Automaattinen kirjanpito:

Vaihtelevat palvelut ja yritykset väittävät tarjoavansa automatisoitua kirjanpitoa. Yleensä ne tarkoittavat, että ne automatisoivat (tai ainakin ottavat hoitaakseen) jonkin kirjanpidon osa-alueen. On mahdotonta löytää yhtä ohjelmistoa, joka automatisoi kaiken kulujen luokittelusta kirjanpitoon ja laskujen maksamiseen. Entä jos käytät suoriteperusteista kirjanpitoa kassaperusteisen sijaan? Unohda se.

Mutta jos todella haluat kirjanpitoratkaisun, joka toimii itsestään, voit päästä lähelle ohjelmistojen ja palvelujen yhdistelmällä. Tässä postauksessa käsittelemme tarkkaa työkalujen ja palveluiden kokonaisuutta, jota kannattaa käyttää, jos haluat yrityksellesi automaattisen kirjanpidon.

Se toimii sekä kassa- että suoriteperusteisessa kirjanpidossa, ja sen ylläpitäminen kuukausittain vaatii vain vähän työtä. Nämä työkalut antavat sinulle takaisin aikaa keskittyä strategisiin liiketoimintapäätöksiin sen sijaan, että joutuisit joka kuukausi näpyttelemään kirjanpito-ohjelmistojasi.

Ennen kuin sukellamme pinoihin, tässä on ”miksi” valitsemiemme tehtävien ja työkalujen takana.

Pilotissa meillä on tiimi asiantuntevia kirjanpitäjiä (joilla on ohjelmiston supervoimat), jotka hoitavat kirjanpitoasi QuickBooks Onlinessa. Anna meidän ottaa kirjanpidon taakka pois lautaseltasi: Kokeile Pilotia nyt.

Miksi tarvitset neljä työkalua (etkä vain yhtä loistavaa kirjanpitopalvelua)

Kirjanpito ei ole standardoitu palvelu. Ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa listaa tehtävistä, joita kirjanpitäjä tekee, vaikka tarjolla onkin enemmän tai vähemmän yleisiä palveluja. On aina tärkeää keskustella siitä, mitä haluat kirjanpitäjän tekevän ennen palkkaamista. Yleensä kirjanpitäjät tekevät joitakin tai kaikki seuraavista tehtävistä:

• Kategorisoi tapahtumasi
• Täsmäytä pankkitilisi
• Valmistele keskeiset tilinpäätökset
• Käsittele laskut ja laskut.

Kahdesta keskimmäisestä – pankkitilisi täsmäyttämisestä yrityksesi kirjanpitoon ja käyttökelpoisten tilinpäätöstietojen laatimisesta – on apua melkeinpä miltei jokaiselta kirjanpitäjältä. Liiketapahtumien luokittelu on jotain, mitä jotkut kirjanpitäjät tarjoavat, mutta yleensä vain yrityksen omistajan (tai sen, joka tekee ostoja yritykselle) panoksella.

Laskujen ja laskujen käsittely on jotain, mitä yrityksen sisäiset kirjanpitäjät usein tekevät, mutta monet kirjanpitopalvelut ja ulkoistetut kirjanpitäjät eivät. Ja vaikka löytäisitkin jonkun, joka hoitaa kaikki nämä tehtävät, oikeanlaisen automaation ja tekniikan saatavuus tarkoittaa, että hän voi tehdä yrityksesi hyväksi paljon enemmän kuin ilman tekniikkaa.

Seuraavat neljä työkalua osuvat mielestämme yrityskirjanpidon neljään suurimpaan tarpeeseen: alustaan, jossa voit säilyttää kirjanpitotietosi, työkaluun, jolla voit automatisoida kulujen luokittelun, palveluun, jolla voit hoitaa sen, mihin tietokoneet eivät pysty, ja työkaluun, jolla voit yksinkertaistaa maksujen lähettämistä ja vastaanottamista.

Bonuksena liitimme mukaan suosikkivaihtoehtomme, jolla voit automatisoida palkanlaskennan ja muut henkilöstöhallintoon liittyvät toiminnot niin pitkälle kuin mahdollista. Valitsimme jokaisen työkalun tässä pinossa, koska meillä on henkilökohtaista kokemusta työkalusta ja huomasimme, että jokainen niistä todella auttoi yrityksiä, joiden kanssa työskentelemme.

Pidemmittä puheitta, tässä on suositeltu kirjanpidon teknologiapino.

Vaihe 1: Hanki skaalautuva, vankka kirjanpito-ohjelmisto

Hyvä kirjanpito-ohjelmisto on kuin ystävä porukassa, joka auttaa kaikkia tulemaan toimeen. Et voi rakentaa automatisoitua kirjanpito-ohjelmistopinoa ilman jotain, joka pelaa hyvin yhteen kaikkien muiden työkalujen kanssa. Valitsemasi kirjanpito-ohjelmisto toimii perustana kaikelle seuraavalle. Siinä kirjanpitäjät täsmäyttävät tilejä ja laativat raportteja, ja siinä asuvat muista työkaluistasi synkronoidut tiedot.

Laajojen integraatioidensa, skaalautuvuutensa ja ominaisuuksiensa ansiosta suosittelemme QuickBooks Onlinea pienille yrityksille, keskisuurille yrityksille ja startup-yrityksille. Se ei ehkä ole yhtä jännittävä ja uusi kuin jotkut muut ohjelmistot (katson sinua, Xero), mutta QuickBooks voi todella tehdä eniten työtä kirjanpitäjäsi puolesta.

Ennemmin kuin kerrata kaikkia syitä, miksi rakastamme alustaa, viittaamme aiempaan laatimaamme postaukseen, jossa vertaillaan kolmea suosittua alustaa: QuickBooks Online, Xero ja Wave. Jos haluat lukea lisää muista vaihtoehdoista ennen päätöksentekoa, saatat löytää hyödyllisen oppaamme verkkokirjanpito-ohjelmistoista.

Vaihe 2: Automatisoi kulujen seuranta

Automaattisen kirjanpitopinon toisen keskeisen työkalun pitäisi yksinkertaistaa kulujen seuraamista ja luokittelua. Miksi? Koska kulut voivat olla yksi aikaa vievimmistä ja tuskallisimmista kirjanpidon osa-alueista. Se on todellinen vaiva. Jos sinulla on pieni yritys, jossa kuluja on vähän tai ei lainkaan, voit jättää tämän työkalun väliin. Mutta jos teet esimerkiksi…

• Hallitset varastoa
• Tehdä työmatkoja
• Ostaa toimistotarvikkeita ja -kalusteita
• Syödä ulkona asiakkaiden kanssa

…silloin on hyvä hankkia järjestelmä, jolla voit seurata kaikkea.

Kirjanpitäjät eivät voi tehdä kaikkea kuluseurantaa puolestasi, koska he eivät osaa lukea ajatuksia (varsinkin jos sinulla on tapana laittaa yrityskulut henkilökohtaiselle luottokortille tai henkilökohtaiset kulut yrityskortille). Eikä meidän tarvitse kertoa sinulle, että on tärkeää luokitella kulut oikein – sillä on suuri merkitys verokaudella.

Tietokoneetkaan eivät osaa lukea ajatuksia, mutta ne osaavat tunnistaa toimintamalleja ja automatisoida työnkulkuja. Siksi valitsimme Expensify:n tämän pinon toiseksi työkaluksi.

Näin se toimii: Kuka tahansa, joka käyttää yrityksen rahaa (kuka tahansa työntekijöistä toimitusjohtajiin ja pienyrittäjiin), nappaa kuitin kuvan Expensify-sovelluksen kautta. Expensify muuttaa kuitit raportiksi ja tarjoaa hyväksymis-/hylkäyspainikkeet yhdellä napsautuksella. Nämä tiedot synkronoidaan automaattisesti reaaliajassa QuickBooks-tilisi kanssa. Se tarjoaa jopa automaattisen korvauksen.

Niinpä vaikka Expensify vaatii sinulta muutaman hetken vaivannäköä (kuitin valokuvan nappaaminen tai hyväksymisnapin painaminen), se virtaviivaistaa valtaosaa kuluihin liittyvistä liiketoimintatehtävistä.

Vaihe 3: Järjestä automaattinen kirjanpito

Niin ihanaa kuin olisikin, jos QuickBooks vain tuottaisi täydellisen tarkat ja ymmärrettävät kirjanpitokirjat joka kuukausi, näin ei kuitenkaan ole. Kirjanpitoohjelmisto on olemassa, jotta joku voi käyttää sitä, ja jos haluat, että prosessi automatisoidaan, tarvitset tietokoneiden ja ihmisten apua.

Ajattele asiaa: Kirjanpito lähinnä seuraa ja selvittää, miten rahaa on liikkunut yritykseesi ja yrityksestäsi. Selvittääksesi, mitä joka kuukausi tapahtui, sinun on tarkasteltava useita tietolähteitä (pankkitiliotteesi, palkkalaskelmasi, luottokorttilaskelmasi, lähettämiesi laskujen tiedot jne.) Se, miten kirjaat nämä tiedot, on melko vakiomuotoista ja soveltuu hyvin älykkääseen automatisointiin.

Mutta kirjanpidon muut osat – kuten näiden tietojen ymmärtäminen, odottamattomien käyttötapausten käsittely ja kaiken selittäminen – on parempi antaa kokeneiden, inhimillisten kirjanpitäjien tehtäväksi. Tämä on lähtökohta sille, miksi Pilot on edes olemassa.

Pilotissa annamme tietokoneille tehtävät, jotka tietokoneet osaavat parhaiten, ja jätämme loput kirjanpitäjiemme osaaviin käsiin. Tietokoneet hoitavat kaikki yksinkertaiset, virhealttiit ja toistuvat kirjanpitotehtävät, kun taas kirjanpitäjillämme on enemmän aikaa käyttää aikaa suoraan asiakkaiden kysymyksiin ja huolenaiheisiin (eikä manuaaliseen tietojen syöttämiseen).

Lyhyesti sanottuna, palkkaamme asiantuntevia kirjanpitäjiä ja annamme heille mahdollisuuden ohjelmistojen automatisointiin. He seuraavat kaikkea QuickBooks Online -järjestelmässä, joten sinulla on helposti saatavilla olevat, helposti siirrettävät ja tarkat tiedot, ja kaikki tämä alustalla, joka integroituu hyvin muihin mahtaviin rahoitustyökaluihin.

Valmisteletpa sitten seuraavaa rahoituskierrosta tai yrität laatia ensi vuoden budjettia, sinulla on aina tarvitsemasi tiedot yksinkertaisessa, helposti saatavilla olevassa muodossa. Tarjoamme kuukausittaisia, neljännesvuosittaisia ja vuosittaisia tilinpäätöksiä, kuten taseet, P&L ja kassavirta. Ja jos haluat tietää jotain erityistä, omistautunut kirjanpitäjäsi pystyy antamaan nämä tiedot milloin tahansa.

P.S. Et kai tosiaankaan luullut, että kokoaisimme kirjanpidon tekniikkapinon emmekä suosittelisi itseämme? Kokeile Pilot Now -ohjelmaa yhden kuukauden ajan.

Vaihe 4: Automatisoi maksettavat tilit & saamiset

Velalliset tilit (laskujen lähettäminen ja maksumuistutukset) ja saamiset (laskujen maksaminen) ovat olennainen osa liiketoiminnan harjoittamista. Jonkun on kuitenkin tehtävä se työ, että oikeasti istutaan alas, määritetään, mitä on maksettava, ja varmistetaan, että raha vaihtaa omistajaa silloin, kun sen pitääkin.

Jotkut kirjanpitäjät hoitavat tämän tehtävän ja jotkut eivät. Riippumatta siitä, kuka sen hoitaa, suuri osa laskutukseen tarvittavista tehtävistä (laskujen laatiminen, asiakkaiden maksumuistuttaminen, maksuhyväksyntöjen hankkiminen oikealta henkilöltä, kirjanpidon päivittäminen, kun rahaa lähtee tai tulee tilillesi, ja niin edelleen) voidaan tehdä tehokkaammin tietokoneella. Tähän työhön suosittelemme Bill.comia.

Kuten kaikki tämän luettelon ohjelmistot, Bill.comin käyttö vaatii jonkin verran aikaa. Mutta se yksinkertaistaa huomattavasti velkojen ja saamisten kirjanpitoa. Automaattisten laskumuistutusten lähettämisestä pankkitilitietojen synkronointiin valitsemasi kirjanpito-ohjelmiston kanssa se suorittaa useita tehtäviä, jotka on parempi jättää tietokoneille.

Sen laskujen raahaus- & pudotusominaisuus säästää aikaa siltä, joka hoitaa AP/AR-ohjelmistoa, ja voit määrittää hyväksyntätyönkulun niin, että kuka tahansa, joka tarvitsee panostusta, voi painaa yhtä tai kahta painiketta saadakseen sen tehtyä.

Yhdistettynä QuickBooksin, Expensify:n ja Pilotin kanssa Bill.com on viimeinen palanen, jonka tarvitset automatisoituun kirjanpitoratkaisuun, joka on niin lähellä hands-off-ratkaisua kuin vain löytyy.

(Bonus) Vaihe 5: Tee etuudet & Palkanlaskennasta paljon helpompaa

Palkanlaskenta ja muut henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät – kuten työntekijöiden vakuutusten hallinnointi – ovat asioita, joihin useimmat kirjanpitäjät eivät koskaan koske. Se on kuitenkin toinen tärkeä back-office-toiminto, jota voidaan parantaa automatisoimalla. Monet asiakkaamme ovat kokeilleet Gustoa ja pitäneet siitä, joten suosittelemme sitä mielellämme kaikille, jotka etsivät palkanlaskentaratkaisua.

Gusto on järkevä pienille ja keskisuurille yrityksille ja startup-yrityksille. Vaikka olisikin harhaanjohtavaa väittää, että Gusto automatisoi henkilöstöhallinnon, on oikein sanoa, että se automatisoi monia ärsyttäviä tehtäviä ja yksinkertaistaa huomattavasti palkanlaskennan suorittamista.

Miten kauan sinulta (tai tiimiltäsi) kestää tällä hetkellä palkanlaskennan suorittaminen? Gusto väittää, että useimmat asiakkaat voivat suorittaa palkanlaskennan 10 minuutissa tai lyhyemmässä ajassa, kun Gusto on otettu käyttöön. Ne myös arkistoivat ja maksavat palkkaverot automaattisesti ja tarjoavat apua etuuksiin, kuten terveydenhuoltoon, liittyvissä asioissa.

Jos haluat tosissasi automatisoida back office -tehtäviä, Gusto on hyvä lisä luetteloon.

Johtopäätös

Vuonna 2019 ei ole vain yhtä ohjelmistoa, joka automatisoi back office -tehtäväsi täysin. Mutta yhdistelemällä edellä esiteltyjä työkaluja voit päästä mahdollisimman lähelle automaattista kirjanpitoa.

Jos pidit näistä työkaluista ja haluat lisää suosituksia, tutustu suositeltuun taloushallinnon pinoomme.

Pilotissa meillä on asiantuntevien kirjanpitäjien tiimi (jolla on ohjelmiston supervoimat), joka tekee kirjanpitosi QuickBooks Online -ohjelmassa. Anna meidän ottaa kirjanpidon taakka pois lautaseltasi: Kokeile Pilotia nyt.