En la actualidad, con tantas formas de tergiversar y distorsionar la información, una presentación debe hacer algo más que compartir grandes ideas: debe respaldar esas ideas con datos creíbles. Esto es así tanto si se trata de un ejecutivo que presenta a nuevos clientes, como de un proveedor que vende sus servicios o de un director general que aboga por el cambio.
«Saber cómo desarrollar y realizar una presentación basada en datos es ahora una habilidad crucial para muchos profesionales, ya que a menudo tenemos que contar a nuestros colegas historias que son mucho más convincentes cuando están respaldadas por números», dice la investigadora y consultora Alexandra Samuel.
No hay problema, puede decir. Un gráfico de barras por aquí y un gráfico circular por allá, y ya está todo listo, ¿verdad? Porque aunque una buena presentación incluye datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación. No es la mera presencia de datos lo que da poder al presentador. Es la forma en que se presentan esos datos.
La presentación de datos puede parecer sencilla en la era de PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck y otras plataformas tecnológicas de nombre disparatado. Pero que levante la mano el que alguna vez se haya sentido confundido por un gráfico que haya visto en una conferencia o el que haya escuchado a un presentador decir: «Probablemente no puedas ver bien este diagrama, pero lo que muestra es…». ¿Qué podría ser un fallo mayor en un gráfico que el hecho de que el propio gráfico sea inútil?
La forma de presentar los datos puede duplicar -o diezmar- su impacto, así que toma nota de estas siete formas de asegurarte de que tus datos cumplen su función.
- 1) Asegúrate de que tus datos se pueden ver
- 2) Céntrate más en los puntos que ilustran tus datos
- 3) Comparta un – y sólo un – punto principal de cada gráfico
- 4) Etiquete los componentes del gráfico con claridad
- 5) Resalte visualmente las zonas «¡Ah!»
- 6) Escriba un título de diapositiva que refuerce el punto de vista de los datos
- 7) Presenta a tu audiencia, no a tus datos
1) Asegúrate de que tus datos se pueden ver
Esto puede parecer obvio, pero a veces estás demasiado cerca de tu presentación, literalmente. Lo que es legible en su ordenador portátil puede serlo mucho menos cuando se proyecta en una pantalla. Tu audiencia no se enterará de lo que no puede ver. Para evitar la debacle de traducir tímidamente números y etiquetas difíciles de ver, ensaya tu presentación con colegas sentados a la misma distancia que la audiencia real. Pregúntales: «¿Puedes ver este gráfico con claridad?». Si la respuesta es cualquier cosa menos un firme «sí», rediseña el gráfico para que sea más fácil de ver.
2) Céntrate más en los puntos que ilustran tus datos
En términos de cómic, eres la Mujer Maravilla, y los datos son tu lazo mágico, una herramienta que refuerza tu impacto pero que no tiene valor hasta que lo aplicas con determinación. No dejes la carga de descifrar tus datos a tu audiencia. Es su trabajo explicar cómo los datos apoyan sus puntos principales.
«Las diapositivas de datos no son realmente sobre los datos. Tratan del significado de los datos», explica la experta en diseño de presentaciones Nancy Duarte. «Depende de ti dejar claro ese significado antes de hacer clic. De lo contrario, la audiencia no procesará -y mucho menos comprará- tu argumento.»
Cuando conectes los datos con los puntos esenciales que apoyan, la transición debe ser explícita y sonar así:
«Estos datos muestran…»
«Este gráfico ilustra…»
«Estos números demuestran…»
Estas transiciones pueden ser tan importantes como las propias conclusiones, porque estás llamando la atención de la audiencia sobre esas conclusiones.
3) Comparta un – y sólo un – punto principal de cada gráfico
La forma más rápida de confundir a su audiencia es compartiendo demasiados detalles a la vez. Los únicos puntos de datos que debe compartir son los que apoyan significativamente su punto de vista – e idealmente, un punto por gráfico. Para mantener tus gráficos bajo control, pregúntate: «¿Cuál es el aprendizaje más importante que quiero que mi audiencia extraiga de estos datos?». Ese es el único aprendizaje que debe transmitir. Si tiene varios puntos significativos, considere la posibilidad de demostrar cada uno con una nueva visualización.
El error que cometen muchos presentadores es pensar que están constitucionalmente obligados a compartir cada viñeta, idea y punto de datos en una diapositiva. Pero si estás compartiendo una tendencia fundamental que creció dramáticamente entre 2014 y 2017, lo que sucedió en 2013 puede no tener sentido. Si el 77% de los encuestados prefiere un producto y el 21% prefiere otro, lo que prefiere el 2% restante también puede ser demasiado insignificante para justificar su mención.
El gurú de la presentación de datos, Scott Berinato, dice: «El impulso es incluir todo lo que sabes, los gráficos ocupados comunican la idea de que has estado precisamente eso: ocupado, como en:
4) Etiquete los componentes del gráfico con claridad
Mientras que usted ha estado trabajando con el mismo gráfico durante semanas o meses, su audiencia estará expuesta a él durante apenas unos segundos. Déles la mejor oportunidad de comprender sus datos utilizando un lenguaje sencillo, claro y completo para identificar los ejes X e Y, los trozos de tarta, las barras y otros elementos del diagrama. Intente evitar las abreviaturas que no sean obvias y no asuma que los componentes etiquetados en una diapositiva se recordarán en las siguientes.
Algunos miembros de su audiencia son aprendices visuales (¡como yo!) que procesan mucho mejor lo que ven que lo que oyen, por lo que la intuición visual y la claridad de su gráfico son cruciales.
5) Resalte visualmente las zonas «¡Ah!»
Todo gráfico valioso tiene una zona «¡Ah!»
Los presentadores inteligentes explican oralmente la relevancia de la zona «¡Ah!»
compartiendo el aprendizaje, la tendencia o la historia que cuentan los datos.
Los mejores presentadores lo explican en voz alta, pero también lo escriben en la diapositiva como una viñeta.
Pero los mejores presentadores hacen todo lo anterior Y destacan visualmente la zona «¡Ajá!» en sí misma con un círculo o un sombreado para llegar a los alumnos diferenciados (auditivos, verbales, visuales) de su audiencia, así como para reforzar por partida triple las conclusiones más importantes de los datos.
6) Escriba un título de diapositiva que refuerce el punto de vista de los datos
Incluso cuando los datos se presentan eficazmente en una diapositiva, el espacio más valioso es el título de la página porque es el primer elemento que la audiencia notará y procesará. Pero con demasiada frecuencia, los presentadores utilizan palabras y frases genéricas como «Estadísticas» y «Según los números» que no tienen ningún propósito funcional.
Incluso cuando los títulos son específicos, como «Preferencias de los mileniales» o «Conciencia de la campaña», todavía pueden ser elevados con títulos más específicos como «Los mileniales prefieren el móvil» o «La conciencia de la campaña está aumentando.»
7) Presenta a tu audiencia, no a tus datos
Muchos presentadores miran sus diapositivas mientras comparten datos como si el PowerPoint fuera su audiencia. Pero sólo su audiencia es su público y, como seres humanos, reciben mejor sus puntos cuando les mira a los ojos. Esto no significa que no debas mirar nunca tus datos, simplemente no mantengas una conversación con ellos. Eche un vistazo a sus diapositivas como referencia, pero exponga los puntos críticos directamente a su audiencia.
Cuando se presentan de forma clara y precisa, los datos pueden elevar la credibilidad y la fiabilidad de sus puntos. Presentar los datos de forma inadecuada no sólo desperdicia esa oportunidad, sino que puede dañar su reputación como presentador. Al igual que el lazo de la Mujer Maravilla, es una herramienta poderosa para sacar a relucir verdades convincentes: úsela con sabiduría.