La guía definitiva para crear un manual del empleado |

Así que acaba de cruzar la línea de meta en el proceso de contratación y ahora está listo para dar la bienvenida a su nuevo empleado en su pequeña empresa. Hay pasos críticos que debe dar tanto para incorporar como para retener a los empleados. Un vínculo clave entre estos dos es su manual del empleado.

Su manual no sólo establece el escenario de la cultura, la visión, el ambiente y las reglas del camino de su empresa, sino que también establece su intención de comunicarse claramente. Además, ciertos elementos del manual -como las ventajas, la compensación, los beneficios y un entorno de trabajo seguro- son esenciales para retener a los empleados.

Exploraremos por qué necesita un manual del empleado como propietario de una pequeña empresa (y el dolor de cabeza y los dólares que inevitablemente ahorrará), qué incluir, cómo crear uno y cómo asegurarse de que sus empleados lo convierten en uno de los primeros documentos que leen el primer día.

El propósito de un manual del empleado

Un manual del empleado es el manual de funcionamiento y la herramienta de comunicación que usted y su equipo necesitan para codificar las reglas del camino para trabajar en su pequeña empresa. Un manual bien redactado ofrece un desglose de las normas, las expectativas y los procesos que espera que sigan sus empleados, a la vez que les indica cómo gestionará las situaciones que surjan.

Los grandes manuales son documentos que entusiasmarán y capacitarán a sus empleados, a la vez que reforzarán su cultura y sus valores. El manual del empleado proporciona claridad y contexto -en caso de que surja algún problema- para que los empleados sepan exactamente a qué atenerse. Los nuevos empleados reciben una copia del manual del empleado con un formulario que deben firmar para confirmar que lo han leído y entienden su contenido.

Si bien el manual no garantiza el cumplimiento de las normas (y no es un contrato de trabajo formal), da a todas las partes claridad sobre cómo operar, y puede proteger a los propietarios de pequeñas empresas de acciones legales o incluso ser utilizado como prueba en una demanda contra la discriminación, por ejemplo.

Por qué necesita un manual del empleado

Aquí hay dos estadísticas asombrosas: En primer lugar, según una encuesta de Gusto realizada a propietarios de pequeñas empresas, sólo el 26% de las pequeñas empresas con menos de 10 empleados tenían manuales para empleados. En segundo lugar, si analizamos el coste de un posible litigio laboral, según un estudio del Proyecto de Estadísticas Judiciales, el coste medio de un caso laboral que llega a juicio es de 88.000 dólares.

Tenga en cuenta que sólo hace falta una demanda para asestar un golpe demoledor a su empresa, y los efectos del litigio podrían ir mucho más allá de las pérdidas financieras. Un pleito puede dañar la reputación de su empresa, especialmente si la pinta de forma negativa y es publicada por los medios de comunicación locales o nacionales. También puede suponer un estrés para usted y sus empleados. Podría haber evitado la demanda si hubiera creado un manual del empleado.

Es esencial contar con un manual, ya que no sólo articula que todos los empleados sean tratados de forma equitativa y justa, sino que también ayuda a promover un entorno de trabajo positivo, acogedor, productivo y seguro.

Tal vez se pregunte si tener un manual del empleado es obligatorio para su empresa. Aunque el Departamento Federal de Trabajo no exige la creación de este documento, sí se requiere que usted informe a los empleados de sus derechos en el lugar de trabajo, ya sea a través de una señalización visible en el lugar de trabajo o de un manual formal. Los propietarios de pequeñas empresas inteligentes optan por ambos, para tener todas las bases cubiertas.

En primer lugar, debe revisar los carteles obligatorios del Departamento de Trabajo en el lugar de trabajo y, a continuación, buscar los requisitos estatales en el sitio web de la Oficina de Trabajo de su Estado.

Si tiene sedes comerciales en diferentes estados, es posible que tenga que redactar y producir diferentes manuales; póngase en contacto con su abogado para obtener más información. Por ejemplo, los requisitos del Departamento de Trabajo de Connecticut pueden no ser los mismos que los del Departamento de Relaciones Industriales de California.

Recuerde que, cuando cree un manual para empleados, debe ir más allá de lo mínimo para centrarse también en las políticas -legales o de otro tipo- que tengan un impacto directo en su pequeña empresa.

Los 10 elementos que debe incluir su manual del empleado

No se sienta abrumado y piense que tiene que incluir cada una de las ideas, leyes o procesos en su manual: su objetivo es servir de guía general, y los detalles surgen en la práctica del uso de la guía. Concéntrese en incluir los elementos esenciales que le afectan directamente a usted y a sus empleados.

1. Descripción de la empresa, visión, misión y valores

Defina la misión, la visión y el propósito de su empresa desde el principio, para que sus empleados puedan tener total claridad sobre los valores de su empresa y estén alineados con ellos. Sus valores y creencias son los principios rectores -lo que más le importa- que impulsan todos los aspectos de su empresa. Es su brújula moral y su núcleo, y le da a usted y a sus empleados un sentido de propósito y dirección.

Por ejemplo, la declaración de la misión de Patagonia comienza anunciando: «Estamos en el negocio para salvar nuestro planeta». Sus valores fundamentales son fabricar el mejor producto, no causar daños innecesarios, utilizar el negocio para proteger la naturaleza y no dejarse llevar por las convenciones. Los empleados que se unen a la empresa saben que están firmando con una organización que valora la sostenibilidad y la responsabilidad medioambiental.

Tenga claro lo que defiende y podrá capacitar a sus empleados para que sean sus mejores defensores. En esta sección, puede incluir:

• Carta de bienvenida del fundador o propietario
• La historia del origen de la empresa y la línea de tiempo operativa
• Fotos del personal y del lugar de trabajo
• Cualquier venta o estadística poderosa que pueda causar un impacto
• Cualquier evento patrocinado por la empresa, ya sea excursiones anuales o esfuerzos de voluntariado sancionados

2. Compensación, beneficios y ventajas

Esta sección es una de las favoritas del público y la primera que el empleado leerá en detalle. No sólo quieren tener una comprensión completa y clara de cuándo y cómo serán compensados, junto con el proceso de revisión del rendimiento, sino que también quieren entender los beneficios y las ventajas de la empresa a las que tienen derecho.

En términos de compensación, usted quiere definir:

• Frecuencia de pago y tiempo de pago. ¿Paga a los empleados semanalmente o cada dos semanas? ¿Los cheques de pago llegan en una fecha y hora específicas dentro del mes? Establezca expectativas claras sobre cuándo se compensará a los empleados.
• Cómo se les paga. Entrega a los empleados cheques, ofrece depósito directo o paga a través de una empresa de procesamiento en línea como PayPal o Stripe? Aclare cómo los empleados recibirán sus fondos y si necesitan proporcionar información para garantizar que el proceso de pago se realice sin problemas. Para muchas empresas, es tan sencillo como rellenar un formulario de depósito directo.
• Política de horas extras. Aclare si tiene una política de horas extras, así como su estructura y lo que califica como pago de horas extras.
• Compensación alternativa. Tal vez su compensación incluya acciones o bonos escalonados, o una compensación relacionada con el logro de objetivos y metas de ventas. Defina cómo y cuándo los empleados pueden obtener esta compensación adicional o alternativa.

Dentro de la sección de remuneración, también debe describir las expectativas para las revisiones de rendimiento y los salarios/bonificaciones. ¿Es una empresa que realiza evaluaciones anuales o semestrales estructuradas, o el proceso es más relajado y fluido? ¿Reciben los empleados un determinado porcentaje de bonificación basado en el éxito de la empresa, o reciben bonificaciones individuales basadas en el rendimiento o «puntuales»? No hay un procedimiento correcto o incorrecto, simplemente sea transparente sobre sus procesos de revisión, aumento de sueldo y bonificación.

Cuando se trata de beneficios, usted quiere dar una visión general de lo que ofrece en términos de atención médica, dental, visión, seguro de vida y planes de jubilación, incluyendo los requisitos de elegibilidad. En esta sección, querrá explicar:

• Las prestaciones básicas de salud, seguro y jubilación y los requisitos para acceder a ellas. Por ejemplo, ¿es necesario ser empleado a tiempo completo para acceder a determinadas prestaciones (o a todas)? ¿Ofrece paquetes prorrateados? Informe a los empleados de cuándo pueden inscribirse y cuándo tienen derecho a recibir las prestaciones.
• Prestaciones de educación y formación. Asegúrese de incluir el reembolso de la matrícula o los cursos en línea, si ofrece estos beneficios.
• Beneficios. Desde teléfonos y ordenadores portátiles pagados por la empresa, hasta almuerzos gratuitos, pasando por horarios flexibles y trabajo a distancia, describa las ventajas que hacen que trabajar para su empresa sea especial y único. Los beneficios son la forma de atraer y retener a los mejores talentos.

3. Código de conducta

Haga que sus normas sean generales, para no caer en la trampa de incluir todas las permutaciones de comportamiento. Usted quiere dar a los empleados una comprensión básica de lo que usted considera aceptable. Las áreas que debe incluir en su código de conducta son:

• Códigos de vestimenta
• Uso de teléfonos, correo electrónico e Internet durante las horas de trabajo
• Pausas para comer y períodos de descanso
• Fumar, alcohol, y abuso de sustancias
• Gestión de datos y privacidad de los clientes
• Política de resolución de conflictos
• Regalos a clientes o proveedores (en cualquier forma) o sobornos
• Normas y políticas éticas
• Protección de la información confidencial

El manual del empleado también debe abordar cualquier procedimiento disciplinario que tenga en relación con el comportamiento de los empleados en el lugar de trabajo.

4. Políticas contra la discriminación y de igualdad de oportunidades

La ley exige que declare explícitamente que su empresa se adhiere a las leyes de no discriminación e igualdad de oportunidades de empleo en la contratación y promoción, de acuerdo con la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC).

También es posible que tenga que considerar la posibilidad de abordar y cumplir la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), que prohíbe las prácticas injustas de contratación, despido, promoción y reclutamiento relacionadas con la condición de ciudadanía de un empleado, su origen nacional y su proceso de verificación de elegibilidad. La ley también establece la reparación de las represalias y la intimidación.

5. Políticas de licencia familiar y médica

Si su pequeña empresa tiene más de 50 empleados, necesita tener una política de licencia familiar y médica (FMLA). La ley requiere que usted proporcione hasta 12 semanas de licencia protegida por el trabajo y no remunerada durante un período de 12 meses para eventos en la vida de un empleado, incluyendo el parto y el cuidado de los niños, el cuidado de un miembro de la familia inmediata con una enfermedad o condición médica grave, o atender a su propia enfermedad médica.

Durante el período de licencia, los empleadores también tienen que mantener todos los beneficios de salud de los empleados. Para más información, consulte la Guía del Empleador de la FMLA. También es posible que tenga que revisar las leyes estatales para determinar si necesita abordar cualquier mandato adicional en su manual del empleado.

6. Horario, horas de funcionamiento y tiempo libre remunerado (PTO)

Aquí debe aclarar su horario de funcionamiento y cuándo se espera que los empleados lleguen y se vayan. Debe incluir los días festivos, las políticas relacionadas con el trabajo durante los días festivos o las horas no laborables, y cómo se compensará a los empleados. También puede describir cómo los empleados pueden «fichar» su tiempo, para que su asistencia sea controlada y verificada por su gerente.

Cuando se trata de PTO, debe ser claro acerca de la cantidad de tiempo asignado para días de enfermedad, permisos de corta duración y vacaciones, y, si hay un proceso de acumulación, si permite que los días ganados «pasen» al año siguiente.

7. Seguridad en el lugar de trabajo

Para evitar cualquier confusión y posibles litigios, defina las medidas que toma para garantizar un entorno de trabajo físico y no físico seguro. Ya sean las políticas y procedimientos para manejar la maquinaria, o su proceso para presentar quejas por acoso sexual o intimidación, sus empleados deben sentirse cómodos de que están trabajando en un ambiente seguro. Asegúrese también de entender las normas y procedimientos de compensación de los trabajadores.

8. Política de conducta digital y medios sociales

La tecnología digital y social está más extendida que nunca, lo que ofrece tanto a los empleadores como a los empleados el beneficio de la conexión instantánea, pero también abre la puerta a la responsabilidad. Asegúrese de definir cómo sus empleados pueden (o no) hablar de su empresa y representarla en las redes sociales.

Tanto para los empleados in situ como para los remotos, debe establecer normas para proteger los activos, los documentos internos y la información de los clientes. Esto podría significar el inicio de sesión en una red específica para acceder a su correo electrónico o documentos cuando no está en la oficina, o puede ser la forma de gestionar sus contraseñas.

9. No divulgación y conflictos de intereses

Los propietarios de pequeñas empresas deben proteger los aspectos confidenciales de su negocio que los hacen únicos y competitivos. Para ello, debe asegurarse de que sus secretos comerciales y toda la información patentada permanezcan dentro de la empresa. Puede ser inteligente hacer que los empleados firmen un acuerdo de no divulgación (NDA), que estipulará las reglas en torno al intercambio de información.

Además, la economía colaborativa está prosperando, con un 36% de los trabajadores que se dedican a trabajar a tiempo parcial; es posible que desee considerar la definición de los tipos de trabajo y proyectos que están permitidos mientras una persona está bajo su empleo.

Puede ser útil contratar a un abogado laboralista que pueda orientarle sobre las mejores prácticas para su sector, así como ayudarle a elaborar el lenguaje pertinente.

10. El manual no es un contrato vinculante y no garantiza la continuidad del empleo.

El manual es la última palabra sobre todas las políticas, sustituyendo a cualquier memorando o documento que pueda haber circulado entre los empleados antes de su creación.

Las políticas están sujetas a cambios. No todo el documento está grabado en piedra. Usted tiene derecho a cambiar las políticas a medida que su empresa cambia y evoluciona; sin embargo, también tiene que divulgar cualquier actualización pertinente que pueda afectar a sus empleados.

Tienen que leer y acusar recibo del manual del empleado. La ignorancia nunca es una bendición, especialmente cuando se trata de los derechos de los empleados y los procedimientos de la empresa. Los empleados tienen la responsabilidad de informarse sobre las normas que usted ha establecido y los derechos que tienen.

Cómo empezar

No reinvente la rueda. Casi todas las empresas tienen directrices de funcionamiento, así que, si estás perplejo en cuanto a contenido y creatividad, no busques más allá de Google.com. Utiliza tu investigación como medio para inspirarte sobre qué incluir, cómo transmitir la información y cómo diseñar y presentar tu manual. Tal vez quieras que el diseño sea sencillo en un documento de MS Word, pero que puedas ser humano y juguetón con el texto. O tal vez tenga algo de presupuesto para crear un manual ilustrado con los colores de la marca de su pequeña empresa, los tipos de letra y el logotipo, para que los empleados se sientan comprometidos con su marca desde el principio.

También es posible que ya haya creado gran parte del texto que necesita para el manual (como los valores, los servicios y los procesos) en la producción de otros documentos, como su sitio web y las políticas internas. Consolidar la información de las fuentes existentes -en lugar de abrir un documento de MS Word y empezar desde cero- le ahorrará tiempo y le ayudará a garantizar que su lenguaje sea coherente tanto para sus empleados actuales como para los nuevos contratados.

Paso 1. Extienda la alfombra roja.

Su nuevo empleado está recién salido del proceso de entrevistas y negociaciones, y usted quiere que la energía positiva y el entusiasmo continúen. Su manual del empleado es uno de los primeros encuentros clave que tendrá con usted en el lugar, y la primera impresión cuenta. Desde el diseño y el texto hasta las primeras páginas, debe hacer que su empleado se sienta como en casa. Empiece con el brío y la pasión de su empresa. Abra con su visión, su misión y sus valores fundamentales. Explique el tipo de negocio que desea operar y cómo sus empleados desempeñan un papel fundamental en esa historia, y deje que le conozcan primero antes de que caigan en el laberinto que es su jerga legal.

Para ayudar a guiar su pensamiento, busque ejemplos de empresas que comunican sus valores fundamentales de una manera sobresaliente.

Paso 2. Sumérjase en las políticas y los procedimientos.

A continuación, querrá entrar en el meollo del manual. Cuando incluya todos los componentes, tal y como se indica en la sección anterior, considere la posibilidad de crear ejemplos ilustrados, para que los empleados puedan obtener contexto y claridad. Tal vez quiera visualizar los elementos del manual con gráficos, tiras cómicas, fotos o ilustraciones. Sea creativo con la forma de representar la información. En breve hablaremos de los ejemplos.

Paso 3. Revise su manual con los principales interesados.

Asegúrese de contar con profesionales capacitados en forma de representantes o consultores de Recursos Humanos, así como con abogados laboralistas, que estén al tanto de las últimas leyes federales, locales y estatales. Vale la pena que ellos revisen su documento para asegurarse de que no sólo ha articulado la información con claridad, sino que también no se está abriendo a la incertidumbre, la mala interpretación o la responsabilidad directa. Dedicar ahora el tiempo necesario para que su material sea revisado correctamente le reportará beneficios en el futuro.

Paso 4. Diseñar y distribuir.

Las opciones son ilimitadas. Puede mantenerlo simple con un documento procesado por palabras que entregue a los nuevos empleados como parte de su proceso de incorporación, o puede diseñar algo visual y especial que pueda ser entregado en persona y accesible en línea. Todo depende de sus recursos, su marca y su presupuesto. La clave es dar a los empleados toda la información que necesitan para tener éxito en su empresa. El empaquetado y el diseño pueden aumentar la emoción y crear más sentimientos de lealtad hacia su negocio como una marca viva y que respira.

Paso 5. Realice actualizaciones periódicas.

Escuche a sus empleados, compañeros, personal de recursos humanos y abogados durante todo el año. Nuestro mundo cambia continuamente -hay nuevas tecnologías en el mercado cada día-, por lo que es importante asegurarse de que su manual sigue el ritmo de las tendencias y los tiempos. Considere la posibilidad de revisarlo al menos una vez al año y de realizar actualizaciones del material cuando sea necesario.

Recursos que puede utilizar si se atasca

Aquí hay varias plantillas de manuales de empleados disponibles en línea:

• Plantilla de la Federación Nacional de Empresas Independientes (NFIB)
• Plantilla del Consejo Nacional de Asociaciones sin Fines de Lucro
• Plantilla de RocketLawyer
• Plantilla de Lessonly

Para profundizar en lo que debe incluir su manual, consulte:

• Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM). Ofrecen a sus miembros una plantilla gratuita para el manual del empleado, así como opciones personalizadas de pago.
• Departamento de Trabajo de Estados Unidos. Familiarícese con las leyes sobre igualdad de oportunidades de empleo, permisos familiares y médicos, etc. También debes investigar las leyes a nivel estatal para asegurarte de que cumples con ellas.
• Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Ofrecen información sobre las responsabilidades del empleador para proporcionar un lugar de trabajo seguro.

Cómo crear un manual que sus empleados querrán leer

Los manuales para empleados han recibido una mala reputación. A menudo se describen como la última cura para el insomnio: un montón de páginas escritas en una árida jerga legal que sólo parecen catalogar los problemas anteriores del lugar de trabajo o asustar a los reclutas para que se sometan. No son necesariamente una lectura nocturna fascinante.

Sin embargo, su guía no tiene por qué ser un aburrido manual de formación o servir como un flashback de 1984 de George Orwell. Recuerde que está creando un modelo de cómo debe operar la gente dentro de su pequeña empresa. Desde su cultura, creencias y valores hasta las políticas cotidianas que ayudan a garantizar que todo el mundo tenga un entorno de trabajo justo, seguro y agradable, los empleados deben sentirse comprometidos y con ganas de empezar el día.

Aquí tiene seis trucos para que sus empleados se enganchen a su página desde la primera página.

1. Abra con su visión, misión y valores.

Establezca el escenario para que sus empleados participen en el panorama general de su empresa. Ayude a sus empleados a sentir que forman parte de algo más grande que su hoja de horas.

2. Hable como un ser humano.

Nada hace que la gente se duerma más rápido que la jerga. Sea positivo, optimista y conversador. Recuerde que no se trata de un alegato contra los errores del pasado y los errores de los empleados. Su manual es una guía para que su empresa dé lo mejor de sí misma. Puede ser profesional sin utilizar un lenguaje aburrido o rígido.

3. Haga hincapié en sus ventajas.

A la gente le encanta presumir de sus ventajas laborales. Considere la posibilidad de incluir sus ventajas en la página de beneficios, o puede mostrar imágenes en todo el manual (¡e incluso en su lugar de trabajo!) que muestren a empleados felices inmersos en su cultura.

4. Considere el empaquetado y la presentación.

En la sección anterior, hablamos de cómo podría crear su manual. Si tiene un poco de presupuesto y algo de creatividad, puede divertirse con un documento que tiene fama de ser árido. Por ejemplo, Education First (EF) tiene un manual encantador, caprichoso e ilustrado que se centra en el espíritu de equipo y en la eliminación de la burocracia y la jerarquía.

En otras palabras, piense de forma creativa en la creación de un manual del empleado que no sólo informe a sus empleados, sino que también les incite a leer el manual y les ayude a sentirse bien al elegirle como empleador. Valve Software comunica sus valores a través de imágenes descaradas, centrándose en el trabajo duro y manteniendo el sentido del humor.

Y habla de practicar lo que predica: Trello creó su manual del empleado en su plataforma tecnológica. O tal vez pueda tomar prestado el libro de jugadas simplificado de Netflix. No tienen gráficos elegantes e interactivos, pero su manual describe sus valores y políticas en lenguaje conversacional y sencillo, es decir, sin necesidad de traducción.

5. Sea inteligente con los formatos.

Debido a Internet, la gente está acostumbrada a ser bombardeada por grandes cantidades de información cada día. Como resultado, se han entrenado para leer los documentos de forma muy parecida a un artículo online, donde hay encabezados de sección, descansos, viñetas y brevedad. Los grandes trozos de texto son abrumadores, así que haga que su manual sea agradable para el ojo que lo hojea. Irónicamente, los empleados leerán más si les da un respiro visual.

6. Sea justo y coherente.

Esto puede parecer obvio, pero practique lo que predica. Viva la cultura y el sistema de creencias que ha descrito. Trate a todos los empleados por igual con compasión y justicia y, lo más importante, sea coherente en todas sus acciones.

Crear y compartir su manual del empleado es uno de los varios pasos esenciales en el proceso general de contratación. Desde la determinación de cuándo necesita hacer una nueva contratación hasta el diseño del proceso de incorporación, la comprensión de las implicaciones de las acciones que toma durante el proceso de contratación es una gran inversión en el éxito futuro de su pequeña empresa.

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