejor posible. El equipo puede incluir miembros del personal como médicos, enfermeras, asistentes médicos y personal administrativo. Los miembros del equipo ayudarán al proceso enseñando a sus colegas las habilidades de la HCE y sirviendo de mensajeros al equipo de implementación para identificar los desafíos en el camino.

Un superusuario principal, un médico principal y un gestor de proyectos son tres funciones esenciales que hay que tener en cuenta al crear el equipo.

Superusuario principal

El superusuario principal es el experto interno en HCE. Algunos deberes pueden incluir la creación de plantillas y el desarrollo de flujos de trabajo. Esta posición también puede ser responsable de la creación de procedimientos operativos estándar para hacer frente a los problemas que los usuarios se encuentran a medida que utilizan el sistema.

Médico líder

La función del médico líder es guiar a la organización a través de la implementación de la HCE sirviendo de enlace entre los usuarios de primera línea del sistema y el personal técnico. Considere la posibilidad de utilizar como médico líder a un médico con conocimientos de tecnología que acoja el nuevo proceso.

Director del proyecto

El director del proyecto se convertirá en el principal punto de contacto con el proveedor y el personal de la HCE. Este puesto también ayudará a todos a mantenerse centrados en los plazos de implementación, a hacer un seguimiento del progreso y a tratar los problemas de los usuarios.

2) Preparar el software

Cuando implemente su EHR, asegúrese de que se cumplen las medidas de seguridad para no violar la HIPPA. Su organización puede necesitar realizar una evaluación de riesgos de HIPPA. Usted puede trabajar con su proveedor de TI de salud para asegurarse de que el software es compatible.

3) Determine sus necesidades de hardware

Sus opciones de hardware tendrán un impacto significativo en el tiempo y el dinero que su práctica utiliza. Por ejemplo, tener una impresora en cada habitación puede ahorrar a los médicos hasta 30 minutos al día. Algunas consultas proporcionan a cada miembro del personal su propia tableta u ordenador portátil para ahorrar tiempo al entrar y salir entre cada interacción con el paciente.

Si la idea de hacer todo esto parece abrumadora, las empresas de servicios de TI pueden ayudar a las prácticas con las necesidades de hardware del sistema ayudando a encontrar el equipo correcto al mejor precio. Muchas empresas también instalarán y solucionarán los problemas de los dispositivos, aliviando la carga del personal de su oficina.

4) Considere la disposición de la sala de tratamiento del paciente

Como el programa EHR requiere la entrada de datos electrónicos, la disposición de la sala puede tener un impacto sustancial en el compromiso y la satisfacción del paciente. Si el personal y el médico dan la espalda al paciente mientras introducen los datos, los pacientes pueden sentir que no se les escucha.

Una forma de resolver esto es utilizando el «triángulo de confianza». Se trata de una configuración de la sala en la que el paciente, el médico y el ordenador forman un triángulo virtual, lo que permite que el paciente y el médico se vean mutuamente. Esta disposición ayuda porque el miembro del personal o el médico sólo tiene que girarse ligeramente mientras introduce los datos, lo que ayuda al paciente a sentirse visto. Considere la posibilidad de colocar escritorios con forma semicircular en las habitaciones de los pacientes o utilice carros móviles para que el paciente se sienta a gusto durante su cita.

5) Transferencia de datos

Una vez que su hardware y software están listos para funcionar, el siguiente paso en la implementación de la HCE es transferir los datos. Para empezar, tendrá que determinar cómo migrar los datos de su sistema de registro anterior a su nueva HCE.

Hay un par de maneras de hacer este paso. Usted puede asignar el personal existente, o contratar personal adicional o temporal para cargar la información en el nuevo EHR.

Para que este proceso sea lo más fluido posible, querrá preparar una lista de comprobación de la información que debe introducirse en la HCE. Tener un proceso en su lugar ayudará a asegurar que no se pierda ninguna información crítica.

6) Crear flujos de trabajo

Hablando de procesos, ahora es el momento de establecer flujos de trabajo sólidos. Es vital establecer flujos de trabajo antes de la implementación de la HCE para disminuir la cantidad de estrés que enfrentará su equipo.

Tener flujos de trabajo ineficientes, incluyendo un número insuficiente de miembros del personal que están capacitados y listos para usar el EHR exacerbará los problemas durante el proceso de implementación.

Considere estas cuestiones al crear los flujos de trabajo:

• ¿Es esto necesario?
• ¿Añade esto valor para el paciente?
• ¿Aumenta esto la eficiencia para el personal?
• ¿Es éste el orden correcto?
• ¿Es la persona adecuada la que realiza este paso?

7) Qué hacer cuando su EHR se cae

Como con cualquier tipo de tecnología, debe estar preparado para el fallo ocasional. Comience por hacer una lluvia de ideas sobre los problemas y elabore un plan de juego sólido sobre cómo manejar los problemas potenciales.

Por ejemplo, ¿qué hará cuando se vaya la luz? ¿Y si se produce una avería en todo el sistema que requiera la ayuda de los informáticos para solucionarlo? Querrá desarrollar procedimientos que den instrucciones claras a los médicos y al personal sobre qué hacer cuando la HCE no esté disponible.

Considere estas preguntas cuando desarrolle sus procedimientos:

• ¿Cómo se notificará a los médicos y al personal el tiempo de inactividad?
• ¿Cómo continuará el flujo de atención al paciente?
• ¿Cómo se realizará el registro de los pacientes?
• ¿Cómo documentarán los médicos y el personal la visita?

Tener procedimientos electrónicos y en papel a disposición del personal aumentará su confianza sobre cómo manejar el tiempo de inactividad de la HCE. Algunos consultorios médicos recopilan las instrucciones en carpetas de tres anillos y almacenan copias tanto dentro como fuera de las instalaciones. Además, considere la posibilidad de almacenar copias en PDF en una nube segura, para que los miembros del personal tengan múltiples opciones para obtener las instrucciones rápidamente.

8) Disponga de un programa de formación

La formación exhaustiva es imprescindible para garantizar el éxito de la implantación de la HCE. Cree un plan de formación para que todos los médicos y el personal, actual y futuro, puedan adquirir los conocimientos y habilidades para utilizar la HCE con éxito cuando esté listo para su lanzamiento.

Aquí hay algunos principios a considerar:

Empiece despacio

Provea a los médicos y al personal de habilidades básicas antes del lanzamiento. Puede ser difícil para los usuarios entender completamente el sistema hasta que sean capaces de utilizar el programa. Una vez que los usuarios sean capaces de «manejar» durante al menos una semana, se puede introducir formación adicional para aumentar las habilidades, aprender trucos para ahorrar tiempo y sentirse más cómodos con la tecnología.

Deje que los colegas enseñen a los colegas

Considere la posibilidad de formar a superusuarios en cada especialidad y para cada función. Por ejemplo, las enfermeras enseñan mejor a las enfermeras y los cirujanos a los cirujanos. Además, si tiene un superusuario en cada especialidad, puede convertirse en un recurso continuo para sus colegas.

Matice las necesidades de formación continua

Tenga un plan de formación continua. Con el paso del tiempo, los usuarios encontrarán atajos y nuevas formas de utilizar las herramientas, y querrán compartir estos hallazgos con sus colegas. Además, la HCE tendrá que actualizarse con funcionalidades nuevas y/o mejoradas que requerirán una formación adicional.

Las formas de manejar eficazmente estas situaciones incluyen:

• Desarrollar un sistema para que los usuarios envíen recomendaciones sobre la HCE para que se puedan realizar cambios.
• Alentar a los usuarios activos de la HCE a que compartan sus aportaciones y ofrezcan soluciones para mejorar la usabilidad, ya sea mediante un sistema de seguimiento formal o a través de un debate en línea que fomente el intercambio de ideas.
• Crear un sistema de personalización continua de la HCE. Una vez que los médicos y el personal sepan manejar la nueva HCE, identificarán las modificaciones que puedan mejorar el flujo de trabajo.
• Preservar la relación con el proveedor de EHR y utilizar el apoyo de TI para:

• • • Desarrollar o personalizar las plantillas de entrada de datos
    • Revisar los formularios y cartas generados por la HCE
    • Habilitar nuevas reglas de apoyo a la decisión clínica (si disponibles)
    • Modificar los conjuntos de órdenes
    • Buscar oportunidades de integración con otros sistemas de uso común en la consulta

• Planificar la formación del grupo por adelantado. La formación restará tiempo a la atención de los pacientes, por lo que la planificación anticipada disminuye la interrupción del flujo de trabajo de la consulta.

9) Decidir sobre el enfoque de lanzamiento – ¿»Big Bang» o incremental?

Una vez que su plan de implementación de EHR está listo para ir, es el momento de decidir cómo lanzar. Por lo general, hay dos maneras de hacer esto, todo a la vez, el «Big Bang» o poco a poco, en un enfoque incremental.

Algunos consultorios utilizan el enfoque «big bang» y despliegan el sistema EHR para todos los pacientes y funciones el mismo día. Este enfoque minimiza el tiempo dedicado a la gestión de los registros en papel, así como el nuevo sistema EHR al mismo tiempo. La desventaja es que puede ser muy perturbador y los pequeños problemas pueden parecer monumentales.

Algunos consultorios adoptan un enfoque más lento e implementan la HCE de forma incremental. Al introducir las funciones de la HCE de una en una, como la prescripción electrónica para empezar y luego introducir otras características más tarde, algunas prácticas encuentran la interrupción más fácil de manejar. Los consultorios y organizaciones más grandes pueden implementarlo lentamente desplegando la HCE en sitios o departamentos específicos primero e introduciendo el programa al resto de la organización después.

Una vez que el enfoque de lanzamiento se decide, los médicos y el personal puede prepararse para el nuevo sistema EHR.

En el día real «Go Live» se recomienda para reducir el volumen de pacientes que garantice una transición suave para los pacientes y el personal. También se recomienda que el personal de recepción informe a los pacientes, ya sea antes de la cita o el mismo día, de que la consulta está realizando la transición del software y que el proceso puede verse ligeramente interrumpido. Apreciarán la información y tendrán más paciencia en caso de que se produzca un retraso durante su visita.

10) Recoja los comentarios para la mejora continua

Ahora que ha implementado con éxito la HCE, asegúrese de recoger los comentarios de los usuarios para mejorar continuamente el proceso. Asegúrese de mantener las líneas de comunicación abiertas para que los miembros del personal y los médicos se sientan cómodos proporcionando retroalimentación. Si todos trabajan juntos, el sistema EHR será una mejora para su práctica.

La implementación de un EHR es un proceso de varios pasos que requiere una planificación avanzada. Utilice estos pasos para ayudar a que la transición sea lo más suave posible.

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Fuentes:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

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