Elektronisen potilastietojärjestelmän (EHR) käyttöönotto-opas

Elektronisen potilastietojärjestelmän (EHR) käyttöönotto on monivaiheinen prosessi, joka vaikuttaa kaikkeen henkilökuntaan. Kuten mihin tahansa uuteen prosessiin liittyy oppimiskäyrä. Jos sinulla on vankka suunnitelma, voit säästää stressitunteja kaikilta tiimisi jäseniltä.

Tässä on kymmenen olennaista vaihetta, jotka on otettava onnistuneen sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönoton varmistamiseksi.

1) Rakenna sähköisen potilastietorekisterin (EHR) käyttöönottotiimi

Kun otat käyttöön EHR:n, tarvitset vahvan tiimin, joka auttaa prosessia sujumaan mahdollisimman sujuvasti. Tiimiin voi kuulua henkilökunnan jäseniä, kuten lääkäreitä, sairaanhoitajia, lääketieteellisiä avustajia ja hallintohenkilökuntaa. Tiimin jäsenet auttavat prosessia opettamalla kollegoille EHR-taitoja ja toimimalla viestinviejinä käyttöönottotiimille, jotta he voivat tunnistaa matkan varrella ilmenevät haasteet.

Johtava pääkäyttäjä, johtava lääkäri ja projektipäällikkö ovat kolme olennaista roolia, jotka kannattaa ottaa huomioon tiimiä rakennettaessa.

Johtava superkäyttäjä

Johtava superkäyttäjä on talon sisäinen EHR-asiantuntija. Muutamiin tehtäviin voi kuulua mallien luominen ja työnkulkujen kehittäminen. Tämä asema voi olla myös vastuussa vakiotoimintamenettelyjen luomisesta, jotta käyttäjät voivat ratkaista ongelmia, joita he kohtaavat käyttäessään järjestelmää.

Johtava lääkäri

Johtavan lääkärin tehtävänä on opastaa organisaatiota EHR:n käyttöönotossa toimimalla linkkinä järjestelmän etulinjan käyttäjien ja teknisen henkilökunnan välillä. Harkitse tekniikkaan perehtyneen lääkärin käyttämistä johtavana lääkärinä, joka suhtautuu uuteen prosessiin myönteisesti.

Projektipäällikkö

Projektipäälliköstä tulee pääasiallinen yhteyshenkilö EHR-toimittajan ja henkilöstön kanssa. Tämä asema auttaa myös kaikkia keskittymään käyttöönoton aikatauluihin, seuraamaan edistymistä ja käsittelemään käyttäjien ongelmia.

2) Valmistele ohjelmisto

Toteuttaessasi EHR:ääsi varmista, että turvatoimet täyttyvät, jotta HIPPA:a ei rikota. Organisaationne saattaa joutua tekemään HIPPA-riskinarvioinnin. Voit tehdä yhteistyötä terveydenhuollon tietotekniikkatoimittajan kanssa varmistaaksesi, että ohjelmisto on vaatimustenmukainen.

3) Määritä laitteistotarpeesi

Laitteistovalinnoillasi on merkittävä vaikutus siihen, kuinka paljon aikaa ja rahaa käytäntösi käyttää. Jos esimerkiksi jokaisessa huoneessa on tulostin, lääkärit voivat säästää jopa 30 minuuttia päivässä. Jotkut vastaanotot antavat jokaiselle henkilökunnan jäsenelle oman tabletin tai kannettavan tietokoneen, jotta säästetään aikaa kirjautumisessa sisään ja ulos jokaisen potilasvuorovaikutuksen välillä.

Jos ajatus kaiken tämän toteuttamisesta tuntuu ylivoimaiselta, IT-palveluyritykset voivat auttaa praktiikoita järjestelmälaitteistotarpeissa auttamalla löytämään oikeat laitteet parhaaseen hintaan. Monet yritykset myös asentavat laitteet ja hoitavat niiden vianmäärityksen, jolloin toimistohenkilökunta vapautuu taakasta.

4) Harkitse potilashoitohuoneen ulkoasua

Koska EHR-ohjelma edellyttää sähköistä tietojen syöttöä, huoneen ulkoasulla voi olla huomattava vaikutus potilaiden sitoutumiseen ja tyytyväisyyteen. Jos henkilökunta ja lääkäri katsovat poispäin potilaasta tietoja syöttäessään, potilaat saattavat tuntea, ettei heitä kuulla.

Yksi tapa ratkaista tämä on käyttää ”luottamuksen kolmiota”. Tämä on huonekokoonpano, jossa potilas, lääkäri ja tietokone muodostavat virtuaalisen kolmion, jolloin potilas ja lääkäri näkevät toisensa. Tämä asetelma auttaa, koska henkilökunnan jäsenen tai lääkärin tarvitsee kääntyä vain hieman tietoja syöttäessään, mikä auttaa potilasta tuntemaan, että hänet nähdään. Harkitse puoliympyrän muotoisten pöytien sijoittamista potilashuoneisiin tai käytä siirrettäviä kärryjä, jotta potilas voi tuntea olonsa mukavaksi vastaanoton aikana.

5) Siirrä tiedot

Kun laitteisto ja ohjelmisto ovat valmiina, seuraava vaihe EHR:n käyttöönotossa on tietojen siirtäminen. Aluksi on määriteltävä, miten tiedot siirretään aiemmasta kirjaamisjärjestelmästä uuteen EHR:ään.

Tämä vaihe voidaan toteuttaa parilla eri tavalla. Voit antaa nykyisen henkilöstön tehtäväksi tai palkata uutta tai väliaikaista henkilöstöä lataamaan tietoja uuteen EHR:ään.

Voidaksesi tehdä tästä prosessista mahdollisimman sujuvan sinun kannattaa laatia tarkistuslista EHR:ään syötettävistä tiedoista. Prosessin olemassaolo auttaa varmistamaan, ettei kriittisiä tietoja jää huomaamatta.

6) Luo työnkulut

Prosessista puheen ollen, nyt on aika ottaa käyttöön vankat työnkulut. On elintärkeää luoda työnkulut ennen EHR:n käyttöönottoa, jotta tiimisi kohtaama stressi vähenee.

Epätehokkaat työnkulut, mukaan lukien riittämätön määrä henkilökuntaa, joka on koulutettu ja valmis käyttämään EHR:ää, pahentavat ongelmia käyttöönottoprosessin aikana.

Harkitse näitä kysymyksiä, kun luot työnkulkuja:

• Onko tämä tarpeellista?
• Lisääkö tämä lisäarvoa potilaalle?
• Lisääkö tämä henkilökunnan tehokkuutta?
• Onko tämä oikea järjestys?
• Tekeekö oikea henkilö tämän vaiheen?

7) Mitä tehdä, kun EHR ei toimi

Kuten minkä tahansa teknologian kanssa, sinun on varauduttava satunnaisiin häiriöihin. Aloita ideoimalla ongelmia ja laadi vankka pelisuunnitelma mahdollisten ongelmien käsittelyä varten.

Mitä teet esimerkiksi, kun sähköt katkeavat? Entä jos tulee koko järjestelmän laajuinen toimintahäiriö, jonka korjaamiseen tarvitaan tietotekniikan apua? Haluat kehittää menettelyjä, joissa lääkäreille ja henkilökunnalle annetaan selkeät ohjeet siitä, mitä tehdä, kun EHR ei ole käytettävissä.

Huomioi nämä kysymykset menettelytapoja kehittäessäsi:

• Miten lääkäreille ja henkilökunnalle ilmoitetaan käyttökatkoksista?
• Miten potilaan hoitovirta jatkuu?
• Miten potilaiden sisäänkirjautuminen tapahtuu?
• Miten lääkärit ja henkilökunta dokumentoivat käynnin?

Henkilökunnan käytettävissä olevat sähköiset ja paperiset menettelyt lisäävät heidän luottamustaan siihen, miten käsitellä EHR:n käyttökatkoksia. Jotkut lääkärin vastaanotot kokoavat ohjeet kolmirenkaisiin kansioihin ja säilyttävät kopioita sekä talon sisällä että muualla. Harkitse myös PDF-kopioiden tallentamista turvalliseen pilvipalveluun, jotta henkilökunnalla on useita vaihtoehtoja saada ohjeet nopeasti.

8) Ota käyttöön koulutusohjelma

Laaja koulutus on välttämätöntä EHR:n käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi. Laadi koulutussuunnitelma, jotta kaikki lääkärit ja henkilökunta, niin nykyiset kuin tulevatkin, saavat tiedot ja taidot EHR:n menestyksekkääseen käyttöönotossa.

Tässä on muutamia periaatteita, joita kannattaa ottaa huomioon:

Aloita hitaasti

Tarjoa lääkäreille ja henkilökunnalle perustaidot ennen käyttöönottoa. Käyttäjien voi olla vaikea ymmärtää järjestelmää täysin, ennen kuin he pystyvät käyttämään ohjelmaa. Kun käyttäjät pystyvät ”ajamaan” vähintään viikon ajan, voidaan ottaa käyttöön lisäkoulutusta taitojen lisäämiseksi, aikaa säästävien temppujen oppimiseksi ja tekniikan omaksumiseksi.

Jätä kollegat opettamaan kollegoita

Harkitse superkäyttäjien kouluttamista kullakin erikoisalalla ja kussakin roolissa. Esimerkiksi sairaanhoitajat opettavat parhaiten sairaanhoitajia ja kirurgit kirurgeja. Sitä paitsi, jos sinulla on superkäyttäjä kullakin erikoisalalla, hänestä voi tulla jatkuva resurssi kollegoilleen.

Kartoita jatkuvan koulutuksen tarpeet

Suunnittele jatkuva koulutus. Ajan myötä käyttäjät löytävät oikoteitä ja uusia tapoja käyttää työkaluja ja haluavat jakaa nämä löydöt kollegoilleen. Lisäksi EHR:ää on päivitettävä uusilla ja/tai parannetuilla toiminnoilla, jotka vaativat lisäkoulutusta.

Vaihtoehtoja näiden tilanteiden tehokkaaseen hoitamiseen ovat muun muassa:

• Kehitä järjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää EHR-suosituksia, jotta muutoksia voidaan tehdä.
• Kannusta aktiivisia EHR-käyttäjiä jakamaan palautetta ja tarjoamaan ratkaisuja käytettävyyden parantamiseksi joko virallisen seurantajärjestelmän tai ideoiden jakamiseen kannustavan verkkokeskustelun avulla.
• Luo järjestelmä EHR:n jatkuvaa mukauttamista varten. Kun lääkärit ja henkilökunta ovat oppineet tuntemaan uuden EHR:n, he tunnistavat muutokset, jotka voivat parantaa työnkulkua.
• Säilytä EHR-toimittajasuhde ja hyödynnä IT-tukea:

• • • Tietojen syöttömallien kehittäminen tai mukauttaminen
    • EHR:n tuottamien lomakkeiden ja kirjeiden tarkistaminen
    • Uuden kliinisen päätöksenteon tukisääntöjen käyttöönotto (jos saatavilla)
    • Muokkaa tilauskokonaisuuksia
    • Katso integraatiomahdollisuuksia muiden vastaanotolla yleisesti käytettyjen järjestelmien kanssa

• Suunnittele ryhmäkoulutus etukäteen. Koulutus vie aikaa potilaiden vastaanotolta, joten etukäteissuunnittelu vähentää häiriöitä vastaanoton työnkulussa.

9) Päätä lanseerauslähestymistapa – ”Big Bang” vai asteittainen?

Kun EHR:n käyttöönottosuunnitelma on valmis, on aika päättää, miten se käynnistetään. On tyypillisesti kaksi tapaa tehdä se: kerralla, ”Big Bang”, tai hitaasti, vaiheittain, inkrementaalisesti.

Jotkut vastaanotot käyttävät ”big bang” -lähestymistapaa ja ottavat EHR-järjestelmän käyttöön kaikkien potilaiden ja toimintojen osalta samana päivänä. Tällä lähestymistavalla minimoidaan paperitietojen sekä uuden EHR-järjestelmän samanaikaiseen hallintaan käytetty aika. Haittapuolena on, että se voi olla hyvin häiritsevää ja pienet ongelmat voivat tuntua monumentaalisilta.

Jotkut vastaanotot valitsevat hitaamman lähestymistavan ja ottavat EHR:n käyttöön vaiheittain. Kun EHR-toiminnot otetaan käyttöön yksi kerrallaan, esimerkiksi sähköinen lääkemääräys aluksi ja muut ominaisuudet myöhemmin, joidenkin käytäntöjen on helpompi hallita häiriöitä. Suuremmat vastaanotot ja organisaatiot voivat ottaa EHR:n käyttöön hitaasti ottamalla sen käyttöön ensin tietyissä toimipisteissä tai osastoilla ja ottamalla ohjelman käyttöön muualla organisaatiossa myöhemmin.

Kun käyttöönoton lähestymistapa on päätetty, lääkärit ja henkilökunta voivat valmistautua uuteen EHR-järjestelmään.

Varsinaisena käyttöönottopäivänä suositellaan potilasmäärän vähentämistä, mikä varmistaa sujuvan siirtymisen sekä potilaille että henkilökunnalle. On myös suositeltavaa, että vastaanoton henkilökunta tiedottaa potilaille joko ennen vastaanottoaikaa tai vastaanottopäivänä, että vastaanotolla ollaan siirtymässä ohjelmistoon ja että prosessi saattaa hieman keskeytyä. He arvostavat ymmärrystä ja ovat kärsivällisempiä, jos heidän käyntinsä aikana tulee viiveitä.

10) Kerää palautetta jatkuvaa parantamista varten

Nyt kun olet onnistuneesti ottanut sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöön, muista kerätä palautetta käyttäjiltä, jotta voit jatkuvasti parantaa prosessia. Muista pitää viestintälinjat avoimina, jotta henkilökunnan jäsenet ja lääkärit tuntevat olonsa mukavaksi antaa palautetta. Jos kaikki työskentelevät yhdessä, EHR-järjestelmä on parannus käytännöllesi.

EHR:n käyttöönotto on monivaiheinen prosessi, joka vaatii etukäteissuunnittelua. Käytä näitä vaiheita, jotta siirtyminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

DUMMYTEXT

Lähteet:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Miehitys uudessa taloudessa

Pitäkää henkilökuntanne keskittyneenä potilaskokemuksiin

Ladatkaa ilmainen e-kirjamme