Una de las claves de cualquier sistema de productividad es introducir realmente las cosas en el sistema. ¿Quién lo iba a decir?
Aunque parezca obvio, a muchos de nosotros nos cuesta dedicar tiempo a introducir nuestros pensamientos en nuestro gestor de tareas, lista de tareas pendientes o sistema de organización.
Esto puede suceder por cualquier número de razones -no hay papel cerca, no hay una forma fácil de registrar tus ideas- pero nuestra productividad puede verse perjudicada por no introducir todo en nuestro sistema para poder tratarlo adecuadamente.
Lo que debería vivir en papel vive en nuestro cerebro, y luego procede a ser olvidado y dejado solo. Ese es un camino seguro para meterse en problemas o, al menos, para olvidarse de los grifos que gotean.
Sin embargo, hay una solución simple y rápida para este problema: se llama volcado mental.
Un volcado mental es simplemente una forma de sacar todo de tu cabeza y ponerlo en papel. Nuestros cerebros no están hechos para recordar cosas para siempre, pero el papel sí; con un cerebro vacío, somos capaces de centrarnos en cosas nuevas o de ocuparnos de la tarea que tenemos entre manos, en lugar de estar constantemente dándole vueltas a cosas pasadas que ocupan un valioso ancho de banda.
Ejecutar una descarga mental es sencillo: saca un bolígrafo y un papel, o abre un nuevo documento en tu ordenador. A continuación, escriba todo lo que le venga a la mente. No hay un tercer paso.
Cualquier cosa y todo es válido: lo que tienes que hacer, lo que estás pensando, las esperanzas, los sueños, las metas y cualquier otra cosa que se te ocurra. Establece un límite de tiempo -digamos, 20 minutos- y todo lo que entre en tu cerebro debe salir inmediatamente de él e ir a tu papel.
Una vez que hayas terminado, puedes empezar a tomar medidas sobre los elementos que has escrito. ¿Sobre qué tienes que actuar? ¿Qué necesita tratar, seguir o archivar en algún lugar?
¿Las cosas que no necesitan ser tratadas? Deshazte de ellas. Asegúrate de que no necesitas pensar en ellas nunca más, y termina con ellas.
No hay una forma establecida para hacer el mejor volcado mental posible. La cuestión es restablecer tu cerebro, actualizar tu sistema de productividad y poner en papel todas las cosas que han estado ocupando el valioso (y limitado) espacio de tu cerebro.
Muchas personas utilizan «disparadores» para facilitar su vaciado mental: un conjunto de palabras o frases clave que fijan tu mente en un aspecto concreto de tu vida, para permitirte centrarte en elementos relacionados con él. 43 Folders tiene una larga lista de estos desencadenantes, desde «Llamadas telefónicas» hasta «Muebles» o «Bodas».
Algunas personas, en particular los seguidores de GTD, hacen un volcado mental antes de su Revisión Semanal, como parte de la tarea de averiguar qué les depara la semana. Otros, como yo, lo hacen una vez a la semana más o menos, siempre que tienen 20 minutos libres. Recomiendo hacerlo al menos una vez a la semana, ya que de lo contrario tiende a hacerse largo y pesado.
El vaciado de la mente también puede hacerse en cualquier lugar, lo cual es otra gran ventaja. Abra una nota en un teléfono móvil, o escriba en el reverso de un periódico; dondequiera que esté, si tiene un momento libre, despeje su mente.
Se sorprenderá de cuántas cosas salen de su cerebro y entran en su sistema de organización, cuando dedica tiempo y espacio a vaciarlo.
¿Cómo y cuándo sacas las cosas de tu cabeza y las metes en tu sistema?
Foto: Tyla ’75