Introducere la registrul părților interesate
O parte interesată este orice persoană sau entitate care poate influența succesul unui proiect într-o manieră negativă sau pozitivă. Un registru al părților interesate este un document care conține o listă a părților interesate externe și interne ale proiectului. Registrul abordează de obicei următoarele întrebări:
- Care sunt numele părților interesate, informațiile de contact, denumirea, numele companiei?
- Care sunt așteptările, interesele, impactul și cerințele părților interesate?
- Ce părți interesate sunt esențiale pentru întregul proiect și care sunt mai active pentru anumite faze ale proiectului?
- Cât de des au nevoie părțile interesate de comunicare și care este metoda de comunicare preferată?
- Ce tip de comunicare este necesar?
- Există o relație de raportare între părțile interesate?
Acestea sunt câteva dintre întrebările pe care le abordează un registru al părților interesate. Puteți personaliza această listă în funcție de cerințele de comunicare ale proiectului dumneavoastră. Acțiunea de a obține răspunsuri la aceste întrebări se numește Analiza părților interesate. În cadrul Analizei părților interesate, de obicei creați o listă a tuturor părților interesate din proiect și apoi determinați așteptările, impactul și influența acestora asupra proiectului. Grila Putere/interes și grila Influență/Impact sunt utile în timpul analizei părților interesate. Notă: O parte interesată poate fi, de asemenea, o entitate, cum ar fi o organizație. Înainte de a explica mai în detaliu acest formular, este posibil să doriți să îl descărcați de la următorul link: Template for Basic Stakeholder Register.
Registru Template
Un registru al părților interesate este la fel de bun ca și întrebările la care reușește să răspundă. Prin urmare, este destul de important să aveți mai întâi întrebările în minte înainte de a crea un registru al părților interesate. Șmecheria constă în a avea suficiente informații pentru a-l face util și nu prea multe care să îl facă voluminos. Registrul părților interesate este un document care este împărtășit cu părțile interesate ale proiectului. Prin urmare, nu ar trebui să conțină niciodată informații care sunt dăunătoare sau care pot fi interpretate într-un mod negativ. Iată o mostră de șablon:
Creditul imaginii: Rupen Sharma După cum puteți vedea, șablonul registrului părților interesate are coloane care abordează întrebări specifice. Puteți adăuga și elimina coloane după cum considerați că este potrivit pentru proiectul dumneavoastră. Aveți grijă să nu-l transformați într-un document voluminos.
Exemplu de registru
Acum, să vedem cum se completează registrul. După efectuarea analizei părților interesate, veți obține răspunsuri la întrebările enumerate mai sus. Aceste răspunsuri sunt apoi introduse într-un registru al părților interesate. Un exemplu de registru al părților interesate poate fi văzut mai jos.
Creditul imaginii: Rupen Sharma După cum puteți vedea în imaginea afișată mai sus, există două părți interesate externe și una internă. Părțile interesate externe au nevoie de o comunicare săptămânală prin videoconferință. Acest lucru se datorează probabil faptului că echipa de dezvoltare nu se află în aceeași zonă geografică cu stakeholderii. O parte interesată poate influența proiectul în mai multe moduri, existând în general patru categorii: Influențator pozitiv, Influențator negativ, Susținător și Blocaj. În acest exemplu, Mandy Ali este un susținător. Acest lucru se datorează probabil faptului că proiectul face parte dintr-o inițiativă mai mare, de care ea este responsabilă. Valoarea unui registru al părților interesate depinde de analiza părților interesate. Asigurați-vă că acordați timp acestei analize și că folosiți instrumente adecvate, cum ar fi modelul de saliență pentru gestionarea părților interesate. Dacă sunteți în căutarea mai multor modele de formulare și șabloane care pot fi descărcate, consultați ghidul de resurse al Bright Hub: Over 50 Free Project Management Templates and Sample Forms.
Peste 50 Free Project Management Templates and Sample Forms.