20 tehokasta viestintästrategiaa työpaikalle

Lomarahoja koskevista pienistä kiistoista työntekijätyytyväisyyteen liittyviin vakaviin huolenaiheisiin – on hyvin vähän työpaikan ongelmia, joita ei voisi ratkaista vanhalla kunnon viestinnällä. Mutta kun tilanne on vaikea ja joudut käymään vaikean keskustelun, on elintärkeää, että sinulla on hihassasi muutama strategia, joilla varmistat, että saat siitä parhaan mahdollisen hyödyn irti.

Mitä on tehokas viestintä?

Ennen kuin menemme asiaan, on tärkeää ymmärtää, mikä erottaa hyvän viestinnän huonosta viestinnästä. Tämä saattaa vaikuttaa ilmeiseltä erottelulta (tiimillesi puhuminen = hyvä, heille päin naamaa huutaminen = huono), mutta itse asiassa kyse on hieman hienovaraisemmasta erottelusta.

Ensinnäkin suuri osa siitä, mitä sanomme, ei oikeastaan tule suustamme ulos. Psykologisen tutkijan Albert Mehrabianin mukaan vain 7 % merkityksestä saadaan varsinaisista sanoistamme. Loput 55 % tulee kehonkielestämme ja 38 % äänensävystä.

Nämä prosenttiosuudet pätevät teknisesti vain kasvokkain tapahtuvaan viestintään. Mehrabian keksi tämän teorian jo vuonna 1967, paljon ennen kuin sähköposti tai pikaviestit oli keksitty. Verkkoviestinnän strategiat ovat yleensä hieman erilaisia – käsittelemme sitä myöhemmin.

Miksi tehokas viestintä on tärkeää?

Sanakirjan termein tehokas viestintä on ”kahden tai useamman henkilön välistä viestintää, jossa aiottu viesti toimitetaan, vastaanotetaan ja ymmärretään onnistuneesti”. Yksinkertaistettuna se tarkoittaa, että sekä puhuja että kuulija saavat keskustelusta saman viestin – ei ole ristiin meneviä johtoja tai väärinkäsityksiä.

Tämä tarkoittaa myös sitä, että puhuja tuntee tulleensa kuulluksi ja ymmärretyksi. Jos kuulija sanoo ”kyllä, ehdottomasti, ymmärrän täysin pointtisi, otan sen huomioon” eikä sitten tee mitään vastaavaa, se ei ole tehokasta viestintää.

Yritystoiminnan kannalta tehokas viestintä saa lisämerkityksen, kun jaettu tieto edistää organisaation kaupallista menestystä. On elintärkeää, että kaikki työntekijät ovat samalla aaltopituudella, jotta he voivat myötävaikuttaa yhteisen tavoitteen saavuttamiseen, ja tehokas viestintä on välttämätöntä sen saavuttamiseksi.

Miksi tarvitset vahvan viestintästrategian?

Yksinkertaisesti sanottuna hyvä viestintä voi tehdä tai rikkoa yrityksen.

Jos esimiehenä et kykene kommunikoimaan tehokkaasti tiimisi kanssa, olet käytännössä vähentänyt johtamiskapasiteettisi lähes olemattomiin.

Viestintä on elintärkeää auktoriteettitehtävissä, ohjeiden antamisessa, projektien käskyttämisessä tai asiakkaille pitchaamisessa. Yhtä tärkeää se on kuitenkin myös yhteistoiminnallisessa mielessä, kun kuuntelet tiimiäsi ja työskentelet yhdessä heidän kanssaan heidän mahdollisten huolenaiheidensa ratkaisemiseksi.

Pidemmittä puheitta, tässä ovat kaikki viestintästrategiat, joita koskaan tarvitset. Olemme jakaneet ne yleisiin strategioihin ja erityisiin strategioihin kasvokkain ja verkossa.

20 tehokasta viestintästrategiaa, jotka muuttavat yrityksesi

Kuunteleminen

Joo, aivan oikein, tärkeimpiin viestintästrategioihin ei oikeastaan kuulu puhuminen. Kuulostaa hieman vastenmieliseltä, mutta oikeasti et voi mitenkään käydä tuottavaa keskustelua jonkun kanssa, jos et ole oikeasti kuunnellut hänen huolenaiheitaan ja ottanut niitä huomioon.

Mennessäsi täysillä sisään, kiinnittämättä lainkaan huomiota siihen, mitä toisella henkilöllä on sanottavana, vaikutat härkäpäiseltä ja huomaamattomalta. Varmista, että varaat henkilölle runsaasti aikaa kertoa huolenaiheistaan – äläkä keskeytä häntä kesken kaiken.

Vastaanottavan ilmapiirin luominen

Kuuntelun tapaan tehokas viestintä perustuu vastaanottavan tilan luomiseen. Työntekijät eivät halua tuoda huolenaiheitaan julki, jos he kokevat, että ne vain sivuutetaan maton alle eikä niihin puututa.

Yritä luoda keskustelulle rento ja helposti lähestyttävä ilmapiiri, sillä jos vaikutat kiireiseltä tai jännittyneeltä, se ei saa vastapuolta tuntemaan oloaan rennoksi.

Kouluttautuminen

Tässä on kaksi näkökulmaa. Ensinnäkin uusille työntekijöille antamasi koulutuksen tulisi olla viestinnällistä heidän työtehtävistään ja yritystä koskevista yksityiskohdista. Tähän sisältyy yrityksen historia, asiakkaat ja mahdolliset sisäiset käytännöt, jotka koskevat esimerkiksi lomia ja työaikaa. Jos huomaat, että monet uusista työntekijöistäsi tulevat luoksesi puolen tunnin välein kyselemään samoja kysymyksiä, se on merkki siitä, että koulutuksesi ei ole kunnossa.

Toiseksi tehokkaiden viestintämenetelmien tulisi kuitenkin olla myös osa työntekijöillesi antamaasi koulutusta. Kuten kaikki muukin liike-elämässä, se on opittava taito, ja viestintämenetelmät vaihtelevat yrityksestä toiseen. On sinun vastuullasi opettaa tiimillesi parhaat käytännöt.

Lue seuraavaksi: Yksinkertaiset oppimis- ja kehittämisstrategiat, joilla katapultoit työntekijäsi menestykseen

Sävysi eli käyttämäsi kieli, selkeys ja puhetapasi ovat kaikki hyvän viestinnän keskeisiä osatekijöitä.

Tässä on 6 hyvää ja huonoa tapaa tehokkaaseen viestintään:

5. KÄYTÄ selkeää ja yksinkertaista sanastoa varmistaaksesi, että saat asiasi perille. Jos kielenkäyttösi on epäselvää tai liian monimutkaista, vaarana on, että sinut ymmärretään väärin ja joudut ehkä selittämään itseäsi useita kertoja.

6. ÄLÄ ole liian vitsikäs – olet ammatillisessa ympäristössä, ja äänensävysi pitäisi olla sen mukainen

7. ÄLÄ käytä slangia, kirosanoja äläkä kielenkäyttöä, joka voi olla loukkaavaa. Vaarana on, että vieraannutat kuulijasi – lisäksi se ei ole kovin ammattimaista.

8. ÄLÄ kuulosta katkenneelta äänilevyltä. Viestisi pitäisi olla tarpeeksi selkeä ja arvovaltainen ensimmäisellä kerralla, jotta sinun ei tarvitse toistaa itseäsi jatkuvasti.

9. ÄLÄ esittele huumoria sopivalla tavalla. Keskustelun pitäminen kevyenä ja rentona luo ystävällisen ilmapiirin ja tekee tiimistäsi vastaanottavaisemman viestillesi. On selvää, että tälle tekniikalle on aikansa ja paikkansa – sitä ei kannata käyttää esimerkiksi kurinpitokokouksessa.

10. ÄLÄ mutise. Sen lisäksi, että se vaikeuttaa tiimin jäsenten ymmärtämistäsi, se myös viestii luottamuksen puutteesta siihen, mitä sanot.

Kannustaminen ja palaute

Kaiken keskustelun jälkeen muista aina kiittää toista henkilöä tai henkilöitä heidän ajastaan. Se on yksinkertaista kohteliaisuutta, ja lisäksi se osoittaa, että olet kiitollinen heidän läsnäolostaan, vaikka he olisivat voineet keskittyä johonkin muuhun tehtävään.

Varaa aikaa myös kuulijoille antaa palautetta, ei vain siitä, miten keskustelu heidän mielestään sujui, vaan myös tavasta, jolla annoit tietoa.

Kertaa kritiikki ja käytä sitä jäsentääksesi viestisi paremmin tulevaisuudessa.

Viestintästrategiat kasvokkain

Tämä avoin kokousmuoto on loistava tapa kommunikoida työntekijöidesi kanssa, ja myös he voivat kommunikoida kanssasi – se on kaksisuuntainen katu!

Sinulle se on tilaisuus välittää intohimosi projektia kohtaan ja luoda todella osallistava ilmapiiri, jossa tiimisi voi jakaa innostuksesi ja omistautumisesi. Heille se on tilaisuus osallistua avoimeen keskusteluun ja nostaa asioita esiin kollektiivisesti.

Yksin

Tietyistä huolenaiheista ei ole sopivaa keskustella ryhmässä. Näissä tilanteissa kahdenkeskiset tapaamiset ovat paras ratkaisu. Jos kyseessä on henkilökohtainen huolenaihe tai suorituskykyyn liittyvä ongelma, yritä ottaa kyseinen henkilö sivuun kahdenkeskistä keskustelua varten.

Lataa nyt: One-to-one meeting template – the ultimate guide for managers

Kuten aiemmin mainitsimme, kehonkieli muodostaa noin 55 prosenttia merkityksestä, kun kommunikoidaan kasvokkain. Se voi todella vaikuttaa siihen, että keskustelusi on tehokas.

Suorassa istuminen, hymyily, vahva kädenpuristus – kaikki nämä ovat positiivisia signaaleja siitä, että olet vastaanottavainen vakavaan keskusteluun. Tuolissa notkuminen, jalkojen asettaminen pöydälle tai silmien sulkeminen – ei niin hyviä merkkejä. Vältä kaikin keinoin.

Presentaatiot

Visuaalisen elementin käyttöönotto voi auttaa havainnollistamaan käsitteitä paremmin, etenkin kun keskustellaan luovasta projektista. Voi myös olla hyödyllistä jakaa esityksiä tiimin jäsenille kokousten jälkeen, jotta he voivat palata faktoihin tai tilastoihin suunnitelmia toteuttaessaan.

Viestintästrategiat verkossa

Sähköposti

Sähköpostin kautta tapahtuva viestintä on viime vuosina saanut hieman huonon maineen, sillä sitä on kritisoitu samalla tavalla kuin monia muita teknologisia alustoja: Kirjoitettuna asia on helppo tulkita väärin, koska kehonkieli ja äänensävy eivät ole samat kuin kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä.

Tämän lisäksi oletetaan, että heti kun saat sähköpostin, lähettäjä istuu työpöytänsä ääressä, naputtaa jalkojaan ja odottaa vastausta (vaikka olisi keskiyö). 99 % ajasta näin ei ole, ja useimmat kiireellistä vastausta vaativat sähköpostiviestit merkitään joka tapauksessa ”Korkean prioriteetin” -merkinnällä.

Sähköposti on itse asiassa erittäin tehokas tapa viestiä tiimin jäsenten kanssa ammattimaisella tasolla tavalla, joka ei häiritse heitä muusta työstä, jota he saattavat tehdä. Välttääksesi kaikenlaisen tarpeettomaksi koetun aikapaineen, varmista, että asetat alkuperäiseen sähköpostiviestiin tavoitteen vastaukselle/toiminnalle.

Pikaviestintä

Sovellukset, kuten Slack, voivat olla korvaamattomia, kun viestitään nopeasti ja helposti tiimin jäsenten kanssa. On asioita, jotka eivät välttämättä vaadi sähköpostin lähettämistä. IM ratkaisee tämän ongelman vaikuttamalla rennommalta alustalta. Se on myös loistava tapa ottaa etätiimin jäsenet mukaan yrityskulttuuriin, jolloin he tuntevat kuuluvansa tiimiin silloinkin, kun eivät ole paikalla.

Mutta älä luota liikaa verkkoviestintään

Viestintäteknologiat voivat olla erittäin hyödyllisiä, mutta niitä ei pidä käyttää liikaa. On tiettyjä asioita, jotka eivät tule verkkoviestinnän kautta perille haluamallasi tavalla, ja asiat voivat usein jäädä avoimen tulkinnan varaan. Jos mahdollista, yritä käyttää henkilökohtaista keskustelua parempien suhteiden luomiseksi ja seuraa selvyyden vuoksi sähköposteja.

Viestintästrategiat laidasta laitaan

Ja nyt jotain täysin erilaista…

Joskus sinun on ajateltava hieman laatikon ulkopuolella, jotta viestintäsi olisi mahdollisimman tehokasta. Seuraavassa on muutamia outoja strategioita – saatat toki saada tiimiltäsi outoja katseita ja muutaman huolestuneen sähköpostiviestin, mutta se saa heidät varmasti puhumaan.

Visuaaliset apuvälineet

Jos huomaat usein kommunikoivasi samoja asioita henkilöstöllesi, säästä aikaasi ja energiaasi visuaalisilla apuvälineillä.

Onko joku korvissasi viiden minuutin välein kyselemässä tulostimen koodeja? Tulosta ne ja liimaa ne tulostimeen. Pommitetaan sähköposteilla, joissa pyydetään lomaa? Ota käyttöön yhteinen lomakalenteri, jotta tiimin jäsenet voivat tarkistaa, onko heidän lomansa päällekkäisiä, ennen kuin he jättävät pyynnön. Henkilökunta pilkkaa jatkuvasti kamalaa paitamakuasi? Kiinnitä työpöydällesi kyltti, jossa lukee: ”Pidän paidoistani, okei, mutta jätä minut rauhaan.” Tai mene ostoksille. Sinä päätät.

Toteuta se

Kuka ei rakastaisi Charades-peliä jouluna? On aina hauskaa katsoa, kun mummo yrittää näytellä ”Thor: Ragnarokia”. Emme ehdota, että pelaisitte kirjaimellisesti Charades-peliä toimistossa (no, ei ainakaan joka päivä), mutta fyysisen näkökulman tuominen viestintään voi rohkaista tiimiänne ajattelemaan laatikon ulkopuolelta ja auttaa ohjeita jäämään heidän mieleensä.

Se on myös tehokas koulutusväline, erityisesti harjoiteltaessa vuorovaikutustilanteita asiakkaiden kanssa ja näyteltäessä mahdollisia tuloksia. Jälleen kerran, varmista vain, että henkilökuntasi ei *todellisuudessa* pelaa Charadesia asiakkaiden kanssa.

Tonneittain erilaisia tapoja kommunikoida tehokkaasti tiimisi kanssa, ja on sinun tehtäväsi löytää paras tapa. Ole tietoinen siitä, että se saattaa vaatia hieman kokeilua ja erehdyksiä, ja ole valmis kokeilemaan erilaisia taktiikoita. Loppujen lopuksi tehokkaan viestinnän on toimittava sinun ja tiimisi, eikä kenenkään muun, hyväksi.

Sen tekemiseen kannattaa käyttää aikaa. Viestintästrategioiden hiominen täydelliseksi tekee työpaikastasi onnellisemman ja harmonisemman paikan.