Respuestas rápidas sobre los formularios 1099 para trabajadores independientes – ACTUALIZADO para 2018

Hay varias variaciones del formulario 1099, por lo que simplemente preguntar qué es un formulario 1099 no le dará la respuesta que podría estar buscando.

Como propietario de una empresa estadounidense, es probable que haya emitido un formulario de impuestos 1099 para contratistas independientes a algunos de sus empleados o un 1099-INT para los ingresos por intereses que puede recibir de su banco.

Sin embargo, para los fines de hoy, el artículo se limitará al formulario 1099-MISC. Este es el formulario utilizado por las pequeñas empresas para informar de los ingresos diversos pagados a otros durante el año.

Vamos a repasar algunas preguntas y respuestas frecuentes (hemos actualizado esta información para 2018):

¿Qué es un formulario 1099?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) se refiere a los formularios 1099 como «declaraciones informativas». Los formularios informan de diferentes tipos de ingresos que los individuos reciben a lo largo del año. Esto incluye los ingresos de contratistas independientes, los intereses y dividendos, los pagos del gobierno, los retiros de una cuenta de jubilación y el 1099-C para la cancelación de deudas.

Esto también lleva a la pregunta, ¿qué es un empleado 1099? En pocas palabras, un empleado 1099 es un contratista autónomo o propietario de un negocio en contraposición a uno de sus empleados.

¿Qué tipo de ingresos debo reportar en un formulario 1099?

El 1099-MISC debe ser utilizado para reportar los pagos a los trabajadores independientes – no los pagos a los empleados. Para los empleados, se utiliza el formulario W-2 en su lugar para reportar los ingresos de empleo que les pagó.

Los trabajadores independientes son típicamente personas que trabajan por cuenta propia o pequeñas empresas de servicios que usted contrata como contratistas independientes. Ejemplos de trabajadores independientes pueden ser un diseñador gráfico, un desarrollador web, un servicio de limpieza, un escritor independiente, un servicio de jardinería o de corte de césped, un moderador de un foro u otro proveedor autónomo. La clave es que el trabajador independiente es autónomo – y no su empleado.

También se utiliza el 1099-MISC para reportar los pagos realizados a los proveedores de servicios de negocios no incorporados, abogados y sociedades.

¿Cuál es el umbral de $ 600?

Usted está obligado a completar un formulario de reporte 1099-MISC para un trabajador independiente o negocio no incorporado si usted pagó a ese trabajador independiente o negocio $ 600 o más. Usted suma todos los pagos realizados a un beneficiario durante el año, y si la cantidad es de 600 dólares o más para el año, debe emitir un 1099 para ese beneficiario.

Si la cantidad que pagó al trabajador suma menos de 600 dólares para el año fiscal, entonces usted no está obligado a emitir un formulario 1099.

Nota: hay reglas especiales de umbral para reportar ciertos otros tipos de pagos, como los pagos realizados a los abogados, los ingresos de los barcos de pesca, y las ventas de bienes de consumo para la reventa. Tendrá que consultar las instrucciones del formulario 1099-MISC del IRS para obtener detalles sobre la declaración de esos tipos de pagos. Para los propósitos de este artículo, estamos hablando sólo de los pagos a los trabajadores independientes o proveedores de servicios de negocios no incorporados.

¿Cuándo tiene que ser emitido el formulario 1099-MISC?

Hay dos fechas importantes para recordar. Una es la fecha de envío del formulario 1099 al trabajador. La otra es la fecha para informar al IRS.

A. Envío del formulario 1099 al trabajador

El 31 de enero de 2019 es la fecha límite para entregar los formularios 1099-MISC a los contratistas independientes y proveedores de servicios a los que pagó dinero durante 2018. Envíe una copia del formulario 1099 al trabajador independiente o proveedor de servicios antes de esa fecha.

Consejo: marque esa fecha límite en su calendario ahora mismo. De esa manera es menos probable que se olvide y tenga que revolver en el último minuto.

Otro consejo: es una buena idea verificar por adelantado con cada beneficiario para asegurarse de que tiene la dirección actual del beneficiario. Esto le ahorrará trabajo extra. ¿Por qué? Porque el beneficiario se pondrá en contacto con usted si no recibe el 1099 en caso de que no se envíe, y usted tendrá que volver a emitir una copia. La Oficina de Correos no es tan rápida ni fiable a la hora de reenviar el correo, como solía ser.

¿Se pueden enviar los 1099 por correo electrónico? Todos los profesionales de los impuestos con los que hablamos se negaron a ser precisados sobre si el correo electrónico es suficiente para los destinatarios. Tenga en cuenta que el IRS utiliza la palabra «proporcionar» en lugar de «correo». Sin embargo, el IRS no define lo que significa «proporcionar».

B. Reportar los 1099 al IRS

El 2 de marzo de 2019 es la fecha límite para presentar la información de los 1099 al IRS, si se presenta en papel. Esa fecha se extiende hasta el 31 de marzo de 2019 si usted hace la presentación electrónica de 1099s.

Dependiendo de la ley estatal, es posible que también tenga que presentar el 1099-MISC con el estado. Greatland tiene una excelente tabla que muestra varios plazos de la ley estatal.

(Nota: hay diferentes fechas para algunas otras categorías de pagos, como los pagos a los abogados. Por favor, consulte las instrucciones del formulario 1099-MISC para las fechas para otras situaciones.

Vea la imagen de ejemplo a continuación para saber cómo completar el formulario 1099 MISC.

Trabajadores no estadounidenses: ¿Necesito emitir un 1099 a un trabajador extranjero?

Si contrata a un ciudadano no estadounidense que trabaja a distancia a través de Internet desde otro país, en general, no necesita presentar un 1099 para esa persona.

Por ejemplo, digamos que contrata a un escritor freelance que es ciudadano brasileño. El escritor freelance realiza todos los servicios (es decir, escribe los artículos) fuera de los Estados Unidos desde el hogar del escritor en Brasil, y gana 900 dólares durante el año. En ese caso, usted probablemente no necesita emitir un 1099 a ese trabajador extranjero.

Sin embargo, si el trabajador extranjero realiza cualquier trabajo dentro de los Estados Unidos, usted tendría que presentar el 1099.

Es su responsabilidad verificar que el trabajador (1) es realmente un ciudadano no estadounidense, y (2) realizó todo el trabajo fuera de los Estados Unidos. Para ello, en el futuro podría hacer que ese trabajador extranjero rellene, firme y le devuelva el formulario W-8BEN.

Muestra de formulario 1099 MISC cumplimentado

Corporaciones: ¿Necesito emitir los formularios 1099 para los pagos realizados a las corporaciones?

No, en general no necesita emitir los formularios 1099 para los pagos que hizo a una corporación. Por ejemplo, si usted paga a una corporación que, digamos, proporciona servicios de diseño web o algún otro servicio de negocios, usted no necesita emitir un 1099.

Tenga en cuenta que una LLC o sociedad de responsabilidad limitada no es lo mismo que una corporación. En general, se espera que usted envíe los formularios 1099-MISC a la mayoría de las LLC de pequeñas empresas.

(¿Cómo puede saber la diferencia? Una LLC suele tener las letras LLC o Ltd. al final del nombre de la empresa. El nombre de una corporación suele terminar en Inc. o Corp. Sin embargo, el beneficiario debe indicar el tipo de entidad que es cuando llena y le da un formulario W-9 por adelantado – esa es la mejor manera de saber.)

Nota, hay algunas excepciones limitadas a la regla de la corporación. Por ejemplo, si el pago es a una corporación por servicios legales, usted debe reportar esos en el 1099. Las instrucciones 1099 del IRS describen las excepciones.

PayPal y pagos con tarjeta de crédito: ¿Qué pasa si pagué a mis trabajadores independientes o proveedores de servicios por vía electrónica?

Si usted pagó a las empresas no constituidas en sociedad o a los trabajadores independientes por vía electrónica, como a través de PayPal o una tarjeta de crédito, entonces usted no está obligado a emitir un 1099-MISC a ese beneficiario.

En cambio, la responsabilidad de informar recae en el servicio electrónico, que puede emitir un 1099-K. Sin embargo, algunas pequeñas empresas optan por enviar los formularios 1099-MISC de todos modos, en una abundancia de precaución.

Vea más en nuestra discusión: 1099-K versus 1099-MISC para pagos electrónicos.

Pagos personales: ¿Tengo que emitir el 1099 para los pagos realizados con fines personales?

No. Usted está obligado a emitir informes 1099-MISC sólo para los pagos que hizo en el curso de su comercio o negocio. (Si usted dirige una organización sin fines de lucro, que se considera un negocio a los efectos de 1099s.)

Supongamos que usted paga a un paisajista que es un propietario único para hacer el corte de hierba y mulching en su casa, y no tiene nada que ver con su negocio. Usted no tiene que emitir un 1099 al paisajista, porque era un pago personal.

¿Cómo emito los formularios 1099-MISC y dónde los presento?

Como pagador, usted completa el formulario y envía una copia al destinatario. Usted presenta el formulario con el IRS, y también puede tener que presentar con las autoridades fiscales estatales.

Hay un número de maneras de hacer esto:

• Presentar todo por su cuenta. Usted puede completar el papeleo por su cuenta, y enviarlo por correo a los trabajadores y el IRS. Varios programas de software pueden ayudar con partes del proceso, incluyendo QuickBooks, Sage, Xero y TurboTax.
• Utilice un servicio de presentación 1099-MISC. Si la idea de navegar por todos los formularios por su cuenta es demasiado compleja para usted, considere pagar por un servicio de presentación. Por ejemplo, Intuit tiene un servicio de presentación 1099 que puede utilizar. Greatland también ofrece un servicio de presentación 1099.
• Haga que su CPA o preparador de impuestos maneje los formularios 1099 por usted. Ellos llenarán los 1099 para que usted los envíe por correo a los trabajadores. También hacen las presentaciones con el IRS y las autoridades fiscales estatales en su nombre. Para aquellos que utilizan un CPA o preparador de impuestos, esta es probablemente su mejor opción. En Small Business Trends, esta es la opción que utilizamos.

¿Qué pasa si hay un error en un formulario 1099?

Un pagador que más tarde descubre un error debe volver a emitir un formulario 1099 corregido a ese beneficiario, y corregir la presentación con el IRS.

Y si usted es un beneficiario, asegúrese de revisar cada 1099 que recibe contra sus propios registros. Esto es por un par de razones:

• El pagador puede haber cometido un error, como la cantidad equivocada. Si es así, póngase en contacto con el pagador y pida que se corrija y se vuelva a emitir el formulario 1099-MISC.
• Su empresa podría ser víctima de un fraude de identidad. Un año, aquí en Small Business Trends, recibimos un formulario 1099 por ingresos de afiliados que supuestamente obtuvimos de la Red de Socios de eBay. Sin embargo, nunca hemos sido miembros de esa red y no hemos recibido ningún ingreso de ella. Alguien perpetró un fraude contra eBay utilizando nuestro nombre y dirección como beneficiario (por suerte no conocían nuestro TIN correcto). Enviamos una carta certificada a eBay, y también adjuntamos una explicación a nuestra declaración de la renta.

En caso de error, las instrucciones del IRS para los receptores dicen: «Si este formulario es incorrecto o ha sido emitido por error, póngase en contacto con el pagador. Si no puede conseguir que se corrija este formulario, adjunte una explicación a su declaración de impuestos y declare sus ingresos correctamente.»

¿Existe una sanción por NO emitir un formulario 1099 MISC?

Sí. Para ello, acudimos a la web de Turbo Tax. Tiene una declaración concisa sobre las sanciones, señalando que la sanción «varía de 30 a 100 dólares por formulario (500.000 dólares máximo por año), dependiendo de cuánto tiempo después de la fecha límite la empresa emite el formulario. Si una empresa ignora intencionadamente el requisito de proporcionar una declaración correcta del beneficiario, está sujeta a una multa mínima de 250 dólares por declaración, sin máximo».

De hecho, el IRS requiere que declare afirmativamente, bajo pena de ley, si ha cumplido con el requisito de presentación del 1099. La mayoría de las pequeñas empresas completan un Anexo C como parte de sus propias declaraciones de impuestos. El Anexo C requiere que usted, como pagador, marque las casillas de las Líneas I y J, indicando:

• Si hizo «algún pago en 2018 que requiera que presente el(los) Formulario(s) 1099»; y
• Si marcó la casilla de Sí, entonces «¿presentó o presentará los Formularios 1099 requeridos?»

Consejo: no ignore las presentaciones 1099. ¿Qué pasa si he recibido ingresos diversos durante el año y el pagador nunca me envía un formulario 1099? Pero si recibió menos de 600 dólares de ese pagador – digamos que recibió 350 dólares – no espere recibir un formulario 1099.

Otra excepción: si recibió pagos a través de medios electrónicos como una tarjeta de crédito o PayPal, el pagador no está obligado a enviarle un 1099-MISC.

Sin embargo, digamos que ganó más de 600 dólares en el año. Usted recibió los pagos a través de cheque, y no electrónicamente. Sin embargo, el pagador no envía los formularios 1099. O supongamos que te has mudado y te has olvidado de avisar al pagador, por lo que no recibes el 1099. En estas situaciones, póngase en contacto con el pagador y pídale que le envíe rápidamente el formulario o un duplicado.

Y recuerde que no está excusado de informar sobre sus ingresos, sólo porque nunca recibió un formulario 1099 (o porque sus ingresos están por debajo del umbral de 600 dólares). No confíe en la recepción de los formularios 1099 para el seguimiento y la declaración de sus ingresos.

Siempre haga un seguimiento de los ingresos de forma independiente, y concilie sus registros bancarios. Y reportar todos los ingresos.

Si soy un autor, ¿cuál es la cantidad para un 1099 para los derechos de autor de libros?

Hay un umbral especial de dólares para los derechos de autor de libros: $ 10.

Los autores no deben sorprenderse si reciben 1099 por cantidades muy pequeñas – muy por debajo de $ 600.

Ejemplo: digamos que usted publicó un libro en Amazon Kindle, y vendió un puñado de libros durante el año. En ese caso, puede recibir un 1099 de Amazon por cantidades como 12 o 25 dólares u otras cantidades pequeñas.

¿Dónde puedo conseguir los formularios 1099-MISC?

El centro de información 1099-MISC del IRS está aquí.

Pida los formularios de impuestos del IRS aquí. O, otro lugar intrigante es FormSwift, que ofrece un 1099 MISC para rellenar en línea.

El sistema de presentación electrónica gratuita del IRS para 1099s está aquí.

Puntualizaciones finales: ¡consulte siempre a su asesor fiscal y a las instrucciones del IRS para el 1099!

Descargo de responsabilidad: La información de este artículo es para fines educativos generales, no para asesoramiento fiscal. Aunque nos esforzamos por ser precisos, sólo podemos hablar en generalidades aquí. El código de impuestos se ha vuelto demasiado complejo para cubrir este tema en 2.000 palabras.

Hay muchas excepciones a las reglas, y los hechos individuales pueden hacer una diferencia. Siempre lea cuidadosamente las instrucciones del IRS para el formulario 1099. Y consulte a su propio asesor fiscal para obtener asesoramiento específico para su situación.