No es ningún secreto: en los sectores competitivos, las personas lo son todo.
Atraer y retener a los mejores puede, literalmente, hacer o deshacer tu negocio, y el éxito depende de ganar la «guerra por el talento».
Las mejores empresas saben que, para ganar, hay que crear una cultura de compromiso y un entorno en el que la gente quiera pasar su tiempo.
Ahí es donde un director de oficina estrella se vuelve indispensable, alguien que puede cultivar la cultura que su empresa necesita y dirigir el barco en la dirección correcta a medida que su empresa crece.
Si fuera tan sencillo…
El director de oficina es un puesto único y exigente. Se necesita un conjunto diverso de habilidades – y un individuo increíble – para realmente prosperar en el papel.
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Considera esto:
El director de oficina es una de las pocas personas (aparte quizás del director general o del personal superior de recursos humanos) que interactúa con los empleados de todos los niveles y dentro de cada departamento prácticamente todos los días.
En SnackNation, somos grandes defensores de los directores de oficina con talento. Eso es porque tenemos el privilegio de trabajar directamente con miles de increíbles gerentes de oficina en algunas de las empresas más comprometidas de todo el país.
Entonces, ¿qué se necesita para ser uno de estos gerentes de oficina de siguiente nivel? ¿Cómo se encuentra y se contrata a alguien perfecto para esta función?
Hablamos tanto con los directores de oficina como con las personas que los contratan en algunas de las empresas que lo están haciendo bien en lo que respecta a la cultura y el compromiso. Esto es lo que tienen que decir sobre los principales rasgos que necesitas para ser un director de oficina estrella.
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Flexibilidad inigualable
Lo escuchamos una y otra vez: la flexibilidad fue el rasgo más importante según las personas que encuestamos. Para ser un buen director de oficina, tienes que aguantar los golpes y ser capaz de manejar cualquier cosa que se te presente.
Shannon McLendon, jefa de operaciones y eventos de The Motley Fool, explica:
«Un director de oficina en The Fool es un experto en todos los oficios, que lleva muchos sombreros diferentes.
Las cosas cambian rápidamente, por lo que tengo que pensar en mis pies y ser proactiva a la hora de hacer las cosas.»
Y es lógico: no existe un «día típico» para un director de oficina. En un momento dado puede estar planificando un evento fuera de la empresa para 150 personas, y al siguiente está coordinando la llegada de un importante inversor o ayudando en el diseño interior de un nuevo espacio de oficina.
La capacidad de adaptación e improvisación es fundamental.
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Organización estelar &Seguimiento
Este segundo consejo puede parecer una obviedad, pero ser organizado es uno de los factores más importantes cuando se trata de tener éxito en este papel. Una vez más, el papel del OM es tan amplio y variado que puede ser fácil perder la pista de las tareas a mano. Además, dado que a menudo se presta apoyo a ejecutivos de alto nivel, la mayoría de las cosas son de alta prioridad y el margen de error es escaso.
Lindsey Ingalls, Directora de Éxito de Clientes y Directora de la Oficina de Leadquizzes, nos lo explica.
«Como director de la oficina tienes lo que parece un millón de cosas diferentes a la vez y tienes que asegurarte de que todas se gestionan. No podría vivir sin mi calendario de Google y poner todas mis tareas y el tiempo que voy a hacerlos en allí.
No importa cuán pequeña sea la tarea, incluso algo que toma 5 minutos, va allí y se hace.»
No es sólo ser organizado, sin embargo – es preocuparse lo suficiente para asegurarse de que las tareas que está siguiendo se hacen a tiempo y se hacen bien.
Accesibilidad completa
Un director de oficina debe ser accesible – tanto en términos de disponibilidad, como en términos de la calidez de su personalidad. Su equipo debe sentirse cómodo acercándose al director de oficina para las tareas que le corresponden.
Paul Marshall, Director Financiero y Vicepresidente Senior de Operaciones de Influitive, explica por qué nombró la accesibilidad como la cualidad número uno de un increíble director de oficina:
«Por encima de todo, un gran director de oficina debe ser accesible a sus colegas para asegurarse de que todo el mundo está trabajando a su máxima productividad», dice. «Una experiencia personalizada hace que los empleados individuales se sientan especiales y valorados.
Un ejemplo de cómo hacemos esto en Influitive es a través de [email protected], donde los empleados pueden pedir a nuestro equipo cualquier cosa que haga que su experiencia de trabajo sea mejor.»
Según Paul, este rasgo lo encarna Rebecca Shaffer, que fue contratada originalmente como Coordinadora de Operaciones, pero fue ascendida a Directora de Operaciones/Directora de Oficina en apenas un año.
Aquí está Shannon de The Motley Fool con otra razón por la que la accesibilidad es tan importante en este papel:
Mi accesibilidad ha ayudado a que los Fools se sientan cómodos acudiendo a mí con cualquier preocupación y ha ayudado a fomentar buenas relaciones con los Fools de toda la empresa.
Mi mayor éxito como director de oficina se debe al equipo que trabaja conmigo cada día. La confianza que tengo en ellos para ir más allá y tomar decisiones ha demostrado ser inestimable.
Mi equipo se encarga de todo, desde las operaciones internas, la planificación de eventos, la seguridad, el mantenimiento, así como la felicidad general de los empleados. No podría ser el gerente exitoso que soy sin ellos.
Comunicación sólida
La comunicación es una habilidad que a menudo se pasa por alto (pero no por ello menos importante) cuando se trata de prosperar en el rol de gerente de oficina.
El trabajo a menudo requiere tomar las ideas de la cúpula directiva y traducirlas para el resto de la organización.
Esto es especialmente cierto cuando estás a cargo de implementar las políticas de toda la empresa. Tienes que tener cuidado de comunicar el razonamiento que hay detrás de tus políticas de oficina para asegurar la mayor aceptación posible de tu equipo. También tienes que ser capaz de anticiparte a las preguntas y estar preparado para responderlas sobre la marcha.
Liza Goldberg, nuestra increíble Vibe Manager aquí en SnackNation, ha hecho de la comunicación interna una parte indispensable de su repertorio.
«La comunicación interna en este papel es muy importante.
Cada semana estoy delante de toda la empresa, anunciando nuevas actividades o explicando políticas, y tengo que asegurarme de que lo hago de una manera que sea sensible a las necesidades del equipo, que tenga todos los detalles correctos y que también explique claramente las razones que hay detrás, ya sea una nueva política de aparcamiento o nuestro próximo edificio de equipo fuera de la empresa.»
(Dato curioso: Liza ganó el codiciado premio Value Victor de la empresa a poco más de un mes de estar en el trabajo – ¡es genial!)
5. Optimismo irrazonable
Cuando la gente visita la oficina -ya sea un posible nuevo empleado, un posible inversor o un futuro socio estratégico- el director de la oficina suele ser la primera persona que ven, y su comportamiento ayuda a formar esas primeras impresiones tan críticas.
La mayoría de los buenos directores de oficina tienen una actitud naturalmente positiva y un comportamiento cálido. Pero el verdadero reto llega en esos inevitables días malos. Todo el mundo los tiene -días en los que preferiríamos quedarnos en la cama- y puede ser tentador dejar que tu estado de ánimo oscurezca tu personalidad. Pero el director de oficina no puede permitirse este lujo, ya que su comportamiento tiene un impacto directo en la empresa. Los jefes de oficina estrella saben poner una cara alegre aunque no refleje totalmente su estado de ánimo interior.
El director general de SnackNation, Sean Kelly, está de acuerdo:
«Tener una actitud naturalmente efervescente es imprescindible. Incluso cuando estás deprimido, tienes que poner una cara positiva.
Eres el centro de la moral – por eso lo llamamos un ‘gerente de la vibración’ en lugar de un gerente de la oficina.»
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Creatividad Mágica
Cada vez más, el director de oficina de una empresa es el responsable del ambiente de la oficina. De hecho, por eso el título oficial de nuestro director de oficina es «Vibe Manager». El ambiente de la oficina marca la pauta para el resto de la empresa y ayuda a crear la cultura que necesitamos para ser productivos, creativos y alcanzar nuestros objetivos cada mes.
Mantener una cultura y un ambiente requiere una creatividad considerable. Los directores de oficina se dedican a cosas como el diseño de interiores y la planificación de eventos.
Por ejemplo, la planificación de un evento fuera de la empresa, algo que la mayoría de los empleados probablemente da por sentado. El mero hecho de idear una actividad nueva y divertida que todos disfruten es un reto.
Hay que pensar en algo que no hayamos hecho antes. ¿Qué disfrutaría todo nuestro equipo? ¿Qué podemos hacer dentro del presupuesto? ¿Cómo ayudará esta actividad a apoyar la cultura que necesitamos para tener éxito? Es un reto importante, y se necesita un pensamiento muy fuera de lo común.
(Por suerte, tenemos algunas ideas que puedes tomar prestadas.)
Confianza inquebrantable en sí mismo
Este papel requiere con bastante frecuencia la interacción diaria con los directores generales y los directores de operaciones, por lo que tiene que tener confianza en sí mismo para ganarse su respeto.
Parte de esta confianza en sí mismo es la capacidad de rechazar de vez en cuando. Por mucho que quieras, no puedes ser todo para todos, y tienes que priorizar. Aprender a decir que no es esencial.
Lindsey, de Leadquizzes, explica:
«Recibo a diario peticiones de la gente de la oficina de cosas que son ‘necesarias’ y que quieren que se hagan de inmediato, y es importante poner límites para que toda la oficina pueda beneficiarse.
Sólo porque una persona quiera que la temperatura de la oficina se fije en 78 no significa que toda la oficina esté contenta con eso. Hay que mantener un equilibrio saludable para que toda la oficina esté contenta».
Anticipación tipo Jedi
Ser proactivo y anticiparse a las necesidades futuras es uno de los mejores activos que puede tener un director de oficina.
Mucho del trabajo es reactivo, y eso puede ser uno de los mayores retos: reaccionar y priorizar la miríada de peticiones que un director de oficina recibe de toda la organización. Una forma de agilizar el flujo de trabajo y reducir las tareas reactivas es anticiparse a ellas y planificarlas.
Liza Goldberg de SnackNation amplía esta idea:
«Tienes que mantener constantemente los ojos y los oídos abiertos.
Eres una de las únicas personas de la empresa que tiene un punto de vista verdaderamente holístico sobre muchos temas, y es tu responsabilidad tanto anticiparte a las necesidades como asegurarte de que conectas los puntos para las personas y los departamentos que no tienen el beneficio de tu perspectiva.»
Inteligencia emocional &Constancia
Como hemos mencionado, tratas con personas de todos los niveles como director de oficina: desde los empleados de base hasta la cúpula directiva, y todo lo demás. Esto significa un montón de personalidades diferentes, algunas más desafiantes que otras. Como director de oficina, tienes que ser capaz de tratar con todos ellos.
El director general de SnackNation, Sean Kelly (alguien que sabe un par de cosas sobre el trabajo con increíbles directores de oficina) explica:
«Lo principal que hace que un director de oficina sea una estrella es un alto grado de inteligencia emocional. Tratas con todo el mundo en la empresa y experimentas muchas emociones y actitudes diferentes.
A menudo, cuando la gente pide cosas, no lo hace necesariamente con todo el respeto que debería. Pero hay que tomárselo con calma, mantener la compostura y ser resistente. Esas cualidades son inestimables para tener éxito en el puesto»
Y aunque leer y atender las necesidades emocionales de tu equipo es crucial, por otro lado, no puedes tener la piel fina y ser un gran director de oficina. Tener la cabeza fría y mantener la compostura ante la presión es un atributo necesario.
Se necesita mucho para ser un gran director de oficina. A veces puede parecer incluso más difícil encontrar uno.
Pero la importancia de la cultura no va a desaparecer pronto, y por lo tanto el papel de director de oficina sólo va a aumentar en importancia.
Por eso necesita encontrar a alguien que encarne la mayoría (o todos) de estos rasgos. Encontrar a la persona adecuada puede parecer una tarea imposible, pero créanos, merece la pena.