Hanki ilmainen 168 tunnin laskentataulukko nyt.
Oletko jatkuvasti aikapulassa? Tuntuuko siltä, ettei päivässä ole koskaan tarpeeksi tunteja kaiken haluamasi toteuttamiseen? Stressaannutko yrittäessäsi löytää aikaa kaikkien listallasi olevien tehtävien suorittamiseen? Jos näin on, et ole yksin. Monille ihmisille tämä on toistuva ongelma, joka heikentää heidän elämänlaatuaan.
Aika on kallein meille annettu hyödyke. Miksi? Koska kerran menetetty, se on poissa ikuisesti. Emme voi lainata tai ostaa sitä lisää millään hinnalla. Toisin kuin monia muita hyödykkeitä, aikaa ei voi säästää jotakin tulevaa käyttöä varten. Se on rajallinen resurssi, joka on katoavainen. Emme todellakaan tiedä, kuinka paljon meillä on sitä varaa, koska tulevaisuus on epävarma.
Ajatelkaa tätä: mitä yhteistä on Warren Buffetilla, Bill Gatesilla, Jeff Bezosilla, Oprah Winfreylla, Dalai Lamalla ja meillä kaikilla? Jokaisella meistä on vuorokaudessa 24 tuntia eikä sekuntiakaan enempää. Mikään määrä rahaa, mainetta, vaikutusvaltaa tai valtaa ei voi muuttaa tätä tosiasiaa. Se on ainoa lahja, joka meille kaikille on jaettu tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Aika on perimmäinen tasapuolinen pelikenttä.
Tarkastellaanpa aikaa tarkemmin: koska meillä kaikilla on vuorokaudessa 24 tuntia, se vastaa 168 tuntia viikossa (24 tuntia x 7 päivää). Onneksi kun jaamme 168 tuntia kolmella, saamme pyöreäksi luvuksi 56 tuntia. Miksi jaoin kolmella? Koska aikamme voidaan periaatteessa jakaa kolmeen peruskategoriaan, jotka ovat useimmille meistä järkeviä: uni, työ ja kaikki muu.
Kolme 56 tunnin aikakauhaa
Ajattele kutakin kategoriaa erillisenä aikakauhana. Meillä on nukkumiskauha, työkauha ja kauha kaikkea muuta varten. Useimmat aikuiset tarvitsevat 8 tuntia unta päivässä. Tämä tarkoittaa, että käytämme kolmasosan ajastamme (56 tuntia viikossa) nukkumiseen eli yhden ämpärin.
Toinen ämpäri on varattu työhön. Koska useimmat meistä työskentelevät vähintään 8 tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa, tämä vastaa 40 tuntia viikossa. Monien ihmisten työura vaatii usein yli 40 tuntia viikossa, ja lisäksi työmatkat työpaikalle ja sieltä pois aiheuttavat lisätaakkaa. Oletetaan yksinkertaisuuden vuoksi, että useimmat ihmiset käyttävät kolmanneksen ajastaan työskentelyyn ja työmatkoihin, mikä on 56 tuntia viikossa eli yksi ämpäri.
Tällöin meille jää yksi jäljellä oleva ämpäri aikaa käytettäväksi kaikkeen muuhun. Se on aika, jonka käytämme jokapäiväisiin tehtäviin, kuten ruoanvalmistukseen, aterioiden syömiseen, hampaiden pesuun, suihkuun, pukeutumiseen, vaatteiden valintaan, tiskaamiseen, kuntoiluun, meditointiin jne. Tämä on myös aikaa, jota käytämme vapaa-ajan aktiviteetteihin, kuten lukemiseen, retkeilyyn, television tai elokuvan katsomiseen, lasten kanssa vietettyyn aikaan ja hetkistä nauttimiseen rakkaamme kanssa. Aika ”kaikki muu” -kauhassa käytetään myös muihin kuin jokapäiväisiin ja satunnaisiin, mutta välttämättömiin tehtäviin, kuten ruokaostoksille, pyykinpesuun, kodin siivoukseen, auton pesuun tai öljynvaihtoon jne.
Koska aika on rajallinen hyödyke ja sitä hallitaan parhaiten jakamalla se näihin kolmeen kauhaan, on ehdottoman tärkeää, että jaamme sen mahdollisimman tehokkaasti ja tuloksellisesti. Miten hallitsemme 168 tuntia tehokkaimmin?
Päätöksenteko siitä, mikä on tärkeää
Voidaksemme määritellä, mitkä tehtävät ja toiminnot ovat kallisarvoisen aikamme arvoisia ja ovat siksi ansainneet jakamisen johonkin ämpäreistämme, meidän on arvioitava ne. Ennen kuin voimme suorittaa tämän arvioinnin oikein, meidän on ensin määritettävä (1) ydinosaamisemme, (2) arvomme, (3) tavoitteemme ja (4) onnellisuuden lähteemme.
1. Ydinpätevyydet
Ydinpätevyytemme ovat erottuvia kykyjämme, jotka saavat meidät erottumaan joukosta. Ne ovat kehittämiämme taitoja, joiden avulla voimme saavuttaa tavoitteemme. Ne ovat kykyjä, joiden avulla voimme tuoda eniten arvoa siihen, mitä teemme.
2. Arvot
Arvomme ovat suuri osa siitä, mikä määrittelee meidät yksilöinä. Ne auttavat ohjaamaan päätöksiämme ja antavat meille mahdollisuuden tietää, milloin olemme oikealla tiellä. Arvomme tarjoavat myös vankan perustan tavoitteillemme.
3. Tavoitteet
Tavoitteemme ovat pyrkimyksiä, jotka haluamme saavuttaa elämässämme. Ne auttavat luomaan tiekartan, jonka mukaan kuljemme, ja toimivat yhdessä arvojemme kanssa ohjenuorana päätöksissämme. Tavoitteitamme ei pidä tarkastella vain päämäärinä vaan myös vertailukohtina.
4. Onnellisuus
Onnellisuutemme lähteet ovat äärimmäisen henkilökohtaisia ja yksilöllisiä. Meidän ei pitäisi ottaa mallia muista, kun päätämme, mikä tekee meidät todella onnelliseksi, vaan meidän pitäisi katsoa syvälle itseemme löytääksemme todelliset onnellisuuden lähteemme. Kun tiedämme, mikä todella tekee meidät onnelliseksi, meidän on helpompi lakata käyttämästä aikaa tehtäviin ja aktiviteetteihin, jotka eivät palvele tätä perimmäistä päämäärää elämässämme.
Aika-ämpäreiden hallinta
Välttämättä ensimmäinen ämpäri, uniämpäri, on kiinteä. Terveytemme vuoksi meidän ei pitäisi ottaa yhtään tuntia tuosta ensimmäisestä ämpäristä lisätäksemme niitä kahteen muuhun. Jäljelle jää siis kaksi ämpäriä eli 112 tuntia, joihin meidän on keskityttävä.
Aloitetaan työkauhasta. Mitkä ovat ne pätevyydet, joihin haluamme keskittyä ja joita haluamme kehittää työelämässä? Missä taidoissa olemme parhaita? Mitä taitoja haluamme kehittää, jotta voimme saavuttaa työtavoitteemme? Mitkä toiminnot ovat parhaiten linjassa arvojemme kanssa? Ja mitkä niistä tekevät meidät todella onnellisiksi? Kaikki tehtävät, jotka eivät ole kunnolla linjassa näiden kriteerien kanssa, olisi ulkoistettava tai delegoitava mahdollisuuksien mukaan.
Omassa työssäni tämän blogin luojana ne toiminnot, jotka ovat eniten linjassa neljän kriteerini (osaaminen, arvot, tavoitteet ja onnellisuus) kanssa, ovat ne, jotka liittyvät aiheiden tutkimiseen, artikkelien kirjoittamiseen ja vuorovaikutukseen lukijoideni kanssa. Nämä (muiden muassa) ovat tehtäviä, jotka vievät 56 tuntia viikoittaisesta työkauhastani. Muut tehtävät, kuten verkkosivujen suunnittelu, hosting ja tietokantojen ylläpito, eivät täytä neljää kriteeristäni, joten delegoin ja ulkoistan ne. Tämä ei tarkoita, että nämä tehtävät olisivat vähemmän tärkeitä; se tarkoittaa vain sitä, että ne eivät kuulu omaan työkauhaani vaan jonkun muun kauhaan.
Seuraavaksi tarkastellaan ”kaikki muu” -kauhaa. Aivan samalla tavalla meidän on arvioitava säännöllisesti suorittamamme tehtävät, jotka kuuluvat tähän luokkaan, ja määritettävä, täyttävätkö ne neljä kriteeriämme. Kaikki tähän ämpäriin kuuluva ei aina vastaa kaikkia neljää kriteeriämme. En esimerkiksi halua, että silitys on yksi ydinosaamistani, mutta hyvin hoidetun näköinen on yksi tavoitteistani, ja tunnen oloni paremmaksi ja onnellisemmaksi, kun annan itsestäni positiivisen kuvan. Ruokaostokset taas ovat minulle itse asiassa tehtävä, joka täyttää kaikki neljä kriteeristäni, enkä koskaan harkitsisi niiden delegoimista; tiedän monia ihmisiä, jotka ovat eri mieltä ja ottaisivat sen mielellään pois omasta ämpäreistään.
Miten käytät aikaasi?
Todellisuudessa useimmilla meistä ei ole aavistustakaan siitä, miten käytämme rajallisen aikamme ja mitä oikeastaan laitamme ämpäriimme. Jotta voisit selvittää, käytätkö omia ämpäreitäsi mahdollisimman tehokkaasti, suosittelen yksinkertaista harjoitusta.
Vietä seuraava viikko (ja mieluiten kaksi seuraavaa viikkoa) kirjoittamalla ylös kaikki, mitä teet, mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Mitä tarkempi ja yksityiskohtaisempi olet, sitä enemmän hyötyä saat tästä harjoituksesta. Pane merkille, kuinka paljon aikaa kukin suorittamasi tehtävä todella vie. Takaan, että ensimmäisen päivän päätteeksi yllätyt, ja kahden viikon päätteeksi hämmästyt siitä, miten vähän tiedät siitä, miten todellisuudessa käytät kalleinta hyödykettäsi.
Tämä voi tuntua pelottavalta harjoitukselta, mutta sen arvo on valtava. Jotta sen suorittaminen olisi helpompaa, olemme luoneet sinulle ilmaisen työarkin, joka pilkkoo viikkosi maanantaista sunnuntaihin 15 minuutin jaksoihin (saat ilmaisen 168 tunnin työarkin nyt). Mitä pienempi aikaväli on, sitä tarkempia ja siten hyödyllisempiä tietosi ovat. Jotta muistaisit täyttää työtaulukkosi säännöllisesti, aseta ajastin muistuttamaan sinua täyttämään se 15 tai 30 minuutin välein; jos et täytä sitä vähintään yhtä usein, tietojesi tarkkuus kärsii.
Hanki ILMAINEN 168 tunnin työtaulukko ja opas. Täytä alla oleva lomake saadaksesi työtaulukkosi nyt.
After fill out your worksheets for least one whole week (remember, two weeks is really preferable), add up the hours that you spent on each task as a total. Käytä sitten neljää kriteeriäsi (ydinosaaminen, tavoitteet, arvot ja onnellisuus) arvioidaksesi kutakin näistä tehtävistä. Harjoituksen päätteeksi huomaat hyvin todennäköisesti, että käytät paljon vähemmän aikaa kuin haluaisit siihen, mikä on sinulle tärkeintä, ja itse asiassa tuhlaat paljon aikaa asioihin, jotka ovat sinulle merkityksettömiä. Mitä teet nyt tällä tiedolla?
Miten käytät aikakauhojasi tehokkaasti
1. Ole harkitseva ja realistinen
Kun olet täyttänyt työlehtesi ja määrittänyt, mitkä toiminnot ja tehtävät kuuluvat kauhoihisi, päätä, kuinka paljon aikaa haluat ihanteellisesti käyttää kuhunkin. Muista, että kuhunkin ämpäriin mahtuu vain 56 tuntia viikossa, joten jaa tuntisi harkitusti, mutta realistisesti. Saatat joutua tekemään joitakin uhrauksia tässä vaiheessa; määrittele, mistä olet ja mistä et ole valmis tinkimään.
2. Hävikin poistaminen
Määrittele merkityksettömimmistä tehtävistä, mitkä voit joko poistaa tai vähentää ja miten teet sen. Sanotaan esimerkiksi, että olet määrittänyt, että käytät 4 tuntia viikossa jonottamiseen. Tekemällä pankkiasiointisi verkossa konttorin sijaan, tilaamalla postimerkkisi postitoimistoon menemisen sijaan tai tekemällä ostoksia ruokakaupassa aukioloaikojen ulkopuolella, voit ehkä vähentää nuo neljä tuntia vain yhteen.
3. Vapauta aikavälejä
Katso nyt tärkeimpiä ja mielekkäimpiä tehtäviäsi. Käytätkö niihin riittävästi rajoitetuista tunneistasi? Oletetaan, että ajan viettäminen lastesi kanssa on yksi tärkeimmistä prioriteeteistasi ”kaikki muu” -kauhassasi. Mutta kun olet suorittanut harjoituksen, huomaat, että vietät itse asiassa paljon vähemmän aikaa heidän kanssaan kuin haluaisit. Ota tavoitteeksesi varata viikoittain (ja toivottavasti päivittäin) aikaväli, jonka omistat heille. Vapauttamalla tuon ajan estät muita vähemmän mielekkäitä tehtäviä häiritsemästä sitä, mikä on sinulle todella tärkeää. Tee sama työkauhallasi. Niille toiminnoille, jotka vastaavat eniten neljää kriteeriäsi ja jotka eivät saa ansaitsemaansa aikaa, on myös varattava omat aikalohkonsa.
4. Suunnittele etukäteen
Muistatko nuo satunnaiset, mutta välttämättömät tehtävät, jotka mainitsin aiemmin? Joskus nuo tehtävät voivat todella vaatia radikaaleja muutoksia aikatauluusi. Esimerkiksi verokautta, lomia, häitä jne. ei voi jättää huomiotta, ja ne vievät hyvin suuren määrän aikaa, joka on saatava jostain muualta. Suunnittele etukäteen näitä tilaisuuksia varten, jotta olet hyvin valmistautunut ja aiheutat mahdollisimman vähän häiriöitä tärkeimmille päivittäisille tehtävillesi.
5. Varaudu odottamattomaan
Ja lopuksi tässä on yksi todella hyödyllinen vinkki. Joka päivä joudut yllättäen väistämättömään tilanteeseen, joka rasittaa arvokasta aikaasi. Ehkä joku työtovereistasi myöhästyy kokouksen aloittamisesta, tai ehkä sinulla on epätavallisen pitkä odotusaika lääkärin vastaanotolla. Sen sijaan, että antaisit tällaisten tilanteiden viedä ylimääräistä tilaa jostakin ämpäristäsi, laadi mielesi mukaan luettelo pienistä, mutta merkityksellisistä tehtävistä, jotka voit suorittaa lyhyiden vapaiden jaksojen aikana. Luo lista ystävistä ja sukulaisista, joille haluat lähettää sähköpostia, tai laita kirjanmerkkeihin artikkeleita, jotka haluat lukea puhelimesi selaimessa. Näin et pääse koskaan yllättymään ja voit muuttaa hukkaan heitetyn ajan hyvin käytetyksi ajaksi.