Hoja de trucos para la presentación de informes de la Ley de Atención Asequible (ACA): Reporting Made Easy

Requisitos de presentación de informes de la Ley de Atención Asequible (ACA) – FAQ

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¿Cómo sé si debo completar los formularios B o los formularios C?

Todos los grandes empleadores aplicables (ALE) deben presentar los formularios 1094-C y 1095-C al IRS y proporcionar una copia del 1095-C a todos los empleados a tiempo completo. La compañía de seguros de un plan totalmente asegurado debe rellenar los formularios 1094-B y 1095-B. Por lo general, sólo los empleadores que no son AEL con un plan autoasegurado completarán los Formularios 1094-B y 1095-B. Algunos empleadores deben cumplimentar y distribuir el 1095-B si se trata de un plan autoasegurado que no es una empresa grande (applicable large employer). El IRS proporcionó un alivio adicional a las entidades que deben distribuir el formulario 1095-B. Para estos dos grupos que informan en los formularios B, el IRS declaró que no evaluará una multa por no distribuir el formulario 1095-B a los participantes en los casos en que la entidad que informa cumple con los siguientes requisitos:

1. Colocar de forma promocional un aviso en su sitio web con una dirección de correo electrónico, una dirección física y un número de teléfono, donde los individuos pueden ponerse en contacto con la entidad para solicitar una copia del 1095-B; y
2. La entidad informante proporciona una copia del 1095-B dentro de los 30 días siguientes a la solicitud.

¿Cuál es la fecha límite para presentar y entregar los formularios?

Al IRS: 28 de febrero o 1 de abril (por vía electrónica)
Al trabajador: 31 de enero (ampliado hasta el 2 de marzo de 2021)

Formulario 1094-C

¿Qué es una «transmisión autorizada?»

Si sólo tiene un Formulario 1094-C, ese Formulario 1094-C debe informar los datos agregados a nivel de empleador para el Miembro ALE y ser la transmisión autorizada. Si se presentan varios Formularios 1094-C para un Miembro ALE, de modo que los Formularios 1095-C de todos los empleados a tiempo completo no se adjuntan a una sola transmisión del Formulario 1094-C, uno de los Formularios 1094-C debe informar los datos agregados a nivel del empleador para el Miembro ALE y ser la Transmisión Autorizada.

¿Qué es un miembro del Grupo ALE Agregado?

Las empresas que forman parte de un grupo controlado son un miembro ALE en el grupo ALE agregado. Cada miembro ALE debe completar el Formulario 1094-C y 1095-C.

¿Qué debo comprobar en «certificaciones de elegibilidad»?

A. Método de Oferta Calificada – el Miembro ALE puede certificar que hizo una Oferta Calificada (asequible basada en el FPL y el valor mínimo) a uno o más de sus empleados a tiempo completo para todos los meses durante el año en que el empleado era un empleado a tiempo completo.

D. Método de oferta del 98%: el empleador puede certificar que, teniendo en cuenta todos los meses durante los cuales los individuos eran empleados del Miembro ALE y no estaban en un Período de no evaluación limitado, el Miembro ALE ofreció una cobertura de salud asequible que proporcionaba un valor mínimo a al menos el 98% de sus empleados para los que está presentando un Formulario 1095-C, y ofreció una cobertura esencial mínima a los dependientes de esos empleados.

¿Cómo debo completar la Parte III(a)?

Marque «sí» para el mes correspondiente o para los 12 meses si ofreció una cobertura esencial mínima a al menos el 95% de sus empleados a tiempo completo.

¿Cuál es la diferencia entre la Parte III(b) y la Parte III(c)?

Parte III (b): Introduzca el número de empleados a tiempo completo

Parte III (c): Introduzca el recuento total de empleados (incluye a los empleados a tiempo parcial y a todos los demás)

¿Qué debo introducir en la parte IV?

Cada miembro agregado de la ALE debe cruzar el nombre y el EIN de todas las demás entidades del grupo controlado.

Formulario 1095-C

¿Qué código debo introducir en la línea 14?

• 1A Cobertura esencial mínima ofrecida: Valor mínimo al empleado FT Asequible basado en FPL Al cónyuge y al dependiente
• 1B Cobertura esencial mínima ofrecida: Valor mínimo para el empleado Asequible o inasequible Sólo para el empleado
• 1C Cobertura esencial mínima ofrecida: Valor mínimo para el empleado Asequible o inasequible Para el dependiente (no el cónyuge)
• 1D Cobertura esencial mínima ofrecida: Valor mínimo para el empleado Asequible o inasequible Para el cónyuge (no dependiente)
• 1E Cobertura esencial mínima ofrecida: Valor mínimo para el empleado Asequible o inasequible para el cónyuge y el dependiente
• 1F Cobertura esencial mínima ofrecida: NO Valor mínimo Asequible o Inasequible Al Empleado, Cónyuge y/o Dependiente
• 1G Cobertura autoasegurada ofrecida: Al no empleado o antiguo empleado durante todo el año natural
• 1H No se ofrece cobertura: Para todo el mes; o Para parte del mes
• 1J Cobertura mínima esencial ofrecida: Valor mínimo para el empleado Asequible o Inasequible para el cónyuge Condicional
• 1K Cobertura esencial mínima ofrecida: Valor mínimo para el empleado Asequible o inasequible Para el cónyuge Condicional Para el dependiente
• 1L Cobertura individual HRA ofrecida: Al empleado Asequible según el código postal de residencia principal
• 1M Cobertura individual HRA ofrecida: Al empleado y al dependiente Asequible basado en el código postal de residencia principal
• 1N Cobertura individual HRA ofrecida: A empleado, cónyuge y dependiente Asequible según el código postal de residencia principal
• 1O Cobertura individual HRA ofrecida: Al empleado Asequible Basado en el lugar de trabajo principal Código postal
• 1P Cobertura individual HRA ofrecida: Al empleado y al dependiente Asequible basado en el sitio de empleo primario Código postal
• 1Q Cobertura individual HRA ofrecida: Al empleado, al cónyuge y a la persona dependiente Asequible según el lugar de empleo principal Código postal
• 1R Cobertura individual HRA ofrecida: Inasequible para el empleado, el empleado y su cónyuge, el empleado y su dependiente, o el empleado, su cónyuge y su dependiente
• 1S Cobertura individual HRA ofrecida: A empleado no a tiempo completo

¿Cuál es la diferencia entre el código 1A y el código 1E?

Una oferta de cobertura bajo el código 1A debe ser asequible según el umbral de pobreza federal. El código 1E puede utilizarse para la cobertura que es asequible según cualquiera de los refugios de asequibilidad, o inasequible.

¿Qué código debo introducir en la línea 16?

• 2A Empleado no empleado ningún día del mes
• 2B Empleado no empleado a tiempo completo o lo fue sólo parte del mes
• 2C Empleado inscrito en la cobertura todos los días del mes
• 2D Empleado en período de espera, período de medición, o primer mes de empleo sin período de espera
• 2E Empleado al que se le ofrece cobertura sindical en nombre del empleador
• 2F Empleado renunciado y cobertura asequible basada en W-2 safe harbor
• 2G Renuncia del empleado y cobertura asequible basada en el umbral de pobreza federal safe harbor
• 2H Renuncia del empleado y cobertura asequible basada en la tasa de salario safe harbor

*Cuando se aplique más de un código los códigos 2A – 2D sustituyen a los códigos 2E – 2H.

Si se aplica el código 2C, éste sustituye a todos los demás códigos

¿Puedo utilizar la casilla «Todos los 12 meses» para el coste de la cobertura en la línea 15?

Sólo utilice esta casilla si el coste fue exactamente el mismo durante los 12 meses. Si el coste cambia durante el año del plan, introduzca el coste aplicable para cada mes. Los años del plan que no son calendario normalmente no pueden utilizar la casilla de los 12 meses.

¿Cómo informo de la cobertura que termina en la fecha en que el empleo del empleado termina a mediados de mes?

El empleador no puede ingresar 2C en la línea 16 porque el empleado no estaba inscrito en la cobertura para todos los días del mes. Alternativamente, el empleador debe ingresar 2B para indicar que el empleado no era un empleado a tiempo completo durante todo el mes.

¿Cómo informo a un empleado en un período de medición inicial para todo el año?

Los empleadores sólo deben completar los formularios para sus empleados a tiempo completo. Hasta que el empleado no complete el período de medición, no se le asigna ningún estatus, por lo que no es necesario informar.

¿Debo completar los formularios para los no empleados?

La disposición de responsabilidad compartida del empleador no se aplica a los no empleados, como los contratistas independientes, los propietarios y otros no empleados. La sección 6056 no exige la presentación de informes para los no empleados. Sin embargo, según la sección 6055, los planes autoasegurados deben informar sobre cualquier persona no empleada cubierta.

¿Cómo informo de una oferta de cobertura COBRA o de jubilación?

Terminada durante el año del informe: Informar como ninguna oferta de cobertura – código 1H

Reducción de horas durante el año del informe: Informar como una oferta de cobertura – normalmente código 1B, 1C, 1D, o 1E

En COBRA autoasegurado todo el año del informe: Informar como una oferta de cobertura – código 1G

¿Debo completar la Parte III del 1095-C?

Plan autoasegurado: Sí; Plan totalmente asegurado: No

¿Cómo completo la Parte III(e) del 1095-C?

Marque todos los meses en los que el empleado, el cónyuge del empleado o el dependiente del empleado estuvo cubierto durante al menos un día del mes.

¿Cómo informo de un cónyuge o dependiente cubierto en mi plan autoasegurado cuando el empleado no recibe un 1095-C?

Para informar de la cobertura de un cónyuge o dependiente únicamente, rellene los formularios 1094-B y 1095-B y marque todos los meses en los que el individuo estuvo cubierto al menos un día del mes.

Presentación

¿Estoy obligado a presentar los formularios electrónicamente?

Los empresarios que presenten 250 formularios o más deben presentarlos electrónicamente. Los empleadores que presenten electrónicamente deben hacerlo a través del Sistema de Devolución de Información de la Ley de Cuidado Asequible (AIR).

¿Cuáles son las sanciones si no completo los formularios?

No presentar la declaración correcta: 270 dólares/declaración

No presentar la declaración correcta: 270 dólares/declaración Intencional

Descuido intencional: 540 dólares/declaración

¿Ha creado el IRS instrucciones más detalladas sobre cómo completar los formularios?

Sí, anualmente el IRS emite formularios e instrucciones actualizadas para los formularios 1094-C y 1095-C e instrucciones para los formularios 1094-B y 1095-B.

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Haga clic aquí para descargar ACA Reporting Requirements – FAQ: Fecha de emisión: 21 de octubre de 2020