Tässä kuussa Small Business Monthly ”Financial Fitness” -palstalla Karen Stern, Brown Smith Wallace Entrepreneurial Services Groupin vastuukumppani, keskustelee joistakin asioista, jotka on syytä pitää mielessä, kun pienyritykset alkavat valmistautua 1099-asiakirjojen antamiseen tulevaa verokautta varten.
Jos palkkaat itsenäisiä urakoitsijoita, freelancereita tai myyjiä ja maksat heille yli 600 dollaria liiketoimintaan liittyviä maksuja, sinun on laadittava ja annettava IRS:n lomake 1099-MISC. Jos olet yrityksen omistaja tai itsenäinen urakoitsija, on tärkeää selvittää, onko sinun annettava tai arkistoitava nämä verolomakkeet.
Alhaalla on joitakin asioita, jotka on hyvä pitää mielessä, kun alat valmistautua 1099-maksulomakkeiden antamiseen ja arkistoimiseen verokautta 2019 varten:
- Vaatimukset. 1099-lomakkeet on lähetettävä vain yritykselle tarjotuista palveluista, ei tavaroista tai kauppatavaroista. 1099-lomakkeita ei myöskään tarvitse lähettää muista kuin liiketoimintaan liittyvistä, henkilökohtaisista palveluista. Jos yritys on maksanut palvelut luottokortilla tai kolmannen osapuolen maksuliikenneverkolla, raportointiin sovelletaan 1099-K:n sääntöjä.
- W9-lomakkeet. IRS vaatii lomaketta W-9, Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification (Veronmaksajan tunnistenumeroa (TIN) ja varmennusta koskeva pyyntö) käytettäväksi kerättäessä vaadittuja verotustietoja myyjiltäsi ja itsenäisiltä alihankkijoiltasi. Sinun tulisi pyytää päivitettyjä W-9-lomakkeita vuosittain, jotta varmistat, että sinulla on ajan tasalla olevat tiedot.
- TIN-tunnusten täsmäytys. Oikeat W-9-lomakkeet ovat avain oikeisiin 1099-lomakkeisiin. Välttääksesi IRS:n mahdolliset täsmäytysilmoitukset on tärkeää varmistaa, että TIN-tunnusta vastaava virallinen nimi W-9:ssä vastaa täsmälleen IRS:n rekisterissä olevaa nimeä.
- Määräajat. Yritysten on lähetettävä 1099-lomakkeet tietyn vuoden maksuista vastaanottajille seuraavan vuoden tammikuun 31. päivään mennessä. Yritysten on myös lähetettävä jäljennökset jokaisesta annetusta 1099-lomakkeesta IRS:lle. Muista, että myös osavaltiossasi voi olla vaatimuksia ja erillisiä määräaikoja 1099-ilmoituksille ja niiden jättämiselle.