¿Qué es un diccionario EDT?

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El diccionario EDT es uno de los tres componentes que conforman la línea de base del alcance: 1) la declaración del alcance, 2) la estructura de desglose del trabajo y 3) el diccionario EDT. Sin un Diccionario EDT, el proyecto no tiene una línea de base completa y no puede medir o monitorear el desempeño del alcance.

Plantilla del Diccionario EDT

El Diccionario de la EDT es el documento formal del proyecto que proporciona descripciones detalladas de la información clave para todos los Elementos de la Estructura de Desglose del Trabajo y debe cumplir con la Regla del 100%. La Regla del 100% requiere que la EDT capture el 100% del alcance del proyecto. Sin embargo, dado que los títulos de los Elementos de la EDT son sólo de una o dos palabras, es imposible confirmar con el simple uso de la EDT que se ha cumplido esta regla. El diccionario de la EDT es el documento del proyecto que describe el trabajo en cada Elemento de tal manera que el equipo del proyecto es capaz de planificar y ejecutar el 100% del alcance.

Muchas referencias describen el Diccionario EDT como una herramienta de descripción de Paquetes de Trabajo. Los Paquetes de Trabajo se definen como los Elementos más bajos en cada tramo de la EDT. Aunque esta afirmación es cierta, el Diccionario EDT en realidad describe cada Elemento de la EDT. El Diccionario EDT se crea en un formato jerárquico al igual que la Estructura de Desglose del Trabajo. Las descripciones de los Elementos del Nivel 1 deben crearse primero para comprender sus límites y asegurar la alineación con los Elementos de nivel inferior. Esta es la mejor manera de asegurar que se cumple la Regla del 100%.

Cómo crear un Diccionario EDT

Después de que se haya aprobado la Estructura de Desglose del Trabajo, se puede crear el Diccionario EDT. La creación del Diccionario EDT es dirigida por el Director del Proyecto y desarrollada por los miembros del equipo del proyecto que son expertos en la materia (SME). El enfoque de desarrollo comienza con los elementos del nivel 1, desciende por cada tramo y termina con los paquetes de trabajo. Este enfoque jerárquico asegura que el trabajo dentro de cada Nivel 1 se mantiene en alineación y cumplimiento con la Regla del 100%.

Al crear el Diccionario de la EDT, es importante mantener el contenido de cada Elemento breve. El propósito principal del Diccionario de la EDT es que los miembros del equipo del proyecto tengan una clara comprensión del trabajo que se realiza en todos los Elementos y particularmente en los Paquetes de Trabajo. No es una reescritura de la Declaración de Alcance, un Paquete de Autorización de Trabajo, un Contrato o Acuerdo, etc. Es una explicación concisa de los temas importantes relacionados con cada elemento. Una buena manera de asegurar que se sigue este formato es utilizar una plantilla del Diccionario de la EDT mientras se siguen estos pasos:

1. Reunir al equipo del proyecto y validar la Regla del 100%

   Reunir a los PYMES del equipo del proyecto y revisar la Estructura de Desglose del Trabajo para validar la Regla del 100%. Asegúrese de que todos entienden la lógica y los supuestos de la EDT. Revise la EDT en base a la retroalimentación de las PYMES.

2. Cree el contenido de los Elementos de Nivel 1

   Usando una plantilla con los siguientes temas mínimos, cree el contenido para cada uno de los Elementos de Nivel 1 de la EDT (Ver Figura 1):

   1. Código de Identificación y Título de la EDT de Nivel 1 – Identifíquelo como una Cuenta de Control si lo es.
   2. Descripción – Defina los límites del Elemento y enmarque el contenido del alcance para que quede claro qué alcance está incluido y excluido.
   3. Entregable(s) Primario(s) – El producto, servicio o resultado creado cuando todo el trabajo en esta PEP se haya completado.
   4. Criterios de Aceptación – Requisitos funcionales y físicos que cumplen con las expectativas del cliente.
   5. Presupuesto Resumido – Presupuesto para toda la PEP, más supuestos.
   6. Hitos – Hitos para el(los) Entregable(s) Primario(s). Incluya también cualquier suposición, restricción e interdependencia del cronograma con otros Entregables Primarios en los otros Elementos de Nivel 1 de la EDT.
   7. Riesgos Clave – Incluya cualquier amenaza y oportunidad clave con estrategias de respuesta.
3. Confirme los Elementos de Nivel 1

   Vuelva a la Estructura de Desglose del Trabajo y compruebe si los Elementos de Nivel 1 deben ser revisados en base al contenido recién creado del Diccionario de la EDT. Confirme que los Elementos de Nivel 1 capturan el 100% del alcance.

4. Cree el Contenido de los Elementos Restantes

   Continúe creando contenido similar utilizando la misma plantilla para los Elementos restantes hasta, pero sin incluir los Paquetes de Trabajo. Ajuste el contenido para reflejar el Nivel respectivo del Elemento; es decir, Nivel 2, 3, etc.

5. Crear el Contenido del Paquete de Trabajo

   Usando una plantilla con los siguientes temas mínimos, cree el contenido para cada uno de los Elementos del Paquete de Trabajo:

   1. Código de Identificación y Título del Nivel 1 de la EDT – Identifíquelo como una Cuenta de Control si lo es.
   2. Organización/Individuo Responsable – Esta es la única organización, grupo o individuo al que se le ha asignado la responsabilidad exclusiva de asegurar que el Paquete de Trabajo se complete.
   3. Descripción – Define los límites del Paquete de Trabajo. Enmarque el contenido del alcance para que quede claro qué alcance se incluye y se excluye. Si se trata de un Paquete de Planificación, describa el alcance conocido y desconocido.
   4. Entregables – El producto, servicio o resultados creados cuando todo el trabajo de este Paquete de Trabajo esté completo. Incluya cualquier entregable intermedio crítico.
   5. Criterios de Aceptación – Requisitos funcionales y físicos que cumplen con las expectativas del cliente. Incluya cualquier aprobación única requerida para la aceptación.
   6. Presupuesto – Presupuesto para este Paquete de Trabajo, además de cualquier información de recursos críticos y suposiciones.
   7. Hitos – Fecha de inicio, fecha de finalización, hitos intermedios, interdependencias, restricciones y cualquier suposición.
   8. Riesgos – Incluya cualquier amenaza y oportunidad conocida con estrategias de respuesta.
6. Regla de validación del 100%

   Valide que el Diccionario captura adecuadamente el alcance requerido para producir el entregable. Asegurar que el Diccionario de la EDT refleja el 100% del alcance.

Figura 1 – Plantilla del Nivel 1 del Diccionario de la EDT

Cómo utilizar un Diccionario de la EDT

Al igual que la Estructura de Desglose del Trabajo, el Diccionario de la EDT es una herramienta crítica de planificación del alcance. También sirve de base para preparar los documentos de autorización de trabajo, los calendarios, las estimaciones de costes y el seguimiento y control de las líneas de base. Como se ha mencionado muchas veces en este artículo, define el trabajo en la Estructura de Desglose del Trabajo. Contiene la información mínima esencial para entender los requisitos del proyecto y cumplir todos los criterios de aceptación de los entregables. Combinado con la declaración de alcance aprobada y la Estructura de Desglose del Trabajo, el diccionario de la EDT es el tercer y último componente de la línea de base del alcance. La línea de base es el documento del proyecto que se utiliza para medir el rendimiento del mismo. La línea base del alcance es el plan formal que se compara con los resultados reales para supervisar y controlar la ejecución del alcance.

Los documentos de autorización del trabajo se preparan basándose en la información del Paquete de Trabajo y se utilizan para ejecutar el trabajo. La información del Paquete de Trabajo en el Diccionario EDT proporciona los datos básicos necesarios para la creación de documentos de autorización de trabajo para que los entregables cumplan con los criterios de aceptación y puedan ser transferidos al cliente. El Equipo del Proyecto debe consultar el Diccionario EDT a lo largo de la ejecución del proyecto para asegurar que los entregables cumplen con los requisitos.

El Diccionario de la EDT es también la entrada principal para la creación y el seguimiento de las actividades del calendario y las estimaciones de costos. La descomposición de los paquetes de trabajo crea actividades (véase la figura 2). Estas actividades se convierten en las actividades que construyen un cronograma utilizando un formato de diagrama de Gantt (Ver Figura 3). Una vez que las actividades se han cargado de recursos, las estimaciones de costes pueden crearse a nivel de actividad, y luego agregarse a través de la estructura de desglose del trabajo en todo el proyecto. Esto permite fácilmente al proyecto supervisar y controlar los costes en cualquier elemento de la EDT; un paquete de trabajo o una cuenta de control.

Figura 2 – Descomposición de los paquetes de trabajo en actividades

Figura 3 – Creación de un diagrama de Gantt directamente a partir de las actividades del paquete de trabajo

Descargue MindView y cree su propia estructura de desglose del trabajo.