Esittely sidosryhmärekisteriin
Sidosryhmä on kuka tahansa henkilö tai taho, joka voi vaikuttaa projektin onnistumiseen negatiivisesti tai positiivisesti. Sidosryhmärekisteri on asiakirja, joka sisältää luettelon projektin ulkoisista ja sisäisistä sidosryhmistä. Rekisterissä käsitellään tyypillisesti seuraavia kysymyksiä:
- Mitkä ovat sidosryhmien nimet, yhteystiedot, nimitys, yrityksen nimi?
- Mitkä ovat sidosryhmien odotukset, kiinnostuksen kohteet, vaikutukset ja vaatimukset?
- Mitkä sidosryhmät ovat kriittisiä koko projektin kannalta ja mitkä ovat aktiivisempia tietyissä projektin vaiheissa?
- Miten usein sidosryhmät vaativat viestintää ja mikä on suositeltavin viestintämenetelmä?
- Minkälaista viestintää tarvitaan?
- Onko sidosryhmien välillä raportointisuhde?
Nämä ovat joitakin kysymyksiä, joihin sidosryhmärekisteri vastaa. Voit muokata tätä luetteloa projektisi viestintävaatimusten mukaan. Vastausten saamista näihin kysymyksiin kutsutaan sidosryhmäanalyysiksi. Sidosryhmäanalyysissä luodaan yleensä luettelo kaikista projektin sidosryhmistä ja määritetään sitten niiden odotukset, vaikutus ja vaikutusvalta projektiin. Sidosryhmäanalyysin aikana on hyödyllistä käyttää Power/Interest-ristikkoa ja Influence/Impact-ristikkoa. Huomautus: Sidosryhmä voi olla myös yksikkö, kuten organisaatio. Ennen kuin kerromme tästä lomakkeesta tarkemmin, voit ladata sen seuraavasta linkistä: Template for Basic Stakeholder Register.
Register Template
Sidosryhmärekisteri on vain niin hyvä kuin kysymykset, joihin se onnistuu vastaamaan. Siksi on melko tärkeää, että sinulla on ensin kysymykset mielessäsi ennen sidosryhmärekisterin luomista. Juju on siinä, että siinä on tarpeeksi tietoa, jotta se on hyödyllinen, mutta ei liikaa, jotta siitä tulee tilaa vievä. Sidosryhmärekisteri on asiakirja, joka jaetaan hankkeen sidosryhmille. Siksi se ei saisi koskaan sisältää tietoja, jotka ovat vahingollisia tai jotka voidaan tulkita kielteisesti. Tässä on esimerkkimalli:
Image Credit: Rupen Sharma Kuten näet, sidosryhmärekisterin mallissa on sarakkeita, joissa käsitellään tiettyjä kysymyksiä. Voit lisätä ja poistaa sarakkeita oman projektisi kannalta sopiviksi katsomallasi tavalla. Varo tekemästä siitä tilaa vievää asiakirjaa.
Rekisteri Esimerkki
Katsotaan nyt, miten rekisteri täytetään. Sidosryhmäanalyysin suorittamisen jälkeen saat vastaukset edellä lueteltuihin kysymyksiin. Nämä vastaukset kirjataan sitten sidosryhmärekisteriin. Alla on esimerkki sidosryhmärekisteristä.
Image Credit: Rupen Sharma Kuten yllä näkyvässä kuvassa näkyy, on kaksi ulkoista sidosryhmää ja yksi sisäinen. Ulkoiset sidosryhmät tarvitsevat viikoittaista viestintää videoneuvottelujen avulla. Tämä johtuu todennäköisesti siitä, että kehitystiimi ei sijaitse samalla maantieteellisellä alueella kuin sidosryhmä. Sidosryhmä voi vaikuttaa projektiin monin tavoin, joita on yleensä neljä: Positiivinen vaikuttaja, negatiivinen vaikuttaja, tukija ja este. Tässä esimerkissä Mandy Ali on tukija. Tämä johtuu todennäköisesti siitä, että hanke on osa laajempaa aloitetta, josta hän on vastuussa. Sidosryhmärekisterin arvo riippuu sidosryhmäanalyysistä. Varmista, että käytät siihen aikaa ja asianmukaisia työkaluja, kuten sidosryhmien hallintaan tarkoitettua Salience Model for Stakeholder Management -mallia. Jos etsit lisää esimerkkilomakkeita ja ladattavia malleja, tutustu Bright Hubin resurssioppaaseen: Over 50 Free Project Management Templates and Sample Forms.